王 偉

(沈陽大學(xué) 檔案館,遼寧 沈陽 110044)

檔案是國家和社會(huì)寶貴的文化財(cái)富和重要信息資源,高校檔案保存的是每一所高校重要的原始檔案信息,是高校辦學(xué)治校、立德樹人具體實(shí)踐的真實(shí)體現(xiàn),更是高校積極推動(dòng)學(xué)校改革創(chuàng)新和發(fā)展,推進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)不斷進(jìn)步的重要決策依據(jù)。檔案能否在高校發(fā)展進(jìn)程中真正發(fā)揮應(yīng)有的作用,主要在于檔案利用為高校改革發(fā)展中心工作和師生切身利益服務(wù)的水平和深度。因此,高校檔案利用隨著學(xué)校發(fā)展規(guī)劃要求和師生需求的不斷變化而發(fā)生著深刻的變革。當(dāng)今時(shí)代,以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的新一輪信息技術(shù)革命的發(fā)展和廣泛普及,極大地改變了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活的理念和方式,高校師生對檔案的利用要求也隨之向智慧化轉(zhuǎn)變。多數(shù)師生希望通過利用智能終端設(shè)備解決利用檔案事宜,以現(xiàn)代模式代替上門求服務(wù)的傳統(tǒng)模式,這種迫切的需求促使高校檔案管理部門必須實(shí)施以智慧化利用為核心的檔案利用模式改革。作為智能終端設(shè)備之間的互動(dòng)載體,“互聯(lián)網(wǎng)+”是高校創(chuàng)新檔案利用模式的必要途徑和選擇。為此,探討以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式創(chuàng)新策略,成為高校檔案工作面對的重要課題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”為高校檔案利用工作帶來的變革和思考

1.對高校檔案利用工作帶來的變革

“互聯(lián)網(wǎng)+”是創(chuàng)新2.0下的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新形態(tài),是互聯(lián)網(wǎng)思維的進(jìn)一步發(fā)展實(shí)踐和成果展現(xiàn),它直接代表一種先進(jìn)的生產(chǎn)力,推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形態(tài)不斷創(chuàng)新和演變。它以非常直接的方式帶動(dòng)了社會(huì)各個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體相應(yīng)發(fā)展并煥發(fā)了嶄新的生命力,為各行業(yè)的改革、創(chuàng)新、發(fā)展提供廣闊的空間和新的網(wǎng)絡(luò)平臺。同時(shí),它也直接代表一種新的社會(huì)形態(tài),即充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源配置和綜合利用中的優(yōu)化和集成的作用,又以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新取得的成果,深度融合于國家的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、教育、醫(yī)療等各行業(yè)領(lǐng)域之中,提升了全社會(huì)的技術(shù)創(chuàng)新力和社會(huì)生產(chǎn)力,形成更廣泛的以應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和實(shí)現(xiàn)以互聯(lián)網(wǎng)為載體的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形態(tài)。長期以來,高校檔案利用工作由學(xué)校檔案管理部門承擔(dān),工作模式采用坐等上門的方式,對檔案有利用需求的師生必須到檔案管理部門履行一系列手續(xù),方可對檔案進(jìn)行利用。從實(shí)踐來看,高校在實(shí)施檔案利用的過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理者與利用者之間供需要求不對稱、管理者與利用者的對接時(shí)間不協(xié)調(diào),利用者需要利用多種類型檔案時(shí)履行手續(xù)過于繁瑣及檔案利用服務(wù)形式不夠豐富新穎等諸多問題。這些弊端的出現(xiàn),一方面是由于受傳統(tǒng)工作觀念和模式的制約;另一方面是由于檔案作為重要的信息資源,涉及到高校的諸多黨政工作的重要事務(wù)。無論是國家的政策法規(guī)、條例要求,還是高校自身對檔案的管理,出于對檔案安全和保密的需要,都對檔案的利用進(jìn)行了嚴(yán)格的制度管理,導(dǎo)致檔案利用的服務(wù)性、互動(dòng)性、廣泛性都受到不同程度的制約。在“互聯(lián)網(wǎng)+”尚未出現(xiàn)之前,高校檔案管理者從自身職責(zé)出發(fā),堅(jiān)決不能打破制度底線,利用者面對制度門檻,只能疲于奔波、履行手續(xù),雙方都對這樣的狀況頗感無奈,但苦于沒有解決的良策。隨著信息技術(shù)革命的日新月異,“互聯(lián)網(wǎng)+”成為時(shí)代發(fā)展的重要引擎,高校檔案管理工作也隨之發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。從全國高校運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案利用的情況來看,“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案利用工作帶來了以下幾方面的變革:

(1) “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,檔案文件不再僅僅是一種直觀的紙質(zhì)檔案文件,取而代之的是以大量數(shù)字、圖形及電子文本為主要表現(xiàn)形式的紙質(zhì)及電子文檔。高校借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng),經(jīng)過數(shù)字化的圖文掃描,云計(jì)算數(shù)據(jù)處理,網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸和其他信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲,使得檔案文件的存儲更為方便,數(shù)據(jù)更為豐富,資料更為翔實(shí),管理更為科學(xué),為更廣泛、便捷地檔案利用強(qiáng)化了數(shù)據(jù)支撐。

(2) “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,高校對檔案文件的信息傳輸和管理利用更加迅速直接。高校利用網(wǎng)絡(luò)信息傳輸、檔案文件共享等信息系統(tǒng),打破了信息傳輸時(shí)間和空間的限制,可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離或跨越多個(gè)區(qū)域的調(diào)檔、閱檔,使高校對檔案的傳輸和管理利用更快捷,調(diào)檔或者閱檔更方便。

(3) “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,高校的檔案文件管理是開放的、相互共享的。通過檔案管理系統(tǒng)和各職能部門間使用權(quán)限的合理設(shè)定,高校檔案文件的使用范圍更加廣泛,社會(huì)及高校各職能部門管理與利用檔案更為便利,大大提高了檔案的管理利用效率和使用價(jià)值。

(4) “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,高校對檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理更為科學(xué)、規(guī)范。不僅需要有一批現(xiàn)代化的檔案辦公設(shè)備作管理和支撐,更需要有一批專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理工作人員進(jìn)行信息化操作,實(shí)現(xiàn)高校檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和資源開放性利用。

2.對上述變革的思考

2021年1月1日,新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式實(shí)施,在第四章第二十八條中明確提出“不斷完善利用規(guī)則,創(chuàng)新服務(wù)形式,強(qiáng)化服務(wù)功能,提高服務(wù)水平,積極為檔案的利用創(chuàng)造條件,簡化手續(xù),提供便利?！盵1]據(jù)此,結(jié)合當(dāng)前高校檔案利用工作的具體實(shí)踐,對高校較好地適應(yīng)和融入“互聯(lián)網(wǎng)+”為檔案利用工作帶來的變革,有如下4個(gè)方面的思考:

(1) 高校的檔案管理部門不是政府機(jī)關(guān),而是高校的教學(xué)輔助部門。作為輔助部門,必須定位于管理和服務(wù)雙重職能。從本質(zhì)上說,檔案管理是面向公眾的開放服務(wù)平臺,這是其存在的真正價(jià)值[2]。因此,高校檔案的利用工作必須去行政化,確立人本位服務(wù)觀,樹立服務(wù)公眾的思想意識,積極引入或打造以“互聯(lián)網(wǎng)+”為主體的智慧模式,在對師生利用需求進(jìn)行明確認(rèn)知和定位的基礎(chǔ)上,以需求導(dǎo)向驅(qū)動(dòng)智慧檔案模型和“互聯(lián)網(wǎng)+”服務(wù)框架體系的構(gòu)建。在對利用規(guī)則進(jìn)行分級分類配置的基礎(chǔ)上,為師生提供一個(gè)功能完善、服務(wù)形式豐富、互動(dòng)性較強(qiáng)的便捷型、開放型、智慧型檔案利用和服務(wù)空間。既能夠?qū)W(xué)校的改革發(fā)展提供決策依據(jù),又能夠廣泛地滿足廣大師生員工的利用需求,使學(xué)校的管理者、教師及學(xué)生能夠最大限度地免除奔波之苦和手續(xù)之繁。

(2) 當(dāng)前,高校中機(jī)構(gòu)和部門均在不同程度上承擔(dān)檔案管理工作,但只有檔案館或綜合檔案室這樣的檔案主要管理部門提供檔案利用服務(wù)。從檔案學(xué)的角度來看,任何單一的公眾檔案館或其他檔案公共服務(wù)機(jī)構(gòu)均難以充分地提供符合用戶所需的檔案公共資源。鑒于這種情況,要通過“互聯(lián)網(wǎng)+”來切實(shí)提升檔案的利用水平和效率,必須改變這種利用服務(wù)分散化的情況,走檔案利用服務(wù)資源共建共享之路。對分散的檔案資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)整合并重新建立檔案資源共享的數(shù)據(jù)庫,以實(shí)現(xiàn)對檔案公共資源的網(wǎng)絡(luò)整合和優(yōu)化配置,為高校檔案利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的使用終端提供全面的公共檔案服務(wù)信息共享資源,切實(shí)讓廣大師生在感受檔案利用服務(wù)的智能化、便捷化的同時(shí),進(jìn)一步體驗(yàn)到其功能覆蓋的人性化和廣泛化。

(3) “互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案利用工作帶來的變革,對高校檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)無疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)和沖擊。由于構(gòu)建以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式必須以提高高校管理者和廣大師生員工的滿意程度為基本理念,所以,在高校檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中,特別是在與學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立相互銜接的數(shù)據(jù)和信息聯(lián)系時(shí),必須以“互聯(lián)網(wǎng)+”使用終端提供的利用功能和范圍,配置一套既簡單明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn),又聯(lián)系緊密、相互協(xié)調(diào)的規(guī)則體系,使各類用戶在直接使用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案利用系統(tǒng)或通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的路徑引導(dǎo)使用該系統(tǒng)的過程中,既不需要翻越過多的規(guī)則門檻,實(shí)現(xiàn)“身份認(rèn)證—系統(tǒng)登錄—檔案利用—資源獲取”各個(gè)步驟的一鍵完成,又能夠在符合檔案安全管理要求和國家保密規(guī)定、個(gè)人隱私受到保護(hù)的前提下對全校的公共檔案資源進(jìn)行有效利用[3]。

(4) 構(gòu)建以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用服務(wù)體系,必須與時(shí)俱進(jìn)地利用好云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)三大新興信息技術(shù),使利用服務(wù)體系能夠更好地兼具檔案資源的收集、存儲、統(tǒng)計(jì)等功能[4]。其中,云計(jì)算技術(shù)將大數(shù)據(jù)及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面滲入到智慧檔案存儲資源的信息收集、處理及存儲服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié),為檔案的智能化與管理、數(shù)據(jù)收集與分析、信息處理及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測分析提供了全方位的技術(shù)支持。同時(shí),拓展智慧檔案的存儲應(yīng)用空間,為存儲資源的及時(shí)備份與利用提供支持[5]。物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)初步實(shí)現(xiàn)了全過程智慧檔案與儲備要素的相互聯(lián)結(jié),形成了集智慧檔案的識別、定位、追蹤、監(jiān)管及存儲服務(wù)等功能為一體的智慧檔案網(wǎng)絡(luò)管理架構(gòu)。對這些新興信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用,是構(gòu)建以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向、推動(dòng)高校檔案利用模式創(chuàng)新的時(shí)代之選。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”導(dǎo)向下高校檔案利用模式創(chuàng)新應(yīng)具備的基礎(chǔ)條件

推動(dòng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式創(chuàng)新是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程,高校必須審時(shí)度勢、認(rèn)真謀劃,綜合考慮各方面的因素和條件,不能草率行事、匆忙上馬。從檔案管理工作實(shí)踐出發(fā),認(rèn)為必須具備以下幾個(gè)基礎(chǔ)條件。

1.應(yīng)積極納入?yún)^(qū)域或?qū)W校的智慧化建設(shè)總體設(shè)計(jì)

以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式要以檔案數(shù)字化、智慧化為基礎(chǔ),而檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向數(shù)字化、智慧化的變革,一般來說需要尋求服務(wù)外包,這就需要大量的資金作為保障[6]。而從高校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算劃撥情況來看,通常要大比重地向教學(xué)、科研等領(lǐng)域傾斜,為檔案管理工作提供的經(jīng)費(fèi)較少,不足以應(yīng)對檔案數(shù)字化、智慧化服務(wù)外包的資金需求。俗話說“基礎(chǔ)不牢,地動(dòng)山搖”,打不牢檔案數(shù)字化、智慧化這一基礎(chǔ),構(gòu)建以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式就無從談起。如何解決檔案數(shù)字化、智慧化資金不足的難題,成為橫亙在諸多高校檔案管理部門面前的一道障礙。如能夠?qū)⒏咝n案數(shù)字化、智慧化建設(shè)融入?yún)^(qū)域或?qū)W校的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略,納入到智慧校園、智慧城市的大盤規(guī)劃之中,通過政府或?qū)W校給予行政支持,則更容易爭取到財(cái)政資金的支持[7]。即便不能獲得專項(xiàng)建設(shè)資金,也可基于智慧城市、智慧校園的打造,用較少的資金完成智慧城市、智慧校園建設(shè)所需的檔案資源的數(shù)字化、智慧化改造,進(jìn)而將學(xué)校檔案利用的信息化模塊集成于智慧城市、智慧校園的總體系統(tǒng)架構(gòu)之中,初步實(shí)現(xiàn)檔案利用模式的“互聯(lián)網(wǎng)+”。

2.應(yīng)加強(qiáng)以新一代智慧檔案信息資源處理技術(shù)為支撐的數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館利用豐富的館藏資源實(shí)現(xiàn)館際間館藏資源的整合、傳遞、共享,使高校檔案館由封閉、半封閉向資源共享的開放型檔案館轉(zhuǎn)化,從一個(gè)冷冷的“保險(xiǎn)柜”過渡為一個(gè)真正實(shí)現(xiàn)資源共享的利用平臺[8]。各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃,從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排,切實(shí)推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息資源處理技術(shù)的應(yīng)用是各領(lǐng)域信息化程度的主要體現(xiàn)。從國內(nèi)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的情況來看,大數(shù)據(jù)時(shí)代館藏資源分析處理技術(shù)不但能有效的對館藏?cái)?shù)字檔案資源進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析和挖掘,也可以對師生需要及時(shí)查詢的智慧檔案資源信息進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的收集和分析。云計(jì)算技術(shù)能夠增強(qiáng)數(shù)字檔案館之間、數(shù)字檔案館與其他文化機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位之間數(shù)字館藏資源的資源共享、互通有無。以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算作為支撐,高校的數(shù)字檔案館將成為高校檔案在多平臺、多渠道、多情境下實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的高效率平臺,從而使高校檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”利用模式實(shí)現(xiàn)深層次拓展成為可能。

3.應(yīng)大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

創(chuàng)新人才是創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的核心力量,構(gòu)建以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式,建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍是關(guān)鍵因素。當(dāng)前高校大力引進(jìn)人才,高校的人才引進(jìn)工作聚焦于高端教學(xué)、科研群體,幾乎沒有高校引進(jìn)高層次的檔案人才[9]。因此,建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍單純依靠“外引”恐難實(shí)現(xiàn),必須著眼于“內(nèi)育”。“內(nèi)育”的側(cè)重點(diǎn)在于落實(shí)好國家關(guān)于檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育的有關(guān)政策,充分發(fā)揮高?？蒲懈叩氐膬?yōu)勢,提升檔案專業(yè)人員的信息化工作能力,大力增強(qiáng)復(fù)合型檔案員的信息化建設(shè)和創(chuàng)新意識,培養(yǎng)一批各有所長的復(fù)合型、應(yīng)用型檔案信息化專業(yè)人才,為檔案利用“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新模式提供人才支撐和智力支持。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”導(dǎo)向下高校檔案利用創(chuàng)新模式應(yīng)采取的工作舉措

當(dāng)前,在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,高校檔案利用工作中存在諸多問題。高校檔案工作人員缺乏“互聯(lián)網(wǎng)+”思維,在線服務(wù)水平、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力和數(shù)字檔案信息資源安全保護(hù)意識均有待提高[10]。高校檔案管理部門服務(wù)水平不高、資金投入不足、信息配置程度不均、信息技術(shù)人才儲備不夠等問題,使高校檔案利用在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下面臨著極大挑戰(zhàn)。針對這些問題,以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式創(chuàng)新,是對以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案利用管理工作中的應(yīng)用,是對傳統(tǒng)的高校檔案利用模式的一次轉(zhuǎn)型升級。在這一進(jìn)程中,高校檔案工作人員的知識儲備、思維方式和技術(shù)能力必須適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案工作的能力要求。從學(xué)校角度來說,高校必須不斷提高檔案信息化的建設(shè),同時(shí)加強(qiáng)對以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式的頂層設(shè)計(jì),強(qiáng)化校內(nèi)涉及檔案工作的各部門之間的交流協(xié)作,實(shí)現(xiàn)檔案資源共用共享和檔案利用的服務(wù)聯(lián)動(dòng)?；诖?推動(dòng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式創(chuàng)新應(yīng)采取以下工作舉措。

1.樹立檔案工作人員的“互聯(lián)網(wǎng)+”思維

思想是行動(dòng)的先導(dǎo),認(rèn)識是行動(dòng)的動(dòng)力。讓檔案管理者樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”思維,是推動(dòng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式創(chuàng)新的最根本舉措。為此,高校必須加大對檔案專業(yè)人才實(shí)施繼續(xù)教育的工作力度。一方面,要落實(shí)好國家關(guān)于檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育的相關(guān)政策要求,組織和督促檔案工作人員參加各級各類檔案專業(yè)的教育培訓(xùn)和工作交流,不斷提升自身的工作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì),努力適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”給檔案工作帶來的新形勢、新變化、新發(fā)展。在此過程中,特別是要注重抓好對網(wǎng)絡(luò)信息知識和技術(shù)的學(xué)習(xí),可以考慮將這部分學(xué)習(xí)情況納入到檔案專業(yè)人員的年終績效考核當(dāng)中,促進(jìn)其知識儲備、思維方式、技術(shù)能力和創(chuàng)新意識切實(shí)適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案工作的能力要求。另一方面,要積極聘請信息技術(shù)領(lǐng)域、檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者、管理人員來校為檔案工作人員傳經(jīng)講學(xué),通過理實(shí)并舉的方式,讓高校檔案工作人員在思想上充分理解和掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案利用工作的真正內(nèi)涵和實(shí)踐路徑。

2.提升檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量

以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式要以檔案數(shù)字化、智慧化為基礎(chǔ)。因此,要切實(shí)打牢這一基礎(chǔ),力保高質(zhì)量完成高校檔案資源的數(shù)字化改造工作,不斷加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),切實(shí)打牢檔案信息資源利用的服務(wù)根基。在這項(xiàng)工作中,高校檔案管理部門要加強(qiáng)對存量數(shù)字化檔案的收集整理和內(nèi)容轉(zhuǎn)化,以方便檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的數(shù)據(jù)掛接,確保線下工作和線上需求之間的數(shù)據(jù)信息快速、高效、正確銜接[11]。在強(qiáng)化信息化建設(shè)上,要聚焦高校在傳統(tǒng)的檔案利用工作模式上的問題和弊端,充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技力量,進(jìn)行有針對性的技術(shù)改善。要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的引進(jìn)和利用,強(qiáng)化檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)檢索,推動(dòng)高校檔案利用模式的“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)程。以在線服務(wù)方式推動(dòng)和拓展高校檔案在多渠道、多形式、多情境下的高效率利用,助力智慧城市、智慧校園的建設(shè)。

3.加強(qiáng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”為導(dǎo)向的高校檔案利用模式設(shè)計(jì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,高校創(chuàng)新檔案利用模式必須在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維引領(lǐng)下,有效規(guī)劃以便捷高效的服務(wù)模式為核心的整體方案。對于校內(nèi)師生的利用需求,高校應(yīng)強(qiáng)化集檔案收集、存儲、傳輸和交換等利用功能于一體的檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè),使校內(nèi)師生能按照相應(yīng)的利用權(quán)限進(jìn)行自主利用。針對校友、社會(huì)人士、其他單位等校外檔案利用群體,高校應(yīng)加強(qiáng)檔案利用服務(wù)公眾網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè),并使之與學(xué)校檔案管理部門的門戶網(wǎng)站相互融通聯(lián)接,通過在門戶網(wǎng)站設(shè)置面向公眾的檔案利用服務(wù)功能鏈接入口,使校外檔案利用群體無論身處何地,均可以通過高校檔案門戶網(wǎng)站便捷地開展檔案的在線查閱、預(yù)約和咨詢[12]。另外,微博、微信作為新一代信息交流平臺的杰出代表,在推進(jìn)服務(wù)主體從以機(jī)構(gòu)為中心向以用戶為中心的轉(zhuǎn)變過程中發(fā)揮了重要的作用。高?？稍跈n案門戶網(wǎng)站加載檔案管理的官方“兩微”二維碼和手機(jī)APP安裝程序,通過微博、微信和手機(jī)APP的互動(dòng)功能,一方面,為檔案利用群體提供在線咨詢和查詢服務(wù);另一方面,發(fā)布檔案中的珍貴資料、檔案編研成果,具有紀(jì)念意義的照片、文章等,使高校檔案資源在信息共享中變得更加開放生動(dòng)。

4.加強(qiáng)各檔案工作關(guān)聯(lián)部門之間的協(xié)作與聯(lián)動(dòng)

鑒于“互聯(lián)網(wǎng)+”賦予高校檔案利用工作的新要求、新標(biāo)準(zhǔn),高校檔案利用工作不應(yīng)再由檔案館或者綜合檔案室這樣的檔案主要管理部門單打獨(dú)斗,而是高校各部門之間要互通有無、聯(lián)動(dòng)服務(wù)。因此,高校必須依托“互聯(lián)網(wǎng)+”來促進(jìn)檔案資源的體系化,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。為此,高校中所有涉及檔案工作的部門和機(jī)構(gòu)必須強(qiáng)化交流協(xié)作,在強(qiáng)化本部門門戶網(wǎng)站的檔案利用功能的同時(shí),通過在本部門網(wǎng)站上設(shè)置其他部門檔案利用功能入口或跳轉(zhuǎn)鏈接的方式,積極推進(jìn)各機(jī)構(gòu)、各部門之間檔案網(wǎng)絡(luò)利用平臺的交叉聯(lián)動(dòng)。另外,還可以在檔案主要管理部門的主導(dǎo)下,將各部門的檔案利用服務(wù)信息和功能進(jìn)行分類整合,并依托高校智慧校園建設(shè),將全部可利用的檔案資源搭載于學(xué)校門戶網(wǎng)站、各類觸摸式互動(dòng)設(shè)備和檔案微博、微信、手機(jī)APP等各類新媒體平臺,也可以開展以檔案利用宣傳為主題的網(wǎng)絡(luò)直播或在抖音、火山等APP上發(fā)布相關(guān)的小視頻,切實(shí)實(shí)現(xiàn)高校檔案利用的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式風(fēng)靡校園,無處不在,讓廣大師生以各自熟悉喜歡的方式享受到檔案利用服務(wù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的魅力。