[ 作者簡(jiǎn)介 ]

劉洋，女，北京，北京市機(jī)電產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量監(jiān)測(cè)中心，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

事業(yè)單位是由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的帶有公益性質(zhì)并且承擔(dān)一定的社會(huì)服務(wù)功能的機(jī)構(gòu)，對(duì)于社會(huì)發(fā)展具有重要意義。目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理仍然存在一些不足，限制了其功能作用的發(fā)揮。因此，文章將分析事業(yè)單位在檔案管理中存在的主要問(wèn)題并提出相應(yīng)的管理對(duì)策，旨在立足本職崗位創(chuàng)新發(fā)展的同時(shí)，協(xié)同各部門促進(jìn)單位各項(xiàng)管理及服務(wù)水平持續(xù)提升，推動(dòng)事業(yè)單位整體水平穩(wěn)步向上發(fā)展。

[ 關(guān)鍵詞 ]

事業(yè)單位;檔案管理;服務(wù)機(jī)構(gòu);管理水平;改革創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.04.012

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最核心的組成部分。事業(yè)單位作為具有社會(huì)服務(wù)功能的組織，承擔(dān)一定社會(huì)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理水平能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供基本保障。早期檔案管理在發(fā)展過(guò)程中并沒(méi)有受到事業(yè)單位的充分重視，單位將其視為單一檔案管理的活動(dòng)，采用的管理方法也相對(duì)簡(jiǎn)單。隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，單位內(nèi)部檔案數(shù)量不斷增加，檔案形式更加多種多樣，人們開(kāi)始意識(shí)到有必要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革了。及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)對(duì)策，才能夠滿足新時(shí)期檔案管理工作的開(kāi)展需求。由此可見(jiàn)，分析事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題與對(duì)策是十分必要的。

1 檔案管理概述

1.1 主要環(huán)節(jié)

檔案管理是指在開(kāi)展檔案信息、檔案文件管理的活動(dòng)集合，呈現(xiàn)了組織活動(dòng)縱向與橫向歷史發(fā)展痕跡，是組織發(fā)展過(guò)程的文字見(jiàn)證，也是管理工作的重要組成部分。檔案管理工作內(nèi)容主要包括八項(xiàng)，即“收集、整理、鑒定、保管、檢索與編目、利用、編研、鑒定、統(tǒng)計(jì)”。檔案管理工作愈加細(xì)致，不僅對(duì)文書管理水平要求更高，也強(qiáng)化了其利用部分，要求進(jìn)行檔案管理后能夠更好地為事業(yè)單位提供可利用信息，方便事業(yè)單位職工使用檔案。

1.2 核心矛盾

世間萬(wàn)物在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)存在矛盾，檔案管理的矛盾大多數(shù)集中于檔案數(shù)量大、內(nèi)容雜、形式分散、孤本等問(wèn)題。事業(yè)單位檔案基本是在單位內(nèi)部用于參考使用，所以在檔案管理過(guò)程中，管理人員不僅是要解決內(nèi)部人員的矛盾，更是要結(jié)合事業(yè)單位要求、社會(huì)發(fā)展要求，不斷提高檔案管理質(zhì)量，設(shè)計(jì)出專業(yè)且人性化的管理體系，從根源上杜絕檔案管理的矛盾，從而推動(dòng)整體水平的提升。

1.3 性質(zhì)作用

檔案工作就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，屬于管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性、條件性工作。檔案管理工作是單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，在單位的任何發(fā)展時(shí)期都應(yīng)該考慮到它的政治性，這集中體現(xiàn)在機(jī)要性和服務(wù)方向上。我國(guó)檔案工作的基本原則是實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于檔案的利用。檔案工作者必須要做到忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密、博學(xué)求進(jìn)、公證服務(wù)、求真務(wù)實(shí)、維護(hù)史實(shí)。

1.4 利益關(guān)系

檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展有直接關(guān)系，檔案記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程、重要決議、榮譽(yù)實(shí)物、參與重大活動(dòng)紀(jì)實(shí)影像等，關(guān)系到單位及個(gè)人發(fā)展。尤其對(duì)于有人事檔案管理權(quán)限的單位而言，人事檔案記載著個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)等內(nèi)容，是我們個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等的證明依據(jù)。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人員方面因素

2.1.1 管理層不夠重視。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展十分重要，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，管理層未能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理無(wú)足輕重，沒(méi)有必要投入太多人力物力，造成不必要的浪費(fèi)，甚至錯(cuò)位認(rèn)為只要檔案不丟失即可;從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度落實(shí)執(zhí)行不到位，造成事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施的有效性低，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

2.1.2 各部門不夠配合。檔案管理工作的開(kāi)展中各部門職工都是實(shí)際參與者，但許多職工僅是將自己視為規(guī)定執(zhí)行者，在存檔環(huán)節(jié)中能動(dòng)性差，積壓著很多有價(jià)值的文件不去存入檔案，認(rèn)為放在自己手里也沒(méi)關(guān)系，需要的時(shí)候能找到就可以了。正是因?yàn)檫€有大部分同志思想停在過(guò)去，對(duì)于新形勢(shì)下的檔案管理工作不積極響應(yīng)也不配合執(zhí)行，這對(duì)檔案管理系統(tǒng)化工作又加大了難度，不利于檔案管理工作的推進(jìn)。

2.1.3 管理員不夠?qū)I(yè)。通過(guò)檔案管理工作的概述可以得知檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，今時(shí)今日的檔案管理工作已經(jīng)與早期有著非常大的差別，如果在工作過(guò)程中仍然堅(jiān)持老看法、老觀點(diǎn)，就很難將工作做好，更難讓領(lǐng)導(dǎo)同事滿意。我國(guó)早期事業(yè)單位檔案管理工作大多由非專業(yè)人士負(fù)責(zé)，甚至無(wú)需經(jīng)過(guò)上崗前培訓(xùn)，但是隨著檔案管理工作專業(yè)性難度加大，非專業(yè)人士在專業(yè)能力、專業(yè)水平上已經(jīng)無(wú)法跟上新的管理要求。在實(shí)際管理工作期間，許多基層職工僅是簡(jiǎn)單錄入檔案信息，協(xié)助職工調(diào)閱檔案，一味地重復(fù)機(jī)械性的工作，并沒(méi)有做出與時(shí)俱進(jìn)的改變，不利于檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)。

2.2 事實(shí)方面因素

2.2.1 管理體系不健全。檔案管理工作是在系統(tǒng)化的規(guī)定下開(kāi)展各項(xiàng)工作，所有的工作方法、工作路徑、工作要求都要有明確的規(guī)定，才能夠確保檔案管理工作有序開(kāi)展。如若在實(shí)際工作中受到意識(shí)落后、管理經(jīng)驗(yàn)不足等諸多因素影響，將導(dǎo)致管理體系不全面、管理工作無(wú)法系統(tǒng)化開(kāi)展等后果。在實(shí)際工作開(kāi)展期間也不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)新的管理需求提出來(lái)后，如果管理體系沒(méi)有跟進(jìn)，管理制度沒(méi)有及時(shí)更新，極易出現(xiàn)管理漏洞。

2.2.2 管理標(biāo)準(zhǔn)不一。檔案管理工作有著明確的標(biāo)準(zhǔn)化要求，能夠確保檔案管理工作著錄時(shí)順利兼容。但是檔案管理工作跨越時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)由于多種歷史原因?qū)е鹿芾砘A(chǔ)差，許多檔案質(zhì)量不佳，缺乏移植性，很難將其轉(zhuǎn)移至信息化軟件中。檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期工作，如果缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)定，將很難設(shè)立規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，更難以設(shè)立專業(yè)化的檔案管理體系。

2.2.3 工作方法滯后。檔案管理工作不僅是對(duì)檔案負(fù)責(zé)，更要對(duì)職工負(fù)責(zé)、對(duì)單位負(fù)責(zé)。在檔案管理工作開(kāi)展中，有許多事業(yè)單位仍然習(xí)慣于通過(guò)原始方法進(jìn)行檔案操作，工作方式十分落后，導(dǎo)致工作效率低下，工作成果無(wú)法滿足事業(yè)單位的人性化管理需求。還有部分檔案管理員在工作期間仍然秉承落后的工作理念，認(rèn)為只要保障檔案不丟、不損即可。落后的工作理念無(wú)法調(diào)動(dòng)其工作積極性，更加會(huì)限制檔案管理信息化的改革進(jìn)程。

2.3 環(huán)境方面因素

在檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是對(duì)紙質(zhì)文件還是對(duì)電子文件進(jìn)行保存，都需要專業(yè)的儲(chǔ)存空間，并且文書檔案的儲(chǔ)存環(huán)境有嚴(yán)格的要求，需要做到“十防”，即防潮、防水、防火、防盜、防陽(yáng)光照射、防紫外線照射、防高/低溫、防塵、防污染、防有害生物;“三鐵”，即鐵門、鐵窗、鐵柜。但是由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理工作都未能受到領(lǐng)導(dǎo)重視，實(shí)際管理人員也沒(méi)有強(qiáng)化對(duì)環(huán)境的要求，導(dǎo)致檔案儲(chǔ)存環(huán)境并不理想。

3 事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

3.1 人員方面因素

3.1.1 領(lǐng)導(dǎo)層重視：事業(yè)有發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層影響檔案管理工作開(kāi)展方向，更是構(gòu)建檔案管理體系的核心所在，因此加強(qiáng)管理層人員建設(shè)，才能夠統(tǒng)籌相關(guān)工作開(kāi)展。具體方法如下：第一，事業(yè)單位內(nèi)部召開(kāi)檔案管理會(huì)議，對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行清晰定位;第二，構(gòu)建檔案管理體系，將單一的檔案管理提升轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ鞴芾碜兏铮?zé)任追溯到個(gè)人;第三，結(jié)合各部門工作情況，負(fù)責(zé)編寫“大事記”，“大事記”是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體記載自己重要工作活動(dòng)或自己轄區(qū)所發(fā)生的重大事件的一種應(yīng)用文體，具有史料價(jià)值，可以起到錄以備查的作用。

3.1.2 中層管控：制度有把握。由于檔案收集管理的超前性與使用價(jià)值顯現(xiàn)的滯后性，致使一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視度不高。事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，需要各部門內(nèi)部提升其主動(dòng)性與積極性，調(diào)動(dòng)職工參加相關(guān)管理工作的積極性，有效配合歸檔部門檔案管理工作的開(kāi)展，轉(zhuǎn)變工作理念。從部門領(lǐng)導(dǎo)處促使人員遵照相關(guān)制度執(zhí)行，積極配合檔案管理部門工作。

3.1.3 人員負(fù)責(zé)：落實(shí)有力度。檔案管理人員要做一個(gè)“有心人”，要主動(dòng)作為，為檔案管理工作贏得地位。如若專業(yè)能力不足，將會(huì)嚴(yán)重影響其工作質(zhì)量，常用解決辦法主要為招納專業(yè)人才與加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，但在實(shí)際操作中，由于編制限制、經(jīng)費(fèi)有限等原因，通常無(wú)法在短期內(nèi)通過(guò)招納專業(yè)人才的方式滿足相關(guān)要求，因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓其具有更高水平的工作能力，滿足當(dāng)下緊迫的管理需求。介于這一點(diǎn)，檔案管理科室要加強(qiáng)對(duì)職工的培訓(xùn)，具體方法如下：第一，加強(qiáng)人員對(duì)檔案管理相關(guān)制度的培訓(xùn)，讓其熟悉各個(gè)管理環(huán)節(jié)，了解工作規(guī)范，提升其工作規(guī)范性;第二，加強(qiáng)對(duì)職工的職業(yè)道德培訓(xùn)，讓職工在檔案管理過(guò)程中更加認(rèn)真、負(fù)責(zé)，提升個(gè)人職業(yè)約束感;第三，應(yīng)將法治意識(shí)培訓(xùn)獨(dú)立于一般培訓(xùn)之外，為其講解法律知識(shí)，列舉相關(guān)案例，讓其具備較高的法制意識(shí)，杜絕職工在檔案管理中發(fā)生違法行為。

3.2 事實(shí)方面因素

3.2.1 建立并完善管理制度。俗話說(shuō)，書到用時(shí)方恨少，檔案和學(xué)習(xí)一樣，只有平時(shí)收集整理得好，關(guān)鍵時(shí)刻才能起作用。檔案管理工作依托于檔案管理制度，因此需要建立“檔案管理制度”“檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案管理辦法”“保密管理制度”等相關(guān)制度并隨著工作的進(jìn)行不斷完善。伴隨相關(guān)制度出現(xiàn)的應(yīng)該有其附件，例如：“存檔文件交接單”“歸檔范圍及保管期限表”“檔案利用及借出審批單”“檔案銷毀清單”“檔案室安全檢查記錄表”“檔案室投放鼠藥、防蟲劑、干燥劑記錄表”“檔案庫(kù)房溫濕度記錄簿”等。在具體操作中，還需要各單位結(jié)合自身情況開(kāi)展。

3.2.2 統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作要遵循統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，才能夠確保檔案內(nèi)容的一致性、承接性、延續(xù)性，減少檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的工作負(fù)擔(dān)。首先，要嚴(yán)格遵照“歸檔范圍及保管期限表”執(zhí)行，沒(méi)有此表的單位務(wù)必抓緊時(shí)間編寫后報(bào)上級(jí)/同級(jí)檔案行政管理部門審查合格后嚴(yán)格執(zhí)行;其次，應(yīng)該確保在收件時(shí)，每件（每套）文件材料的完整度;最后，要在實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)用以檔案管理的提質(zhì)增效。

3.2.3 創(chuàng)新管理方法。在高科技迅速發(fā)展的今天，我國(guó)作為領(lǐng)先世界的5G網(wǎng)絡(luò)開(kāi)創(chuàng)者，不論是工作還是生活，都在朝著更加智能的方向發(fā)展著。為努力順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，作為檔案管理工作者應(yīng)該勇于創(chuàng)新、不斷進(jìn)取，在本單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。

所謂檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

新時(shí)期檔案管理工作不僅要與信息技術(shù)結(jié)合，還要落實(shí)服務(wù)理念，要堅(jiān)持以人為本，更好地為人們提供服務(wù)，解決工作中遇到的問(wèn)題。一位又一位思慮全面的檔案管理員、一次又一次細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案利用，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)如虎添翼。

科技的高效發(fā)展和人員的專業(yè)素養(yǎng)相結(jié)合，才可以促使檔案管理信息化建設(shè)加速融入事業(yè)單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，使原本落后的辦公模式發(fā)生極大的改變。這種創(chuàng)新后的辦公模式不僅能夠提高辦公效率，還能夠節(jié)約辦公成本。因此相關(guān)單位有必要重視檔案管理信息化建設(shè)，將培養(yǎng)檔案管理人才、完善檔案管理體系、加大檔案管理信息化建設(shè)提到工作日程中。

3.3 環(huán)境建設(shè)

存檔單位應(yīng)當(dāng)建立檔案室，檔案室要建立健全的管理制度，完善應(yīng)急機(jī)制，切實(shí)踐行“十防”，嚴(yán)格將溫度控制在14℃至24℃之間;將濕度控制在45 %至

60 %之間，每天把控好檔案室的溫濕度并填寫測(cè)量記錄，定期要對(duì)室內(nèi)電器、線路、消防設(shè)施進(jìn)行檢查;定期投放防蟲藥;離開(kāi)時(shí)切斷電源、關(guān)好門窗，確保檔案室的安全，為長(zhǎng)期、安全地保存檔案創(chuàng)造良好環(huán)境。

安全良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，離不開(kāi)必要的軟/硬件設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控器（下載手機(jī)App，綁定監(jiān)控器，可實(shí)時(shí)監(jiān)控并回看）、防盜門、窗外護(hù)欄、遮光簾、空調(diào)、加濕器、溫濕度測(cè)量?jī)x、煙感器、滅火器、保險(xiǎn)柜（用于存放公章及證照等）、鐵皮檔案柜、檔案盒、存檔章、不銹鋼釘?shù)取?/p>

4 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作。文章中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了多方面分析，可以看到檔案管理中制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法依然是核心。檔案作為原始憑證，每個(gè)人都有維護(hù)檔案完整和安全的責(zé)任，尤其作為檔案工作者，更應(yīng)該珍視國(guó)家和社會(huì)給予的特殊信任。只有完善檔案管理體系，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，把關(guān)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，虛心接受專業(yè)培訓(xùn)，才可能做好相關(guān)工作，保障檔案管理工作質(zhì)量，為單位發(fā)展獻(xiàn)力。

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