◎尚春燕

（作者單位：大慶市讓胡路區(qū)東湖街道辦事處）

新時代基層街道辦事處是密切聯(lián)系群眾的關(guān)鍵單位，在推進(jìn)基層治理、服務(wù)社區(qū)群眾工作中發(fā)揮出承上啟下的橋梁與紐帶作用，具體而言，基層街道辦事處負(fù)責(zé)處理日常行政、來往接待與辦公文秘等工作，做好各級機(jī)關(guān)單位同社區(qū)群眾的溝通、協(xié)調(diào)與聯(lián)絡(luò)工作，起草、審核與下發(fā)各類通知文件，還應(yīng)負(fù)責(zé)各項應(yīng)知應(yīng)會的制度文件的傳播與宣傳工作等，這些工作具有涉及面較廣、工作對象較為分散、服務(wù)受眾年齡文化差異較大的現(xiàn)實特征，這就增加了日常工作的推進(jìn)難度。各項工作的開展與實施，都會形成大量的文字材料，這些材料就是各項工作順利推進(jìn)的最終見證，應(yīng)作為寶貴的檔案資料進(jìn)行收集、整理與保管。隨著各項管理機(jī)制的日益嚴(yán)格，新時代基層街道辦事處檔案管理工作的要求也不斷提升，實現(xiàn)檔案材料的科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。街道辦事處工作人員就應(yīng)更新工作理念，不斷提升檔案管理規(guī)范化程度，為這些資料的后續(xù)開發(fā)利用提供有效保證。

一、街道辦事處檔案材料規(guī)范化管理的具體要求

其實，從工作屬性來看，檔案資料實施規(guī)范化管理并不是一個嶄新的概念，是一項基本要求，這是規(guī)范化建設(shè)只有起點、沒有終點，是一個不斷完善的發(fā)展過程，隨著新時代各項管理機(jī)制的完善，檔案材料規(guī)范化管理也蘊(yùn)含了新的時代內(nèi)容，需要再次引起基層工作人員的高度注意。街道辦事處檔案管理主要涉及到這幾個模塊的內(nèi)容：執(zhí)行檔案管理政策精神，對年度檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃；按照年度規(guī)劃，分門別類收集各類原始檔案資料；按照檔案管理規(guī)章制度的要求，對原始材料進(jìn)行征集、保管、歸檔、著錄、卷標(biāo)與保管工作，便于以后查閱。新時代檔案材料規(guī)范化管理也包含著新的要求，對一些具體條款進(jìn)行了修正，一切條款與標(biāo)準(zhǔn)也更加嚴(yán)格、具體，可執(zhí)行性效果更為明顯，重在對檔案材料進(jìn)行優(yōu)化、統(tǒng)一與簡化管理，不斷提升基層單位檔案管理的科學(xué)化、數(shù)字化程度，力爭檔案管理具備較高時效性、具備較強(qiáng)法律效力、內(nèi)容更加詳實，增強(qiáng)這些材料的后續(xù)開發(fā)利用價值。新時代檔案管理規(guī)范化的終極目標(biāo)，就是確保每個細(xì)節(jié)、每份材料都經(jīng)歷系統(tǒng)、常態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，工作人員嚴(yán)格控制每一份材料，條件具備的單位還可以進(jìn)行數(shù)字化處理，達(dá)到系統(tǒng)管理、全員管理、制度管理等終極目標(biāo)，徹底改變以往檔案收集不完善不系統(tǒng)的局面，實施科學(xué)化流程管理，提升檔案材料收集與整理的工作效率。從實際運(yùn)行來看，新時代檔案材料規(guī)范化管理的前提就是機(jī)制建設(shè)，通過機(jī)制來嚴(yán)格實施檔案收集的過程管理，增強(qiáng)基層街道辦事處自我修復(fù)與自我完善功能，能主動適應(yīng)不斷變化工作內(nèi)容的挑戰(zhàn)，更好地履行服務(wù)社區(qū)群眾、做好基層治理的時代重任。

二、新時代檔案材料規(guī)范化管理工作中需要改進(jìn)的項目

1.檔案材料規(guī)范化管理工作意識不夠濃厚。

從實際工作來看，基層街道辦事處每天都要處理、面對大量的日常工作，需要溝通、協(xié)調(diào)、組織與推動方方面面的工作，每天都處于超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，再加之普遍面臨人手不足的情況，故此，工作人員的重心都放在日常工作之中，對檔案材料的收集與整理的重視程度距離上級部門的要求尚有一定的距離，有時在收集檔案材料時，出于時間緊任務(wù)重的工作壓力，存在簡易化現(xiàn)象，這就影響了檔案管理工作的正常推進(jìn)，缺乏信息化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化的規(guī)范化收集整理工作意識，影響了一些具有寶貴收藏價值的檔案資料的收集與整理。有的街道辦事處在規(guī)定的時間內(nèi)完成了檔案收集與整理工作，但是并沒有嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范化整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也沒有嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化收集流程，這就不利于這些材料的后續(xù)查閱、檢索、開發(fā)與利用等工作的推進(jìn)。新時代我國街道辦事處也意識到檔案材料規(guī)范化管理的重要性，也高度重視規(guī)范化、制度化與標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制建設(shè)，當(dāng)時由于工作壓力的影響，有時難以有足夠的的時間來依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分整理，只能按照傳統(tǒng)的著錄方式進(jìn)行統(tǒng)一收集，也就難以挖據(jù)出價值量最高的檔案材料。

2.檔案材料規(guī)范化存儲依然需要進(jìn)一步改進(jìn)。

新時代隨著基層治理工作的有序推進(jìn)，我國街道辦事處的工作場合、辦公室設(shè)備普遍得以改善，辦公條件得以有效提升，但是，由于長期存在的客觀因素，除了極少數(shù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為充分的基層社區(qū)外，絕大部分地區(qū)基層單位依然面臨辦公場所較為狹窄、智能化辦公設(shè)備較為欠缺的現(xiàn)實難題，很多街道辦事處中眾多工作人員擠在一個辦公室內(nèi)，依靠陳舊的電腦、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)進(jìn)行文字材料處理工作，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化檔案室、檔案館，很多檔案材料就只能暫時存放在辦公室、庫房，這就造成了隨意擺放、隨機(jī)堆放的問題，不利于后續(xù)的查詢檢索，也不利于安全管理，稍有不慎就會出現(xiàn)丟失、損毀情況，甚至是被水泡、失火等問題的出現(xiàn)。除了傳統(tǒng)安全管理外，隨著檔案材料數(shù)字化管理模式的推進(jìn)，很多街道辦事處都開始重視檔案材料信息化管理，改進(jìn)管理理念，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行電子化、信息化與數(shù)字化處理，開始用數(shù)字化檔案來替代紙質(zhì)檔案。但是檔案信息化建設(shè)對安全管理要求更高，除了傳統(tǒng)安全管理外，還要重視信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升安全管理等級，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒傳播、黑客的非法入侵等，這也需要加大投入，對于辦公經(jīng)費長期不足的基層來說，增加安全經(jīng)費投入、提升網(wǎng)絡(luò)安全管理等級肯定是捉襟見肘，這些經(jīng)費不足的現(xiàn)狀就需要得已有效改進(jìn)。

3.專業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足。

新階段由于基層崗位的工作屬性，在薪酬、晉升、發(fā)展前景等方面，都受到一定的制約，這就很難招聘到專業(yè)的檔案管理人才到基層街道辦事處來從事這項工作，故此，檔案管理的規(guī)范化程度的提升就大受影響。這些工作只能由普通工作人員來兼任，這些工作人員每天還要面對、處理日常運(yùn)行與服務(wù)工作，對這些復(fù)雜、繁多的檔案資料，只能盡最大力氣來整理，難以談得上專業(yè)化、規(guī)范化管理。從檔案材料的開發(fā)利用角度來說，檔案資料規(guī)范化管理有助于挖掘檔案使用價值，同時對后續(xù)工作的開展提供必要借鑒，提升各項工作的服務(wù)效果，但是，這種規(guī)律性、價值性的挖掘工作，必須得到專業(yè)人員的指導(dǎo)，由于檔案管理人員普遍不足，就影響規(guī)范化管理的有效推進(jìn)。除了加大人才引進(jìn)外，加大對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)與繼續(xù)教育力度也是一項有效措施，但是這些工作人員幾乎每天都應(yīng)對大量工作，幾乎抽不出時間來進(jìn)行脫崗培訓(xùn)，他們有時也很難靜下心來認(rèn)真、系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化管理實施流程，只能利用有限的業(yè)務(wù)時間來進(jìn)行有重點、有選擇的學(xué)習(xí)，這也影響了他們檔案規(guī)范化管理能力的提升。

三、新時代檔案材料規(guī)范化管理實施指南

1.強(qiáng)化構(gòu)建檔案材料規(guī)范化管理意識。

檔案材料規(guī)范化管理意識的構(gòu)建需要通過多種途徑來實現(xiàn)，也需要全體工作人員的共同努力。第一，加大對《檔案法》、檔案管理章程、以及其他實施細(xì)則的學(xué)習(xí)力度，吃透吃準(zhǔn)實施要領(lǐng)，提升每位工作人員強(qiáng)化檔案材料收集與整理的責(zé)任意識，嚴(yán)格遵守各項管理章程，一絲不茍，做好每一項檔案材料的收集與歸檔工作。第二，發(fā)揮出辦公室工作人員的主體責(zé)任，基層街道辦事處的工作千頭萬緒，各項工作的有序推進(jìn)，就需要辦公室發(fā)揮出組織與協(xié)調(diào)功能，辦公室工作人員指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，有專職檔案管理員配合其工作，沒有專職人員，就需要辦公室工作人員兼任，發(fā)揮出辦公室部門對檔案管理工作的重視與支持趨向，也提升辦公室對檔案管理工作的重視程度，發(fā)揮出主體責(zé)任，不斷提升檔案管理的規(guī)范化程度。第三，加強(qiáng)對檔案材料收集與整理的過程管理，強(qiáng)化過程監(jiān)督，嚴(yán)格落實檔案管理工作機(jī)制的具體要求，狠抓落實，分門別類地收集與歸檔好各種資料，克服輕視檔案資料收集的思想觀念的出現(xiàn)，本著高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度來實現(xiàn)規(guī)范化管理。第四，營造全員參與意識，檔案材料的收集與規(guī)范化整理不單單是辦公室、檔案管理人員的責(zé)任，而是全體工作人員的共同責(zé)任，每位人員都應(yīng)為這項工作的順利推進(jìn)盡一份力量，通過辦公室、檔案管理人員的組織，構(gòu)建出全員參與、高效服務(wù)的檔案管理氛圍，同時擴(kuò)大檔案材料的社會服務(wù)能力，實現(xiàn)街道檔案材料同其他檔案資料的有效對接，為這些材料的開發(fā)利用提供便利服務(wù)。

2.建立檔案材料安全管理機(jī)制與規(guī)范利用機(jī)制。

基層街道辦事處應(yīng)可以按照上級機(jī)關(guān)的部署，結(jié)合本社區(qū)的實際情況，制定出檔案規(guī)范化管理長遠(yuǎn)規(guī)劃，建立起協(xié)同聯(lián)動機(jī)制，實現(xiàn)檔案管理與其他各項工作的協(xié)同推進(jìn)。不論是紙質(zhì)檔案，還是信息化數(shù)字化檔案資料，這些資料安全管理的重要性越來越突出，各單位就應(yīng)按照執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，構(gòu)建檔案材料安全管理機(jī)制，做好常規(guī)安全管理防范措施外，還應(yīng)重視信息化時代網(wǎng)絡(luò)安全對數(shù)字化檔案資料的挑戰(zhàn)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，建立起完善的風(fēng)險防范體系，重要機(jī)密資料進(jìn)行加密處理，必要時使用人臉識別技術(shù)，不斷提升網(wǎng)絡(luò)安全防范級別。落實檔案管理考核機(jī)制，對于長期扎根于這項工作、一絲不茍做好檔案管理的工作人員，加大鼓勵與表彰力度，在年終考核、評優(yōu)評先、績效定級、職稱晉升晉級時給予必要的照顧，讓這樣兢兢業(yè)業(yè)的工作人員長期付出得到必要的回報，通過激勵措施的實施來不斷提升檔案管理規(guī)范化程度。檔案材料規(guī)范化管理的終極目的在于后續(xù)的開發(fā)與利用，只有高標(biāo)準(zhǔn)做好這項工作，才能有效提升這些資料的后續(xù)利用率，工作人員的規(guī)范化管理、程序化操作、零差錯的數(shù)字化處理，做好紙質(zhì)檔案材料的及時收錄與移交、做好數(shù)字化檔按文件文檔的及時上傳到數(shù)據(jù)庫中，就為后續(xù)的開發(fā)利用提供最大便利，也不斷擴(kuò)大檔案資料的社會服務(wù)能力。

3.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。

數(shù)字化、信息化檔案管理已經(jīng)成為一種時代發(fā)展趨勢，我國基層街道辦事處就應(yīng)正視這股潮流的挑戰(zhàn)，積極革新檔案管理工作理念，加快檔案材料數(shù)字化處理進(jìn)程，不斷提升檔案材料信息化管理水平，按照信息化管理格式的要求來實施規(guī)范化管理，也便于這些資料的查閱、檢索與下載等后續(xù)操作。當(dāng)然，檔案材料數(shù)字化處理、信息化管理對于工作人員來說，也是一項巨大挑戰(zhàn)，不單單需要工作方式的改變，更為重要的是工作理念的變革，要從頭做起，積極學(xué)習(xí)智能化辦公軟件技術(shù)，熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的實施要領(lǐng)，最終成為信息化管理與數(shù)字化檔案文件轉(zhuǎn)換的積極參與者與行業(yè)領(lǐng)先者。其實，檔案材料信息化管理主要在于信息技術(shù)的運(yùn)用，工作人員就應(yīng)綜合使用多種信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集方式徹底轉(zhuǎn)變到互聯(lián)網(wǎng)平臺中進(jìn)行，紙質(zhì)檔案逐步過渡到各種類型的電子文檔，工作人員然后對電子文檔進(jìn)行復(fù)制、粘貼、存儲、上傳到數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)無紙化管理，工作人員的辦公基本上離不開互聯(lián)網(wǎng)平臺，條件具備的單位可以構(gòu)建局域網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺，共享內(nèi)部各種檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)而帶動檔案管理工作理念的變革。信息技術(shù)的應(yīng)用也有助于提升檔案管理規(guī)范化程度，電子文檔、數(shù)字化檔案資料的收集，必須遵守規(guī)定的文本格式，按照不同類別進(jìn)行上傳，否則就會顯示上傳失敗，這也使得工作人員不能忽視任何一個細(xì)節(jié)，同時，電子檔案存儲、傳送方式日益數(shù)據(jù)化、智能化，有助于減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，工作人員不用再從事記錄、整理、分析與搬運(yùn)等常規(guī)操作，數(shù)字化處理可以有效提升電子資料的查詢、檢索、提取、輔助以及拷貝效率，工作人員就可以騰出手來進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)化與處理?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺的使用，街道辦事處還可以充分實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)共享，不單單共享本單位各種數(shù)據(jù)資料，還可以實時查閱、檢索相關(guān)單位的信息資料，實現(xiàn)檔案管理同級部門、上下級單位的有效聯(lián)動，擴(kuò)大檔案資料的社會服務(wù)覆蓋面積，為這些資料的開發(fā)利用提供針對性服務(wù)，如數(shù)據(jù)傳輸、共享、統(tǒng)計分析、復(fù)制拷貝等，不斷提升數(shù)字化檔案資料的使用價值。

4.構(gòu)建完善的檔案資料規(guī)范化管理工作機(jī)制。

在街道辦事處檔案規(guī)范化管理中，工作人員立足于檔案管理實際模式，完善檔案管理制度體系是關(guān)鍵。通過制度體系在檔案管理中實施，可增強(qiáng)檔案規(guī)范化管理成果。一方面，結(jié)合檔案規(guī)范化、信息化管理工作的實踐，完善檔案管理制度體系，使規(guī)范化與信息化在檔案制度體系中體現(xiàn)；另一方面，加強(qiáng)對檔案規(guī)范化管理制度體系的實踐，增強(qiáng)檔案規(guī)范化管理制度體系的可操作性，進(jìn)而能夠助推檔案管理工作良好的實踐。同時，在檔案規(guī)范化管理制度體系中，融入激勵機(jī)制，激發(fā)檔案管理工作積極性及潛能，可使檔案管理人員更好地為檔案規(guī)范化管理工作貢獻(xiàn)力量。

5.加大對檔案管理人員、工作人員的專業(yè)培訓(xùn)力度。

針對街道辦事處檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較差、檔案開發(fā)意識薄弱等問題，負(fù)責(zé)人員需要在加大宣傳教育力度的前提下，通過“實地指導(dǎo)、分散培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、以會代訓(xùn)”等方式，本著“以訓(xùn)代促”“以會代訓(xùn)”“邊學(xué)邊干”的原則，開展檔案業(yè)務(wù)及檔案開發(fā)意識培訓(xùn)工作，以此提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)及思想理念，使其在豐富自身知識結(jié)構(gòu)的前提下，更自覺地統(tǒng)籌工作人員的基本職能，做好檔案資源開發(fā)及規(guī)范化管理工作。在此過程中，專職、兼職檔案管理人員應(yīng)注重檔案管理人員的工作實際、工作強(qiáng)度及工作壓力，通過優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員形成“邊學(xué)邊干”的培訓(xùn)模式。

四、結(jié)語

新時代檔案資料規(guī)范化管理有利于基層街道辦事處社會服務(wù)的價值彰顯與功能發(fā)揮，可以使工作人員借助檔案管理工作所提供的經(jīng)驗、知識及技術(shù)，提高自身協(xié)調(diào)溝通、協(xié)作合作的質(zhì)量。因此在規(guī)范化管理的過程中，專職、兼職檔案管理人員必須將檔案管理協(xié)同、推動及服務(wù)各項工作的職能，作為檔案工作導(dǎo)向，注重對管理意識、保存條件及人員能力素質(zhì)等問題的解決，提高檔案管理工作的實效性，使街道辦事處可以更好、更有效、更循序漸進(jìn)地促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。