張 慧，周 維，陳薇薇

(1.中國能源建設(shè)股份有限公司，北京 100022；2.中國電力工程顧問集團西南電力設(shè)計院有限公司，四川 成都 610056)

0 引言

近年來，為加快提升電子檔案管理水平，持續(xù)推進(jìn)相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，我國積極開展多行業(yè)多領(lǐng)域的試點探索和研究，其中電子檔案單套制是發(fā)展和探索的重點[1-3]。

法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，我國于2020年6月20日修訂通過的新版《檔案法》于2021年1月1日起正式施行，對電子檔案的地位和作用作出明確規(guī)定，即電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

試點探索方面，國家檔案局于2019年開展項目電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作。中國電力工程顧問集團西南電力設(shè)計院有限公司(以下簡稱“西南院”)總承包的越南海陽2×600 MW燃煤電廠工程(以下簡稱“海陽項目”)列入國家檔案局建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目(第二批)名單。西南院成立由總工程師及各相關(guān)部門組成的試點項目組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)試點工作，依據(jù)試點計劃有序開展并完成各項試點任務(wù)。本文系統(tǒng)總結(jié)試點工作的具體實踐和經(jīng)驗啟示。

1 海外項目電子檔案管理內(nèi)容

1.1 建設(shè)目標(biāo)

越南海陽2×600 MW燃煤電廠工程項目是我國實施“一帶一路”建設(shè)的背景下，中越兩國在能源領(lǐng)域合作的典范。該項目位于越南海陽省，建設(shè)規(guī)模為兩臺60萬kW亞臨界燃煤機組，由西南院公司總承包。

項目電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作依托海陽項目開展，以實現(xiàn)海陽項目設(shè)計類電子文件和總承包范圍內(nèi)的管理類電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理并向西南院的歸檔和移交為目標(biāo)，以電子檔案單套制管理為導(dǎo)向，探索電子文件的系統(tǒng)移交解決方案，加強技術(shù)、管理、環(huán)境的綜合保障與服務(wù)，對符合條件的電子檔案推行單套制管理。

1.2 項目電子文件全流程管理制度體系建設(shè)

研究境外建設(shè)項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系。結(jié)合項目管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)實際，研究在建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲格式、元數(shù)據(jù)、封裝和備份等關(guān)鍵技術(shù)方案，提出保證電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

對海陽項目檔案管理制度體系進(jìn)行梳理，對標(biāo)《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)[2016]11號)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，找出海陽項目檔案管理制度體系中電子文件歸檔和電子檔案管理存在的缺失或薄弱環(huán)節(jié)。

根據(jù)制度梳理找出的問題，有針對性地開展海陽項目電子文件歸檔和電子檔案管理制度體系的完善工作，突出項目建設(shè)相關(guān)單位和個人的責(zé)權(quán)和全程管理目標(biāo)，并嵌入建設(shè)方捷碩海陽電力有限公司檔案管理相關(guān)要求：1)完成《越南海陽項目電子文件歸檔與電子檔案管理制度》，將總承包范圍內(nèi)可實現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)的電子文件歸檔范圍嵌入制度。制度將項目檔案的歸檔率、歸檔質(zhì)量、歸檔時間等情況納入項目檔案管理考核體系和單位檔案工作年度績效評價體系。2)以《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》為指導(dǎo)，結(jié)合項目文件特點，形成《基于XML的總承包項目電子文件封裝規(guī)范》。3)完成對越南海陽總承包項目的項目檔案管理制度修編，強化電子檔案管理內(nèi)容。

1.3 項目電子文件全流程管理系統(tǒng)建設(shè)

依托海陽項目原有信息化基礎(chǔ)，全面優(yōu)化整合體系架構(gòu)，建設(shè)滿足項目電子文件全流程管理的信息系統(tǒng)，具體包括：

1)實現(xiàn)接口開發(fā)，依據(jù)試點項目建設(shè)方案，分階段有序開發(fā)如下接口：基建管理信息系統(tǒng)(management information system，MIS)-項目檔案管理系統(tǒng)、設(shè)計協(xié)同平臺-項目檔案管理系統(tǒng)、項目檔案管理系統(tǒng)-公司數(shù)字檔案館。2)完成優(yōu)化系統(tǒng)部署，對已有的基建MIS系統(tǒng)和項目檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化并重新部署，實現(xiàn)項目電子文件的全生命周期管理。3)實現(xiàn)規(guī)范封裝和四性檢測，嚴(yán)格遵循檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DAT 48—2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，執(zhí)行《基于XML的總承包項目電子文件封裝規(guī)范》，開發(fā)完成封裝歸檔信息包。依據(jù)《總承包項目電子檔案四性檢測方案》開發(fā)完成四性檢測工具，實現(xiàn)項目電子文件歸檔環(huán)節(jié)和長期保存環(huán)節(jié)的四性檢測。

1.4 項目電子文件全流程管理實施

實現(xiàn)海陽項目設(shè)計類電子文件和總承包范圍內(nèi)的管理類電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理。

1.4.1 設(shè)計類電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔

工程項目是生產(chǎn)流程的基本單元集合。一個項目從立項開始形成，在設(shè)計協(xié)同平臺中產(chǎn)生該項目的項目門戶，由項目經(jīng)理配置項目成員，進(jìn)行任務(wù)分解，確定項目的進(jìn)度安排。在生產(chǎn)設(shè)計過程中，經(jīng)過卷冊任務(wù)書下達(dá)、提資、出圖、成品校審等環(huán)節(jié)后，設(shè)計類電子文件完成形成及流轉(zhuǎn)。

設(shè)計類電子文件提交出版的同時，設(shè)計協(xié)同平臺按照DL/T 241—2012《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建設(shè)單位要求收集設(shè)計類電子文件并歸檔至項目檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)設(shè)計類電子文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到歸檔的全過程控制。

1.4.2 總承包管理類電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔

總承包管理類電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔在基建MIS完成?；∕IS系統(tǒng)可實現(xiàn)制度管理、計劃管理、設(shè)備物資管理、施工管理、工程綜合管理、質(zhì)量管理、安健環(huán)管理、基建財務(wù)等方面的管理?？缮筛黜椏偝邪芾眍愲娮游募?，并按各類文件的管理要求進(jìn)行流轉(zhuǎn)，完成流轉(zhuǎn)后的電子文件便可在人工干預(yù)下進(jìn)行立卷，并按照DL/T 241—2012《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)單位要求歸檔至項目檔案管理系統(tǒng)。

1.4.3 項目檔案管理系統(tǒng)接收項目電子文件及四性檢測

項目檔案管理系統(tǒng)接收從設(shè)計協(xié)同平臺歸檔的設(shè)計類電子文件和從基建MIS歸檔的總承包管理類電子文件，并對接收到的項目電子文件進(jìn)行四性檢測，以確保項目電子文件在歸檔環(huán)節(jié)的真實性、完整性、可用性和安全性。

1.4.4 項目電子檔案移交、保管與利用

按照項目檔案管理與項目建設(shè)同步的原則，根據(jù)工程進(jìn)度定期將項目電子檔案移交至數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館對接收到的項目電子檔案進(jìn)行四性檢測，通過檢測后對項目檔案進(jìn)行長期保存并提供利用。利用方式包括在線瀏覽和拷貝。

1.4.5 紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本管理

總承包項目部將項目檔案管理系統(tǒng)前庫賦權(quán)各參建單位。參建單位在項目建設(shè)中通過項目檔案管理系統(tǒng)前庫對紙質(zhì)項目文件及其數(shù)字化副本進(jìn)行管理，整理完成后，由總承包項目部檔案管理人員檢查合格歸檔至項目檔案管理系統(tǒng)檔案庫，該系統(tǒng)具備紙質(zhì)項目文件的著錄、登記、數(shù)字化副本掛接等功能，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本管理。項目完結(jié)后，項目紙質(zhì)文件數(shù)字化副本將與項目電子文件一并移交至數(shù)字檔案館。

2 海外項目電子檔案管理的創(chuàng)新措施

根據(jù)海外項目的特殊性，為確保項目電子文件歸檔與管理的有效性，采取如下措施：

2.1 將項目組納入海陽總承包項目檔案管理機構(gòu)

建立包括公司總工、檔案部門、信息部門和總承包管理部門組成的試點工作項目組與總承包項目部經(jīng)理共同負(fù)責(zé)的，涵蓋總承包項目各部門及各參建單位的項目檔案管理機構(gòu)，確保項目組全程參與境外項目電子文件歸檔管理，將項目檔案管理職責(zé)層層落實，使該項工作在組織上得到有力的保證。海陽項目檔案管理機構(gòu)如圖1所示。

圖1 海陽項目檔案管理機構(gòu)

2.2 搭建項目檔案管理系統(tǒng)

因建設(shè)方捷碩海陽電力有限公司未搭建檔案管理系統(tǒng)，造成現(xiàn)場項目檔案管理無序，為解決此項問題，決定依托西南院公司項目檔案管理優(yōu)勢，搭建海陽總承包項目檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)模塊功能關(guān)系如圖2所示。系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DL/T 241—2012為主線，全面支持項目檔案歸檔計劃、收集整編、統(tǒng)計審核、檔案利用等管理業(yè)務(wù)，為項目檔案管理提供了規(guī)范、功能完整、智能高效的工作平臺，能夠滿足海陽項目現(xiàn)場對項目電子文件歸檔管理的需要。

圖2 項目檔案系統(tǒng)模塊功能關(guān)系圖

同時為實現(xiàn)項目電子文件在線歸檔與管理，根據(jù)項目電子文件的實際流轉(zhuǎn)路徑，項目基建MIS和協(xié)同設(shè)計平臺分別與項目數(shù)字檔案館系統(tǒng)建立接口，項目檔案管理系統(tǒng)與公司數(shù)字檔案館建立接口，如圖3所示，為項目電子文件歸檔與電子檔案全流程管理奠定基礎(chǔ)。

圖3 系統(tǒng)件接口示意圖

2.3 制定全流程管理關(guān)鍵問題解決方案

對項目電子文件跨系統(tǒng)的傳遞(歸檔、移交等)、項目電子檔案的合法合規(guī)與“四性”保障等關(guān)鍵問題制定了解決方案。

為有效實現(xiàn)項目建設(shè)各參建單位項目電子文件的歸檔，除開發(fā)總包方相關(guān)系統(tǒng)間的接口外，提供離線歸檔方式方便各參建單位符合要求的項目電子文件的歸檔。同時依據(jù)建設(shè)單位指定的標(biāo)準(zhǔn)和要求開發(fā)了項目電子檔案離線歸檔包導(dǎo)出工具，以實現(xiàn)項目電子檔案向建設(shè)單位移交。在線+離線的項目電子文件/檔案傳遞交流方式以其靈活性很好地適應(yīng)了海外項目實際情況。

在項目電子檔案合法合規(guī)與“四性”保障方面，采用電子簽名、完整性校驗碼+區(qū)塊鏈確保項目電子檔案合法合規(guī)，采用規(guī)范封裝歸檔信息包，將項目電子文件結(jié)構(gòu)、背景及過程信息納入元數(shù)據(jù)管理，開發(fā)“四性”檢測工具實施四性檢測。具體地說，針對已經(jīng)采用了電子簽名技術(shù)的系統(tǒng)形成和流轉(zhuǎn)的項目設(shè)計文件，依據(jù)電子簽名及完整的元數(shù)據(jù)確保其合法合規(guī)，針對未采用電子簽名技術(shù)的系統(tǒng)生成的項目電子文件及紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，采用生成完整性校驗碼并上傳區(qū)塊鏈以備檢測核查的方式，確保其合法合規(guī)。編制四性檢測方案，依據(jù)方案開發(fā)四性檢測工具，在歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行涵蓋電子簽名及完整性校驗碼檢測在內(nèi)的四性檢測，有效保障項目電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

2.4 項目電子文件分類管理

尊重項目電子文件來源渠道、形成流轉(zhuǎn)方式等特點，依據(jù)項目文件產(chǎn)生的地域及是否滿足全流程線上管理等特點，依據(jù)合規(guī)高效的原則進(jìn)行分類管理。

1)與屬地國政府關(guān)于項目立項、用地、評估、建設(shè)許可等往來文件，均為線下行文，則采取原件與數(shù)字化副本線下線上分別管理；2)根據(jù)項目文件產(chǎn)生的地域分類，由于招投標(biāo)工作在國內(nèi)完成，因此采取國內(nèi)完成招投標(biāo)項目文件的收集、整理和向公司歸檔的工作；對于施工現(xiàn)場文件則采取在越南項目部本地開展收集、整理工作；3)根據(jù)是否滿足全流程線上管理的分類，針對設(shè)計文件和總承包管理文件等可實現(xiàn)全流程線上管理的項目電子文件采用在線形成、流轉(zhuǎn)、歸檔和移交，對于不能實現(xiàn)全流程線上管理的項目文件通過紙質(zhì)文件數(shù)字化方式實現(xiàn)對項目文件數(shù)字化副本的在線管理。項目電子檔案移交建設(shè)方捷碩海陽電力有限公司時采取全流程線上管理的項目電子檔案和紙質(zhì)項目檔案數(shù)字化副本作為項目整體電子檔案統(tǒng)一移交，共計移交項目電子檔案3 888卷/65 062件，其中設(shè)計類、管理類項目檔案實現(xiàn)電子化全流程管理，共計1 042卷/10 790件。

2.5 施、竣工圖紙在線傳遞

設(shè)計系統(tǒng)平臺和項目基建MIS系統(tǒng)建設(shè)完成并搭建接口，項目設(shè)計文件可實現(xiàn)全流程線上管理，節(jié)省工序和節(jié)約成本，滿足全流程在線管理要求的施、竣工圖紙等項目設(shè)計文件的在線傳遞，摒棄了傳統(tǒng)的在國內(nèi)打印成紙質(zhì)圖紙后再郵寄至境外項目部的方式。項目現(xiàn)場可根據(jù)需要在當(dāng)?shù)卮蛴〕鰣D，極大提高文件傳輸效率的同時，降低設(shè)計文件傳遞成本。

3 海外項目電子檔案管理的經(jīng)驗啟示

3.1 注重工作組織

將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和項目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。針對項目電子文件歸檔和電子檔案管理，建立專門管理機構(gòu)，制定各項制度、規(guī)范、程序，并組織、指導(dǎo)工程管理部門和參建單位實施。同時在招標(biāo)文件和合同/協(xié)議中設(shè)立專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任。

境外項目電子文件歸檔與管理涉及眾多參建部門，人員構(gòu)成較為復(fù)雜，要充分協(xié)調(diào)各級不同人力資源通力合作達(dá)成試點目標(biāo)，需要自上而下開展試點任務(wù)部署及進(jìn)度監(jiān)控。

3.2 重視方法策略

海外項目電子檔案管理是一項系統(tǒng)工程，協(xié)調(diào)好電子檔案管理工作與項目建設(shè)整體目標(biāo)的推進(jìn)，協(xié)調(diào)好電子檔案管理中各責(zé)任主體、各管理環(huán)節(jié)的工作都要求靈活務(wù)實的方法策略。

1)以管理需求為核心實時調(diào)整工作策略，建設(shè)項目檔案工作根本目的是服務(wù)項目建設(shè)、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營，以管理創(chuàng)新為手段輔助企業(yè)降本增效。當(dāng)試點工作嘗試管理創(chuàng)新可能給建設(shè)項目帶來不適應(yīng)或不切實際的“陣痛”時，應(yīng)及時調(diào)整工作策略，既要保證試點目標(biāo)的順利達(dá)成，又要保證試點工作對項目建設(shè)的正向作用。

2)尊重文件形成規(guī)律開展工作，由于境外項目涉及參建方多，形成文件途徑及種類復(fù)雜，不能一刀切對所有項目文件均要求在線歸檔，有部分無法在線歸檔的只能采取數(shù)字化，如：單位工程驗收申請表、商品混凝土供應(yīng)商質(zhì)量檢查記錄單等文件。故為保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)電子檔案的完整齊全，根據(jù)實際情況將工作重點聚焦于滿足項目電子文件在線歸檔和電子檔案管理要求的文件類別上。

3.3 加強項目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

項目信息管理系統(tǒng)和項目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中除應(yīng)滿足GB/T 39784—2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DAT 92—2022《電子檔案單套管理一般要求》、《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)〔2016〕11號)、《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》(檔辦發(fā)〔2017〕2號)等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件要求外，還應(yīng)注意以下幾點。

1)聚焦項目電子檔案單套管理需求，統(tǒng)籌考慮項目建設(shè)各信息系統(tǒng)，提前部署前端控制，統(tǒng)籌規(guī)劃元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)接口等技術(shù)規(guī)范，采用電子簽名、數(shù)字摘要+區(qū)塊鏈、時間戳等確保檔案證據(jù)效力的技術(shù)，確保電子檔案真實性、完整性、安全性和可用性，為電子檔案單套管理奠定基礎(chǔ)；2)著重完善項目檔案管理系統(tǒng)的管理過程記錄、日志追蹤審計、自定義統(tǒng)計分析、自動化/半自動化數(shù)據(jù)備份、靈活多樣反應(yīng)迅捷的檢索(跨庫檢索、全文檢索、精煉檢索等等)、靈活的賦權(quán)管理、方便的文件瀏覽等傳統(tǒng)功能；3)注意系統(tǒng)在境外項目的語言適用性，滿足雙語或多語種需求，以方便不同語言用戶的使用。

3.4 加強項目電子檔案單套管理的安全管理體系

安全性是項目電子檔案單套管理必須堅守的底線，從以下5個方面加強項目電子檔案單套管理的安全管理體系。

1)開展系統(tǒng)安全管理，確保項目信息管理系統(tǒng)和項目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滿足對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)要求。在項目信息管理系統(tǒng)和項目檔案管理系統(tǒng)中采取相應(yīng)技術(shù)手段，確保項目電子文件、電子檔案的安全、可靠。項目電子文件歸檔、電子檔案移交等管理權(quán)轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行認(rèn)證簽名。系統(tǒng)實施三員管理。

2)開展存儲與備份管理，建立項目電子檔案存儲規(guī)劃，為項目電子檔案安全存儲配置專用在線存儲設(shè)備或虛擬云存儲空間。項目電子檔案存儲設(shè)備(空間)運行在具有必要安全措施的局域網(wǎng)，以獨立的方式存儲項目電子檔案，在不依賴特定管理系統(tǒng)前提下實現(xiàn)項目電子文件的自包含、自描述和自證明。

3)開展轉(zhuǎn)換與遷移管理，制定、評估項目電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與遷移策略，確保轉(zhuǎn)換與遷移后電子檔案各組件、元數(shù)據(jù)、審計日志、配置信息之間關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持上述內(nèi)容的完整性、可用性；轉(zhuǎn)換與遷移過程自動采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)。

4)開展安全檢測管理，在項目電子文件歸檔和電子檔案長期保持環(huán)節(jié)對歸檔信息包進(jìn)行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。依據(jù)或參考DA/T 70—2018《文書類電子檔案檢測一般要求》，定期對項目檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及安全管理設(shè)備等軟硬件有效性進(jìn)行檢測，確保項目電子檔案保管環(huán)境無病毒感染或安全威脅。

5)開展審計跟蹤管理，建立審計跟蹤制度，對項目電子檔案管理流程操作行為、運維操作行為實施審計跟蹤。操作行為應(yīng)包括但不限于行為描述、行為步驟、行為對象、行為日期、行為人員等。自動記錄審計跟蹤事件信息，并把有關(guān)審計信息按元數(shù)據(jù)方案要求同時作為項目電子檔案的元數(shù)據(jù)加以管理；在項目電子檔案的生命周期內(nèi)持續(xù)維護(hù)審計跟蹤日志。審計跟蹤日志和重要操作日志保存時間不應(yīng)低于項目電子檔案保管期限，且應(yīng)納入備份恢復(fù)范圍。

4 結(jié)語

海陽項目試點工作依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和建設(shè)單位要求，依托原有項目電子文件管理信息化基礎(chǔ)，立足項目管理實際需求，圍繞試點目標(biāo)，開展制度體系建設(shè)、管理系統(tǒng)建設(shè)和部門項目電子文件全流程管理，極大地提高了項目電子文件歸檔與電子檔案管理能力，實現(xiàn)了越南海陽2×600 MW燃煤電廠工程的設(shè)計類電子文件和總承包范圍內(nèi)的管理類電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理目標(biāo)，并對滿足要求的部分項目電子檔案實施單套管理。

由于海陽項目并未完全實現(xiàn)數(shù)字化管理，管理系統(tǒng)不能涵蓋全部建設(shè)和管理活動，大量項目文件(如施工技術(shù)文件等)無法實現(xiàn)在線形成流轉(zhuǎn)和歸檔，依然采取紙質(zhì)檔案+數(shù)字化副本的歸檔管理方式。后續(xù)的工作中將進(jìn)一步提高海外建設(shè)項目管理數(shù)字化程度，實現(xiàn)更大范圍的項目電子文件歸檔和管理，同時繼續(xù)加強海外項目電子文件及電子檔案全流程管理的合法合規(guī)和信息安全，保障海外項目電子檔案“四性”。