謝海燕 丁 怡 岳 倩

青島市食品藥品檢驗研究院 山東 青島

一、存貨概述

存貨是指單位在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的各種材料、產(chǎn)品、包裝物、低值易耗品，以及達不到固定資產(chǎn)標準的用具、裝具、動植物等。存貨管理主要包括存貨實物資產(chǎn)管理，以及存貨會計信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析，進行有效控制以達到存貨管理的最終目的提高經(jīng)濟效益。

檢驗檢測類事業(yè)單位的主要業(yè)務(wù)即是對食品、藥品、保健品、化妝品、醫(yī)療器械、藥品包材、纖維、產(chǎn)品質(zhì)量、特種設(shè)備、環(huán)境等進行檢測，并對檢測對象是否符合標準出具檢測報告。檢驗檢測類事業(yè)單位在開展檢測業(yè)務(wù)過程中會用到大量的實驗試劑、標準品、色譜柱、玻璃器皿、實驗消耗品甚至包括一些實驗所需的劇毒試劑，這些都屬于檢驗檢測類事業(yè)單位的存貨。一方面檢驗檢測類事業(yè)單位存貨支出相比其他事業(yè)單位占比較大，另一方面檢驗檢測類事業(yè)單位存貨具有一定的特殊性，因此檢驗檢測類事業(yè)的存貨管理非常重要，既關(guān)系到財政資金使用效率問題又關(guān)系到安全環(huán)保問題。

二、存貨管理的必要性

1.提高財政資金使用效率

存貨是檢驗檢測類事業(yè)單位檢測成本的重要構(gòu)成部分，是影響檢測成本的關(guān)鍵因素。加強存貨管理，合理采購、合理備庫，對于減少不必要的存貨采購，減少存貨資金占用，避免存貨積壓或短缺，控制檢測成本，提高資金使用效率具有重要意義。

2.提高事業(yè)單位綜合管理水平

存貨管理屬于財務(wù)管理中營運資金管理范疇，加強存貨管理工作，規(guī)范管理存貨，有助于提升單位財務(wù)管理水平。財務(wù)管理屬于單位內(nèi)部管理的一部分，服務(wù)于單位管理職能與管理目標。因此，提高存貨管理水平有助于提升事業(yè)單位綜合管理水平，有效促進事業(yè)單位各項工作順利高效開展，推動事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

三、存貨管理現(xiàn)狀

1.存貨管理意識薄弱，沒有明確的存貨管理目標

事業(yè)單位的經(jīng)費來源基本是財政撥款，并且存貨屬于消耗性資產(chǎn)，不能直接為單位帶來經(jīng)濟利益。因此，很多事業(yè)單位對存貨管理并不重視，不愿意投入過多的資源和精力。甚至為了預(yù)算執(zhí)行進度，忽視存貨實際庫存情況以及實際業(yè)務(wù)需求而隨意采購，導(dǎo)致存貨積壓，造成財政資金浪費。大部分事業(yè)單位缺乏存貨管理意識，沒有明確的存貨管理目標，或者存貨管理的目標僅僅為保證賬實相符。對檢驗檢測類事業(yè)單位來說，由于日常業(yè)務(wù)存貨耗用量大，因此疏于存貨管理造成的后果更為嚴重。

2.賬務(wù)處理不規(guī)范，導(dǎo)致賬外資產(chǎn)，不利于存貨管理

雖然近年來行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作不斷加強，但卻忽視了存貨資產(chǎn)管理。財務(wù)人員重視財政經(jīng)費核算，忽視實物的管理和監(jiān)督。財務(wù)工作中，為簡化賬務(wù)處理，將一些本該做入出庫管理的低值易耗品直接列為費用，導(dǎo)致賬外資產(chǎn)、家底不清，不利于掌握單位現(xiàn)存資產(chǎn)情況、合理安排采購計劃。實際工作中，有部分實驗試劑、標準品或者低值易耗品等是隨買隨用的，采購入庫就被實驗科室直接領(lǐng)用了，此類業(yè)務(wù)直接計入費用而未通過存貨科目核算，導(dǎo)致存貨信息失真。

3.存貨實物管理混亂

存貨實物管理涉及采購、運輸、入庫、儲存、領(lǐng)用出庫、報廢處置等環(huán)節(jié)。采購環(huán)節(jié)，部分單位存在隨意采購、不按實際業(yè)務(wù)需求采購、不按規(guī)定的采購方式采購等問題；采購部門與需求部門疏于溝通導(dǎo)致采購物品不符合實驗需求。驗收環(huán)節(jié)，采購物品到貨未嚴格驗收，未嚴格核對采購清單與實物，導(dǎo)致采購物品與實際需求不符。儲存環(huán)節(jié)，各種存貨混放，未進行分類分區(qū)存放。購進存貨忽視其儲存環(huán)境，未按規(guī)定溫度、濕度等環(huán)境要求存放，導(dǎo)致存貨變質(zhì)，無法使用；過期損壞物品未及時辦理報廢手續(xù)，占用倉儲空間，導(dǎo)致資產(chǎn)賬面金額不實。存貨領(lǐng)用出庫環(huán)節(jié)，領(lǐng)用行為較為隨意，存在無領(lǐng)用手續(xù)領(lǐng)用物品的情況，并且存貨領(lǐng)用以后的使用情況缺乏監(jiān)督，造成存貨浪費、使用效率低下；日常領(lǐng)用存貨過程中存在領(lǐng)用后退庫情況，但未辦理有關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致賬實不符發(fā)生。報廢處置環(huán)節(jié)，日常管理中發(fā)現(xiàn)存貨毀損變質(zhì)、無法滿足實驗需求的情況應(yīng)及時進行報廢處置，處置環(huán)節(jié)存在處置不及時、處置存貨不符合安全環(huán)保要求等問題。盤點環(huán)節(jié)，大部分單位長期不進行存貨盤點，導(dǎo)致存貨閑置、積壓、重復(fù)采購甚至過期無法使用，造成財政資金的浪費；存貨盤點流于形式，缺少財務(wù)人員對存貨盤點監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)賬實不符情況怠于處理。

4.存貨內(nèi)控制度及監(jiān)督考核機制有待完善

存貨內(nèi)控制度不健全、流程欠規(guī)范，日常工作沒有參照標準，導(dǎo)致存貨從預(yù)算編制環(huán)節(jié)到采購計劃，到購買、驗收入庫再到付款、出庫等各個環(huán)節(jié)缺乏必要的控制及監(jiān)督。隨意采購、隨意處置現(xiàn)象頻發(fā)，盤盈盤虧現(xiàn)象同時存在，資產(chǎn)賬面金額與實際庫存金額嚴重不符。近幾年在財政部積極推進事業(yè)單位建立并執(zhí)行內(nèi)控制度的背景下，存貨管理開始逐步得到重視，大部分單位已經(jīng)開始建立存貨內(nèi)控制度，但是制度建設(shè)參差不齊，并且由于種種原因執(zhí)行落實不到位，這些都導(dǎo)致存貨管理混亂、資產(chǎn)流失、財務(wù)信息不真實。

即使有了健全完善的存貨管理制度，如果執(zhí)行不到位也無法發(fā)揮制度的規(guī)范制約作用。為檢驗制度的執(zhí)行情況就需要建立監(jiān)督考核機制，通過考核環(huán)節(jié)落實制度的執(zhí)行情況，促進制度的貫徹執(zhí)行。大部分事業(yè)單位并沒有建立存貨管理監(jiān)督考核機制，存貨管理制度形同虛設(shè)，存貨管理情況差強人意。

5.存貨管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檢驗檢測類事業(yè)單位的主要業(yè)務(wù)是檢驗，領(lǐng)導(dǎo)更多精力放在檢驗人員的招聘以及素質(zhì)提升上面。而對于存貨管理這樣的后勤部門，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，認為這種工作沒有太多技術(shù)要求，不需要專業(yè)基礎(chǔ)也不需要進行相關(guān)培訓(xùn)。因此，大部分存貨管理人員并非專職人員，而是兼職管理存貨，缺乏與崗位相適應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，也沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)。存貨管理人員只是負責按業(yè)務(wù)科室的需求采購存貨，按需發(fā)放存貨，欣缺存貨管理意識，有些存貨管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致其疲于應(yīng)付，無心提升管理水平。

四、加強存貨管理的建議

1.增強存貨管理意識，明確存貨管理目標

存貨在檢驗檢測類事業(yè)單位中占比較大，日常開展業(yè)務(wù)活動會消耗大量的試劑、耗材，存貨的采購占用大量的財政資金。各級管理人員應(yīng)增強存貨管理意識，通過政策宣傳、專項會議等方式在全單位營造重視存貨管理的內(nèi)部環(huán)境，督促各級人員合理配置存貨，加強存貨管理，提高存貨使用效率。明確存貨管理目標，存貨管理的目標應(yīng)該是在保證存貨的數(shù)量和質(zhì)量符合要求的同時盡量降低存貨采購成本；提高存貨周轉(zhuǎn)率，降低存貨占用成本。制定合理的存貨備庫計劃，降低存貨的儲存成本。在保證完成年度檢驗檢測任務(wù)的前提下，盡量降低檢驗檢測工作所需要的存貨量、降低檢測成本。

2.規(guī)范會計核算，發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督職能

存貨會計核算應(yīng)遵從《政府會計準則第1號――存貨》準則的規(guī)定，嚴格按照存貨的定義、確認條件及其他相關(guān)信息進行存貨的確認、計量，準確把握與區(qū)分“存貨”科目的邊界。符合存貨確認條件的應(yīng)全部確認為存貨，不符合確認條件的一律不準確認存貨。事業(yè)單位存貨的取得及發(fā)出、盤盈、盤虧、報廢處置等業(yè)務(wù)均應(yīng)通過“存貨”會計科目及時進行核算。除了隨買隨用的零星辦公用品外，嚴禁將存貨直接計入費用，導(dǎo)致賬外資產(chǎn)。財務(wù)人員應(yīng)從原始憑證入手，把好存貨出入庫審核關(guān)。對于涉及存貨入庫、出庫的業(yè)務(wù)，會計人員要認真審核入、出庫憑證，據(jù)以記賬。對于填寫不規(guī)范、簽字不完整的單據(jù)堅決予以退回。

3.建立完善的存貨內(nèi)控制度并嚴格執(zhí)行

實際工作中，大部分事業(yè)單位管理人員認為存貨管理僅與存貨保管部門有關(guān)，由存貨保管部門負責。從內(nèi)部控制的角度看，存貨管理應(yīng)該涵蓋預(yù)算計劃、采購、驗收、保管、領(lǐng)用、使用、報廢處置等環(huán)節(jié)的全過程，涉及單位所有部門。存貨采購保管部門、財務(wù)部門、存貨使用部門都應(yīng)承擔各自的存貨管理責任。事業(yè)單位應(yīng)建立健全并貫徹執(zhí)行存貨內(nèi)控制度，配備存貨計劃、采購、保管人員，明確各自崗位職責，嚴格執(zhí)行不相容崗位相分離的原則。存貨預(yù)算的編制應(yīng)當綜合考慮年初庫存數(shù)量以及本年檢驗檢測工作計劃，合理保證預(yù)算編制符合實際。存貨采購環(huán)節(jié)應(yīng)參照政府采購管理制度要求，選擇合適的采購方式。單位應(yīng)確定供應(yīng)商選擇標準，從質(zhì)量、價格、供貨及時率等多維度指標選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對于供貨及時率滿足要求的存貨可減少備貨量或者不備貨，降低存貨過期風險以及倉儲成本。對于日常檢驗過程中重復(fù)消耗的通用型存貨應(yīng)根據(jù)歷史資料分析確定日均消耗量，以及經(jīng)濟訂貨批量，合理確定常用存貨的采購頻次、每次采購量。驗收環(huán)節(jié)存貨保管人員應(yīng)仔細核對貨物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號與采購需求是否一致，驗收完畢辦理入庫手續(xù)；存貨保管環(huán)節(jié)要特別注意溫度、濕度、通風等環(huán)境指標的要求，避免存貨因儲存環(huán)境不合要求導(dǎo)致毀損變質(zhì)。不同存貨分類分區(qū)擺放，庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，無關(guān)人員禁止進入庫房，單價較高的存貨以及具有威脅人身安全因素的存貨應(yīng)單獨存放，由雙人保管鑰匙。存貨領(lǐng)用環(huán)節(jié)堅持先申請后領(lǐng)用，無領(lǐng)用申請保管人員不得發(fā)放物品；領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)實際工作需要，不得隨意領(lǐng)用；對于領(lǐng)用后有剩余或者不符合實驗要求的存貨需要辦理退回庫房手續(xù)。各業(yè)務(wù)科室使用存貨應(yīng)堅持節(jié)約原則、避免浪費、重復(fù)領(lǐng)用，應(yīng)建立存貨臺賬，明確存貨的領(lǐng)用情況。庫管員應(yīng)隨時關(guān)注存貨數(shù)量以及質(zhì)量情況，對于過期、毀損變質(zhì)的存貨要分析原因，是存放環(huán)境不適宜還是因為備庫計劃不合理，導(dǎo)致長期未領(lǐng)用。分析結(jié)果用于備庫計劃的編制。對于需要報廢處置的存貨，應(yīng)根據(jù)存貨性質(zhì)選擇合適的報廢處置方式：比如試劑類存貨，尤其是易制毒易制爆存貨或者劇毒存貨需要選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的處置單位進行處置，確保處置符合環(huán)保要求以及避免發(fā)生安全事故。處置存貨發(fā)生的處置凈收入應(yīng)及時上繳財政。存貨盤點是存貨管理中的一個重要環(huán)節(jié)，通過盤點能夠了解庫存存貨的數(shù)量以及質(zhì)量情況。存貨盤點不僅要關(guān)注存貨的數(shù)量是否與財務(wù)賬面數(shù)量一致，還應(yīng)關(guān)注存貨的質(zhì)量。盤點存貨發(fā)現(xiàn)過期、毀損變質(zhì)，不符合使用要求的存貨應(yīng)及時處置。單位應(yīng)建立健全存貨盤點制度，明確存貨盤點方式、盤點頻率，盤盈盤虧處理方式等。每年至少全面盤點一次存貨，并且由財務(wù)部門抽調(diào)人員進行監(jiān)督盤點。除庫存物品以外還應(yīng)盤點各部門領(lǐng)用的使用年限在一年以上的存貨。對關(guān)鍵、重點存貨制定不定期抽查盤點制度。盤點之前應(yīng)制定盤點工作方案并通過專項會議布置實施，保證存貨盤點工作保質(zhì)保量開展。財務(wù)人員應(yīng)明確監(jiān)督盤點的職責，認真履行監(jiān)督責任。

4.建立存貨消耗定額，進行部門績效考核，落實制度執(zhí)行

檢驗檢測類事業(yè)單位可以從歷史財務(wù)數(shù)據(jù)以及同行業(yè)數(shù)據(jù)中收集資料研究建立檢驗檢測業(yè)務(wù)消耗的存貨定額。比如實驗中需要用到的色譜柱、標準品等單價較高的實驗消耗品，應(yīng)嚴格控制使用量。辦公用品類比如價值比較高的硒鼓應(yīng)根據(jù)部門工作性質(zhì)確定使用周期，每次領(lǐng)用新的硒鼓，需交回舊的硒鼓。對于打印工作較多的部門，比如負責打印檢測報告的部門可以適當縮短硒鼓使用周期。定期將實際消耗成本與歷史成本、標準成本、計劃成本等標準進行對比，分析存貨消耗成本變化情況，并綜合考慮年度檢驗工作量以及存貨市場價格變化等因素，確定存貨消耗成本變化的原因，明確各部門的責任。

再完善的制度設(shè)計如果得不到有效的執(zhí)行，也無法達到控制目標。檢驗檢測類事業(yè)單位在存貨管理工作實務(wù)中應(yīng)嚴格執(zhí)行存貨管理制度，盡量避免存貨管理工作中可能面臨的各種風險。為提高存貨使用效率、節(jié)約財政資金，切實提高存貨管理水平，事業(yè)單位可以研究建立存貨管理考核體系，將存貨管理情況納入單位內(nèi)部部門考核范圍，作為期末考核評優(yōu)的依據(jù)。比如將存貨管理工作組織情況、部門消耗存貨成本、存貨周轉(zhuǎn)率、完成工作量、存貨成本降低率等分別作為績效考核指標，分指標設(shè)置分數(shù)標準，明確各指標的評分依據(jù)，根據(jù)評分標準匯總出各部門的總分數(shù)，總分的高低則反應(yīng)存貨管理水平的高低。以此發(fā)揮績效考核的導(dǎo)向作用，督促全單位加強存貨管理意識，提高存貨使用效率，節(jié)約財政資金，降本增效。

5.加強崗位培訓(xùn)，明確崗位職責，提高存貨管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

應(yīng)設(shè)置專門的存貨管理崗位，負責存貨管理相關(guān)工作。對存貨管理相關(guān)人員進行崗前培訓(xùn)，明確其自身崗位職責。同時，還應(yīng)定期組織存貨管理人員進行線上或者線下培訓(xùn)，學習存貨管理相關(guān)專業(yè)知識、內(nèi)部控制制度，以及最新的財經(jīng)法規(guī)政策，加強職業(yè)道德培訓(xùn)，防范廉政風險。

五、結(jié)語

存貨在檢驗檢測類事業(yè)單位中占比較大，如何科學管理存貨、不斷降低檢驗成本、節(jié)約財政資金、防范廉政風險，對檢驗檢測類事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。檢驗檢測類事業(yè)單位應(yīng)增強存貨管理意識，建立并執(zhí)行完善的存貨內(nèi)控制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的存貨管理人員，加強存貨管理，控制檢測成本，提高財政資金使用效率，利用有限的財政資金提供更多更有效的社會服務(wù)。