文/福建建工集團有限責任公司 鄭明昱

在建筑企業(yè)中，辦公室是企業(yè)職能部門、業(yè)務部門關系的紐帶，承擔著上傳下達和后勤保障的重要職責。精細化管理是一種文化理念，是社會分工精細化、服務質(zhì)量精細化和現(xiàn)代企業(yè)管理制度建設標準化的必然結(jié)果。將精細化管理理念融入建筑企業(yè)辦公室行政工作中，要求建筑企業(yè)辦公室從多方面著手，通過部門職責具體化、標準化、精細化，督促各崗位盡責到位，實現(xiàn)各項工作日清日結(jié)，并通過系統(tǒng)化、流程化、標準化管理，促進建筑企業(yè)辦公室行政管理工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標、業(yè)務工作相適應，協(xié)調(diào)各項業(yè)務工作穩(wěn)步進行，保障建筑企業(yè)健康發(fā)展，提高企業(yè)核心競爭力?；诖?，本文深入研究了精細化管理的概念，結(jié)合建筑企業(yè)辦公室行政管理工作，深入研究了行政管理精細化管理思路，以期為建筑企業(yè)管理水平的提升提供有益參考。

一、精細化管理的內(nèi)容

精細化管理是一種企業(yè)管理理念，其本質(zhì)是對戰(zhàn)略和目標的分解、細化和落實的系列管理活動，即推動企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃貫徹到各業(yè)務環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)的過程。根據(jù)精細化管理理念，辦公室行政管理精細化應包括以下幾個方面特征。

（一）可細化、量化的管理科目?？杉毣⒘炕芾砜颇渴侵敢哉w行政管理為對象，將抽象的行政管理分解為若干項目，通過將不同的項目進行分類、量化、分配和管理，達到優(yōu)化業(yè)務管理流程、促進行政管理效率提升的目的。其作用體現(xiàn)在兩個方面：一是通過行政管理工作量化和監(jiān)測關鍵指標，幫助行政管理人員把控工作全局，提升行政管理細節(jié)監(jiān)控力度。二是通過行政管理業(yè)務量化、流程細化和協(xié)調(diào)機制細化，將傳統(tǒng)的行政管理工作任務轉(zhuǎn)變?yōu)槿蝿樟炕芾砟Ｊ健?/p>

（二）標準化與流程化理念融合。精細化管理理念是流水線生產(chǎn)標準化與流程化的有機結(jié)合的產(chǎn)物。在行政管理中融入精細化管理理念，通過將任務目標按一定標準分解，并根據(jù)管理流程進行任務工作銜接、排序，可實現(xiàn)行政管理業(yè)務單元全面梳理，并建立與任務目標相適應的管理工作標準。通過標準化和流程化建設，能夠?qū)崿F(xiàn)行政管理各項工作有據(jù)可依。

（三）協(xié)同意識導入。協(xié)同意識導入是指基于跨部門合作，協(xié)調(diào)相關部門之間的關系，以此保證各項工作的順利完成。在行政管理工作中，辦公室雖然不直接參與生產(chǎn)制造工作，但其工作覆蓋企業(yè)全方位，因而需要爭取各部門的協(xié)同支持，以最小的經(jīng)濟成本提高行政管理水平，促進企業(yè)行政管理目標的達成。

二、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路研究

將精細化管理理念融入建筑企業(yè)行政管理工作中，應結(jié)合建筑企業(yè)特點和規(guī)劃目標要求，設立精細化管理目標，明確精細化管理內(nèi)容，確定精細化管理實踐步驟，建立長效的精細化管理配套保障措施，構(gòu)建建筑企業(yè)行政管理績效評價指標體系，確保建筑企業(yè)辦公室行政管理高效開展。

（一）設置精細化管理目標。建筑企業(yè)以建筑工程項目為主營業(yè)務，根據(jù)業(yè)務范圍設置各專業(yè)分、子公司，并圍繞建筑工程項目構(gòu)建“法人管項目、項目經(jīng)理責任制”的項目管理體系。區(qū)別于其他生產(chǎn)制造企業(yè)，建筑企業(yè)組織架構(gòu)包括總公司、專業(yè)子公司和項目部三層組織架構(gòu)，并形成了以項目經(jīng)營為核心的企業(yè)管理模式，一定程度上造成建筑企業(yè)行政粗放管理，面臨執(zhí)行等待、拖沓、流程不協(xié)調(diào)、管理成本高、崗位職責不清等問題。針對建筑企業(yè)行政管理中存在的現(xiàn)實問題，可將行政管理精細化目標設置為“降低行政管理成本、提高運行效率、轉(zhuǎn)變職能、提高服務保障效能”。具體目標可分解為：1.樹立精細化管理理念，培養(yǎng)行政管理精細化工作作風，以行政管理精細化帶動建筑企業(yè)管理工作、業(yè)務工作精細化。2.減少工作執(zhí)行中浪費、拖沓、等待等現(xiàn)象，降低建筑企業(yè)行政管理成本。3.優(yōu)化工作流程，適當縮小管理幅度，以適應現(xiàn)代企業(yè)制度體系建設要求。4.明確崗位權(quán)責和操作標準，制定科學的崗位績效評價體系，形成長效的行政管理制度。

（二）行政管理精細化內(nèi)容。結(jié)合建筑企業(yè)特點和辦公室部門職責，行政管理精細化工作的內(nèi)容主要包括：1.行政成本精細化。行政成本精細化即將成本控制理念融入辦公室工作全方位、全過程，通過成本控制降低企業(yè)經(jīng)營管理成本。如業(yè)務招待標準制定、辦公車輛維護和使用成本、辦公用品成本等，積極推行無紙化辦公、歸檔，以成本控制帶動行政管理精細化、標準化，減少建筑企業(yè)行政管理中的浪費行為。2.行政執(zhí)行力精細化。只有將建筑企業(yè)行政管理工作落到實處，才能規(guī)避行政管理低效、無效的不利局面。行政執(zhí)行力精細化要求細化建筑企業(yè)明確公司、子公司、項目部等辦公室部門職責，并根據(jù)部門職責確定辦公室主任、副主任、文員、檔案管理員等崗位職責，梳理行政管理流程，規(guī)范操作標準，并配套建設行政管理考核標準和考核事項，制定年度、季度、月底工作內(nèi)容和考核指標，實現(xiàn)建筑企業(yè)行政管理各項工作的事前、事中、事后控制。3.行政銜接配合精細化。建筑企業(yè)、子公司、項目部的層級式管理模式延長了行政管理的流程，如辦公室協(xié)調(diào)溝通不暢，與業(yè)務部門、職能部門信息溝通不到位，行政管理崗位工作銜接狀況不佳，都可能造成建筑企業(yè)組織系統(tǒng)效率低下，進而影響建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標的達成。結(jié)合建筑企業(yè)行政管理精細化要求，應建立符合建筑企業(yè)以項目建設為中心的行政管理銜接機制，明確項目行政管理與企業(yè)行政管理部門銜接職責，明確責任考核監(jiān)督機制，防止出現(xiàn)行政管理銜接脫位的問題。

（三）行政管理精細化實施策略。建筑企業(yè)行政管理職責，具體包括公文函件、工作關系協(xié)調(diào)、制度標準化建設、年度計劃起草與總結(jié)、固定資產(chǎn)管理、檔案管理等工作。各項工作精細化管理措施包括：1.公文函件。公文起草、審批、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔是辦公室行政管理工作的重要內(nèi)容之一，是建筑企業(yè)各項工作指令傳達的載體，其規(guī)范性、標準性直接影響企業(yè)的業(yè)務開展。辦公室應根據(jù)行政單位公文管理規(guī)范要求，以信息化辦公平臺為載體，明確公文函件撰寫格式要求和公文審批、轉(zhuǎn)寄、傳達流程。通過規(guī)范公文函件管理，實現(xiàn)建筑企業(yè)公文管理與政府主管部門有序?qū)雍托姓芾順藴驶?.協(xié)調(diào)工作關系。辦公室行政管理工作應圍繞企業(yè)重點工作任務，理順辦公室業(yè)務關系，優(yōu)化企業(yè)行政管理層級，與子公司、項目部辦公室建立垂直管理模式，建立和保持良性互動的溝通渠道，確保信息收集、反饋真實、準確。3.制度體系標準化建設。辦公室承擔著建筑企業(yè)內(nèi)控制度匯編的重要職責，應依據(jù)ISO9000質(zhì)量管理體系標準和建筑企業(yè)管理工作規(guī)范化建設要求，牽頭組織職能部門、技術部門建立健全企業(yè)管理制度，形成建筑企業(yè)技術、財務、采購、質(zhì)量、安全等內(nèi)控制度體系，并根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理要求適時組織制度修訂、編制，推動建筑企業(yè)管理規(guī)范化、標準化。4.年度計劃起草與總結(jié)。年度計劃起草和總結(jié)是行政管理工作與建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作融合的關鍵點，要求辦公室依據(jù)企業(yè)年度重點工作任務，以建筑企業(yè)戰(zhàn)略目標和項目中心任務為目標，層層分解至部門，并由部門按崗位職責分解至崗位，由行政管理部門協(xié)調(diào)職能部門、業(yè)務部門分解工作目標和工作任務，制定詳細的年度工作任務計劃、計劃任務監(jiān)控指標和量化標準，明確建筑工程項目施工任務指標責任部門、責任崗位，作為年度、季度、月度工作考核依據(jù)。辦公室根據(jù)季度、月度工作執(zhí)行情況和部門總結(jié)起草編寫年度工作總結(jié)，協(xié)調(diào)部門、項目部、分/子公司查排問題，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策和行政管理優(yōu)化提供依據(jù)。5.固定資產(chǎn)管理。辦公室固定資產(chǎn)管理主要為非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)。加強固定資產(chǎn)精細化管理，應實現(xiàn)固定資產(chǎn)需求、采購、分配、使用、維修、報廢的全過程跟蹤記錄，確保固定資產(chǎn)各環(huán)節(jié)有據(jù)可查。在具體管理工作中，應根據(jù)固定資產(chǎn)類別、使用部門統(tǒng)一編號，定期盤點固定資產(chǎn)，按屬地管理原則落實使用、保證責任部門和個人，臺賬與實物一一對應，固定資產(chǎn)使用和保養(yǎng)到位，提高固定資產(chǎn)利用效率。6.檔案管理工作。建筑企業(yè)檔案管理包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策、OA公文、項目施工文件信息等，是建筑企業(yè)經(jīng)營管理各方面工作的信息記錄。根據(jù)建筑企業(yè)特點，辦公室應結(jié)合檔案管理工作要求，明確部門、項目檔案收集范圍、流程和要求，協(xié)調(diào)各部門、項目設置兼職檔案管理員并開展檔案管理培訓工作，確保建筑企業(yè)檔案和項目檔案應收盡收，為企業(yè)管理和項目結(jié)算提供可追溯依據(jù)。

三、建筑企業(yè)行政管理精細化保障措施

為推動建筑企業(yè)辦公室行政管理精細化，必須建立長效的運行保障措施，保障行政管理規(guī)范化、標準化運行。

（一）完善組織管理體系。建筑企業(yè)行政管理精細化是實現(xiàn)企業(yè)全面精細化管理的切入點，要求建筑企業(yè)融入企業(yè)全局工作，從企業(yè)領導、子公司、項目三個層面予以支持和監(jiān)督。企業(yè)領導層面，辦公室應爭取支持和協(xié)調(diào)，保障行政管理措施執(zhí)行到位；子公司是行政管理精細化協(xié)同部門、監(jiān)督部門，辦公室應以制度體系建設為媒介，將精細化管理理念融入行政管理各項工作中，促進企業(yè)管理效率提升；項目部是建筑企業(yè)行政管理的執(zhí)行層，辦公室應重點加強各項工作信息收集、工作協(xié)同與績效監(jiān)督。

（二）建立健全制度體系，構(gòu)建精細化管理長效機制。落實辦公室行政管理精細化，應以制度體系為依據(jù)，通過建立健全行政管理制度體系，明確各崗位工作職責，建立行政管理工作績效考核指標和考核標準，督促辦公室行政管理人員切實履行工作職責。

（三）考核評估指標體系。根據(jù)建筑企業(yè)辦公室行政管理制度體系要求，企業(yè)應根據(jù)崗位職責和重點工作執(zhí)行結(jié)果為依據(jù)，建立行政管理精細化評估指標，包括崗位工作指標、工作能力指標、組織紀律指標、廉潔自律指標等，建立量化評估標準（≥90分為優(yōu)秀、70～89分稱職、60～69分基本稱職、＜60分為不稱職），并根據(jù)制度體系考核細則落實考核措施，實現(xiàn)精細化管理執(zhí)行情況與崗位績效掛鉤，督促崗位人員盡職履責。在考核評估指標設計時，應盡量避免采用模糊化表述，如“工作表現(xiàn)”指標等，防止員工無法明確發(fā)展方向。辦公室業(yè)務較為繁雜、瑣碎，應效量化、細化辦公室各項工作任務，量化考核辦公室各崗位工作任務完成情況，精準評測各崗位任務完成情況，明確各崗位工作開展存在的問題和發(fā)展方向，實現(xiàn)局部和整體把控辦公室各項工作，實現(xiàn)辦公室管理精細化。

（四）發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，建立完善的溝通渠道。信息化時代背景下，信息技術能夠?qū)崿F(xiàn)各項工作的任務分解和動態(tài)跟蹤，提升辦公室業(yè)務組織管理效能，為辦公室業(yè)務精細化管理提供良好的溝通渠道。建筑企業(yè)辦公室日常業(yè)務管理中，可借助釘釘、微信等平臺分解、溝通、反饋、協(xié)調(diào)各項工作任務，由各崗位人員及時回復進展情況。通過借助信息技術手段，實現(xiàn)建筑企業(yè)辦公室業(yè)務全過程跟蹤、動態(tài)化管理，實現(xiàn)辦公室工作開展與信息技術發(fā)展相協(xié)調(diào)、相適應，推動企業(yè)辦公室管理信息化、數(shù)字化。

四、結(jié)語

新時代背景下，建筑行業(yè)競爭加劇，要求建筑企業(yè)轉(zhuǎn)變管理方式，由粗放式管理向精細化管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)降本增效，提高建筑企業(yè)競爭力。在行政管理精細化工作中，要求辦公室發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，以部門職責和崗位職責為切入點，合理設置精細化管理目標，制定切實可行的精細化管理措施，建立健全行政管理精細化保障體系，促進建筑企業(yè)行政管理工作高質(zhì)量發(fā)展。