張雨思

（化學(xué)工業(yè)出版社有限公司，北京 100000）

一、出納崗位的特點(diǎn)

集團(tuán)資金的正常周轉(zhuǎn)和項(xiàng)目的持續(xù)發(fā)展離不開資金的安全管理。作為集團(tuán)財(cái)務(wù)部門的重要組成人員，出納崗位在資金流轉(zhuǎn)、票據(jù)管理、資金結(jié)算等環(huán)節(jié)中起著至關(guān)重要的作用，其工作內(nèi)容為集團(tuán)決策和監(jiān)督提供專業(yè)的技術(shù)支持。出納崗位具有以下四個(gè)特點(diǎn)：

（一）復(fù)雜性

多樣化的集團(tuán)資金融資渠道導(dǎo)致了出納工作的復(fù)雜性。根據(jù)集團(tuán)性質(zhì)，不僅要求及時(shí)準(zhǔn)確核算各項(xiàng)流動(dòng)資金，還涉及金融機(jī)構(gòu)理財(cái)規(guī)劃和申贖、發(fā)票開具、統(tǒng)計(jì)和保管等。近些年發(fā)生頻次較高的網(wǎng)銀匯款等收付類結(jié)算業(yè)務(wù)、外匯結(jié)算業(yè)務(wù)等都對(duì)出納崗位提出了更高要求。

（二）專業(yè)性

出納崗位需要遵守嚴(yán)格的工作規(guī)范并熟練掌握專門的操作技術(shù)。在全面了解集團(tuán)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范和業(yè)務(wù)范圍上，根據(jù)集團(tuán)發(fā)展的新形勢(shì)掌握新的技術(shù)方法。如：正確填寫收據(jù)、借款單，特殊業(yè)務(wù)支付的結(jié)算流程，發(fā)票集成服務(wù)平臺(tái)的推進(jìn)與實(shí)施，以及應(yīng)收賬款賬實(shí)核對(duì)、賬賬核對(duì)的規(guī)范等。此外，出納人員還需要掌握ATM機(jī)收款、假幣甄別技能，熟練應(yīng)用EXCEL軟件、開票系統(tǒng)和財(cái)務(wù)專業(yè)軟件。

（三）嚴(yán)謹(jǐn)性

出納崗位與集團(tuán)的資金往來關(guān)系密切，需要出納人員有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，不斷增強(qiáng)法律意識(shí)和責(zé)任感，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。此外，出納崗位具有很強(qiáng)的時(shí)效性，如工資發(fā)放、公積金繳存、特殊業(yè)務(wù)費(fèi)用結(jié)算、納稅申報(bào)等都需要在既定的時(shí)間內(nèi)完成。銀行賬戶要做到日清月結(jié)，賬戶余額要核對(duì)無誤，月底要做好應(yīng)收賬款的核對(duì)，及時(shí)清理并催收未達(dá)賬項(xiàng)。

（四）創(chuàng)新性

為提高貨幣資金管控效率，集團(tuán)及下屬子公司實(shí)施無現(xiàn)金化出納管理。改變傳統(tǒng)現(xiàn)金、支票、郵局收款方式，轉(zhuǎn)為第三方平臺(tái)收款，可簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)收款流程，提高資金使用效率。通過注冊(cè)創(chuàng)建微信收款平臺(tái)，將收款權(quán)限集中至財(cái)務(wù)部，會(huì)計(jì)為主管，出納為下屬?？蓪?shí)現(xiàn)多門店多人員管理，即不同門店生成不同收款碼，收款資金結(jié)算至同一賬戶。微信收款商業(yè)版還可生成經(jīng)營分析報(bào)表，方便出納管理查看每月收款情況和收入趨勢(shì)。此外，集團(tuán)及子公司開通支付寶平臺(tái)收款業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員按照固定的周期將收款金額提現(xiàn)至企業(yè)賬戶，會(huì)計(jì)主管可根據(jù)賬戶資金綜合調(diào)配使用，出納人員根據(jù)收款金額統(tǒng)計(jì)表和開票明細(xì)統(tǒng)一集中開票。

二、集團(tuán)集權(quán)式管理模式下資金管理存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

1．預(yù)算管理風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部控制是否能夠有效實(shí)施，是影響集團(tuán)資金利用效率的直接因素。部分集團(tuán)預(yù)算管理制度不健全、缺乏全面預(yù)算管理體系，容易引起集團(tuán)內(nèi)部控制力不足，導(dǎo)致各業(yè)務(wù)領(lǐng)域工作質(zhì)量不高和工作效率低下。一些集團(tuán)的預(yù)算編制方法不科學(xué)，如除公積金、社保、工資和大額支出的扣繳外，未合理規(guī)劃金融產(chǎn)品的申贖周期，可能造成資金短缺、周轉(zhuǎn)困難等問題。此外，每個(gè)預(yù)算單位沒有涵蓋全部的收入和支出，會(huì)導(dǎo)致集團(tuán)的預(yù)算編制不完整，難以發(fā)揮預(yù)算硬約束的作用。

2．內(nèi)外部信息風(fēng)險(xiǎn)

隨著支付方式的日新月異，增加了集團(tuán)信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和支付風(fēng)險(xiǎn)。在集權(quán)式管理模式下，部分集團(tuán)對(duì)信息技術(shù)資源的重要性認(rèn)識(shí)不充分，技術(shù)人員信息化水平不高，管理人員信息化意識(shí)薄弱，不利于數(shù)字化推進(jìn)，還可能存在電信詐騙、盜取公司信息等風(fēng)險(xiǎn)。此外，各部門崗位流動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)交接不清或歷史問題遺漏，造成款項(xiàng)無法追回，也會(huì)帶來一定經(jīng)濟(jì)損失。

3．業(yè)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn)

出納崗位不僅需要熟練的操作技術(shù)，更要求工作認(rèn)真細(xì)致，有時(shí)非常細(xì)微的錯(cuò)漏也會(huì)給集團(tuán)帶來資金管理風(fēng)險(xiǎn)。如：財(cái)務(wù)票據(jù)、銀行卡等保管不善，易發(fā)生丟失或毀損；集團(tuán)各類業(yè)務(wù)增加，由于開票限額和數(shù)量的限制，未提前預(yù)警和規(guī)劃開票數(shù)量，會(huì)導(dǎo)致發(fā)票供不應(yīng)求，影響正常工作日程；發(fā)票格式不正確，易引起他人篡改金額；經(jīng)辦人員對(duì)報(bào)銷流程不熟悉，易出現(xiàn)原始憑證不合規(guī)、發(fā)票金額隨意合并、報(bào)銷明細(xì)不完整等問題。部分集團(tuán)在多家銀行開立賬戶或同一銀行擁有眾多賬戶，一些使用頻次較低的賬戶為不法交易留下了可乘之機(jī)。

（二）貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)

1．貨幣資金收入

（1）收款業(yè)務(wù)的流程如下圖1所示

圖1 收款業(yè)務(wù)的流程圖

對(duì)于業(yè)務(wù)情況較復(fù)雜的集團(tuán)，經(jīng)辦人員經(jīng)常換崗或離職，若財(cái)務(wù)款項(xiàng)交接不清，可能導(dǎo)致應(yīng)收賬款長(zhǎng)期掛賬，最終形成壞賬；部分款項(xiàng)由于歷史遺留問題，外部證據(jù)不足，仍無法做壞賬。若出納人員未及時(shí)登記預(yù)收賬款管理臺(tái)賬，導(dǎo)致已收款未開票業(yè)務(wù)長(zhǎng)期堆壓，會(huì)出現(xiàn)賬賬不符、預(yù)收賬款與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相脫節(jié)，為出納崗位查找原因帶來困擾。

（2）外幣結(jié)算業(yè)務(wù)流程如圖2所示

圖2 外幣結(jié)算業(yè)務(wù)流程圖

集團(tuán)子公司需以總部名義與境外集團(tuán)或機(jī)構(gòu)簽訂經(jīng)濟(jì)合同，若條款中未體現(xiàn)收款單位屬于集團(tuán)的控股子公司，會(huì)出現(xiàn)無法證明三方關(guān)系的問題。由于外幣款項(xiàng)入賬期限較短，辦理結(jié)匯手續(xù)時(shí)需要在三方協(xié)議加蓋境外單位公章，逾期需提供延期證明，導(dǎo)致集團(tuán)延誤匯款結(jié)算時(shí)間和入賬日期。

2．貨幣資金支出

（1）日常付款業(yè)務(wù)流程如圖3所示

圖3 日常付款業(yè)務(wù)流程圖

若經(jīng)辦人不熟悉業(yè)務(wù)辦理流程和財(cái)務(wù)規(guī)定，將付款發(fā)票和已還發(fā)票混淆交由財(cái)務(wù)，會(huì)導(dǎo)致出納重復(fù)付款，造成追款困難等問題。若報(bào)銷單金額填寫不規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致篡改金額等風(fēng)險(xiǎn)；若款項(xiàng)用途與實(shí)際情況不符，出納仍繼續(xù)付款，既不符合財(cái)務(wù)規(guī)定，也會(huì)造成審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（2）批量付款業(yè)務(wù)流程如圖4所示

圖4 批量付款業(yè)務(wù)流程圖

集團(tuán)或子公司跨行付款數(shù)量過多，回單排序、核對(duì)復(fù)雜，憑證裝訂困難，導(dǎo)致對(duì)賬難度增加。若批量付款表格格式不規(guī)范或金額錯(cuò)誤，如：開戶行全稱不清晰、銀行賬號(hào)格式錯(cuò)誤等，會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)銀審核不通過，付款退回，反復(fù)修改延誤做賬日期。

三、風(fēng)險(xiǎn)防范的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，提升專業(yè)程度

由于出納崗位較為復(fù)雜和專業(yè)，需要不斷學(xué)習(xí)新的法規(guī)政策，進(jìn)行系統(tǒng)全面的崗前培訓(xùn)。針對(duì)新員工或轉(zhuǎn)崗人員，圍繞發(fā)票開具、特殊業(yè)務(wù)批量付款、回單整理、理財(cái)申贖等內(nèi)容持續(xù)開發(fā)符合集團(tuán)實(shí)際的內(nèi)部課程，并進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。在實(shí)際工作中注重提高實(shí)操能力，注重培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)電算化技能，提升信息化水平，將資金集中管理模式與網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)行有效結(jié)合。

（二）嚴(yán)格內(nèi)部管控，加強(qiáng)監(jiān)督管理

進(jìn)一步完善集團(tuán)資金管理制度，明確出納崗位職責(zé)，充分發(fā)揮內(nèi)部管控監(jiān)督作用，有效防范資金管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

1．嚴(yán)格崗位分離制度

堅(jiān)持錢賬分管原則。會(huì)計(jì)和出納人員要按照分工各司其職，對(duì)賬目和資金進(jìn)行分別管理，起到相互牽制作用。嚴(yán)格規(guī)范和執(zhí)行崗位分離制度，出納人員主要負(fù)責(zé)銀行結(jié)算、票據(jù)整理和保管等職責(zé)。為避免潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，需對(duì)出納崗位進(jìn)行定期輪崗，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，杜絕責(zé)任不清等現(xiàn)象。

2．加強(qiáng)貨幣資金余額管理

集團(tuán)及子公司實(shí)行無現(xiàn)金化出納管理，出納人員嚴(yán)格履行財(cái)務(wù)規(guī)定，定期核對(duì)支付平臺(tái)、銀行存款賬戶余額，確保賬實(shí)相符。對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng)要及時(shí)登記應(yīng)收賬款臺(tái)賬并逐筆核對(duì)，確保應(yīng)收賬戶余額與各明細(xì)賬戶一致，如遇到不一致情況，須立即追查原因并及時(shí)妥善處理。會(huì)計(jì)主管定期對(duì)會(huì)計(jì)憑證、重要票據(jù)，如有價(jià)證券、空白支票等進(jìn)行盤點(diǎn)，必要時(shí)組織抽查。

3．明確職責(zé)與分工管理

職責(zé)與分工管理如表1所示。

表1 崗位職責(zé)與分工管理明細(xì)表

4．嚴(yán)格貨幣資金審核規(guī)范

嚴(yán)格貨幣資金的規(guī)范流程，明確審批人和經(jīng)辦人職責(zé)要求。報(bào)銷流程采取付款授權(quán)審批制度，各項(xiàng)業(yè)務(wù)要嚴(yán)格按照程序?qū)徍宿k理銀行結(jié)算手續(xù)，避免出現(xiàn)原始單據(jù)不健全、審批手續(xù)不完整的現(xiàn)象。審批人應(yīng)在財(cái)務(wù)授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，對(duì)于不真實(shí)、不合規(guī)的業(yè)務(wù)，應(yīng)拒絕審批，避免出現(xiàn)資金漏洞。

5．規(guī)范貨幣資金支付程序

規(guī)范貨幣資金支付程序詳見表2。

表2 規(guī)范貨幣資金支付程序表

6．加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督管理

審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)公司貨幣資金進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，分析并控制資金流的科學(xué)運(yùn)行，審查是否存在隨意挪用資金等違紀(jì)現(xiàn)象；抽查大額資金使用情況，對(duì)單位資金流量進(jìn)行穿行測(cè)試，對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中的處理過程進(jìn)行追蹤，全方位對(duì)出納崗位和操作規(guī)范進(jìn)行合規(guī)性檢查。

（三）合理配置資金，提高運(yùn)營效率

1．加強(qiáng)資金規(guī)劃管理，合理配置財(cái)權(quán)

集權(quán)管理模式要對(duì)貨幣資金實(shí)行統(tǒng)一管理，以集團(tuán)總部為主導(dǎo)，對(duì)整體資金狀況進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。通過設(shè)置預(yù)算管理部門、投融資機(jī)構(gòu)等，優(yōu)化集權(quán)管控和資源配置，提高貨幣資金利用效率。財(cái)權(quán)的管理采用集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的方式，以集團(tuán)總體戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，逐級(jí)下放權(quán)力，推行下屬子公司一把手負(fù)責(zé)制。此外，還需對(duì)資金狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，結(jié)合業(yè)務(wù)付款、回款、工資、報(bào)銷等資金流動(dòng)情況，每月對(duì)資金需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，提前籌劃和合理運(yùn)用，從而對(duì)理財(cái)產(chǎn)品進(jìn)行預(yù)約申贖，減少沉淀，提高資金運(yùn)營效率。

2．強(qiáng)化全面預(yù)算管理，提高資金使用效率

全面預(yù)算管理要求對(duì)集團(tuán)內(nèi)部管理架構(gòu)進(jìn)行重建，將集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)作為執(zhí)行依據(jù)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理流程、資源平均分配的目的。在集權(quán)式管理模式下，推行以“轉(zhuǎn)型升級(jí)”“預(yù)算管理控制”為目標(biāo)的全面預(yù)算管理體制。在預(yù)算的編制的基礎(chǔ)上，分解各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)，嚴(yán)格制度審批流程，健全考評(píng)機(jī)制，注重考評(píng)結(jié)果的公平性。有效實(shí)施全面預(yù)算管理可以平衡各部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系、及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的偏差并予以糾正，進(jìn)一步完善集團(tuán)的內(nèi)部控制流程。

3．建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資金集中管理

推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)的建設(shè)，根據(jù)集團(tuán)組織架構(gòu)和主體業(yè)務(wù)需求，對(duì)資金管理實(shí)行統(tǒng)一控制和實(shí)時(shí)監(jiān)控。對(duì)于業(yè)務(wù)規(guī)模大、開票種類多的集團(tuán)和子公司，應(yīng)創(chuàng)建發(fā)票集成服務(wù)平臺(tái)，推進(jìn)開票信息與財(cái)務(wù)、稅控軟件的有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)開票、會(huì)計(jì)核算的集中管理。通過推廣信息技術(shù)，打破空間限制，重新規(guī)劃工作流程，提高工作效率。