申峰

摘 要：隨著我國醫(yī)療體制改革和醫(yī)療服務(wù)水平不斷提高，醫(yī)院間的競爭日趨激烈。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，積極更新傳統(tǒng)的檔案管理模式，將精細(xì)化管理模式融入醫(yī)院檔案管理中，改善檔案管理的不足，提高醫(yī)院整體發(fā)展能力，使其在激烈競爭中更具競爭力。本文論述了醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義，對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的不足進(jìn)行了分析，并提出了有效加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施，希望能夠為相關(guān)專業(yè)人員找到有針對性的解決辦法。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用

在醫(yī)院發(fā)展管理過程中，檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分有著重要作用。對于醫(yī)院整體素質(zhì)的提高，使醫(yī)院能夠立足根本實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要作用。但實際上，醫(yī)院檔案管理形式并未隨著時代的前進(jìn)而創(chuàng)新，依然存在著管理效率低下等問題，導(dǎo)致寶貴的檔案資源經(jīng)常損耗，無法充分利用檔案資源。將精細(xì)化管理運(yùn)用到檔案管理中既能提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，又能使醫(yī)院管理更加規(guī)范和統(tǒng)一，這對于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展具有積極影響。

一、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的意義

1.提高醫(yī)療服務(wù)水平

精細(xì)化管理方式能夠簡化管理流程，提高管理效率，為醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)提供有條不紊的參考依據(jù)，能夠在一定程度上優(yōu)化醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。精細(xì)化管理在檔案管理中尤其適用，通過精細(xì)化檔案分析能夠使醫(yī)療服務(wù)更加規(guī)范和完善，建立起一整套醫(yī)患檔案管理體系，更有效地讓理論和實踐相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性。

2.消除醫(yī)患矛盾

當(dāng)前，醫(yī)患糾紛幾乎成為醫(yī)院常態(tài)，而造成醫(yī)患糾紛的主要問題究其原因是由于醫(yī)院服務(wù)不到位、醫(yī)療能力不足、效率慢、檔案管理錯漏百出造成的，由此造成的誤解加大了醫(yī)院糾紛事件的產(chǎn)生，使醫(yī)院名譽(yù)和醫(yī)生聲譽(yù)受到嚴(yán)重影響。以醫(yī)院檔案管理為例，在檔案管理中存在的主要問題是患者信息更新慢、檔案不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)管理出錯等。如果使用精細(xì)化檔案管理模式，就能夠?qū)ι鲜鰡栴}進(jìn)行一一解決，就能夠大大降低醫(yī)鬧事件。

3.提升檔案價值

新醫(yī)改政策豐富了人事信息，大大增加了檔案管理的壓力。優(yōu)秀理念的引入促進(jìn)了各環(huán)節(jié)的有序發(fā)展，精細(xì)化管理使人事檔案與醫(yī)院員工有直接聯(lián)系，如果檔案出現(xiàn)造假或者信息錄入錯誤等問題，將會對醫(yī)院的人事管理造成影響，不利于醫(yī)院員工的管理。但是，如果引入精細(xì)化管理理念，這一現(xiàn)狀就能夠得到有效改善，就能夠深入檔案“內(nèi)部”細(xì)化檔案管理細(xì)節(jié)，以確保個人信息的準(zhǔn)確性和完整性，促進(jìn)檔案價值的開發(fā)，并與人才管理和醫(yī)院選擇緊密相連。

二、精細(xì)化管理的基本理念

1.概念界定

精細(xì)管理的概念最早由日本產(chǎn)業(yè)公司提出。它們致力于組織發(fā)展，通過有效而準(zhǔn)確地組織各組織之間的相關(guān)活動，并支持各業(yè)務(wù)單元之間的聯(lián)系，可確保不同單元之間的有效連接，提高行政效率。公司將組織管理體系視為一種融入企業(yè)各方面的管理文化，努力在現(xiàn)代管理中完善工作與服務(wù)質(zhì)量的社會分離。另外，管理者也把精細(xì)化管理作為一種管理方法，使相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)的細(xì)節(jié)能適應(yīng)顧客，以顧客滿意為宗旨，開拓市場，實現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.精細(xì)化管理的實施路徑

（1）目標(biāo)管理。要科學(xué)合理地計算目標(biāo)、明確目標(biāo)，從實際出發(fā)，層層分解，縱橫結(jié)合，形成一套科學(xué)合理、目標(biāo)明確的管理體系。

（2）過程規(guī)范。每個人執(zhí)行的特定管理活動叫作過程。從組織運(yùn)行的角度對各崗位工作步驟和標(biāo)準(zhǔn)提出要求，仔細(xì)梳理人員與部門之間的流程聯(lián)系。

（3）促進(jìn)職業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院管理者應(yīng)做到人員培訓(xùn)全覆蓋，嚴(yán)格規(guī)定培訓(xùn)內(nèi)容和要求，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)員工的工作習(xí)慣和技能，逐字逐句地修改操作規(guī)程。

（4）考核約束。考核約束是對檔案管理人員的一種約束，是改善檔案管理現(xiàn)狀的主要手段?，F(xiàn)如今，檔案管理方法和管理理論層出不窮，有很多方法的適用性極強(qiáng)，能夠有效應(yīng)用于檔案管理中，如EVA評估考核、平衡計分卡、360評估考核等。雖然考核方法很多，但是在具體實踐中相關(guān)人員不能對其盲目使用，應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院實際在原有考評機(jī)制的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善和落實。除此之外，應(yīng)該完善醫(yī)院的薪酬管理體系，提高檔案管理人員的幸福感和滿足感，同時還要注重制度體系建設(shè)的公平公正性，只有這樣才能提高醫(yī)院管理水平，進(jìn)而為提高醫(yī)院的檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

（5）文化建設(shè)。無論是企業(yè)還是醫(yī)院，都需要有良好的文化支撐，文化是企業(yè)和員工進(jìn)行交流的橋梁，營造濃厚的文化氛圍能夠讓檔案管理人員提高歸屬感和責(zé)任感，員工能按照既定程序和流程高質(zhì)量地完成各項工作，完善整個公司的組織生態(tài)，使組織運(yùn)作更合理。

三、醫(yī)院檔案管理中常見的問題

1.檔案保管封閉

醫(yī)療科技的進(jìn)步使得醫(yī)院各個方面都朝著智能化方向發(fā)展，而檔案管理也應(yīng)該走在時代前沿，做好智能化檔案管理工作。大部分檔案管理機(jī)構(gòu)的招聘多是基于管理人員的經(jīng)驗，其思想認(rèn)識如果不正確，認(rèn)為只要做好醫(yī)療工作，檔案管理就能高效完成，就忽視了檔案管理在整個醫(yī)療隊伍中的作用。甚至錯誤認(rèn)為在本單位工作人員只能查看相關(guān)內(nèi)容，相應(yīng)的信息基本上只能由醫(yī)院工作人員使用，檔案管理員只對相關(guān)信息進(jìn)行收集，并不會產(chǎn)生信息傳遞和利用意識，認(rèn)為這是“分外”工作，在這樣的管理背景下，檔案管理的價值將無法得到有效發(fā)揮。

2.管理制度不健全

醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的智能化、信息化發(fā)展擴(kuò)大了醫(yī)療市場的競爭局面。為了使自家醫(yī)院站穩(wěn)市場，醫(yī)院管理者就會緊抓效率，并不會多加關(guān)注檔案管理，在實際工作中檔案管理難度較大。此外，由于檔案管理制度不完善、數(shù)據(jù)支持不足等原因，醫(yī)院學(xué)術(shù)研究的開展嚴(yán)重影響著學(xué)術(shù)研究的真實性和有效性。唯有加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，才能切實保障醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3.檔案服務(wù)被動

現(xiàn)有檔案管理服務(wù)主要包括原始文件的借閱、認(rèn)證關(guān)系以及檔案復(fù)制。工作方式被動、單一，無法充分利用檔案信息。很多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，醫(yī)院對檔案管理重視不夠，檔案內(nèi)容更新困難，管理過程中各部門之間協(xié)調(diào)和交流受阻，有的檔案管理員目前還不能完全負(fù)責(zé)這項工作。

4.信息化水平較低

隨著醫(yī)療改革的深入、醫(yī)療水平的提高、各種活動的快速發(fā)展，帶來了醫(yī)療數(shù)據(jù)和信息的爆炸式增長，管理部門為了節(jié)約成本所面臨的壓力和困難較大，有些醫(yī)院對信息化建設(shè)投入不足，造成檔案管理理念和技術(shù)支持不足，覆蓋范圍有限，影響了檔案價值的利用和管理質(zhì)量的提高。

5.統(tǒng)一的檔案管理模式，使用和服務(wù)資源有限

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案信息一般采用紙質(zhì)方式傳遞，檔案管理仍然依靠人工操作。有的醫(yī)院還存在“重管理、輕利用”傳統(tǒng)的檔案管理觀念，對檔案使用缺乏積極的服務(wù)意識。發(fā)展檔案資源的局限性、服務(wù)資源單一、“你來我去”的被動服務(wù)仍然占主導(dǎo)地位，醫(yī)院檔案利用和服務(wù)的積極性不高，導(dǎo)致原始檔案損壞或丟失的同時，也影響檔案的存取速度和使用率，不能滿足個人檔案需要。

四、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)模式的應(yīng)用措施

1.提高管理意識，明確檔案建設(shè)目標(biāo)

第一，明確檔案建設(shè)方向;第二，要把管理責(zé)任落實到全體員工;第三，在實施目標(biāo)管理系統(tǒng)的同時，調(diào)動所有員工的積極性。規(guī)范管理促進(jìn)檔案工作有序開展，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。同時，檔案的內(nèi)在價值也只有通過良好的員工培養(yǎng)才能充分體現(xiàn)。

2.完善管理制度，促進(jìn)制度精細(xì)健全

檔案管理系統(tǒng)以“精細(xì)管理”為背景，落實檔案管理任務(wù)，包括人事檔案、文件、醫(yī)療技術(shù)等，實現(xiàn)崗位與績效的職責(zé)，使檔案工作人員明確職責(zé)目標(biāo)，充分把握工作條件，然后根據(jù)職位不同，管理任務(wù)不同進(jìn)行分工。

3.創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

第一，良好的文件整理和檔案管理。按照不同的內(nèi)容精心創(chuàng)建、分類、存檔，經(jīng)過主管部門的批準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)化存檔，再將部分檔案信息上傳到平臺;二是將醫(yī)患糾紛納入檔案管理?？紤]到醫(yī)患糾紛的普遍存在，醫(yī)院可將其納入檔案管理，進(jìn)行廣義和狹義的分類。廣義是指診療過程中的隱私權(quán)和醫(yī)院責(zé)任;狹義是指在診斷和治療過程中發(fā)生的醫(yī)患之間的分歧事件。這些事件應(yīng)納入檔案管理，以記錄事件的時間、原因、過程和結(jié)果;三是提高整體管理質(zhì)量。檔案工作者應(yīng)通過良好的培訓(xùn)提高其技能和素質(zhì)，在選材上遵循人才優(yōu)先原則，加強(qiáng)對基礎(chǔ)知識和實踐水平的評價，使各項指標(biāo)達(dá)到人才要求。依據(jù)醫(yī)院檔案管理要求對員工法律知識和綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，做好檔案管理的培訓(xùn)和進(jìn)修工作，定期開展基本管理技能、信息技能等培訓(xùn)活動。

4.引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高信息化水平

檔案管理要引進(jìn)信息技術(shù)，以用戶為核心，通過認(rèn)證登錄用戶的身份實現(xiàn)對文件信息的獲取和使用，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破壞，保證醫(yī)院檔案的高度保護(hù)，從而在一定程度上保護(hù)醫(yī)院檔案。比如，個人資料網(wǎng)上查詢、醫(yī)院制劑、中醫(yī)名醫(yī)、病人的電子病歷、臨床病例資料的收集和使用等。

5.推動檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展

將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的人事資料進(jìn)行管理，可以使事業(yè)單位的查詢更加方便。通過不同技術(shù)手段，科學(xué)、高效地將不同數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，使個人信息傳遞具有及時、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，但在錄入信息時要注意保密，這樣既能方便管理人員查詢員工信息，又能有效提高醫(yī)院檔案管理效率。

6.積極建設(shè)一支專業(yè)的管理人才隊伍

專業(yè)技術(shù)水平直接影響整個檔案管理工作的質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者和實踐者。為此，醫(yī)院要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，使其在工作中光彩奪目，為實現(xiàn)醫(yī)院的全面發(fā)展做出貢獻(xiàn)。醫(yī)院要提高檔案工作者的錄用門檻，優(yōu)先培養(yǎng)檔案工作者，使其能夠?qū)⒖茖W(xué)的管理理念和經(jīng)驗應(yīng)用于實際工作，促進(jìn)檔案管理專業(yè)化水平的顯著提高。

一是強(qiáng)化檔案管理隊伍建設(shè)。醫(yī)院檔案中涉及個人隱私信息很多，這就要求檔案管理人員要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，不能隨意透露患者、員工的個人信息，要注意分類，對管理人員要嚴(yán)格選拔，加強(qiáng)組織建設(shè);二是通過廣播錄像、人才交流、專家講授先進(jìn)的管理理念及科學(xué)的管理方法等方式，提高醫(yī)院檔案管理人員的技術(shù)水平，使他們更好地參與競爭。

7.規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作流程

人才檔案的完整性是對資料進(jìn)行科學(xué)管理的基本標(biāo)準(zhǔn)之一。以此為依據(jù)，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作流程，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)辦事。

第一，認(rèn)真收集有效的人事檔案。年度考核、干部任用、干部認(rèn)定等信息按規(guī)定及時收集、整理、歸檔，以確保個人資料完整。

第二，做好選人用人。歸檔人員要認(rèn)真考慮檔案資料的時間、真?zhèn)?，確定檔案材料是否屬于員工所有，并辦理相關(guān)手續(xù)。若存在缺失，應(yīng)及時登記、收集、完善。

第三，做好人事檔案的整理。檔案存檔的基本原則是資料分類、頁數(shù)、編號、復(fù)印文件目錄、裝訂、著錄索引等。

第四，做好員工檔案的移交。首先，填寫身份證件;其次，記錄送交時間和送交單位;最后，填寫轉(zhuǎn)移證件《通知單》，確認(rèn)無誤后在轉(zhuǎn)交單上簽字蓋章，完成送交。

8.創(chuàng)新檔案管理模式

重點(diǎn)在于提高服務(wù)質(zhì)量和檔案管理水平，更新檔案工作觀念和類型，擴(kuò)大工作范圍，充分重視檔案工作，夯實基礎(chǔ)。

（1）改變檔案管理觀念。檔案工作要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)與醫(yī)療、科教、質(zhì)檢部等檔案部門的溝通，使生成的文件既能滿足單位用戶的需求，又能滿足醫(yī)院檔案的要求，創(chuàng)造出真實、完整、安全可靠的優(yōu)質(zhì)檔案。嚴(yán)格按照存檔區(qū)域和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔，確保檔案資料的完整和存檔質(zhì)量。

（2）智能管理系統(tǒng)提高檔案精細(xì)化管理。根據(jù)醫(yī)院自身條件引入文件安全監(jiān)控系統(tǒng)，采用系統(tǒng)實時定位技術(shù)，將電子標(biāo)簽插入文件單元，實現(xiàn)了醫(yī)院檔案信息的實時定位;在檢索文件時，可以快速查找文件，能夠記住不在存儲庫內(nèi)外的文件單元;管理員可以在系統(tǒng)中查看和授權(quán)。

（3）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。健全的檔案管理體系是規(guī)范、有序的，醫(yī)院檔案管理制度把精細(xì)化理念融入每個環(huán)節(jié)，結(jié)合檔案法律法規(guī)和實際情況建立系統(tǒng)、完整的檔案管理體系，將精細(xì)管理延伸到醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作的各個領(lǐng)域，實現(xiàn)“處處行政，事事行政”的目標(biāo)。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)用精細(xì)化管理理念，使之規(guī)范化、制度化，有效提高了醫(yī)院檔案管理效率。

（4）完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化管理是按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，傳統(tǒng)的文件管理有不同的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)是完整、準(zhǔn)確的，對于檔案人員要有明確、符合標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作要求。

（5）提高人事檔案的真實性和完整性。有效人才信息的收集與存儲是有效管理個人數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，是個人數(shù)據(jù)管理的重要內(nèi)容。因此，我們必須不斷提高個人資料的真實性與完整性才能有效提高個人資料管理的效用與價值，了解員工的培訓(xùn)及工作經(jīng)驗，不斷改善對個人資料的實際管理，并解決欺詐及資料失真問題。另外，檔案管理者要提高個人資料管理的有效性，通過不同渠道收集員工個人資料，在一定程度上保證檔案的真實性。這樣才能提高工作效率，為醫(yī)院檔案管理順利實施提供可靠的依據(jù)。

五、結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代醫(yī)療改革的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理已難以滿足醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的需要。醫(yī)院迫切需要以良好的理念為指導(dǎo)，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，解決思想觀念、管理體制、信息化建設(shè)等方面的問題，最大限度地實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：河北省皮膚病防治院）