遲倩穎

談到會議場地的選擇與以往的不同，福建省新天國際會展有限公司項目經(jīng)理曾文龍認為，首先要先分析目前國內(nèi)整個會議的舉辦現(xiàn)狀?！胺酪叱蔀榱藭h舉辦地的第一考慮因素，至于交通、服務、餐飲、價格、居住環(huán)境都成為了第二考慮因素，當然隨著業(yè)者的摸索，在咖啡吧、商務餐廳、眾創(chuàng)空間等場地舉辦的沙龍活動、小型研討會也成為一種趨勢?！彼f道。

“非標場地”也需標準化辦會流程

曾文龍認為，2022年新年以來，疫情局勢復雜多變，接連不斷的疫情偶發(fā)、散發(fā)使得會議的舉辦要求愈發(fā)嚴格，會議人數(shù)、參會區(qū)域受到極大的限制，即使是在“非標場地”舉辦的小型集會活動，首先要遵循的規(guī)則就是防疫。因此能夠配備核酸檢測獨立區(qū)域、防疫工作完善、配套齊全的酒店成為優(yōu)選。其次隨著會議人數(shù)的限制，疫情常態(tài)下，50人以內(nèi)的主會場及多個視頻連線分會場的會議形式被更多主辦方采納，考慮到視頻連線的需求，場地的網(wǎng)絡穩(wěn)定情況代替會議室的大小，成為被關注的要點。

“非標場地”可降低會議活動的不確定性

曾文龍強調(diào)，主辦方選擇咖啡吧、商務餐廳等“非標場地”的優(yōu)勢主要有兩個，其一“非標場地”降低了疫情給會議活動帶來的不確定性，這個不確定性主要指會議能否舉辦這個要素。例如咖啡店、商務餐廳、甚至戶外草地等這類“非標場地”因為容納觀眾有限，場地相對比較開放，控制的人數(shù)在50人以內(nèi)的話，受疫情防控的影響可以降到比較小的程度。此外，他還舉了一個比較熱門的“讀書會”案例，通過控制參會人數(shù)來保證現(xiàn)場的互動，還可以通過直播的形式讓更多人參與進來。其二“非標場地”可以創(chuàng)造不同的場景給會議活動帶來新的生命力。比如選擇戶外，其實可以發(fā)現(xiàn)一個趨勢，因為疫情大家的遠距離出行都受到不同程度的影響，在本地戶外搭帳篷享受自然成為了新式的“旅游”，選擇非標準化的戶外場地舉辦活動，可以激發(fā)參會者的參與欲望，會議活動與自然相融，告別城市中的紛擾，體會“出自幽谷，遷于喬木”的意境。

“非標場地”在會議期間的管理和服務特點

曾文龍稱，“非標場地”相較于傳統(tǒng)會議活動場地有其顯著特點，這就要求會議主辦方、服務商等在會議期間進行有效策劃。第一點是要考慮配套設施。標準的會議場所，包括桌椅、投影設備、茶水服務等設施比較齊備，“非標場地”相對不能按標配來提供，所以主辦方需要自己準備充足的物料和服務人員。第二點是會議環(huán)境?！胺菢藞龅亍庇锌赡茉诳Х葟d、餐廳等地方，隔音和圍擋是需要管理的要點。第三點是現(xiàn)場可能出現(xiàn)非邀請人員參與會議的情況，會議的“準入”“簽到”等流程可以靈活安排和協(xié)調(diào)，保證參會人員的可控性和封閉性?！耙陨系墓芾砗头仗攸c做個總結，就是‘自帶設備、保證獨立、加強管理’，從這三個方面來看，在場地租金上會節(jié)約費用，在現(xiàn)場的配置和管理上會增加費用和管理成本，總體上此消彼長，在費用這個方面如果是做開放式、輕松式的研討會，成本會更低。如果做專業(yè)化、內(nèi)部化的專業(yè)會議活動，成本會提升?！痹凝堁a充說道。