文/新華報業(yè)傳媒集團人力資源部 熊曉絢

傳媒集團在轉型發(fā)展期，干部員工的人事檔案工作面臨管理和服務工作的雙重挑戰(zhàn)與變革。在事業(yè)單位干部管理方面，人事檔案管理有完整的歷史沿革政策文件和嚴格的工作規(guī)范科學要求，管理基礎較好、資料較為完整。在企業(yè)員工檔案管理方面，人才流動服務機構對流動人員的檔案管理規(guī)范及國有企業(yè)員工檔案形成了實際管理依據，但涉及企業(yè)多元業(yè)務發(fā)展，人員流動性增大，管理基礎不齊、檔案意識較弱。

一、政策為本、實踐為需，健全工作機制

（一）現行管理機制與政策概述。機關事業(yè)單位體制內干部檔案管理是全國各地及各級組織人事部門按照國家和省市頒發(fā)的一系列工作條例和政策法規(guī)執(zhí)行的?，F行的干部人事檔案管理機制是按干部管理權限，分中央組織部、各級黨委（黨組）和各級組織人事部門，分級負責、集中管理。相關重要工作條例有：《干部檔案工作條例》（中共中央組織部與國家檔案局聯合頒發(fā)，以下簡稱《條例》）和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》（中共中央組織部制定，以下簡稱《暫行規(guī)定》）等。

《條例》明確了干部檔案管理工作的性質、任務、特點、體制，并對干部檔案管理工作的各項內容做統(tǒng)一規(guī)定?！稌盒幸?guī)定》對干部檔案材料收集歸檔的范圍、對歸檔材料的要求及收集方法都做了具體規(guī)范的規(guī)定。2018年，國家頒發(fā)《干部人事檔案工作條例》，原《條例》廢止。新《條例》明確新時代干部人事檔案工作的定位、加強頂層設計、突出全面從嚴要求、注重效用發(fā)揮，進一步推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。對干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監(jiān)督等加以規(guī)范完善。

（二）《條例》實施檔案管理范圍職責?！稐l例》對干部人事檔案的定義是：各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。管理檔案的適用范圍是黨政領導干部、機關公務員、參照公務員法管理的機關（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業(yè)領導人員、管理人員和專業(yè)技術人員的人事檔案管理工作。國有企事業(yè)單位干部人事檔案工作的政治性、專業(yè)性和服務性強，需要政治素質過硬、專業(yè)政策強、作風正派的工作人員從事，堅守底線、熱情服務，嚴格按政策法規(guī)開展工作。

人事檔案工作機構的職責有：1.負責干部人事檔案的建立、接收、保管、轉遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔、信息化等日常管理工作。2.查詢、借閱、利用檔案信息、組織審核等專項工作。3.配合有關方案調查涉及干部人事檔案違規(guī)違紀違法行為。4.指導和監(jiān)督檢查下級單位干部人事檔案工作等。

（三）實踐中的局限——普通員工檔案管理滯后。

傳媒集團屬于各級政府直接管理的國有企事業(yè)單位，干部員工構成大部分以編制外員工為主。伴隨文化企業(yè)改革和編制機構變革，以事業(yè)為核心的黨媒、黨報集團，事業(yè)在編人員逐年減少，聘用制干部、聘用制員工、勞動合同制人員以及派遣、各級分、控股子公司的合同制員工數量已大大超過事業(yè)員工。但是，對應管理政策不足之處是，2014年《事業(yè)單位人事管理條例》中“事業(yè)單位工作人員”概念沒有對事業(yè)單位編外人員的范圍做明確界定。國家頒發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》等文件中的流動人員人事檔案是指非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案，辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關系人員的檔案和未就業(yè)、自費出國留學、因私出國(境）、自由職業(yè)、靈活就業(yè)以及其他實行社會管理人員的檔案等。實踐中，傳媒集團編外普通員工的人事檔案工作機制存在較多不足，檔案管理依托于各級人才交流服務中心，內部管理機制不健全、檔案利用效率低。

二、利用出效、服務為先，創(chuàng)新服務平臺

（一）政策為綱、合理分責，建立全面管理機制。傳媒集團是傳統(tǒng)事業(yè)、國有企業(yè)、多種所有制公司共存組織，在全部員工檔案管理的頂層設計上，需要組織人事部門扎口管理，制定統(tǒng)一標準和規(guī)范；分責日常管理方面，按企業(yè)所有權屬性、干部管理范圍、員工流動特點等權變因素，劃分具體工作職責和管理內容。自上而下、嚴格貫徹《條例》精神，自下而上、由簡入繁做好員工檔案管理，為傳媒集團核心干部檔案管理工作夯實基礎、減少漏洞、高效產出?？砂磫挝恍再|，設置管理權限和工作職責（見下表）：

（二）加強干部人事檔案的利用審核，保證安全性和動態(tài)性。干部人事檔案具有一般檔案的屬性和特點的同時，還具有自身的屬性和特點。首先必須嚴格遵守相應法規(guī)條例，確保檔案數據的真實準確。干部人事檔案是寶貴的歷史資料，是新時代黨的重要執(zhí)政資源；是組織人事部門考察、了解干部的基本依據，是維護干部合法權益的可靠憑證，是規(guī)范與監(jiān)督干部工作的重要參考；是干部員工個人成長經歷和各個歷史階段的精華濃縮，必須做到全面、準確地記錄干部和員工的經歷、學歷、品德、學術水平和業(yè)務能力、業(yè)績考核等主要情況，目錄具體清楚、材料排列有序、紙質完好整齊。

最初的檔案建立和日常檔案管理的材料收集、鑒別、整理、審核、裝訂和保管等所有工作，都是為了可以利用檔案，為干部選拔、職稱評聘、人才甄選、招聘錄用等提供有價值的信息。檔案利用可分為兩方面：對內利用和對外利用。對內利用包括政治審查、干部任免考察、人才引進培養(yǎng)、編史修志、紀念活動、辦理員工繼承公證等事項。對外利用包括巡視巡察、選人用人檢查、案件查辦、與重大案件、重大事件有直接關系或提供相關證明材料。傳媒集團干部員工人事檔案，歷史資料數量繁多、現代資料參差不齊，要滿足“檔如其人”“人檔統(tǒng)一”和“檔隨人變”管理現實，必須在書面形式的保管基礎上，建立安全的檔案資料數據庫來保證檔案管理的動態(tài)化。

（三）加快滿足各方使用服務需要，實現信息化和平臺化。所轄用工的穩(wěn)定與流動、歸檔材料的歷史與現代，是傳媒集團建設員工檔案管理工作新模式面臨的兩個主要管理矛盾。檔案的紙質載體具有人員專屬性、歷史累積性、信息保密性和物質特殊性等特點，也同時具有易老化損毀、檢索不便等弱點，是員工檔案管理工作必須突破的技術難題。對內需要實現人員身份檔案的統(tǒng)一管理；對外要配合人才流動機制，打破身份、戶籍、地域、學歷、職稱等制約，實現傳媒人才流動配置的規(guī)范對接、市場化。因此，必須建立一個信息化平臺進行管理，以實現迅速檢索、便捷使用、異地審核；在平臺上運作數字檔案，實現共享、復用、交互和傳輸便捷等優(yōu)越性，從而一舉解決傳統(tǒng)檔案管理工作中“保管與利用”之間的矛盾。

三、轉變思想、提升素質，確保檔案管理效率

（一）提高檔案管理人員的綜合素質。為保障新時代傳媒集團干部人事檔案管理的準確度和效率，需要提高檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務能力。1.傳媒集團要加強對其干部人事檔案管理人員的業(yè)務能力培訓力度，要把檔案管理人員培訓工作制度化，利用培訓機會增強檔案管理人員對現代化管理設備的使用能力，逐漸打造出一支具有新時代新技能的檔案管理隊伍，使傳媒集團干部人事檔案管理工作水平保持在一個較高的層面；同時傳媒集團還要做好檔案管理人才的引進工作，以高標準、高技能為人才招聘準則，通過提高工資待遇等方式逐漸吸引一批高素質的檔案管理人員充實到傳媒集團的工作隊伍當中，同時帶動老員工的工作技能和水平，形成多樣化的檔案管理隊伍，提升檔案管理工作的效率。2.新時代干部人事檔案管理人員要有學習先進檔案管理理念和技術的意識，除了利用集團組織的定期培訓機會，還要進行自我學習，借助于豐富的網絡資源不斷提升自己的業(yè)務能力，在工作中遇到的問題要及時向其他員工請教，不斷更新自己的知識體系，提高自己的工作技能，以適應新時代對干部人事檔案管理工作的新要求。3.傳媒集團還要重視干部人事檔案管理人員道德建設工作，利用先進人物事跡、評選先進工作者等方式逐漸提高檔案管理人員的道德水平，以推動檔案管理人員全身心投入到工作中，最大限度地提升檔案管理工作效率。

（二）創(chuàng)新干部人事檔案管理思想。干部人事檔案管理是一項重要的工作，直接影響著干部的工資待遇、工作升遷等。新時代，傳媒集團的干部人事檔案工作變革的思想意識不足，工作效率水平有待提高。因此，要實現新時代傳媒集團干部人事檔案管理工作就要創(chuàng)新檔案管理工作的思想。1.傳媒集團要結合新時代信息、大數據等先進技術的優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新、完善干部人事檔案管理模式，并在管理模式的創(chuàng)新和完善的過程中，逐漸實現對檔案管理工作的有效控制。2.創(chuàng)新人事干部檔案管理模式要從轉變檔案管理人員的思想入手，通過多種教育手段，在檔案管理人員的思想內部逐漸建立“以人為本、求真求實”的干部人事檔案管理新模式，以在干部人事檔案管理工作中進行實踐，并在此工作中逐漸增加檔案管理工作的人性化色彩，確保干部人事檔案管理工作有效開展和檔案信息發(fā)揮出最大的作用。3.干部人事檔案管理人員也要積極轉變工作思想和理念，配合完成單位組織的各項工作，在工作中要主動作為，對工作中出現的問題要及時向上反映以確保問題及時解決，對于工作中的成熟經驗要善于交流分享并逐漸推廣，以積極的思想觀念推動新時代傳媒集團干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新。

（三）拓展、開發(fā)干部人事檔案的內容。新時代，傳媒集團干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新，應該對檔案內容進行拓展和開發(fā)。1.從多年的干部人事檔案管理工作經驗和實際出發(fā)，通過專題會議等形式，逐漸把無用的內容去除或是進行更新，同時要在干部人事檔案中將那些潛在的、流動的信息內容進行收錄，以確保單位對干部人事信息的全面且準確掌控，進一步發(fā)揮出干部人事檔案管理的作用。2.檔案內容要在原有的基礎上完善各項信息的具體時間，在每一個階段都要有一定的工作評定內容，指出干部在工作中的優(yōu)點和不足，同時檔案中還應該包括同事和群眾對干部的評價內容，盡可能地多方面、全方位展現干部的工作履歷和工作能力，通過拓展、開發(fā)干部人事檔案的內容，真正實現對傳媒集團干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新，使干部人事檔案管理的價值發(fā)揮到最大。

四、結語

綜上所述，可結合國家干部人事檔案管理規(guī)定及實際情況，對事業(yè)和企業(yè)共存的傳媒集團設置分層、分類的清晰責任界定，圍繞干部人事檔案信息的整個生命周期，完善和創(chuàng)新干部人事檔案管理模式。同時，還要從檔案管理人員的素質和思想方面入手，創(chuàng)新干部人事檔案管理工作內容、培養(yǎng)檔案管理專業(yè)和兼職工作人員，建立多元化干部人事檔案管理模式，以適應新時代對傳媒集團干部人事檔案管理模式的新要求。