方阿燕

廈門滕王閣物業(yè)管理有限公司 福建 廈門

一、引言

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的核心環(huán)節(jié)，現(xiàn)代化企業(yè)管理離不開有效的采購管理，企業(yè)采購管理的效率對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率有著直接的影響。目前，隨著全球化經(jīng)濟(jì)的加深和信息化技術(shù)的發(fā)展，我國市場競爭更加激烈，企業(yè)面臨著國際、國內(nèi)的雙重競爭壓力，同時(shí)，全球市場的溝通使得消費(fèi)者的選擇范圍拓寬，要求變高，企業(yè)要提供更高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)才能滿足消費(fèi)者的需求，贏得市場發(fā)展的機(jī)會，這就要求企業(yè)應(yīng)對市場做出反應(yīng)的速度更快，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營起點(diǎn)的“采購”作用就更加凸顯。

二、采購管理對企業(yè)發(fā)展的作用和意義

1.提升市場競爭力的重要舉措

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)品更新迭代的速度加快，產(chǎn)品的壽命周期進(jìn)一步縮短，市場的需求更加多元，只有不斷提升采購管理的效率，才能提高企業(yè)產(chǎn)品的更新速度，縮短產(chǎn)品更新周期，適應(yīng)消費(fèi)者的需求?，F(xiàn)階段，市場發(fā)展更加多維，消費(fèi)者的需求也更加多元化，要求企業(yè)不斷提高自己的產(chǎn)品研發(fā)能力和對產(chǎn)品的服務(wù)能力，在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)市場和消費(fèi)者的需求，這對企業(yè)提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，通過加強(qiáng)采購管理效率的提升，能夠幫助企業(yè)縮短產(chǎn)品更新?lián)Q代的周期，贏得搶占市場先機(jī)的機(jī)會。

2.降低企業(yè)成本的必要環(huán)節(jié)

加強(qiáng)采購管理，要從采購管理思想入手。社會經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的今天，消費(fèi)者的需求呈現(xiàn)多樣化，選擇的機(jī)會很多，所以采購要堅(jiān)持“以客戶為中心”，從采購環(huán)節(jié)就需要盡可能緊貼消費(fèi)者偏好。消費(fèi)者是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營聯(lián)系最為緊密的利益相關(guān)者，消費(fèi)者需求的多樣化要求企業(yè)要增加市場調(diào)查，能夠緊跟市場需求變動(dòng)趨勢，及時(shí)了解和掌握消費(fèi)者的需要和偏好。因此，企業(yè)只要緊緊圍繞消費(fèi)者的需求，貼近消費(fèi)者，從消費(fèi)者需求出發(fā)設(shè)定企業(yè)的產(chǎn)品，才能在激烈的市場競爭中生存并獲得發(fā)展。要想充分把握消費(fèi)者的偏好，必然需要企業(yè)在市場調(diào)研等環(huán)節(jié)進(jìn)行大量的投入，從而倒逼企業(yè)提升成本管理效率，這就要求企業(yè)在采購環(huán)節(jié)壓縮支出，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)提供支撐和服務(wù)。

3.應(yīng)對市場環(huán)境變化的核心要素

當(dāng)前，市場消費(fèi)主體對于產(chǎn)品、需求的多樣化愈加豐富，過去的單一、標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品已經(jīng)無法滿足消費(fèi)者的需要，越來越多的消費(fèi)者提出更加個(gè)性化、定制化的要求，這對企業(yè)而言，過去的大批量車間生產(chǎn)方式已經(jīng)不符合當(dāng)前市場發(fā)展趨勢，生產(chǎn)亟須轉(zhuǎn)型，向定制化、柔性化發(fā)展，市場生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了巨大的改變。隨著企業(yè)生產(chǎn)供應(yīng)鏈條的發(fā)展改變，傳統(tǒng)生產(chǎn)模式已經(jīng)無法應(yīng)對，企業(yè)必須不斷提升自我核心競爭力，以一體化的思想對供應(yīng)鏈進(jìn)行整合。由于市場環(huán)境的變動(dòng)，現(xiàn)代企業(yè)無法在復(fù)雜的市場競爭中以單一的角色進(jìn)行應(yīng)對，單個(gè)企業(yè)競爭已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榱苏麄€(gè)供應(yīng)鏈之間的競爭，而采購作為企業(yè)供應(yīng)鏈上最為核心的環(huán)節(jié)，如何實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效，成為企業(yè)應(yīng)對市場環(huán)境變化的現(xiàn)實(shí)問題。

三、采購管理效率影響因素的分析

從價(jià)值鏈上看，采購管理會影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營材料、勞務(wù)的直接成本，是顯性的成本。另外，采購管理還影響著產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品實(shí)效，這兩項(xiàng)是隱性成本?？梢哉f，采購管理做得好壞，對企業(yè)的利潤有著重要的影響。

1.成本因素

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本與銷售價(jià)格是關(guān)系企業(yè)經(jīng)營利潤、市場競爭力的直接因素，只有不斷加強(qiáng)成本管理、增加產(chǎn)品銷售量，才能提升企業(yè)的利潤，促進(jìn)企業(yè)的健康良性發(fā)展。采購作業(yè)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)之一，也是成本管理的重要組成部分，只有在采購環(huán)節(jié)不斷降低成本，才能為產(chǎn)品銷售增值提供更大的利潤。一般而言，采購成本主要包括兩個(gè)部分，一是直接成本，指企業(yè)在采購原材料、采購固定資產(chǎn)等方面所花費(fèi)的具體價(jià)格，這部分構(gòu)成了采購的主要成本。想要降低這部分成本，要形成自己的競爭優(yōu)勢，提升自己的議價(jià)能力，并且要建立供應(yīng)管理庫，不斷優(yōu)化采購渠道。二是間接成本，是指企業(yè)在采購過程中產(chǎn)生的其他成本，例如采購過程中產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)用、庫存費(fèi)用、檢驗(yàn)費(fèi)用，以及包裝費(fèi)用，等等，這些間接成本需要企業(yè)在提高內(nèi)部運(yùn)行效率的基礎(chǔ)上來減少支出。

2.產(chǎn)品質(zhì)量因素

產(chǎn)品的質(zhì)量優(yōu)劣是企業(yè)生產(chǎn)線的生命所在，同樣，對于企業(yè)采購管理來說，采購的產(chǎn)品質(zhì)量對于企業(yè)有著極為重要的影響，也關(guān)系到企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)管理。企業(yè)只有加強(qiáng)采購產(chǎn)品的質(zhì)量管理，建立嚴(yán)格有效的質(zhì)量管理體系，才能降低企業(yè)在產(chǎn)品采購環(huán)節(jié)的成本費(fèi)用，并且將質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的概念延伸至供應(yīng)商環(huán)節(jié)，將質(zhì)量管理端口前移。通常情況，建立供應(yīng)商審計(jì)制度、供應(yīng)商質(zhì)量準(zhǔn)入制度和標(biāo)準(zhǔn)，可以預(yù)防因?yàn)樵牧系牟缓细穸斐傻谋酒髽I(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量低下。

3.產(chǎn)品實(shí)效因素

原材料、物品的采購能夠及時(shí)、穩(wěn)定是關(guān)系企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)鍵，只有保證采購物品能夠按質(zhì)、按量地及時(shí)供應(yīng)，企業(yè)才能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成產(chǎn)品的生產(chǎn)，滿足消費(fèi)者的需求，同時(shí)也能幫助企業(yè)減少不必要的倉儲成本，大大節(jié)約了倉儲費(fèi)用。產(chǎn)品供應(yīng)的時(shí)效性要求企業(yè)必須保持與供應(yīng)商建立良好、持續(xù)的合作關(guān)系，保證供應(yīng)鏈條的順暢、有效，在企業(yè)及時(shí)調(diào)整市場戰(zhàn)略、應(yīng)對市場變化時(shí)能夠擁有較為穩(wěn)固的原材料來源，為企業(yè)的經(jīng)營效率提升作出貢獻(xiàn)。

四、企業(yè)采購管理存在的問題分析

1.采購管理體系尚不健全

一是缺乏完善的采購管理制度。企業(yè)的采購管理體系不健全，沒有將采購管理放在戰(zhàn)略管理的高度，對于采購內(nèi)容沒有指定有效的管理措施和制度，企業(yè)沒有明確的采購管理?xiàng)l例，對于不同的原材料、物料基本上都采用同樣的采購方式，導(dǎo)致效率和成本上均存在較大差異，無法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的采購管理。

二是缺乏專業(yè)的采購管理人員。企業(yè)在采購管理上制度缺失、人員混亂，沒有安排專業(yè)的采購人員負(fù)責(zé)采購事項(xiàng)，采購管理沒有落實(shí)責(zé)任崗位和人員，出現(xiàn)采購經(jīng)辦人員記錄不詳盡的問題，甚至在采購物品出現(xiàn)問題時(shí)無法核查到具體負(fù)責(zé)人員，人員管理混亂，很多采購管理人員甚至是負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)勤的人員，不具備正規(guī)的聘用手續(xù)和流程。

三是缺乏采購監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)沒有建立嚴(yán)格的采購監(jiān)督機(jī)制，企業(yè)的采購管理活動(dòng)沒有形成制度限制和約束，相關(guān)人員缺乏工作積極性，嚴(yán)重者存在道德問題，導(dǎo)致采購成本大大提升。

2.采購人員總體素質(zhì)較低

采購管理涉及利益方方面面，專業(yè)性強(qiáng)，影響面廣，涉及企業(yè)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)，以及成本管理、市場調(diào)研等多個(gè)專業(yè)的內(nèi)容，必須要求采購管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，掌握相關(guān)的采購方法和技巧。現(xiàn)階段，從調(diào)查了解的結(jié)果來看，企業(yè)的采購管理人員的綜合素質(zhì)還有待進(jìn)一步提升。過去，很多企業(yè)管理模式較為老化，沿用家族型企業(yè)的經(jīng)營模式，出于對采購的重視，采購管理人員多任用家族內(nèi)部成員，但是這些人員的專業(yè)素質(zhì)和學(xué)歷都無法滿足市場變革的需要，不具備相應(yīng)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，也不具備學(xué)習(xí)新型管理模式的能力，在市場急劇變化的情況下，仍然沿用傳統(tǒng)的采購管理模式，難以產(chǎn)生戰(zhàn)略性調(diào)整，導(dǎo)致采購管理的效率低下，企業(yè)的生產(chǎn)成本難以下調(diào)，在市場競爭中處于劣勢。

3.績效評估制度不完備

通常情況，組織對采購管理的績效評估有兩個(gè)維度：效果和質(zhì)量。通過效果和質(zhì)量考核、評價(jià)來確定企業(yè)的采購活動(dòng)目標(biāo)是否達(dá)到，并找出實(shí)際操作結(jié)果與預(yù)期方案之間的差距，分析產(chǎn)生差距的具體原因，才能更好地為今后的采購管理工作提供參考思路。但是，從企業(yè)的采購管理活動(dòng)來看，很多企業(yè)并未針對采購管理實(shí)施績效評估，或是采購管理評估制度本身設(shè)計(jì)存在缺陷，對采購人員工作態(tài)度、工作能力等因素都無法從考核環(huán)節(jié)中體現(xiàn)出來，無法借助考核績效評估幫助企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)落地。另外，雖然制定了采購績效評估制度，但是運(yùn)作方面不通暢，讓考核流于形式，沒有能發(fā)揮出真的考核效果。

4.采購流程效率低下或流程缺位

采購管理是一項(xiàng)跨部門的協(xié)調(diào)工作，需要設(shè)計(jì)良好的流程來落實(shí)，并設(shè)置職務(wù)分離體系，讓多部門多崗位互相配合又互相制約，達(dá)到防范錯(cuò)弊的發(fā)生也不影響組織的運(yùn)營效率。采購管理過于復(fù)雜，會影響采購工作的效率，過于簡單，又會發(fā)生錯(cuò)弊，這需要企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)。通常，完整的采購流程需要企業(yè)生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲部門、品質(zhì)檢驗(yàn)部門等多個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)配合。但是，企業(yè)沒有建立完善的采購管理組織框架，沒有部門專職負(fù)責(zé)有關(guān)采購管理的事務(wù)，并且經(jīng)常受到其他管理人員的干預(yù)，大大影響了采購部門的效率，同時(shí)也導(dǎo)致采購管理部門和其他部門之間的溝通不通暢，無法實(shí)現(xiàn)采購信息的共享，采購工作存在較大的不確定性。另外，采購管理未建立有效的信息化平臺，關(guān)于采購的信息傳遞速度慢、審批流程久，進(jìn)一步影響采購的效率，從而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。

5.供應(yīng)商管理不完善

一是企業(yè)的議價(jià)能力較弱。在采購過程中，企業(yè)存在過于追求供應(yīng)商管理規(guī)模的問題，過度尋求與大規(guī)模供應(yīng)商的合作，但是自身可能采購的規(guī)模難以提升，導(dǎo)致在與供應(yīng)商議價(jià)過程中不占優(yōu)勢，反而增加了采購的成本，不利于產(chǎn)品的利潤提升。

二是供應(yīng)商結(jié)構(gòu)不合理。企業(yè)由于在供應(yīng)商選擇方面存在過度追求大規(guī)模供應(yīng)商的問題，排除了一些小型供應(yīng)商，尤其是一些本地及周邊的中小型供應(yīng)商，這一方面在物資采購上提高了成本費(fèi)用，另外一方面難以保障物資的及時(shí)性，不利于生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的持續(xù)性。

三是缺乏對供應(yīng)商的評價(jià)激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)在與大規(guī)模的供應(yīng)商尋求合作時(shí)，往往處于議價(jià)的弱勢地位，企業(yè)自身也沒有對供應(yīng)商建立評價(jià)考核機(jī)制，對于供應(yīng)商只有其基本信息，無法建立激勵(lì)機(jī)制。

四是供應(yīng)合同管理不完善。合同是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要的法律憑證，可以防范在交易中的違約風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。由于我國特殊的人文環(huán)境因素，企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，往往不是很認(rèn)真對待，認(rèn)為真實(shí)合作靠的是朋友、講信用等，認(rèn)為不會產(chǎn)生糾紛。在合同管理中不重視，一當(dāng)不產(chǎn)生糾紛，就會產(chǎn)生損失，加大了采購成本。

五、企業(yè)優(yōu)化采購管理的具體措施

1.完善采購管理體系建設(shè)

一是要將采購權(quán)限關(guān)進(jìn)制度的籠子里。采購活動(dòng)需要由人來完成，如果不對人的權(quán)限進(jìn)行用制度管理，每個(gè)人的想法等等都會不一樣，就會形成種種的不同行為。對企業(yè)的采購活動(dòng)形成限制和約束，同時(shí)為管理人員操作提供具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也可以為采購管理人員開展采購活動(dòng)、與各個(gè)業(yè)務(wù)部門開展溝通提供有效的權(quán)威依據(jù)。二是要實(shí)行供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。有效的采購管理必須從供應(yīng)商的準(zhǔn)入開始管理，企業(yè)要加強(qiáng)對供應(yīng)商的準(zhǔn)入管理，為目前的供應(yīng)商庫建立起詳細(xì)的檔案信息和考核標(biāo)準(zhǔn)，定期根據(jù)合作和考核的情況對供應(yīng)商庫信息進(jìn)行維護(hù)和更新，實(shí)現(xiàn)末位淘汰更新管理，保障供應(yīng)商的高質(zhì)量和合作的持續(xù)性。三是建立價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲機(jī)制。企業(yè)的成本控制，采購是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)要對物資的采購價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，要求采購人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格開展采購活動(dòng)，加強(qiáng)市場價(jià)格的對比考察，并根據(jù)采購情況建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高采購管理的積極性和主動(dòng)性。

2.優(yōu)化采購流程的管理

企業(yè)首先要對采購流程進(jìn)行梳理，明確采購所需的環(huán)節(jié)，包括采購訂單編制、采購訂單出具、采購訂單跟蹤、訂單存檔管理等。每一個(gè)環(huán)節(jié)必須安排專門的崗位和人員負(fù)責(zé)，不兼容的崗位不能相互兼職、相互影響，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)性和獨(dú)立性。采購訂單的編制需要在收集各個(gè)業(yè)務(wù)部門生產(chǎn)需求的基礎(chǔ)上制訂訂單草案，在草案提交審批后形成更加詳細(xì)、完備的采購訂單，并編制采購計(jì)劃。采購訂單出具又包括了發(fā)出、確認(rèn)和編制記錄等三個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)在發(fā)出采購訂單時(shí)要充分考慮供應(yīng)商的業(yè)界剩余、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格和市場競爭力等多個(gè)因素，同時(shí)要建立與供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，及時(shí)就產(chǎn)品的質(zhì)量、接收等問題做好溝通、確認(rèn)。采購訂單跟蹤必須貫穿采購管理的全過程，包括訂單執(zhí)行前、訂單執(zhí)行過程以及合同執(zhí)行后。訂單的存檔管理是為了方便企業(yè)的使用和查詢，也是為供應(yīng)商的信息庫提供有效的歷史信息。

3.實(shí)施采購管理績效評價(jià)工作

企業(yè)要結(jié)合市場運(yùn)行和自身管理情況，建立健全采購績效考核方案。企業(yè)的采購計(jì)劃必須與績效考核相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)相統(tǒng)一，才能保證采購管理方案的有效落地和執(zhí)行?？茖W(xué)的采購績效評價(jià)應(yīng)當(dāng)建立在適時(shí)、適質(zhì)、適量的指標(biāo)基礎(chǔ)之上，可以從時(shí)間、品質(zhì)、數(shù)量、價(jià)格、效率這幾個(gè)維度建立考核指標(biāo)。另外，還要通過正向的業(yè)績導(dǎo)向，配備相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制來提升考核激勵(lì)效果。最后，企業(yè)在建立考核指標(biāo)時(shí)應(yīng)當(dāng)充分考慮自身所處的市場環(huán)境和發(fā)展階段，考核指標(biāo)應(yīng)當(dāng)兼顧數(shù)量和質(zhì)量，堅(jiān)持成本效益原則，強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)控，將考核評價(jià)貫穿于采購活動(dòng)的全過程，通過評價(jià)得出對成本控制的反向拉動(dòng)作用。

4.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)供應(yīng)商管理

一是加強(qiáng)與供應(yīng)商的價(jià)格談判能力。在與大規(guī)模供應(yīng)商進(jìn)行合作時(shí)，企業(yè)可能無法從采購規(guī)模上贏得議價(jià)優(yōu)勢，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)在價(jià)格談判之前加強(qiáng)采購項(xiàng)目的溝通交流，針對采購談判情況加強(qiáng)對成本的全面測算，設(shè)置科學(xué)的采購價(jià)格上限，掌握談判基礎(chǔ)和主動(dòng)性。二是進(jìn)一步優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。要轉(zhuǎn)變供應(yīng)商合作思維，積極加強(qiáng)與本地、周邊中小型供應(yīng)商的合作關(guān)系，完善自身供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。在供應(yīng)商選擇時(shí)，要做好市場調(diào)查工作，對供應(yīng)商的信譽(yù)進(jìn)行充分、準(zhǔn)確的評估，形成全面的評價(jià)結(jié)果后再建立長期的合作關(guān)系。三是加強(qiáng)與供應(yīng)商的合同管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同簽訂履行的重視管理，堅(jiān)持“早收晚付”的管理理念，要明確合同糾紛的處理細(xì)節(jié)，盡量保護(hù)自己的正當(dāng)權(quán)益。

六、結(jié)語

面臨著更加激烈的市場競爭，企業(yè)只有強(qiáng)化自身內(nèi)部管理，提高內(nèi)部管理效率，降低運(yùn)營成本，才能更好地應(yīng)對市場的變化，提高自身競爭力。在企業(yè)發(fā)展過程中，采購發(fā)揮越來越重要的作用，企業(yè)必須加強(qiáng)采購管理，不斷尋求采購管理的優(yōu)化辦法和措施，········才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。