和桂玲

（麗江市古城區(qū)自然資源局，云南 麗江 674100）

0 引言

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，城市化進(jìn)程的快速推進(jìn)，不動(dòng)產(chǎn)的登記、交易活動(dòng)日益頻繁，引起了社會(huì)各界對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的廣泛關(guān)注。不論是對企業(yè)還是個(gè)人而言，以房屋和土地為代表的不動(dòng)產(chǎn)都是十分重要的財(cái)產(chǎn)內(nèi)容，不動(dòng)產(chǎn)檔案直接反映了不動(dòng)產(chǎn)的歸屬與變更情況，可見其影響和意義重大，但不動(dòng)產(chǎn)檔案缺乏科學(xué)管理、分散保管的局面一直沒能得到有效解決，因此對不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)的整合和集約化的管理，是一項(xiàng)非常重要的系統(tǒng)工程。

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的內(nèi)涵

1.1 不動(dòng)產(chǎn)檔案的基本內(nèi)涵

不動(dòng)產(chǎn)，顧名思義是指在固定位置不能移動(dòng)或移動(dòng)會(huì)損害其價(jià)值的物體，例如土地、房屋、橋梁等。不動(dòng)產(chǎn)檔案是為了更好地對不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行管理而對其產(chǎn)權(quán)歸屬的具體內(nèi)容進(jìn)行的詳細(xì)記載。檔案管理是不動(dòng)產(chǎn)管理工作中的核心內(nèi)容，在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，不動(dòng)產(chǎn)資料日益增加，給不動(dòng)產(chǎn)檔案管理帶來了前所未有的工作難度。在這種形勢下，為加強(qiáng)對不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，提高登記工作效率，對其實(shí)施集約化管理成為必然趨勢。

1.2 實(shí)施集約化管理的涵義

如今，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中存在著許多難點(diǎn)和問題，為了對其進(jìn)行破解，從根本上提升工作效率，有關(guān)部門在此基礎(chǔ)上建立了針對不動(dòng)產(chǎn)集約化管理的平臺(tái)系統(tǒng)。集約化管理的基本方向是提高企業(yè)管理效率和經(jīng)濟(jì)效益，將人力、物力、財(cái)力等進(jìn)行集合，統(tǒng)一進(jìn)行資源配置，配置過程中，以節(jié)儉、節(jié)約、高效為取向，達(dá)到降低成本、提高管理效率的目的[1]。隨著各種信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對信息管理的要求也隨之升高，為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，提高不動(dòng)產(chǎn)管理的能力和效率，不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，從而依靠科學(xué)的信息管理技術(shù)，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的工作效率不斷提高。

1.3 實(shí)施集約化管理的價(jià)值

對不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)施集約化管理有著相當(dāng)重要的實(shí)際價(jià)值。首先，將不動(dòng)產(chǎn)的登記和管理通過集約化的方式進(jìn)行集中整合，有助于對物權(quán)管理的統(tǒng)一，能在很大程度上提高物權(quán)登記管理的工作效率。其次，將不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行集約化管理，能有效改善從前在不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢過程中，因分散管理所帶來的麻煩，提高了檔案部門的服務(wù)效率。最后，由于以前的不動(dòng)產(chǎn)管理中，不同類型的不動(dòng)產(chǎn)分別歸由不同的部門進(jìn)行管理，這種分散的管理模式在實(shí)際工作中存在著很多弊端，而實(shí)施集約化管理，則為信息資源的共享和傳輸提供了極為便利的條件，最大程度提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的時(shí)效性。

2 制約不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的因素

2.1 不動(dòng)產(chǎn)管理工作量較大

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，城市化基礎(chǔ)建設(shè)不斷實(shí)施，房地產(chǎn)市場十分活躍，不動(dòng)產(chǎn)管理在社會(huì)上的作用也日趨重要，同時(shí)越來越多的不動(dòng)產(chǎn)資料也加劇了不動(dòng)產(chǎn)管理的工作量，給有關(guān)部門帶來了很大的工作難度，而且由于資料比較分散，很難對其實(shí)施集約化管理。

2.2 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理不夠靈活

面對隨時(shí)可能變換的形勢，管理工作也必須隨之采取變化，才能適應(yīng)當(dāng)前的形勢和局面。目前，房地產(chǎn)交易異常火爆，隨著不動(dòng)產(chǎn)的交易不斷增多，房屋產(chǎn)權(quán)的變更也十分常見，倘若不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理工作沒有做到及時(shí)靈活，很容易造成已經(jīng)發(fā)生的不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更在檔案管理中沒有及時(shí)更新，極易引發(fā)法律糾紛[2]。

2.3 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方法落后

傳統(tǒng)的檔案管理方法中，將檔案按類別劃分成很多不同的部門，但隨著社會(huì)的發(fā)展和土地政策的變更，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理所針對的方向發(fā)生了很大變化，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理劃分類別，將不能適應(yīng)當(dāng)前實(shí)際管理工作的需要，而且傳統(tǒng)的檔案分類本身就存在著許多不適應(yīng)性，使不動(dòng)產(chǎn)管理工作顯得較為混亂。

3 目前不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中存在的困難

3.1 缺乏統(tǒng)一性

從不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作實(shí)際發(fā)展來看，比較重視國土、房產(chǎn)登記工作，雖然可以處理房產(chǎn)交易、拆遷安置中存在的問題，但是輕視了其他資源的管理工作，比如湖泊、森林等方面的建檔管理，整體檔案管理缺乏統(tǒng)一性，不能在最大程度上提升管理水平。

3.2 缺乏動(dòng)態(tài)性

受到我國經(jīng)濟(jì)等多發(fā)面發(fā)展影響，在很大程度上提升了房地產(chǎn)市場活躍度，極大地推動(dòng)了不動(dòng)產(chǎn)交易發(fā)展，但是受到檔案管理不及時(shí)因素影響，部分檔案內(nèi)容中不能及時(shí)更新房地產(chǎn)權(quán)屬，增加了房地產(chǎn)糾紛風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，由于區(qū)域檔案管理得不到及時(shí)更新與完善，缺乏動(dòng)態(tài)管理，也會(huì)導(dǎo)致農(nóng)民無法及時(shí)獲得最新土地證明而引發(fā)糾紛問題，不能在最大程度維護(hù)社會(huì)大眾的合法權(quán)益與財(cái)產(chǎn)安全。

3.3 分類標(biāo)準(zhǔn)得不到及時(shí)更新

目前，我國國土資源檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)主要參考最初土地檔案分類法，雖然在原有八大類的基礎(chǔ)上進(jìn)行了增加，但是由于我國土地資源近些年變動(dòng)比較大，以往的分類標(biāo)準(zhǔn)不能有效滿足土地資源規(guī)劃發(fā)展，且部分分類標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際運(yùn)用中缺乏一定實(shí)用性，存在區(qū)域檔案管理隨意調(diào)整的情況出現(xiàn)，不利于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的順利進(jìn)行。

3.4 缺乏相關(guān)新型技術(shù)與設(shè)施裝置

隨著社會(huì)信息化的不斷進(jìn)步與發(fā)展，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域在實(shí)際管理中已經(jīng)逐漸融合了相關(guān)信息技術(shù)，推動(dòng)了社會(huì)信息化生產(chǎn)發(fā)展。但是目前我國不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中相關(guān)數(shù)字化設(shè)備方面還存在不足，同時(shí)還不能及時(shí)引進(jìn)相關(guān)先進(jìn)技術(shù)，對不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。

4 集約化管理在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用思路

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用集約化管理模式時(shí)，需按照相應(yīng)的步驟進(jìn)行，才能將兩者充分結(jié)合[3]。

4.1 制定目標(biāo)

相關(guān)管理人員需要制定相應(yīng)的管理目標(biāo)，將現(xiàn)存不同檔案之間的關(guān)系進(jìn)行整合與梳理，全面規(guī)劃各個(gè)檔案。

4.2 明確責(zé)任機(jī)制

分析、整合各個(gè)部門的職責(zé)，始終將國土相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)管理原則，并將房管作為輔助指導(dǎo)，明確不同部門的責(zé)任機(jī)制，做到統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案集中于國土部門管理，完善整體管理體系。

4.3 確定標(biāo)準(zhǔn)

構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定開展檔案管理工作，對原有檔案、新辦理檔案進(jìn)行不同管理，但是均需要掃描為電子檔案，存放于相關(guān)的數(shù)據(jù)庫。

4.4 創(chuàng)建平臺(tái)

創(chuàng)建相應(yīng)的管理平臺(tái)，便于不同部門查找相關(guān)檔案，還能完成管理體系，同時(shí)做好相關(guān)保密工作，提升管理安全性。

4.5 構(gòu)建社會(huì)信用代碼等級(jí)管理制度

運(yùn)用窗口方式開展檔案查詢工作，同時(shí)將身份證號(hào)碼、組織機(jī)構(gòu)代碼證等作為基礎(chǔ)，構(gòu)建相應(yīng)的社會(huì)信用代碼等級(jí)管理制度，達(dá)到窗口查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢同步的目的。

4.6 實(shí)現(xiàn)不同部門有效協(xié)調(diào)

重視不同部門之間的協(xié)調(diào)合作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案管理工作的順利、有效銜接，進(jìn)而提升整體管理水平。

5 實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的主要路徑

傳統(tǒng)的檔案管理方法中存在著許多問題，有歷史遺留問題，也有檔案管理水平有限的原因，下文針對這些問題提出了實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的主要實(shí)施路徑[4]。

5.1 構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)集約化管理長效機(jī)制

不動(dòng)產(chǎn)集約化管理可采取以下措施：①應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行部署，明確相關(guān)管理目標(biāo)，并制定相應(yīng)的管理計(jì)劃，將管理工作逐步落實(shí)到位。統(tǒng)一建立不動(dòng)產(chǎn)登記管理機(jī)構(gòu)，并由其承擔(dān)管轄范圍內(nèi)所有不動(dòng)產(chǎn)的登記和管理工作，在具體的工作開展和落實(shí)中，應(yīng)當(dāng)把該管理機(jī)構(gòu)當(dāng)成核心部門嚴(yán)肅對待，將不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理工作當(dāng)成重點(diǎn)推動(dòng)。②嚴(yán)格落實(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度，針對轄區(qū)內(nèi)的不動(dòng)產(chǎn)管理實(shí)際情況開展摸底調(diào)查工作，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的工作水平。③對各地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作實(shí)行督查機(jī)制，成立專項(xiàng)工作小組，前往各區(qū)域展開監(jiān)督檢查工作，主要是對不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的落實(shí)情況和實(shí)際工作中出現(xiàn)的難點(diǎn)問題進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，以此提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的整體水平。④在遵循不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度基本要求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的業(yè)務(wù)管理流程，并構(gòu)建相應(yīng)的部門協(xié)調(diào)配合機(jī)制，強(qiáng)化不同檔案管理部門之間的有效調(diào)協(xié)分工合作，確保實(shí)際工作中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的順利銜接，從而實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的基礎(chǔ)目標(biāo)[5]。

5.2 建立不動(dòng)產(chǎn)集約化管理信息平臺(tái)

不動(dòng)產(chǎn)集約化管理在實(shí)際工作中的推進(jìn)存在著很大難度，其中包括工作量較大、準(zhǔn)備工作不完善、人員思想不統(tǒng)一等，這些問題成為制約不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的主要因素。要想又快又好的實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理目標(biāo)，提升檔案管理實(shí)際工作中的效率，應(yīng)該建立統(tǒng)一的信息化不動(dòng)產(chǎn)管理系統(tǒng)，利用技術(shù)手段對檔案實(shí)行平臺(tái)化、系統(tǒng)化的管理，切實(shí)提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作水平。所以相關(guān)負(fù)責(zé)人需要重視相關(guān)數(shù)據(jù)化設(shè)備裝置的購進(jìn)，在購買時(shí)綜合考慮各個(gè)方面，選擇性價(jià)比最高的設(shè)備裝置，同時(shí)積極引進(jìn)國外先進(jìn)信息化管理技術(shù)，充分運(yùn)用信息技術(shù)、相關(guān)設(shè)備裝置來為不動(dòng)產(chǎn)集約化管理信息平臺(tái)的構(gòu)建提供一定保障。同時(shí)，還需要根據(jù)相關(guān)管理機(jī)制與政策，明確業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對于原有的檔案，不必為了適應(yīng)最新管理機(jī)制而對原有格式進(jìn)行改變，對于新辦理的檔案，需要運(yùn)用最新業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建檔管理。在實(shí)際管理中還需要明確電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提升管理效率。各部門還應(yīng)當(dāng)結(jié)合管轄區(qū)域內(nèi)的實(shí)際情況，建立具有地方特色的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對其良好的集約化管理[6]。建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理平臺(tái)，不僅要求其具備不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的收集、登記、儲(chǔ)存、管理、檢索等基本功能，而且還應(yīng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份的能力，以防止因病毒、黑客的破壞、人員操作不當(dāng)、計(jì)算機(jī)硬件損壞而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失等情況的發(fā)生。不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理系統(tǒng)的管理功能，應(yīng)滿足各地區(qū)對管轄范圍內(nèi)的實(shí)際需要，對不準(zhǔn)確的檔案信息進(jìn)行調(diào)整。另外，平臺(tái)的檢索查詢功能應(yīng)滿足用戶或管理人員在進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，并將身份證號(hào)碼、組織機(jī)構(gòu)代碼證等作為基礎(chǔ)，構(gòu)建相應(yīng)的社會(huì)信用代碼等級(jí)管理制度，然后通過平臺(tái)的檢索系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的檔案信息進(jìn)行搜索，充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理平臺(tái)方便快捷的實(shí)用性，在一定程度上還能實(shí)現(xiàn)窗口查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢同步。

5.3 提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員自身素質(zhì)

無論是對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理水平的提升還是對不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的推進(jìn)，都離不開檔案管理人員的付出，他們的工作能力和自身素質(zhì)直接影響著集約化管理的推進(jìn)和落實(shí)效果。首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的培訓(xùn)，按照管理工作實(shí)際發(fā)展，要求各個(gè)管理人員進(jìn)行階段性學(xué)習(xí)，可以通過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、線下相關(guān)課程、組織專業(yè)知識(shí)解答活動(dòng)、組織不同管理部門人員交流學(xué)習(xí)等方式，改進(jìn)培訓(xùn)模式、豐富培訓(xùn)內(nèi)容，在最大程度上提高其業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平、自身素質(zhì)，重點(diǎn)要加強(qiáng)他們對計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的掌握，確保各個(gè)管理人員及時(shí)掌握最新管理信息技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等專業(yè)的學(xué)習(xí)[7]。其次，不能忽視對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的思想教育，使其能將現(xiàn)階段先進(jìn)的檔案管理思想和服務(wù)理念在工作中加以運(yùn)用，讓管理人員強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)將相關(guān)管理工作落實(shí)到位，并重視檔案管理保密工作，從而有效增強(qiáng)檔案管理的安全性。

6 結(jié)語

當(dāng)前，對不動(dòng)產(chǎn)檔案資源的整合和優(yōu)化已經(jīng)成為檔案管理部門一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的集約化管理是未來不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的必然趨勢。為確保此項(xiàng)工作內(nèi)容的順利進(jìn)行，必須構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)集約化管理長效機(jī)制，從提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)著手，建立不動(dòng)產(chǎn)集約化管理信息平臺(tái)，完善檔案檢索服務(wù)體系，從根本上增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。