小提示

如果生成的Excel文件最終不需要插入的圖表、圖片或者其他形狀，那么可以在Excel窗口中按下F5鍵，接著點(diǎn)擊“定位”，在打開的窗口中選擇“對象”，這樣可以快速地將圖表、圖片等全部選中。最后將它們?nèi)縿h除并保存即可。

方法1：轉(zhuǎn)換文件類型

微軟從Of f ice 20 07開始使用了. d o c x、. x l sx等文檔格式，這些其實(shí)是壓縮格式，可以有效地減小文檔的體積。如果是用Of f ic e 20 07之前的版本創(chuàng)建的辦公文檔體積較大，那么只要使用Of f ice 20 07之后的版本，比如使用Word 2016打開，然后依次點(diǎn)擊“文件→另存為”，在“保存類型”下選擇“Word文檔（*.docx）”，即可對文檔壓縮保存（圖1）。

注意：如果沒有特別說明，所有舉例的操作均適用于Word、Excel和PowerPoint。

方法2：壓縮圖片

1對所有圖片統(tǒng)一壓縮

對于包含較多圖片的文檔，圖片會占用大量的空間，保存時(shí)可以選擇再次壓縮以減小文檔的體積。以PowerPoint 2019操作為例，如果文檔只是用于網(wǎng)頁展示，在另存文檔時(shí)，在保存窗口中依次點(diǎn)擊“工具→壓縮圖片”，在打開的窗口中勾選“刪除圖片的剪裁區(qū)域”，并在“分辨率”下選擇“Web（150ppi）：適用于網(wǎng)頁和投影儀”，這樣保存后既可以減小文檔的體積，又不會影響文檔的顯示質(zhì)量（圖2）。

2只對指定圖片壓縮

上面的操作是針對文檔中所有圖片做統(tǒng)一格式的壓縮，在實(shí)際使用中還可以根據(jù)實(shí)際需要單獨(dú)對圖片壓縮。比如對于小尺寸圖片壓縮可能會影響顯示質(zhì)量，可以只對高清圖片壓縮。在文檔中選中需要壓縮的圖片，依次點(diǎn)擊“圖片工具→壓縮圖片”，在彈出的窗口中勾選“僅應(yīng)用于此圖片”，分辨率選擇“Web（150ppi）：適用于網(wǎng)頁和投影儀”，點(diǎn)擊“確定”即可（圖3）?？梢砸来螌γ繌垐D片單獨(dú)做不同的壓縮設(shè)置，壓縮效果是實(shí)時(shí)生效的，最后按照正常方式保存為PPTX文件即可（無需再像圖2那樣選擇“工具→壓縮圖片”）。

方法3：表格文檔瘦身

在表格文檔中，一些不可見的對象、重復(fù)樣式、空白單元格等都會占用文檔的存儲空間，但刪除這些元素又不會影響文檔的閱讀。在E xc el 2019中，可以通過“Inquire”插件來清除。

依次點(diǎn)擊“開發(fā)工具→COM加載項(xiàng)”，然后在打開的列表中勾選“ Inquire”加載項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”。返回Excel窗口并依次點(diǎn)擊“Inquire→清除多余的單元格格式”，在打開的窗口中將“應(yīng)用于”選擇為“全部工作表”，點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可刪除所有多余的單元格格式（圖4）。

使用WPS的用戶，可以利用“文件瘦身”功能對不必要的元素加以刪除。啟動該組件后可以看到WP S會對文檔的不可見對象、重復(fù)樣式等進(jìn)行檢測，按提示勾選所有需要刪除的內(nèi)容，點(diǎn)擊“開始瘦身”即可（圖5）。

方法4：重新編輯文檔

雖然PowerPoint 2007之后的版本生成的文檔是壓縮格式的PPTX文檔，但是對于在文檔中插入的視頻卻不會壓縮，如插入視頻大小是20MB，保存后在PPTX中視頻仍然占用這個(gè)空間。如果需要減小PPTX文檔的體積，還可以對壓縮包視頻文件再次壓縮或者編輯。比如某份同事已經(jīng)制作好的文檔a.pptx，其中插入了多個(gè)視頻導(dǎo)致文檔體積過大，現(xiàn)在可以壓縮其中的視頻。以在PowerPoint 2019中操作為例，假設(shè)文檔保存在桌面中。

1解壓文件先將桌面中的a.ppt x重命名為a.zip，然后將其中的所有文件解壓到“d：＼qq”文件夾下備用。繼續(xù)打開“d：＼qq＼ppt＼media”，其中的media1.mp4就是在PPT中插入的視頻，可以看到其大小是20MB（圖6）。

2壓制視頻文件到“ht tps：//w w w.onlinedown.net /soft/56 6891.htm”下載“小丸工具箱”，啟動該程序后點(diǎn)擊“視頻”選項(xiàng)卡，選擇“d：＼qq＼ppt＼media＼medi a1.mp4”，勾選“保持原分辨率”，其他參數(shù)選擇默認(rèn)，最后點(diǎn)擊“壓制”按鈕（圖7）。

3重新壓縮文件完成文件的壓制后可以看到，軟件將插入的視頻從20MB壓縮到了427KB，這樣就大大減少了視頻占用的空間（圖8）。然后將media1.mp4刪除，并將media1_x264.mp4重命名為media1.mp4，繼續(xù)將“D：＼qq”中的所有文件重新壓縮為a.zip，最后再將a.zip重命名為a.pptx，即完成了瘦身。當(dāng)然，如果是新建的PPTX文檔，也可以將視頻先壓縮后再插入使用。