■ 趙衛(wèi)明

作者單位：國家能源集團宿遷發(fā)電有限公司

引言

經(jīng)過近二十年的發(fā)展，基層企業(yè)檔案工作已初步建立起一套檔案管理體系，企業(yè)將檔案管理作為一項專門工作從其他相關(guān)工作中獨立出來，并設(shè)置了檔案部門或?qū)ｉT的檔案管理崗位，由專職檔案人員具體從事檔案工作，檔案人員的工作重點是收集歸檔材料和對入庫檔案材料的手工整理與保管。企業(yè)制定了成套的檔案管理制度，并細化了檔案管理標準，文件材料歸檔質(zhì)量得以不斷提高。但是，現(xiàn)階段的基層企業(yè)檔案管理體系仍普遍處于由檔案部門或檔案人員“單打獨斗”的狀態(tài)，并沒有真正形成全員性參與和全過程性控制的理念和機制，究其根源，問題的關(guān)鍵在于基層企業(yè)檔案工作與企業(yè)管理之間缺乏深度融合，筆者擬將多年來在基層企業(yè)從事檔案工作實踐中對這一問題的思考和觀察作一些初淺的探討，以期拋磚引玉。

一、基層企業(yè)檔案工作的職能定位亟需轉(zhuǎn)變

隨著企業(yè)的快速發(fā)展和壯大，產(chǎn)業(yè)的積累和戰(zhàn)略的持續(xù)升級轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)活動的不斷擴展，業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的不斷升級換代，大量需歸檔的紙質(zhì)文件和電子文件實時產(chǎn)生，基層企業(yè)現(xiàn)在越來越意識到檔案在管理、生產(chǎn)、營銷、舉證、社會責任等方面的重要價值，但是因為大多數(shù)企業(yè)檔案工作的職能定位仍然停留在最基本的行政管理輔助職能，仍然按照“事后整理、辦畢歸檔”的方式進行管理，檔案管理模式仍然偏重于檔案專業(yè)自身的“收、管、存、用”，企業(yè)檔案工作與企業(yè)管理始終是兩張皮，進而導致檔案工作始終遠遠滯后于業(yè)務(wù)活動，近年來業(yè)內(nèi)有識之士強烈呼吁的基層企業(yè)檔案全員性參與和全過程性控制，一直是處于空中樓閣，并未真正落到實處。

基層企業(yè)檔案工作與企業(yè)管理之間的深度融合，首先亟待解決的就是轉(zhuǎn)變基層企業(yè)檔案工作的職能定位，從最基本的行政管理輔助職能逐漸擴展到經(jīng)營決策輔助、技術(shù)研發(fā)支持、企業(yè)文化建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)支持等其他職能范圍。筆者認為基層企業(yè)的檔案工作應(yīng)創(chuàng)新發(fā)展，必須打破固有的檔案管理思維模式，不能只就檔案而管檔案，應(yīng)增強檔案管理現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；加快檔案信息化建設(shè)進程，實現(xiàn)檔案管理信息化、智慧化；加快檔案管理復合型人才培養(yǎng)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強檔案業(yè)務(wù)和企業(yè)管理知識學習。企業(yè)應(yīng)切實將檔案工作融入企業(yè)的其他各項具體管理工作中，從完善歸檔范圍、細化整編規(guī)則，到制定保管制度以及提供更為便捷的檔案信息利用，通過建立企業(yè)智慧檔案管理系統(tǒng)，充分展示檔案價值，最終達到深度融合發(fā)展。

二、基層企業(yè)檔案人員應(yīng)納入企業(yè)各項管理活動組織體系

做好檔案工作，離不開企業(yè)領(lǐng)導的重視、業(yè)務(wù)部門以及各專業(yè)人員的參與配合。目前，基層企業(yè)檔案部門大多數(shù)已建立健全檔案管理組織體系、工作網(wǎng)絡(luò)，但企業(yè)各項管理活動組織體系里很少見到檔案人員入列，導致檔案人員無法及時掌握年度內(nèi)重點業(yè)務(wù)開展計劃、業(yè)務(wù)推進重要節(jié)點，也無法及時梳理業(yè)務(wù)活動各階段所形成重要文件材料歸檔范圍。企業(yè)應(yīng)將檔案人員納入各項管理活動組織體系，使檔案部門與業(yè)務(wù)部門建立常態(tài)溝通機制，形成常態(tài)化的有效交流、有序溝通，及時填補收集與歸檔過程中出現(xiàn)的管理漏洞等，為全員性參與和全過程性控制提供強力的組織保障。

三、企業(yè)檔案工作制度應(yīng)與企業(yè)管理制度實現(xiàn)滲透性融合

企業(yè)檔案工作制度是企業(yè)檔案工作標準化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是檔案管理體系建設(shè)中的主要任務(wù)，其建設(shè)和制定應(yīng)貫徹企業(yè)檔案管理體制的設(shè)計思路和指導思想。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中，將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個制度體系予以重點提出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含了“檔案工作規(guī)章”“檔案管理制度”“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項內(nèi)容。在實際工作中，我們可以根據(jù)各項企業(yè)檔案工作制度作用性質(zhì)的不同，將其細化為檔案工作規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)管理辦法、檔案業(yè)務(wù)標準和檔案管理操作細則四個部分。

然而，在基層企業(yè)檔案工作實踐中往往遇到一個尷尬的問題：檔案工作制度的制定和落實僅僅囿于檔案部門和檔案管理崗位，并未向企業(yè)各部門、各專業(yè)、各項業(yè)務(wù)活動的管理制度進一步滲透融合，導致檔案專業(yè)自說自話。企業(yè)在制定企業(yè)管理制度的過程中，缺乏將檔案管理納入其中的主動意識，例如，據(jù)筆者在單位內(nèi)部所作的一個調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)釘釘云課堂發(fā)布的各部門、各專業(yè)制定的各類管理制度中，只有極個別的管理制度里主動提到“資料收集整理、辦畢歸檔”等類似字眼。這樣就導致在企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的流程制定和活動執(zhí)行過程中，缺失相應(yīng)的檔案意識，最終導致應(yīng)歸檔材料難以實現(xiàn)完整、準確、及時歸檔。企業(yè)檔案工作制度應(yīng)充分地滲透融合入企業(yè)各部門、各專業(yè)、各項業(yè)務(wù)活動的管理制度，從而實現(xiàn)從制度頂層設(shè)計至執(zhí)行流程層面深度融合的良性循環(huán)。

四、企業(yè)檔案工作應(yīng)與企業(yè)各項管理業(yè)務(wù)活動的計劃與流程深度融合

按照文件全生命周期理論，檔案工作需要將觸角延伸至文件形成初期，將收集工作前移，做好全過程管理，但是在實際工作中，企業(yè)各項管理業(yè)務(wù)活動的流程中通常并沒有為檔案設(shè)置專門的關(guān)口。傳統(tǒng)檔案工作往往處于文件生命周期的末端，往往一個工程項目竣工后或一個工作事項辦理完畢后才想起檔案工作，被動收集整理導致文件材料的齊全完整性無法得到保障。伴隨著文件管理所帶來的挑戰(zhàn)，檔案專業(yè)人士對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的關(guān)注與重視程度與日俱增，他們認為如果不能在文件生成之前就施加干涉，并將文件管理的相關(guān)要求嵌入到業(yè)務(wù)流程的全過程，那么將無法保證及時獲得應(yīng)歸檔文件。他們呼吁企業(yè)OA 系統(tǒng)應(yīng)給予專職檔案人員設(shè)置類似“文件產(chǎn)生流轉(zhuǎn)流程一覽表”的知會權(quán)限，這對檔案人員收集整理檔案會有很大的幫助。

隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)中的廣泛普及，業(yè)務(wù)流程最終將全部納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)當中。企業(yè)檔案部門要在高度重視檔案信息化建設(shè)的同時，與業(yè)務(wù)部門加強合作和交流，善于借助企業(yè)大數(shù)據(jù)管理平臺，創(chuàng)新運用云存儲和云計算等技術(shù)，通過制定數(shù)據(jù)交換標準、編碼標準和信息交互標準，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，把檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與企業(yè)管理業(yè)務(wù)活動過程用電子流程進行聯(lián)通，只有在企業(yè)管理業(yè)務(wù)活動流程中嵌入檔案業(yè)務(wù)關(guān)口，才能真正實現(xiàn)全員性參與和全過程性控制的現(xiàn)代檔案管理理念。

企業(yè)檔案工作本身是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)性工作之一，因此檔案工作應(yīng)納入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，才能真正起到促進企業(yè)管理全面發(fā)展、提升綜合實力的作用。企業(yè)檔案工作要緊緊圍繞企業(yè)的中心任務(wù)，緊跟企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的思路，緊密對接業(yè)務(wù)流程，從“被動收集”向“主動介入”轉(zhuǎn)變，從而有效推進檔案工作與業(yè)務(wù)活動流程的深度融合。

五、對基層企業(yè)檔案工作與企業(yè)管理深度融合路徑探索的觀察與分析

據(jù)筆者觀察，近年來已有越來越多的基層企業(yè)圍繞檔案工作與企業(yè)管理深度融合做了積極的探索與實踐。

在近年召開的江蘇省電力行業(yè)協(xié)會檔案工作交流研討年會上，江蘇淮安某發(fā)電企業(yè)的檔案主管分享了他們的一個工作經(jīng)驗，該企業(yè)采納檔案部門的建議，將檔案人員列入企業(yè)技改項目等各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的組織機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，從組織層面較好地保障檔案工作與企業(yè)各項管理以及生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動的深度融合。

江蘇常州某發(fā)電企業(yè)的人力資源部門在員工入職審批與離職審批環(huán)節(jié)中，一直保留傳統(tǒng)做法，特意將檔案專業(yè)列入會簽部門，人力資源部門與檔案部門聯(lián)動，尤其在員工離職環(huán)節(jié)，履職盡責地把好檔案借閱歸還情況核實關(guān)口，守好檔案安全陣地。

遼寧大連莊河某發(fā)電企業(yè)檔案部門依據(jù)文件生命周期理論，緊密圍繞合同管理機制，分別在合同簽定和合同質(zhì)保期驗收環(huán)節(jié)，給予檔案主管設(shè)置會審會簽的權(quán)限，檔案部門在招標、合同文件編制過程中將竣工檔案工作要求進一步細化，檔案人員直接參與合同標段招標文件起草、合同談判，在簽訂合同時提出文件交付和歸檔要求或補充協(xié)議，有力地保障了竣工檔案的編制質(zhì)量以及檔案移交的齊全性、完整性、準確性、及時性，為檔案的全過程性控制打下良好的基礎(chǔ)。

筆者所在單位在二期基建工程期間，給予檔案人員參與工程進度款支付流程簽字權(quán)限，明確違約罰則，參建單位的檔案移交工作如果達不到規(guī)定的工作進度，單位將按合同金額的4%扣除參建單位的工程進度款，用工程進度款結(jié)算來約束參建單位移交檔案的質(zhì)量和進度，檔案部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門同步跟蹤、考核、驗收合同執(zhí)行情況，較好地解決了參建單位竣工檔案移交的及時性問題。

自國家檔案局發(fā)布第10 號令以來，河北國華某發(fā)電企業(yè)每年更新完善《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，在歷年的編制工作中，檔案部門與企業(yè)各業(yè)務(wù)部門反復地、充分地溝通交流，達到了深度融合。首先，檔案部門根據(jù)上一年度的公司工作綱要、部門年度工作總結(jié)、內(nèi)網(wǎng)信息、法律部門的合同清單進行梳理后形成一個初步歸檔框架，發(fā)送給各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員，各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員再將此歸檔框架分發(fā)給各自部門內(nèi)部的各崗位人員，部門內(nèi)部的各崗位人員根據(jù)各自的業(yè)務(wù)工作范圍進行完善后，反饋給自己部門的兼職檔案員，檔案部門依據(jù)各部門兼職檔案員的反饋進行匯總，擬出一個初步的歸檔范圍清單，送交檔案部門負責人進行審查，然后將審查結(jié)果反饋給各部門兼職檔案員，兼職檔案員再把審查結(jié)果與各自部門的各崗位人員進行第二次溝通，檔案部門根據(jù)兼職檔案員反饋的補充意見形成最終的歸檔范圍清單，并將此清單向公司全員進行公示，提交公司檔案分管領(lǐng)導審核之后形成書面意見，檔案部門根據(jù)公示期限結(jié)束時產(chǎn)生的意見和建議做最終的修訂，形成當年更新版的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

華電某研究院為解決歸檔及時性較差、歸檔不完整的被動境況，推行了“報告生產(chǎn)線”，提出了“項目資料關(guān)口前移”，技術(shù)報告審核之時就是項目資料提交之時，技術(shù)報告蓋章之時就是項目資料歸檔之時，隨著“報告生產(chǎn)線”的上線，極大地推動了各部門、院屬各單位科技檔案歸檔的及時性、準確性、完整性，使得檔案工作由被動變主動。

北京地鐵某公司在建立了獨立的知識管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，同時將辦公自動化OA 系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、合同采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、科研項目管理系統(tǒng)等全部集成于全量數(shù)據(jù)倉庫這一統(tǒng)一的信息資源共享平臺，在這一平臺下產(chǎn)生了大量不同類型的電子文件，通過將檔案管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)與這一平臺對接，通過設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)則，將平臺中產(chǎn)生的電子文件自動傳輸至檔案管理系統(tǒng)進行預歸檔，再由檔案管理人員根據(jù)相關(guān)制度和歸檔范圍進行判定、分類，補充完善相關(guān)的檔案元數(shù)據(jù)，最終形成正式檔案。這樣一來，實現(xiàn)了電子檔案從形成到預歸檔、歸檔、提供利用、統(tǒng)計分析等全流程管控，能夠?qū)w檔文件的質(zhì)量進行控制，提高了檔案工作的主動性，實現(xiàn)了檔案與知識的共享和整合。

結(jié)語

企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項管理工作的基礎(chǔ)，為企業(yè)管理各項工作提供信息資源和智力支撐。企業(yè)檔案工作也只有在與企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動達到深度融合之后才能獲得活力和發(fā)展動力。