艾百慧

摘要：進(jìn)入新的歷史時(shí)期以來(lái)，在檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效提高檔案管理工作質(zhì)量，收到較好的管理效果。在檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的要求，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、科學(xué)化管理的必要手段，本文主要論述了在檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)的方法。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

在信息化迅速發(fā)展的背景下，文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)了重大的變化，管理人員不能拘泥于管理現(xiàn)狀，要認(rèn)真總結(jié)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作理念，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理手段，提升文書(shū)檔案管理的效率。

1檔案管理工作的重要性

1.1檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的必要性

辦公室檔案工作從整體角度說(shuō)，是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，更是提高內(nèi)部工作效率和工作質(zhì)量的重要因素。它直接影響管理者對(duì)本單位實(shí)際情況的了解，是促進(jìn)單位發(fā)展的重要參考依據(jù)。

1.2檔案管理工作對(duì)提高工作效率的作用

通過(guò)日常工作及重要檔案的管理，可有效提高工作效率。這主要是因?yàn)檗k公室的信息檔案與資料大部分是指導(dǎo)性的，對(duì)各部門(mén)的工作和思路有針對(duì)性指導(dǎo)作用。在使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化后，可以通過(guò)搜索功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問(wèn)，為查閱檔案資料提供諸多便利。

1.3 檔案管理工作對(duì)文件資料的保護(hù)作用

做好辦公室檔案管理工作，可設(shè)置文件的完整訪問(wèn)權(quán)限，以保障文件資料的安全。

2信息化背景中文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1缺少完善的管理制度

事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理工作中管理的效果有待加強(qiáng)，由于一些事業(yè)單位在管理中采用傳統(tǒng)的方式，使用紙質(zhì)檔案，需要經(jīng)過(guò)手抄進(jìn)行信息的保存。這種方式在管理中存在較多的缺陷，檔案在時(shí)間的積累中會(huì)出現(xiàn)字跡不清晰或者查找不便等問(wèn)題，影響了文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。利用傳統(tǒng)方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理是當(dāng)前一種常見(jiàn)現(xiàn)象，還有一些事業(yè)單位在管理工作中沒(méi)有制定完善的管理制度，導(dǎo)致管理中存在漏洞和問(wèn)題。由于文書(shū)檔案管理的方式不科學(xué)、制度不完善，檔案在管理中有著安全隱患，雖然一部分事業(yè)單位采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但是由于缺少對(duì)檔案安全的重視，導(dǎo)致檔案中的重要信息可能出現(xiàn)泄漏，造成嚴(yán)重的后果。

2.2 容易導(dǎo)致檔案資料缺失

雖然一些單位在文書(shū)檔案管理中融入了信息技術(shù)，但只是簡(jiǎn)單掃描，有的直接銷毀紙質(zhì)檔案，無(wú)法保障信息檔案和紙質(zhì)檔案同步保存，容易導(dǎo)致檔案資料缺失。

2.3人員變動(dòng)與檔案工作的交接存在問(wèn)題

辦公室檔案管理工作即文件和檔案的組合，它們既有區(qū)別又有聯(lián)系、既有分工又有交叉。就目前情況而言，專職檔案管理人員較少，檔案工作在某種程度上難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理和高效利用，人員變動(dòng)時(shí)也難以保證檔案工作的有效銜接。

3 加強(qiáng)計(jì)算技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1 推動(dòng)文書(shū)檔案管理自動(dòng)化

各級(jí)單位要結(jié)合具體工作出現(xiàn)的新情況，制定完善的管理計(jì)劃，加強(qiáng)一線文書(shū)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)，提高管理的信息化素養(yǎng)，改變以往的工作理念，提升文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化水平。因此，各級(jí)單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，健全當(dāng)前文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，不斷探索管理的新方法和新途徑，積極尋求創(chuàng)新，為以后工作開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。另外，管理人員需要從思想上加強(qiáng)對(duì)工作人員的引導(dǎo)，提升他們的思想意識(shí)，積極學(xué)習(xí)新的信息化管理知識(shí)和理念，統(tǒng)一專業(yè)用語(yǔ)，嚴(yán)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的收集、整理已經(jīng)查詢，在保證文書(shū)檔案信息安全的前提下，提升文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化水平。

3.2提升信息化管理平臺(tái)建設(shè)，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理水平在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于文書(shū)檔案管理，也不能采取一成不變的管理方法，當(dāng)然，也需要不斷調(diào)整思想，認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，才能更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，促使文書(shū)檔案管理工作不斷向信息化的方向發(fā)展。搭建信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的科學(xué)管理尤為重要。根據(jù)實(shí)際需求的不同，最大程度地避免文書(shū)檔案管理工作影響事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)象發(fā)生，加大檔案管理的執(zhí)行力度，強(qiáng)化管理平臺(tái)建設(shè)，使得文書(shū)檔案管理工作最大程度地得到優(yōu)化。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理人員的水平與檔案管理的質(zhì)量和完整性直接相關(guān)。檔案管理人員需對(duì)檔案歸檔過(guò)程、整理、分類，紙質(zhì)文件的編號(hào)、裝訂、歸檔和保管、借用等流程熟記于心、熟練于行。因此，檔案管理人員必須具備文件管理知識(shí)和過(guò)硬的管理技能。除了在業(yè)余時(shí)間自學(xué)業(yè)務(wù)外，還需參加相關(guān)技能的培訓(xùn)，從而不斷深化自身的檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少文件采集、匯總、建檔工作中的返工現(xiàn)象，保證文檔管理的有序進(jìn)行。

3.4 構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

文書(shū)檔案涉及到諸多內(nèi)容，要在相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中構(gòu)建管理模塊，對(duì)檔案文件進(jìn)行分類管理，保障檔案文件的全面性和完整性。除此之外，要對(duì)準(zhǔn)備歸檔的文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，為后期檔案文件整理和檢索工作奠定基礎(chǔ)。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)要保證格式規(guī)范化，明確檔案類別，促使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

3.5 建立綜合檔案文書(shū)存儲(chǔ)模塊

文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容繁雜，需要構(gòu)建預(yù)歸檔案管理模塊和檔案文化管理模塊，其中文化管理模塊可以對(duì)文件實(shí)現(xiàn)分類保管，讓價(jià)值差異性較大的文件在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中保存。工作人員可以對(duì)準(zhǔn)備歸檔文件進(jìn)行分類，為后期的整理收集和查詢檢索奠定基礎(chǔ)。

總結(jié)

總之，最近幾年，我國(guó)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了快速發(fā)展，同時(shí)推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作的穩(wěn)步前行，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入檔案管理工作中可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展?？梢约涌鞕n案管理工作的信息化與現(xiàn)代化步伐，不但可以有效降低檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且也提高了檔案管理工作效率，筆者認(rèn)為計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)在未來(lái)的檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，檔案管理工作人員只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力掌握新型技術(shù)手段，才能勝任新時(shí)期的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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