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Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用

2022-01-22 21:12:57翟蘋蘋
科海故事博覽·下旬刊 2022年1期
關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化

翟蘋蘋

摘 要 Excel軟件擁有豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理功能并且攜帶眾多函數(shù)公式,具有極其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,深受辦公人員的青睞。而初級(jí)操作者因?qū)xcel軟件功能不甚熟悉,因而無(wú)益于辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。鑒于此,本文結(jié)合Excel軟件的應(yīng)用特點(diǎn),探討其在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用。本文將針對(duì)如何在辦公自動(dòng)化中有效運(yùn)用Excel軟件展開分析,并對(duì)Excel軟件價(jià)值和操作方法等進(jìn)行了說(shuō)明。同時(shí),對(duì)Excel軟件加以展望,力求Excel軟件能夠加快辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞 Excel軟件 辦公自動(dòng)化 Microsoft Office

中圖分類號(hào):TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1007-0745(2022)01-0100-03

1 辦公自動(dòng)化的含義

近年來(lái),隨著辦公自動(dòng)化概念的不斷深入以及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的不斷進(jìn)步,使得辦公自動(dòng)化的發(fā)展之路更加明朗。辦公自動(dòng)化的大規(guī)模應(yīng)用,從現(xiàn)實(shí)上為簡(jiǎn)化辦公、精準(zhǔn)辦公、高效辦公提供可能,為企事業(yè)單位的管理與決策提供科學(xué)依據(jù)。

2 Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的地位

Excel作為Microsoft Office辦公軟件之一,以其強(qiáng)大的表格數(shù)據(jù)處理能力和圖表制作分析能力,為各行各業(yè)的數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析提供便捷,在當(dāng)今品類繁多的辦公自動(dòng)化軟件中始終占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。由此可見,Excel軟件的應(yīng)用范圍之廣、人數(shù)之多,非一般軟件可與之媲美。

3 Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

本文主要從軟件的數(shù)據(jù)處理功能、數(shù)據(jù)分析功能、圖表制作功能等角度入手,系統(tǒng)分析和概括Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用,為科學(xué)辦公、合理辦公貢獻(xiàn)出一份力量。

數(shù)據(jù)處理是Excel軟件最基礎(chǔ)、最常用的功能。在企事業(yè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理等各環(huán)節(jié)中,都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),面對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)基數(shù),如何從中提煉有效信息、體現(xiàn)數(shù)據(jù)自身的價(jià)值,是每一位社會(huì)成員值得思考和探究的。而Excel軟件的誕生和深入應(yīng)用,恰恰順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求,幫助各行各業(yè)、各單位實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化和自動(dòng)化,從而提高數(shù)據(jù)處理的品質(zhì),提升數(shù)據(jù)處理的效率,減少辦公人員的投入。Excel軟件的數(shù)據(jù)處理功能主要有以下幾點(diǎn)。

3.1 常用功能

這里所指的常用功能包括但不限于數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)填充、數(shù)據(jù)分列、數(shù)據(jù)匯總,還包括表格常見的快捷鍵、插件等的應(yīng)用。

Excel軟件為海量數(shù)據(jù)提供基礎(chǔ)排序功能,將位置錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)按照主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字等進(jìn)行升序或降序排列,各關(guān)鍵字、排序依據(jù)可由操作者自由調(diào)控,充分展現(xiàn)了軟件的實(shí)用性和靈活性。經(jīng)排序后的數(shù)據(jù),可讀性明顯增強(qiáng),為辦公人員后續(xù)的數(shù)據(jù)整理和加工提供便捷。

數(shù)據(jù)篩選是Excel軟件中的一項(xiàng)非常強(qiáng)大的功能,其能從表格行列間過(guò)濾千萬(wàn)條數(shù)據(jù),瞬息生成工作指定的內(nèi)容。所謂的數(shù)據(jù)篩選,是一個(gè)條件和模式匹配的過(guò)程,是查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì),數(shù)據(jù)篩選就好比是簡(jiǎn)易版的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析,特別適用于每行結(jié)構(gòu)相同的大型工作表?!懊啃薪Y(jié)構(gòu)相同”保證了數(shù)據(jù)篩選結(jié)果有意義,“大型工作表”保證了數(shù)據(jù)篩選的實(shí)用性。無(wú)論從哪個(gè)方面來(lái)看,數(shù)據(jù)篩選都將是辦公自動(dòng)化的有力佐證。

數(shù)據(jù)填充一詞想必對(duì)大多數(shù)辦公人員來(lái)說(shuō)并不陌生。在工作中,其實(shí)經(jīng)常會(huì)遇到在連續(xù)的表格中有著相同的數(shù)據(jù),或具有一定規(guī)律可循的數(shù)據(jù)。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子,對(duì)于1到10序號(hào)的填充,方法其實(shí)有很多。其中,最枯燥、最乏味的方法無(wú)非是手動(dòng)單個(gè)輸入,這種操作耗時(shí)耗力,還往往得不償失。排除上述方法,Excel軟件提供靈活多變的數(shù)據(jù)填充功能,例如:?jiǎn)卧裣吕蟿?dòng)填充、函數(shù)公式自動(dòng)填充等,普遍只要2到3步即可完成單元格序號(hào)的完美呈現(xiàn)。

此外,在諸多Excel的技巧、功能里,數(shù)據(jù)分列絕對(duì)是其中最亮眼的一個(gè),它讓很多Excel函數(shù)公式黯然失色。采用數(shù)據(jù)分列功能不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效拆分,還是規(guī)范數(shù)據(jù)格式的利器[1]。從應(yīng)用層面來(lái)看,最初從其他類型文件中復(fù)制粘貼而來(lái)的數(shù)據(jù)未經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)拆分,很難進(jìn)入下一步數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)。因此,對(duì)Excel中的原始數(shù)據(jù)按分隔符拆分、關(guān)鍵字拆分、固定長(zhǎng)度拆分等十分必要,經(jīng)Excel分列形成的數(shù)據(jù),其格式統(tǒng)一、規(guī)范,更易于數(shù)據(jù)的分辨和使用。

除了上述Excel軟件相關(guān)常用功能的介紹,Excel軟件中常見快捷鍵的應(yīng)用也是辦公自動(dòng)化過(guò)程中應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。它存在的價(jià)值和意義在于簡(jiǎn)化和加快辦公人員的日常操作,達(dá)到高效辦公的目的。面對(duì)通常性的數(shù)據(jù)處理工作,辦公室工作人員需熟知幾種基礎(chǔ)快捷鍵的用法。例如:Ctrl+C復(fù)制、Ctrl+V粘貼、Ctrl+X剪切、Ctrl+F查找、Ctrl+A選定整張表、Ctrl+Z撤銷上一次動(dòng)作等,在熟練掌握相關(guān)快捷鍵用法之后,對(duì)軟件的應(yīng)用也會(huì)更加得心應(yīng)手。

3.2 函數(shù)應(yīng)用

在 Excel軟件中,函數(shù)實(shí)際上是一個(gè)預(yù)先設(shè)計(jì)好的固定計(jì)算公式,是一種可以使用的內(nèi)部工具。運(yùn)用這個(gè)工具可以對(duì)一個(gè)或多個(gè)參數(shù)進(jìn)行計(jì)算,并得出一個(gè)或多個(gè)計(jì)算結(jié)果,這些結(jié)果在數(shù)學(xué)界將其命名為函數(shù)值[2]。使用這些函數(shù)不僅可以完成數(shù)據(jù)間的復(fù)雜計(jì)算和判斷等,而且還可以簡(jiǎn)化原有公式的繁雜程度,最大限度上提高辦公作業(yè)的效率。綜合看來(lái),恰當(dāng)應(yīng)用軟件中的函數(shù)有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

1.可以大大地簡(jiǎn)化我們的公式。例如:基于班級(jí)學(xué)生各科分?jǐn)?shù)表,想要計(jì)算出第一位同學(xué)各科分?jǐn)?shù)的總和,如果不用函數(shù),則需要在H1單元格中輸入公式=C1+D1+……+G1。如果使用函數(shù),則在H1單元格中輸入求和函數(shù)=SUM(C1:G1)即可。這對(duì)于參數(shù)值多、運(yùn)算量大的表格十分友好,以最簡(jiǎn)單的公式完成相對(duì)復(fù)雜的計(jì)算,是Excel軟件辦公自動(dòng)化堅(jiān)持的理念。

2.實(shí)現(xiàn)其他方法無(wú)法實(shí)現(xiàn)的計(jì)算。例如:基于上述例子,此時(shí)需要求出該名同學(xué)的科目最高分,如果不使用函數(shù),只能依據(jù)自我的判斷作出選擇。但是如果應(yīng)用Excel軟件中的求最大值函數(shù)Max(),則能輕松求出科目成績(jī)的最大值。在I1單元格中輸入=MAX(C1:G1)后回車即可。此類函數(shù)的應(yīng)用可以大幅度降低數(shù)據(jù)處理過(guò)程中人為判斷產(chǎn)生的誤差,達(dá)到辦公自動(dòng)化高效準(zhǔn)確的目的。

3.自動(dòng)完成邏輯判斷得出結(jié)論。例如:假設(shè)要在J1“是否合格”一欄填上相應(yīng)的結(jié)果,我們可以在J1單元格輸入判斷函數(shù):=IF(C1>=60,"合格","不合格")。意思為當(dāng)分?jǐn)?shù)在60分以上時(shí)為合格,否則視為不合格。此項(xiàng)在于運(yùn)用計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的語(yǔ)言,幫助得出正確結(jié)果,是計(jì)算機(jī)語(yǔ)言在辦公自動(dòng)化過(guò)程中的具體體現(xiàn)。

4.完成相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)任務(wù)。例如:需要統(tǒng)計(jì)語(yǔ)文科目的及格人數(shù),只要運(yùn)用COUNTIF條件統(tǒng)計(jì)函數(shù),在任一空白單元格中輸入=COUNTIF(C1:C10,">=60")即可。需要注意的是,Excel軟件提供種類豐富的函數(shù),以滿足不同計(jì)算任務(wù)的要求。辦公人員在具體選擇函數(shù)時(shí),需摸清函數(shù)的意義和作用,謹(jǐn)防后續(xù)使用時(shí)差之毫厘失之千里。

5.根據(jù)身份證號(hào)判斷性別功能。例如:學(xué)校學(xué)生信息管理,需要統(tǒng)計(jì)學(xué)生性別,只要使用:=IF(MID(B2,17,1)/2=TRUNC(MID(B2,17,1)/2),"女","男")即可。這里則是提取身份證號(hào)第17為數(shù)字,判斷奇數(shù)偶數(shù)。這一公式中則使用到了提取字符的函數(shù)MID(B2,17,1),選取要提取的單元格數(shù)據(jù),確定要提取內(nèi)容的開始位置及提取字符長(zhǎng)度。從該公式的使用中我們可以了解到Excel的公式既可以單獨(dú)使用,也可以相互混合使用。

6.銀行卡號(hào)處理功能。例如:日常銀行卡拍照識(shí)別卡號(hào)時(shí)卡號(hào)中間會(huì)存在空格,所以收集到的卡號(hào)數(shù)據(jù)如果直接使用批量轉(zhuǎn)賬功能,則會(huì)出現(xiàn)卡號(hào)格式不正確的情況。這種情況下,我們需要處理卡號(hào)數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)中的空格進(jìn)行刪除,簡(jiǎn)單的方式可以使用全部替換功能,將空格全部替換。同時(shí),我們也可以使用公式,去除其中空格:MID(J2,1,4)&MID(J2,6,4)&MID(J2, 11,4)&MID(J2,16,4)&MID(J2,21,4)。

7.不同表格之間的數(shù)據(jù)比對(duì)功能。例如:某學(xué)院發(fā)放學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù),但數(shù)據(jù)表中沒有班級(jí)信息,現(xiàn)需要班主任找出自己班級(jí)的所有學(xué)生。這種情況下我們可以使用公式:=IF(ISERROR(VLOOKUP(A1,'[學(xué)生信息表.xls]信息錄入表'!J:J,1,)),"否","是")。解釋起來(lái):以自己手里的本班信息表中與總表信息中唯一對(duì)應(yīng)的信息(例如身份證號(hào)或者學(xué)生的學(xué)號(hào))比對(duì)之后結(jié)果為“是”的則代表是自己班級(jí)的學(xué)生。

8.不同表格之間的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。例如:需要從員工總表中導(dǎo)出本部門員工的家庭住址:=VLOOKUP(A4,'[員工總表.xls]Sheet1'!$G$2:$J$1725,2,F(xiàn)ALSE)。同樣首先找到兩個(gè)表中對(duì)應(yīng)的相同信息列,在總表中以該列為第一列,確定從該列開始家庭住址所在列數(shù),最后完成公式就能導(dǎo)出所需員工的家庭住址。Excel的函數(shù)功能及其強(qiáng)大,單一或復(fù)合的函數(shù)形式極其多,根據(jù)我們的使用需求,可以混合多種單一函數(shù),增強(qiáng)使用效果,達(dá)到辦公簡(jiǎn)潔快速的目的。

3.3 數(shù)據(jù)分析功能

前期所有的數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)處理工作終將為數(shù)據(jù)分析提供服務(wù)。大量數(shù)據(jù)產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)意義,就是從這些數(shù)據(jù)的細(xì)枝末節(jié)中挖掘出可用信息,對(duì)這些信息進(jìn)行篩選、過(guò)濾,得出深層次的剖析結(jié)果。經(jīng)系統(tǒng)驗(yàn)證、分析的結(jié)果最終可對(duì)過(guò)去已做的事情進(jìn)行總結(jié),對(duì)目前在做的事情進(jìn)行指導(dǎo),對(duì)未來(lái)將做的事情進(jìn)行預(yù)測(cè),如此便是Excel軟件數(shù)據(jù)分析功能的價(jià)值所在。Excel中想要具體實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析和挖掘,主要依靠數(shù)據(jù)透視和數(shù)據(jù)分析模型兩種手段。

3.3.1 數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用

數(shù)據(jù)透視表是數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)優(yōu)化顯示和數(shù)據(jù)處理的強(qiáng)大工具。熟練運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表有助于辦公人員了解數(shù)據(jù)中的對(duì)比情況、模式和趨勢(shì)等。之所以將其稱之為數(shù)據(jù)透視表,是因?yàn)樵跀?shù)據(jù)透視模塊中可以動(dòng)態(tài)地改變數(shù)據(jù)版面的布置,以便操作人員按照不同的方式分析數(shù)據(jù),也可以自由調(diào)整行號(hào)、列標(biāo)和頁(yè)字段。每一次改變版面布置時(shí),數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即捕捉到指令,按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外,如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改,數(shù)據(jù)透視表亦可進(jìn)行更新,達(dá)到數(shù)據(jù)同步的效果。因此,辦公人員在掌握常規(guī)數(shù)據(jù)處理功能的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)透視表的運(yùn)用,是對(duì)Excel辦公自動(dòng)化軟件的又一層理解。

3.3.2 各類分析模型的應(yīng)用

除了數(shù)據(jù)透視表,Excel軟件還提供專業(yè)的數(shù)據(jù)分析模型,其自帶的數(shù)據(jù)分析功能也可以完成專業(yè)的統(tǒng)計(jì)軟件才有的數(shù)據(jù)分析工作,這其中包括:描述性統(tǒng)計(jì)、相關(guān)系數(shù)、概率分布、均值推斷、線性、非線性回歸、多元回歸分析、時(shí)間序列等內(nèi)容。不同的分析模型選用的依據(jù)需結(jié)合研究的問題和目標(biāo)具體判斷。

3.4 圖表制作功能

Excel是表格數(shù)據(jù)處理軟件,其強(qiáng)大多樣的圖表制作功能是其軟件核心價(jià)值之一。Excel軟件的圖表制作功能經(jīng)過(guò)幾代軟件的更新迭代,功能已日趨完善,畫面效果更加美觀大方。圖表將純數(shù)字化的數(shù)據(jù)以更加直觀、具體的方式展現(xiàn),賦予數(shù)據(jù)以生命力和活力,使數(shù)據(jù)不再桎梏于Excel表格本身。此種方法多適用于會(huì)議報(bào)告、培訓(xùn)教育、視頻講解等交流互動(dòng)較多的場(chǎng)合,為HR、市場(chǎng)銷售、企業(yè)財(cái)務(wù)、教培等有相關(guān)工作需要的人員提供圖表支持。

Excel圖表可以將數(shù)據(jù)圖形化,更直觀的顯示數(shù)據(jù),使數(shù)據(jù)的比較或趨勢(shì)變得一目了然,從而能夠更容易表達(dá)我們所要闡述的觀點(diǎn)。圖標(biāo)在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中用途非常重要,圖標(biāo)可以用來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系,在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的多少關(guān)系,用折線圖反應(yīng)數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系,用餅形圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。創(chuàng)建圖表或更改現(xiàn)有圖表時(shí),可以從各種圖表類型(如柱形圖或餅圖)及其子類型(如三維圖表中的堆積柱形圖或餅圖)中進(jìn)行選擇。當(dāng)然我們也可以通過(guò)在圖表中使用多種圖表類型來(lái)創(chuàng)建組合圖。

簡(jiǎn)易的數(shù)據(jù)圖表制作,以現(xiàn)成的Excel表格數(shù)據(jù)為源泉,僅需選擇插入所相適應(yīng)的各類圖表即可。其中,各類圖表中常用的有折線圖、柱狀圖、餅圖、散點(diǎn)圖等。此外,若還有更高的需求,在數(shù)據(jù)圖表之上還有數(shù)據(jù)儀表盤可供參考和選擇,此功能是數(shù)據(jù)圖表的動(dòng)態(tài)展示,將數(shù)據(jù)以可視化的方式展現(xiàn),讓數(shù)據(jù)真正動(dòng)起來(lái)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,Excel軟件功能豐富、實(shí)用性強(qiáng),其內(nèi)置功能涵蓋數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)展示等方方面面,并非大家想象中的那般簡(jiǎn)單。因此,高效運(yùn)用好Excel軟件中的基礎(chǔ)功能,深入學(xué)習(xí)其隱藏功能,是每一位辦公人員不斷追求的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn):

[1] 李波.Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用探討[J].成才之路,2014(03):39.

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