文·李業(yè)軍 林桂亭

伴隨著智慧城市以及智慧地球等理念的產(chǎn)生與成熟，縣級(jí)檔案管理中也引進(jìn)了智慧檔案管理理念，即應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行智能化采集、識(shí)別、抽取、整合，建設(shè)智慧檔案館，為利用提供更便捷、科學(xué)的個(gè)性化服務(wù)?；谥腔蹤n案館建設(shè)的積極影響，縣級(jí)檔案館建設(shè)過程中，應(yīng)樹立智慧檔案館建設(shè)理念，開展智慧檔案館建設(shè)嘗試，以最終實(shí)現(xiàn)檔案智能化的管理與服務(wù)。

一、縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）智慧檔案館定位模糊，影響智慧檔案館的普及與發(fā)展

目前，盡管智慧檔案在我國不同區(qū)域被廣泛推廣和實(shí)踐，但是由于對(duì)智慧檔案的定義缺少深入地研究分析，導(dǎo)致對(duì)智慧檔案館的定論依舊停留在較為籠統(tǒng)和模糊的層面，影響了智慧檔案館的建設(shè)定位。此外，一些縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)期間，受到傳統(tǒng)思維的影響，依舊習(xí)慣延續(xù)以往的建館模式，對(duì)智慧檔案館建設(shè)不敢嘗試，也影響智慧檔案館建設(shè)和普及以及進(jìn)一步發(fā)展。

（二）注重檔案數(shù)字化建設(shè)，忽略智慧館庫建設(shè)，檔案信息資源管理與應(yīng)用不同步

縣級(jí)檔案館建設(shè)的重點(diǎn)依舊放在檔案數(shù)字化、利用微機(jī)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化上，以為這就是智慧檔案館了，其實(shí)這與真正意義上的智慧檔案館相距甚遠(yuǎn)。真正的智慧檔案館，是對(duì)檔案收集、整理、歸檔、移交、利用全方位的智能管理、智能儲(chǔ)存、智能使用，重檔案數(shù)字化建設(shè)而輕館庫智能化建設(shè)的現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致智慧檔案館的建設(shè)滯后跑偏。

二、縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)建議

（一）建好“一個(gè)中心、兩平臺(tái)多系統(tǒng)”

“一個(gè)中心、兩平臺(tái)多系統(tǒng)”，即檔案資源數(shù)據(jù)中心、檔案館管理平臺(tái)、智慧庫房一體化管理平臺(tái)。智慧化庫房建設(shè)包括智能化控制技術(shù)、溫濕度檢測(cè)控制技術(shù)、防盜報(bào)警技術(shù)、自動(dòng)防火報(bào)警技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)、智能門禁管理技術(shù)、信號(hào)采集技術(shù)等，智慧館庫綜合管理平臺(tái)整合庫房RFID系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)基于RFID系統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式。根據(jù)標(biāo)簽結(jié)合電子檔案信息，可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案定位、出入庫提醒、丟失報(bào)警、盤點(diǎn)等。平臺(tái)整合RFID系統(tǒng)定位功能，將實(shí)體檔案在架、錯(cuò)架或離架信息進(jìn)行實(shí)時(shí)提示和報(bào)警，實(shí)現(xiàn)在線盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析、庫區(qū)安全管理、檔案智能存儲(chǔ)管理、庫區(qū)聯(lián)動(dòng)管理，系統(tǒng)提供聯(lián)動(dòng)歷史追溯功能，將過程通過視頻、日志等方式進(jìn)行回放和查看。

（二）做好適配基礎(chǔ)軟硬件

集成先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集工具，及時(shí)捕獲各業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)，通過強(qiáng)大的自定義表單及工作流引擎、即時(shí)消息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、利用、鑒定等環(huán)節(jié)的在線審批流程，以及檔案收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等全過程的信息化管理。系統(tǒng)涵蓋多個(gè)網(wǎng)絡(luò)（政務(wù)網(wǎng)、涉密網(wǎng)、因特網(wǎng)），涉及多個(gè)應(yīng)用軟件的應(yīng)用部署，采用分級(jí)授權(quán)管理，滿足“三庫”（管理庫、保管庫、利用庫）分離的部署形態(tài)，以及不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。

（三）全方位實(shí)現(xiàn)智慧檔案館功能

智能收集。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、NLP技術(shù)，智能判斷前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否應(yīng)歸檔、是否有重復(fù)歸檔，并及時(shí)主動(dòng)提醒管理人員進(jìn)行檔案的收集整理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、簽定的全自動(dòng)化管理。

智能簽定。運(yùn)用NLP、深度學(xué)習(xí)技術(shù)，對(duì)待歸檔信息進(jìn)行智能價(jià)值鑒定，分析并理解文件內(nèi)容，自動(dòng)判斷是不是該歸檔，自動(dòng)賦予其分類號(hào)、保管期限、密級(jí)，并通過持續(xù)深度學(xué)習(xí)達(dá)到越來越精準(zhǔn)的目的。

智慧檔案編研。利用自然語言技術(shù)、自動(dòng)標(biāo)簽功能、圖像識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)特定主題的資料收集、中心語義的自動(dòng)抽取。比如進(jìn)行智能人物編研，可根據(jù)照片及相關(guān)文檔進(jìn)行人物畫像，通過一個(gè)基本人物人臉照片，找到系統(tǒng)里所有的照片檔案，并把照片元數(shù)據(jù)、背景資料自動(dòng)合成為一個(gè)大的素材庫。

智慧檔案利用。運(yùn)用人臉識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用審核以及文字、圖像搜索、音視頻搜索等。運(yùn)用檔案智能標(biāo)簽技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能、主動(dòng)推薦檔案給相應(yīng)的利用人員。運(yùn)用圖片搜索技術(shù)，直接對(duì)一個(gè)圖片進(jìn)行相似性、關(guān)聯(lián)性搜索，給出圖片相關(guān)信息。運(yùn)用音視頻搜索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基于用戶畫像的實(shí)時(shí)個(gè)性化推薦。

智慧檔案管理。利用RFID自動(dòng)識(shí)別、圖像識(shí)別、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，通過RFID電子標(biāo)簽對(duì)檔案實(shí)物進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物的非接觸、多文件、快速采集，實(shí)現(xiàn)檔案的在線監(jiān)控、快速定位、高效盤點(diǎn)、動(dòng)態(tài)路徑跟蹤等功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化、高效化與智能化。

智能化無人檔案庫房。通過融合運(yùn)用人工智能技術(shù)，建設(shè)集多人無感快速測(cè)溫及安防聯(lián)控、納米霧化消毒、4A智能系統(tǒng)（自動(dòng)導(dǎo)航、自動(dòng)避障、自動(dòng)補(bǔ)液、自動(dòng)充電）、365天*24H全能防疫消毒、AI人機(jī)交互等核心功能的智能機(jī)器人，通過機(jī)器人自動(dòng)抓取檔案上下架、自動(dòng)盤點(diǎn)、自動(dòng)整架、檔案消毒，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程化、無人化操作，提升檔案服務(wù)的智能化、智慧化水平。

智能檢索。應(yīng)用人工智能技術(shù)、知識(shí)圖譜技術(shù)將搜索功能智能化，根據(jù)用戶過往的檢索記錄、借閱習(xí)慣、愛好等數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個(gè)性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。

綠色節(jié)能。系統(tǒng)設(shè)備應(yīng)采用先進(jìn)的變頻技術(shù)，節(jié)省功耗，有效的照明節(jié)能，同時(shí)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于庫房的燈光、門禁、密集架等設(shè)備的統(tǒng)一控制。平常庫房內(nèi)不使用的設(shè)備處于斷電或休眠狀態(tài)，工作人員進(jìn)入庫房后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)此次工作的內(nèi)容，自動(dòng)開啟設(shè)備，可根據(jù)需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行自定義設(shè)置，包括溫濕度設(shè)置、報(bào)警時(shí)間設(shè)置、通風(fēng)時(shí)間段設(shè)置、凈化時(shí)間段設(shè)置等。

三、縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展方向

（一）數(shù)智驅(qū)動(dòng)，創(chuàng)新發(fā)展

用大數(shù)據(jù)結(jié)合圖像識(shí)別技術(shù)，把圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋緮?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用增值服務(wù)、信息導(dǎo)航服務(wù)、組件化推送服務(wù)等；改善檔案服務(wù)手段，提高檔案檢索、查詢檔案的服務(wù)質(zhì)量，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行歸納、分析、研究，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)模型，感知我們的需求，分析我們的利用行為與喜好，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新及檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的開發(fā)利用。

1.館際互通，異地查檔

把各個(gè)地區(qū)的檔案館網(wǎng)絡(luò)打通，在保證安全和授權(quán)的情況下，可以進(jìn)行異地查詢、調(diào)檔等操作，讓借閱人能夠在自己最近的區(qū)域進(jìn)行檔案調(diào)閱。

2.實(shí)體電子檔案一體化管理

通過RFID系統(tǒng)，結(jié)合電子檔案的屬性以及密集架的存儲(chǔ)狀態(tài)，智能輔助排架，自動(dòng)分配新入庫檔案的存儲(chǔ)位置，快速實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的盤點(diǎn)以及移庫等庫存管理。

3.全方位的安全防護(hù)系統(tǒng)，同時(shí)做到綠色檔案，節(jié)能減排。

（二）重視關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用與人才培養(yǎng)

縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)期間，必須重視關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用。關(guān)鍵技術(shù)主要涵蓋環(huán)境溫度以及檔案資料管理技術(shù)，二者作為智慧檔案管理重點(diǎn)，管理者以及建設(shè)人員必須給予足夠重視，積極嘗試?yán)脺囟葷穸鹊目刂萍夹g(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘等關(guān)鍵技術(shù)，實(shí)現(xiàn)環(huán)境溫度管控以及檔案質(zhì)量的管理工作?？h級(jí)智慧檔案館建設(shè)和發(fā)展，離不開專業(yè)人才的智慧。在未來要重視人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，大力引進(jìn)專業(yè)優(yōu)秀人才，為縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)提供人才儲(chǔ)備。

綜上所述，智慧檔案館以其感知全面化、應(yīng)用綜合化和存儲(chǔ)智能化的特點(diǎn)，成為今后檔案館建設(shè)的方向?？h級(jí)檔案館應(yīng)在建設(shè)過程中，注重融入智慧元素，或?yàn)橹腔蹤n案館建設(shè)預(yù)留出端口，以便快速步入城市智慧化發(fā)展的軌道。