潘 頔

山東省泰安市寧陽縣第一人民醫(yī)院 山東 泰安 271400

醫(yī)院在每日的運(yùn)營過程中,醫(yī)療、人事等方面都會(huì)產(chǎn)生堪稱海量的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)背后隱藏的規(guī)律和信息,也是醫(yī)院管理決策制定、調(diào)整等工作落地的重要基礎(chǔ)條件。身處大數(shù)據(jù)時(shí)代下的醫(yī)院檔案信息管理工作的,院方所用的管理和工作模式和設(shè)施都跟隨社會(huì)的發(fā)展進(jìn)行了更新,但其中暴露出的問題,致使檔案信息化管理工作始終未能達(dá)到既定的目標(biāo)。本文通過研究、探討大數(shù)據(jù)時(shí)代下的醫(yī)院檔案信息化管理工作優(yōu)化策略,以期可以為醫(yī)院檔案管理工作信息化發(fā)展及工作質(zhì)量提升提供參考。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來的影響

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,醫(yī)院內(nèi)的檔案總量不但較為客觀,并且每日運(yùn)營中所產(chǎn)生的各種檔案數(shù)據(jù)增加也變得十分迅速。傳統(tǒng)的檔案人工管理模式,在數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、分析多個(gè)環(huán)節(jié)中,都需要由管理部門的工作人員手動(dòng)進(jìn)行。在之前尚未進(jìn)入現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展模式的情況下,這種管理模式的應(yīng)用,對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部各種信息的搜集整理以及背后價(jià)值的挖掘有著重要的作用。但隨著檔案數(shù)據(jù)的總量以及增加速度逐漸加快,人工檔案管理模式在數(shù)據(jù)收集的效率、分析結(jié)果精準(zhǔn)性方面的弊端也逐漸暴露[1]。在大數(shù)據(jù)背景下,醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作模式信息化發(fā)展,能夠?qū)n案管理部門的工作人員從之前繁瑣復(fù)雜的數(shù)據(jù)收集、分析等工作中解脫出來,檔案收集、歸檔等方面的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度也有了極大的保障,對(duì)于檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高有著十分重要的價(jià)值。醫(yī)院的檔案管理的信息化模式,能夠在全面搜集內(nèi)部職工以及病人相關(guān)信息,并建立分門別類的檔案數(shù)據(jù)的前提下,利用軟件分析功能建立對(duì)應(yīng)的模型,以此對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)人事檔案的資料進(jìn)行有效的協(xié)調(diào),保障管理層的人員能夠隨時(shí)查閱自己所需要的各項(xiàng)醫(yī)務(wù)人員的信息,提高醫(yī)務(wù)人員與工作崗位的匹配程度,全面發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)檔案資料背后的價(jià)值。

2 醫(yī)院內(nèi)檔案信息化管理暴露出的問題

2.1 工作人員專業(yè)能力存在缺陷

身處大數(shù)據(jù)時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理信息化工作,通常可以分為病人的電子病歷檔案管理以及醫(yī)院內(nèi)部職工的人事檔案資料管理等,醫(yī)院內(nèi)部的職工人事檔案資料管理,對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部人力資源安排的優(yōu)化,提高醫(yī)務(wù)人員和工作崗位之間的匹配程度有著十分重要的價(jià)值。即便國內(nèi)的醫(yī)院在檔案管理信息化發(fā)展過程中給予了一定重視,但因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部日常運(yùn)營工作任務(wù)相對(duì)較重,檔案管理工作人員并未接受系統(tǒng)化的信息化檔案管理培訓(xùn)工作,致使其專業(yè)知識(shí)、能力存在一定的缺陷。具體體現(xiàn)在如下兩個(gè)方面:第一,信息化檔案管理意識(shí)較為薄弱。部分檔案管理人員錯(cuò)誤地將檔案管理的電子化轉(zhuǎn)入以及儲(chǔ)存誤認(rèn)為是檔案管理工作的信息化[2]。實(shí)際上檔案管理的信息化工作模式是以數(shù)據(jù)的收集、分析整理為基礎(chǔ),通過軟件分析數(shù)據(jù)背后的隱藏過濾,使用分析得出的具體結(jié)果,針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的人事以及其他管理方面進(jìn)行優(yōu)化。這種錯(cuò)誤的思想認(rèn)知限制了醫(yī)院內(nèi)部已經(jīng)建立的檔案化信息管理系統(tǒng)應(yīng)用。第二,專業(yè)能力素質(zhì)存在缺陷。醫(yī)院內(nèi)檔案管理信息化發(fā)展要求相關(guān)的管理工作人員需要做到在理論基礎(chǔ)和實(shí)踐操作技巧等方面同步發(fā)展,適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理工作的具體要求。但管理人員在錯(cuò)誤信息化檔案管理意識(shí)的影響下,未能在業(yè)余時(shí)間主動(dòng)的學(xué)習(xí)與檔案管理信息化軟件操作方面相關(guān)的各種知識(shí)以及技巧,不但拉低了信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果,甚至有可能會(huì)因?yàn)樽陨聿僮鞣矫娴氖д`而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 信息化檔案管理工作制度不完善

以目前醫(yī)院內(nèi)部生成的各種信息化電子的檔案內(nèi)容看來,具體可以分為醫(yī)院內(nèi)部職工人事管理檔案資料、病人電子病歷檔案管理資料、醫(yī)院內(nèi)部宣傳媒體資料、日常個(gè)人辦公電子文檔、文獻(xiàn)資料類科研文檔。因?yàn)檫@些文檔分屬于醫(yī)院內(nèi)部不同的部門進(jìn)行管理,這些類型各異的電子文檔之間也存在著一定的交集,醫(yī)院已有的電子檔案信息化管理制度體系,尚未能針對(duì)管理工作各部門的具體權(quán)限給出明確的劃分,再加之各部門彼此之間的協(xié)調(diào)溝通力度有所不足,一旦出現(xiàn)了信息化檔案管理方面的問題,便會(huì)出現(xiàn)相互推諉責(zé)任的尷尬局面。信息化電子檔案管理工作想要取得應(yīng)有的效果,需要依賴于一個(gè)完善的電子檔案管理工作流程,但院方并未能跟隨時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行優(yōu)化,致使檔案管理工作的效率并未因?yàn)樾畔⒑痛髷?shù)據(jù)技術(shù)的引入而有所提高。

2.3 檔案信息化管理安全性不足

對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的醫(yī)院內(nèi)部電子檔案管理工作而言,檔案數(shù)據(jù)的安全問題是需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。因?yàn)楫?dāng)下的計(jì)算機(jī)技術(shù)仍舊存在一定的發(fā)展缺陷,不法分子很有可能利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部原有的漏洞進(jìn)行病毒傳播或者非法入侵等操作,從而出現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部檔案的收集資料篡改、丟失等多種數(shù)據(jù)安全問題[2]。防火墻作為有效阻隔病毒入侵和黑客攻擊的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)手段,部分醫(yī)院的防火墻系統(tǒng)技術(shù)含量相對(duì)較為落后,無法有效預(yù)防各種數(shù)據(jù)安全問題的發(fā)生。現(xiàn)階段,我國醫(yī)院在落實(shí)電子化檔案管理工作的過程中,對(duì)于網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)工作給予了重視,但實(shí)際上,安置在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)前置網(wǎng)絡(luò)中的網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng),因?yàn)槿狈I(yè)安全管理人員進(jìn)行更新、監(jiān)管,導(dǎo)致這個(gè)防御系統(tǒng)成為了一種形式化的存在,尚未全面發(fā)揮在檢測(cè)各種非法入侵行為等方面的作用。

3 大數(shù)據(jù)背景下的醫(yī)院檔案信息化管理優(yōu)化策略

3.1 工作人員專業(yè)能力的提升

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案信息化管理工作想要取得應(yīng)有的效果,必須依賴于高素質(zhì)檔案管理工作人員隊(duì)伍的組建。醫(yī)院的管理層需要在意識(shí)到目前大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于醫(yī)院業(yè)務(wù)經(jīng)營以及檔案管理工作帶來的巨大價(jià)值的前提下,轉(zhuǎn)變之前對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值形成的錯(cuò)誤觀念,并配合院內(nèi)宣傳力度的持續(xù)強(qiáng)化,確保在院內(nèi)形成全員運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的意識(shí)[3]。院方所建立的大數(shù)據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng),其中所遇到的各種軟件是有效收集分類歸檔并處理數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)條件。院方需要在重視專業(yè)化檔案管理工作隊(duì)伍建立的前提下,定期組織部門的工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)方面的工作。不但需要將全新的檔案管理理論知識(shí)進(jìn)行闡述,同時(shí)需要根據(jù)內(nèi)部建立的檔案信息化管理系統(tǒng),將其中各項(xiàng)軟件的基本操作、技術(shù)要求逐步傳授給檔案管理工作人員,以此來組建一支在專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐操作技巧等方面都具備一定優(yōu)勢(shì)的檔案管理工作隊(duì)伍。

3.2 檔案信息化管理工作制度的持續(xù)完善

檔案信息化管理工作制度是該項(xiàng)工作得以落實(shí),并劃分各部門工作職責(zé)的重要制度支撐。院方需要針對(duì)之前各檔案管理部門工作職責(zé)劃分不清的問題,以現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部已有的各項(xiàng)數(shù)字化檔案進(jìn)行類別的合理劃分,并將之分別劃歸到醫(yī)院內(nèi)部的圖書館、檔案管理部門等多個(gè)工作部門的日常管理工作內(nèi)容中,針對(duì)各個(gè)檔案管理部門的工作職責(zé)給出明確的規(guī)定。為了保障信息化檔案管理工作的順利有效落實(shí),院方需要根據(jù)已經(jīng)建立的檔案信息化管理系統(tǒng),對(duì)工作流程進(jìn)行持續(xù)的完善,確保檔案管理信息化工作基本實(shí)現(xiàn)全線上流轉(zhuǎn)的工作目標(biāo),將與檔案管理相關(guān)的各職能部門納入到檔案信息化管理工作平臺(tái)中,通過彼此之間的信息溝通以及交流,以便在相互協(xié)調(diào)配合的基礎(chǔ)上,推動(dòng)檔案管理工作的順利落實(shí)。同時(shí)醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息化管理工作需要落實(shí)到全員覆蓋,真正落實(shí)一人一檔,醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)職能科室同樣需要針對(duì)人事職能管理檔案內(nèi)容持續(xù)進(jìn)行完善。除了各管理工作部門的職責(zé)以及工作流程,需要在管理制度體系中進(jìn)行合理優(yōu)化,數(shù)據(jù)安全管理、激勵(lì)獎(jiǎng)懲等工作機(jī)制,也需要院方根據(jù)實(shí)際的工作流程、各部門的工作職責(zé)給出明確細(xì)致的條款規(guī)定。

3.3 檔案管理安全系統(tǒng)的完善

完善的檔案信息化管理安全系統(tǒng),是預(yù)防病毒以及黑客惡意入侵等問題的有效途徑,能夠最大程度的保障醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)的有效性。防火墻作為目前發(fā)展相對(duì)成熟的一種技術(shù)防御手段,一個(gè)技術(shù)發(fā)展相對(duì)較為成熟的防火墻,不但需要具備獨(dú)立的硬件設(shè)施和程序軟件,同時(shí)需要具備全天全狀態(tài)檢測(cè)系統(tǒng)的功能,能夠在連接大量數(shù)據(jù)的前提下,對(duì)用戶實(shí)施分組管理,更加需要做到跟隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展預(yù)留出足夠的技術(shù)升級(jí)發(fā)展的空間[4]。院方可以與知名的軟件企業(yè)合作,在提交檔案信息管理安全方面要求的前提下,開發(fā)專屬的防火墻系統(tǒng),并由軟件企業(yè)安排技術(shù)人員針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理信息化系統(tǒng)安全人員進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn),確保防火墻系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮在阻隔病毒和黑客入侵等方面的價(jià)值。網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備作為進(jìn)一步阻隔惡意入侵和病毒傳播的有效途徑,院方需要為其配備專門的硬件設(shè)施,持續(xù)強(qiáng)化這一系統(tǒng)處理問題的性能水平。

4 總結(jié)

醫(yī)院的檔案信息化管理工作是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)總量以及增加量快速增長(zhǎng)的表現(xiàn),能夠在優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí),全面發(fā)揮各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。針對(duì)醫(yī)院的信息化管理過程中出現(xiàn)的工作人員專業(yè)素質(zhì)不足、安全系統(tǒng)管理制度不夠完善的問題,院方需要在持續(xù)強(qiáng)化檔案管理人員工作能力繼續(xù)教育培訓(xùn)力度的同時(shí),重視管理制度以及檔案信息安全管理系統(tǒng)的時(shí)代化發(fā)展,做到從制度、人員、技術(shù)等多個(gè)層面推動(dòng)檔案信息化管理工作的落實(shí)。