中國(guó)人民解放軍63769部隊(duì) 徐超飛 彭科燕 劉蒲理｜文

GB/T 45001—2020《 職 業(yè)健康安全管理體系 要求及使用指南》指出：實(shí)施職業(yè)健康安全管理體系是組織的一項(xiàng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)決策。采用職業(yè)健康安全管理體系旨在使組織能夠提供健康安全的工作場(chǎng)所，防止與工作相關(guān)的傷害和健康損害，并持續(xù)改進(jìn)其職業(yè)健康安全績(jī)效。

標(biāo)準(zhǔn)7.5“文件化信息”要求：組織的職業(yè)健康安全管理體系應(yīng)包括文件化信息。對(duì)組織而言，文件化信息是職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行的依據(jù)，它可以使組織中與體系相關(guān)的活動(dòng)在統(tǒng)一意圖和行動(dòng)下開(kāi)展。7.5 中還要求：對(duì)于不同組織，文件化信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類(lèi)型；證實(shí)滿足法律法規(guī)要求和其他要求的需要；過(guò)程的復(fù)雜性及其相互作用；工作人員的能力。這要求文件化信息既要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)更要貼合組織實(shí)際，如此才能避免職業(yè)健康安全管理體系與實(shí)際工作脫節(jié)，真正使文件化信息起到溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)的作用，最大程度防止對(duì)人員造成傷害和健康損害。

當(dāng)前文件化信息存在的典型問(wèn)題

從目前的情況來(lái)看，只要建立了職業(yè)健康安全管理體系的組織，都有自己的文件化信息，這一點(diǎn)毫無(wú)疑問(wèn)。但文件化信息管不管用、好不好用，卻是要打個(gè)問(wèn)號(hào)。一些組織的文件化信息往往是中看不中用，編寫(xiě)完就束之高閣，失去了建立職業(yè)健康安全管理體系的根本目的和意義。不同組織文件化信息的問(wèn)題多種多樣，典型問(wèn)題可能包含以下三方面:

照搬照抄

一些單位在建立職業(yè)健康安全管理體系之初無(wú)從下手，采取借鑒其他業(yè)務(wù)或性質(zhì)相近單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，這本無(wú)可厚非。問(wèn)題在于全盤(pán)參考，不加分析，不考慮本單位特點(diǎn)，簡(jiǎn)單套用模板，不管能不能做到，適合不適合做，都先拷貝過(guò)來(lái)，把里面的單位和崗位名稱(chēng)等一些表面的基本信息修改后就算完成，評(píng)審也走馬觀花，審批簽字人員也不愿投入太多精力，不過(guò)細(xì)核查，認(rèn)為大面上過(guò)得去就行，只簽字不把關(guān)。

事不關(guān)己

多數(shù)組織都有安全主管部門(mén)，據(jù)了解，很多單位為了管安全，都設(shè)有安全委員會(huì)或類(lèi)似組織機(jī)構(gòu)，有些還有專(zhuān)職或兼職的安全專(zhuān)家、安全員。據(jù)此，一些單位的部分人員就認(rèn)為編制文件化信息是安全主管部門(mén)和安全委員會(huì)的職責(zé)，或者應(yīng)該由安全專(zhuān)家、安全員全權(quán)負(fù)責(zé)，自己僅作為使用人員，不需要參與編寫(xiě)，只要按照要求執(zhí)行就夠了，而實(shí)際上單位里的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可能千差萬(wàn)別，安全專(zhuān)家或安全員不可能了解所有業(yè)務(wù)過(guò)程中的安全要求，這樣編制的文件化信息也不可能符合實(shí)際。

模棱兩可

GB/T 45001—2020 標(biāo) 準(zhǔn) 適用于所有組織，因此在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容里有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“宜”“可”“可能”“能夠”等助動(dòng)詞，以及“適用時(shí)”“適當(dāng)?shù)摹钡日Z(yǔ)境，組織在編寫(xiě)本單位文件化信息時(shí)要結(jié)合實(shí)際將這些助動(dòng)詞具體化。但一些單位的編寫(xiě)人員為了省事，沒(méi)有把這些助動(dòng)詞轉(zhuǎn)化成可操作可執(zhí)行的描述，沒(méi)有指導(dǎo)性，或有二義性，結(jié)果造成文件化信息起不到行動(dòng)指南的作用，執(zhí)行人員感到無(wú)所適從，想當(dāng)然地理解和執(zhí)行，有些甚至望文生義，想當(dāng)然認(rèn)為既然是可以執(zhí)行，那就說(shuō)明也可以不執(zhí)行。

如何編制“接地氣”的文件化信息

組織的文件化信息如果能“接地氣”，那就既要符合GB/T 45001—2020 要求，又要根植于本組織土壤，適合于本組織實(shí)際。這樣的文件化信息更利于組織貫徹標(biāo)準(zhǔn)要求和管理理念，也是過(guò)去成功經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是指導(dǎo)培訓(xùn)人員的好老師、好教材。如何編制出這樣的文件化信息？需要在編寫(xiě)開(kāi)始前、編寫(xiě)過(guò)程中、編寫(xiě)完成后這三個(gè)階段著力，具體如下:

編寫(xiě)開(kāi)始前注意把握三個(gè)要求

一要把握管理過(guò)程要求。GB/T 45001—2020標(biāo)準(zhǔn)所采用的方法是基于PDCA 循環(huán)理念的過(guò)程方法，運(yùn)用PDCA 過(guò)程方法不斷迭代，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)是標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)核心思想，所以識(shí)別和確定過(guò)程是編制文件化信息的首要前提。需要指出的是，組織的過(guò)程一定是客觀存在的，不會(huì)因編制文件化信息發(fā)生變化，為了對(duì)過(guò)程進(jìn)行控制，應(yīng)圍繞標(biāo)準(zhǔn)要求的策劃、支持、運(yùn)行、績(jī)效評(píng)價(jià)以及改進(jìn)過(guò)程，針對(duì)組織具體的環(huán)境及活動(dòng)的性質(zhì)，識(shí)別和確定體系所需的過(guò)程，并通過(guò)策劃確定過(guò)程的順序以及各過(guò)程之間的相互作用和影響，過(guò)程確定必須完整，不得遺漏。

二要把握現(xiàn)存文件要求。建立職業(yè)健康安全管理體系不是將原有的安全管理模式全盤(pán)否定，而是借鑒先進(jìn)的安全管理理念、手段和方法，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)完善；編寫(xiě)文件化信息更不是將原來(lái)的制度推倒重來(lái)，而是將安全管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)、深化和規(guī)范。組織原有的文件是組織長(zhǎng)時(shí)間形成的符合實(shí)際、行之有效的規(guī)定，是組織工作人員智慧的結(jié)晶、固化的經(jīng)典，人員在日常工作中已經(jīng)習(xí)慣自覺(jué)地貫徹執(zhí)行。因此，如果這些文件符合標(biāo)準(zhǔn)要求，則可以直接使用，當(dāng)然如果組織需要，可以統(tǒng)一格式。這樣不僅能提高文件的有效性，還能顯著縮短文件化信息的編制時(shí)間。

三要把握活動(dòng)描述要求。在描述任何活動(dòng)時(shí)，都應(yīng)排除人為的隨意性，使其具有確定性，即必須考慮到影響此過(guò)程輸出的所有因素，并加以控制。頂層文件應(yīng)說(shuō)明職業(yè)健康安全管理體系覆蓋哪些過(guò)程，每個(gè)過(guò)程應(yīng)開(kāi)展哪些活動(dòng)，對(duì)每個(gè)過(guò)程和活動(dòng)需要控制的程度。中間層文件是頂層文件的具體展開(kāi)，應(yīng)根據(jù)需要明確何時(shí)、何地、由誰(shuí)、做什么、怎么做、為什么做（5W1H）及應(yīng)保留什么記錄等。底層文件是對(duì)中間層文件的有力支撐，應(yīng)比中間層文件更詳細(xì)地規(guī)定活動(dòng)如何進(jìn)行，要具備可操作性。只有這樣才能保證過(guò)程完全受控和過(guò)程的一致性，才能保證意圖溝通、行動(dòng)統(tǒng)一。

一要確保符合標(biāo)準(zhǔn)條款。標(biāo)準(zhǔn)4.3 明確：組織應(yīng)界定職業(yè)健康安全管理體系的邊界和適用性，以確定其范圍。邊界和適用范圍可以是整個(gè)組織，也可以是組織的一部分。但一旦組織決定建立職業(yè)健康安全管理體系，不管范圍大小，標(biāo)準(zhǔn)的要求都要全部體現(xiàn)，不能刪減任何條款。因此，編寫(xiě)人員要逐字逐句理解標(biāo)準(zhǔn)的要求和內(nèi)涵，不能看得懂的或較易實(shí)施的就寫(xiě)上，看不懂的或不好實(shí)施的就繞過(guò)。另外，標(biāo)準(zhǔn)要求除了標(biāo)準(zhǔn)本身外，還包括標(biāo)準(zhǔn)中引用的其他技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)適用的法律法規(guī)，這些引用標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)往往容易被忽略，應(yīng)引起注意。

二要確保符合單位實(shí)際。如果文件化信息只符合標(biāo)準(zhǔn)而不符合單位實(shí)際，人員就會(huì)有排斥心理，解決這個(gè)問(wèn)題的手段可以多種多樣，最終要在可操作性上下功夫?！皹I(yè)務(wù)誰(shuí)負(fù)責(zé)，文件誰(shuí)完成”，必須實(shí)行崗位責(zé)任制，誰(shuí)主管的工作、業(yè)務(wù)，文件化信息就由誰(shuí)去寫(xiě)，對(duì)于已有的工作，采取“現(xiàn)在要求怎么做，文件化信息就怎么寫(xiě)”的原則，即要把按照要求做的工作都要寫(xiě)上；對(duì)于以前未做過(guò)而標(biāo)準(zhǔn)又有要求的工作，可先由安全專(zhuān)家提出應(yīng)該怎樣做才能滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，然后由編寫(xiě)人員提出在實(shí)際工作中應(yīng)該怎樣做，雙方應(yīng)經(jīng)過(guò)多次溝通確認(rèn)再編寫(xiě)。

三要確保符合接口節(jié)點(diǎn)。文件化信息編制過(guò)程中，由于編寫(xiě)人員工作側(cè)重點(diǎn)不同，所以安全主管部門(mén)應(yīng)站在整體系統(tǒng)的高度，著重搞清每個(gè)文件化信息在體系中的作用，其輸入、輸出與其他文件化信息之間的界面和接口，要把握好處理原則。文件化信息之間的支撐關(guān)系必須清晰，安全主管部門(mén)要及時(shí)解決不同文件化信息之間交叉、重疊、矛盾等問(wèn)題，安全專(zhuān)家應(yīng)給予技術(shù)支持。同時(shí)，安全主管部門(mén)要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，明確編制計(jì)劃，按照控制節(jié)點(diǎn)組織實(shí)施，按計(jì)劃定期對(duì)編制的進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行檢查、督促，對(duì)人員在編寫(xiě)中遇到的問(wèn)題和困難要即使解決和幫助。

編寫(xiě)完成后注意堅(jiān)持三個(gè)把關(guān)

一要堅(jiān)持單位內(nèi)部把關(guān)。首先，文件化信息編寫(xiě)者要發(fā)動(dòng)崗位其他人員校對(duì)和討論，所謂“當(dāng)局者迷，旁觀者清”，不同的人員往往能以不同的角度對(duì)文件化信息提出的不同的問(wèn)題，他們的評(píng)價(jià)和意見(jiàn)是體系文件的有益補(bǔ)充。其次，文件化信息涉及的不同崗位的相關(guān)人員也要加強(qiáng)交流，避免對(duì)其內(nèi)容理解的不一致，同時(shí)要杜絕死角盲區(qū)。最后，直接領(lǐng)導(dǎo)要帶頭參與討論修改，要查找文件化信息中存在的不足，在單位層面上提出系統(tǒng)性的觀點(diǎn)，實(shí)時(shí)糾正和改進(jìn)。

二要堅(jiān)持單位之間把關(guān)。一個(gè)過(guò)程的完成往往需要多個(gè)單位的協(xié)調(diào)配合，才能達(dá)到過(guò)程規(guī)定的輸出要求，各單位對(duì)完成過(guò)程的職能分工不同，編寫(xiě)文件化信息的導(dǎo)向就不同。因此，在單位內(nèi)部把關(guān)結(jié)束后，文件化信息涉及到的業(yè)務(wù)部門(mén)和執(zhí)行單位也要對(duì)其把關(guān)，直接領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)崗位人員都要參加討論修改，要通過(guò)討論，使文件化信息之間的支撐關(guān)系正確、接口關(guān)系準(zhǔn)確、指向關(guān)系明確。這樣不僅有助于加深對(duì)文件化信息要求的理解，同時(shí)能使參與者產(chǎn)生責(zé)任感。

三要堅(jiān)持最高領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。在單位內(nèi)部和單位之間把關(guān)結(jié)束后，安全主管部門(mén)要組織評(píng)審，邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加，尤其是最高領(lǐng)導(dǎo)。建立和運(yùn)行職業(yè)健康安全管理體系是一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工程，領(lǐng)導(dǎo)者尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)能創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，還能確保資源的獲得，他們站位高、視野寬，能針對(duì)全局統(tǒng)籌謀劃、高屋建瓴。所以，把領(lǐng)導(dǎo)的管理思想和理念體現(xiàn)到文件化信息中是關(guān)鍵的一環(huán)，能極大提高其執(zhí)行力，對(duì)職業(yè)健康安全管理體系的有效實(shí)施能起到?jīng)Q定性作用。

如何持續(xù)改進(jìn)文件化信息

文件化信息的編制是一個(gè)PDCA 循環(huán)，文件策劃是P（策劃），文件編寫(xiě)是D（實(shí)施），文件評(píng)審和運(yùn)行是C（檢查），最后一環(huán)就是A（改進(jìn)），是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。

文件化信息經(jīng)過(guò)策劃、實(shí)施、評(píng)審、發(fā)布后，就要開(kāi)始運(yùn)行。在運(yùn)行過(guò)程中，組織的內(nèi)外部環(huán)境可能會(huì)發(fā)生變化，組織所界定的職業(yè)健康安全管理體系的范圍也可能調(diào)整，組織的工作人員以及相關(guān)方的需求和期望也在不斷變化，組織適用的法律法規(guī)要求也可能發(fā)生變化，這些可能都會(huì)帶來(lái)組織的危險(xiǎn)源發(fā)生變化。同時(shí)，組織在危險(xiǎn)源辨識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)過(guò)程中所使用的方法一般也會(huì)不斷改進(jìn)提高，這些都會(huì)影響到文件化信息的符合性。

針對(duì)上述可能發(fā)生的變化，包括因這些變化而隨之變化的職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)，以及在運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，組織要及時(shí)進(jìn)行有針對(duì)性地修改。隨著組織管理成熟度的提高，要及時(shí)考慮是否可以精簡(jiǎn)文件化信息，不斷評(píng)審實(shí)現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)的文件化信息的充分、適宜和有效性，研究總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提煉新的做法，反復(fù)驗(yàn)證后納入文件化信息中，而且要按照編制文件化信息時(shí)的評(píng)審批準(zhǔn)程序進(jìn)行，做到在運(yùn)行中持續(xù)改進(jìn)，確保職業(yè)健康安全管理體系的持續(xù)適用、好用和管用。

結(jié)論

經(jīng)過(guò)策劃、編制、評(píng)審、發(fā)布、運(yùn)行和改進(jìn)，一套“接地氣”的文件化信息就圓滿完成，由于其具有組織特色，能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)管理理念，適合于組織實(shí)際，人員熟悉，自然就便于實(shí)施。通過(guò)這套文件化信息運(yùn)行職業(yè)健康安全管理體系，必然有利于組織管理與其相關(guān)的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)，提升安全績(jī)效，最終達(dá)到避免人員受到傷害和健康損害的目的。安