薛瑋翔

(廣東省水利電力勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司，廣東 廣州 510635)

協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式[1]。協(xié)同辦公系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域[2]。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制[3]。在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力[4]，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的[5]。

1 水利水電行業(yè)數(shù)字化生產(chǎn)的背景與現(xiàn)狀

20世紀(jì)后期，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，AutoCad等工業(yè)制圖工具慢慢走入工程師們的視野，從用筆尺手工做圖的設(shè)計(jì)年代，進(jìn)入到使用電腦制圖的計(jì)算機(jī)時(shí)代，完成了一次產(chǎn)業(yè)的升級革命。工程師們通過電腦制圖，打印出透明圖成果，校審核對手工簽名并將圖紙歸檔。21世紀(jì)初期，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)圖紙的歸檔實(shí)現(xiàn)了電子化，工程師們將完成審核簽名出圖交付后的紙質(zhì)圖紙掃描形成電子化掃描副件，再由檔案人員通過錄入對應(yīng)相應(yīng)的項(xiàng)目信息，將電子件依次歸檔到電子檔案系統(tǒng)中，大大節(jié)省了檔案物理保存的空間并確保文件更安全完整的保留。而在今天，數(shù)字化可以介入到生產(chǎn)的全過程，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)成果從生產(chǎn)到歸檔的全面無紙化：數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化簽名、數(shù)字化項(xiàng)目信息和數(shù)字化歸檔。

2 協(xié)同系統(tǒng)的特點(diǎn)與優(yōu)勢

協(xié)同系統(tǒng)顧名思義，是協(xié)同生產(chǎn)工作系統(tǒng)。以廣東省水利電力勘測設(shè)計(jì)公司的生產(chǎn)過程為例，之前的工作方式是每個(gè)人獨(dú)自在自己的電腦上操作一個(gè)設(shè)計(jì)文件，并且保存在各自的電腦中，完成后通過通信工具或者郵件發(fā)送給下一個(gè)任務(wù)人。最后整理項(xiàng)目成果文檔時(shí)，需要項(xiàng)目經(jīng)理從各個(gè)工程師的手里收集這些成果資料整理，并交由檔案人員歸檔，檔案人員需要為這些文檔手動錄入圖號檔號設(shè)計(jì)校審人員等信息，保存于檔案系統(tǒng)對應(yīng)的位置。這種流程在反復(fù)修改和發(fā)送的過程中，互相操作的版本容易混亂，數(shù)字簽名信息容易丟失，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人忙于整理成果文檔，檔案人員需要手工導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，容易產(chǎn)生錯(cuò)誤點(diǎn)。

協(xié)同系統(tǒng)可以完美解決這些問題，協(xié)同系統(tǒng)的本質(zhì)是參與項(xiàng)目的所有工程師協(xié)同操作存于服務(wù)器上的一個(gè)文檔、文檔附加屬性和文檔流轉(zhuǎn)記錄的過程，這樣就從根本上解決了互相傳輸各自操作導(dǎo)致的文檔不一致問題。同時(shí)協(xié)同系統(tǒng)通過組建協(xié)同項(xiàng)目成果，實(shí)現(xiàn)在生產(chǎn)過程中自然而然生成成果目錄，不需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人額外再去整理，同時(shí)形成一套固定的成果標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一項(xiàng)目成果的格式。協(xié)同系統(tǒng)可以記錄每個(gè)文檔的遷入遷出修改導(dǎo)出記錄，也可以對版本進(jìn)行控制，可以實(shí)現(xiàn)流程操作，進(jìn)行三級校審，并且實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行含有ca認(rèn)證的數(shù)字簽名。文檔的流程過程、傳遞過程與修改過程均以日志形式記錄，并可追溯所有的過程記錄。同時(shí)，協(xié)同系統(tǒng)通過對文檔附加屬性，實(shí)現(xiàn)文檔屬性信息綁定文檔，通過與檔案系統(tǒng)接口對接的開發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)文檔的附件屬性自動歸檔，節(jié)省了檔案人員的歸檔工作并完全避免了人工操作產(chǎn)生的錯(cuò)誤點(diǎn)。協(xié)同系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的安全管理機(jī)制，通過權(quán)限與安全機(jī)制，協(xié)同系統(tǒng)可以將項(xiàng)目從部門、專業(yè)等角度多維度的分解項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、專業(yè)負(fù)責(zé)人與設(shè)計(jì)人員擁有各自的工作空間，實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理，提高文件管理的安全性。

3 協(xié)同系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用

協(xié)同系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)需要滿足標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、一致性與安全性4個(gè)特性。

3.1 標(biāo)準(zhǔn)性

協(xié)同系統(tǒng)可以使生產(chǎn)過程與成果輸出實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)性可以分為2個(gè)層次：項(xiàng)目層次和文檔層次。項(xiàng)目層次的標(biāo)準(zhǔn)性體現(xiàn)在項(xiàng)目文檔管理需要按固定的設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)展開，包含項(xiàng)目過程的生產(chǎn)資料、會議紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、管理制度和歸檔成果的階段分級、成果類型、專業(yè)分級等內(nèi)容。文檔層次的標(biāo)準(zhǔn)性體現(xiàn)在每個(gè)設(shè)計(jì)文檔需附加固定標(biāo)準(zhǔn)的屬性值，包含以固定規(guī)則命名的圖號、所屬工程項(xiàng)目及項(xiàng)目號、階段、專業(yè)、設(shè)計(jì)校審審查人員、生成日期等核心信息。其中，題目和圖號為設(shè)計(jì)人員賦予，其他屬性值由電子簽名、文件結(jié)構(gòu)位置等信息自動填充。

為實(shí)現(xiàn)上述2個(gè)標(biāo)準(zhǔn)性，協(xié)同系統(tǒng)需要定義項(xiàng)目模板與成果文檔模板，如圖1—2所示。2個(gè)模板在創(chuàng)建項(xiàng)目過程中使用，將管理標(biāo)準(zhǔn)固化為生產(chǎn)工具。

圖1 項(xiàng)目模板

項(xiàng)目在協(xié)同系統(tǒng)創(chuàng)建時(shí)套用項(xiàng)目模板，并根據(jù)該項(xiàng)目的生產(chǎn)策劃配置成果目錄結(jié)構(gòu)。在對應(yīng)的成果目錄結(jié)構(gòu)內(nèi)創(chuàng)建或者導(dǎo)入的文檔，自動套用成果文檔模板添加文檔屬性，并自動捕獲文檔的相關(guān)屬性值。

3.2 完整性

協(xié)同系統(tǒng)可以保證成果的完整性，包括成果的結(jié)構(gòu)完整性與文檔完整性。成果結(jié)構(gòu)的完整性體現(xiàn)于通過標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)的建立，在項(xiàng)目建立階段對涉及的各個(gè)項(xiàng)目階段、報(bào)告類型、專業(yè)層級進(jìn)行策劃，最終形成的成果文檔需要滿足策劃的每個(gè)成果目錄所包含的內(nèi)容完整，如圖3所示。

圖2 成果文檔模板

圖3 項(xiàng)目成果的層級目錄

文檔完整性體現(xiàn)在每一個(gè)歸檔的成果文件必須滿足三級校審的數(shù)字簽名等內(nèi)容完整。具體的實(shí)施行為為在協(xié)同系統(tǒng)內(nèi)上傳檔案系統(tǒng)的過程中對成果進(jìn)行數(shù)字簽名、必要文檔屬性的完整性檢測，對不符合完整性要求的文檔進(jìn)行提示，阻止上傳入預(yù)歸檔庫。

3.3 一致性

協(xié)同系統(tǒng)通過實(shí)現(xiàn)異地?cái)?shù)據(jù)同步，通過遷入遷出的概念，保證同一時(shí)間、同一文件只有一個(gè)用戶操作文檔，并實(shí)時(shí)顯示出文檔的設(shè)計(jì)狀態(tài)。這樣在提供遠(yuǎn)程異地協(xié)作處理設(shè)計(jì)功能的前提下，確保了數(shù)據(jù)的一致性。通過協(xié)同操作同一套文檔的方式，可以有效地解決工程師們在獨(dú)立環(huán)境中設(shè)計(jì)生產(chǎn)所產(chǎn)生的信息孤島問題，將分散的設(shè)計(jì)生產(chǎn)工作，改變?yōu)樵谕粋€(gè)數(shù)據(jù)中臺協(xié)同辦公的模式。協(xié)同系統(tǒng)提供每份文檔從創(chuàng)建到歸檔全過程的處理日志、流程日志，文檔的唯一性與有效性可追溯。

3.4 安全性

協(xié)同系統(tǒng)具有完善的安全機(jī)制，不僅能對單個(gè)文檔、用戶的訪問進(jìn)行授權(quán)，還可以對相關(guān)文件夾的各類權(quán)限進(jìn)行管理，對流程管控、數(shù)字簽名權(quán)限與歸檔入庫的權(quán)限均可進(jìn)行配置。

項(xiàng)目目錄建成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過協(xié)同系統(tǒng)的權(quán)限配置功能，對項(xiàng)目組人員進(jìn)行權(quán)限配置，如圖4所示。項(xiàng)目層級包括公司領(lǐng)導(dǎo)、總工的總覽權(quán)限，檔案人員的介入權(quán)限，成果層級包括具體配置每個(gè)階段、圖紙類型的專業(yè)文件夾的專業(yè)負(fù)責(zé)人，專業(yè)負(fù)責(zé)人再為三級專業(yè)的每個(gè)成果文件夾配置設(shè)計(jì)人員，具體到每一位設(shè)計(jì)人員的新建、查看、修改、刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出等具體權(quán)限。通過權(quán)限的配置，從職能維度和專業(yè)維度將項(xiàng)目隔離，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)可以對項(xiàng)目進(jìn)行整體控制，檔案人員可以提前介入項(xiàng)目歸檔過程，而各個(gè)專業(yè)的專業(yè)負(fù)責(zé)人和設(shè)計(jì)人員只能對本專業(yè)的文件夾進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的操作，確保了文件管理的安全性。

圖4 系統(tǒng)的權(quán)限屬性設(shè)置界面

3.5 協(xié)同系統(tǒng)的其它特性

協(xié)同系統(tǒng)整合了生產(chǎn)過程的流程與工具，將審批流程、三級校審流程、會議紀(jì)要與收發(fā)落實(shí)等流程，及公司認(rèn)證的數(shù)字簽名系統(tǒng)整合進(jìn)協(xié)同系統(tǒng)中，同時(shí)系統(tǒng)還具有消息系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)全流程在協(xié)同系統(tǒng)中的閉環(huán)。系統(tǒng)提供個(gè)人的自定義工作臺，每個(gè)用戶可根據(jù)個(gè)人的工作習(xí)慣與重點(diǎn)處理項(xiàng)目，將常用的項(xiàng)目、項(xiàng)目目錄整合進(jìn)個(gè)人工作臺中，提高生產(chǎn)效率。系統(tǒng)具備全文檢索功能。該功能不僅僅是搜索項(xiàng)目和文件題名，而是將項(xiàng)目與文檔附加屬性甚至doc、pdf、dwg與dng等指定格式的文件內(nèi)容加以識別實(shí)現(xiàn)全文檢索，提高了文檔的可查性、可用性。系統(tǒng)提供知識管理模塊，將項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)成為組織過程資產(chǎn)。協(xié)同系統(tǒng)整合歸檔插件，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和專業(yè)負(fù)責(zé)人可直接在協(xié)同系統(tǒng)上進(jìn)行歸檔，插件提供檢查與核驗(yàn)功能，確保歸檔文件的完整性。

4 結(jié)語

協(xié)同系統(tǒng)是一個(gè)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目全階段的生產(chǎn)工具，整合了立項(xiàng)、生產(chǎn)、記錄、簽名、整合、歸檔的全部生產(chǎn)步驟，可以確保分散的工作資料集中管理，設(shè)計(jì)人員協(xié)同生產(chǎn)，保證了標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、一致性與安全性，可以大幅提高生產(chǎn)效率，減少錯(cuò)誤點(diǎn)的發(fā)生，控制成果質(zhì)量，完善管理模式。目前我公司全面推行協(xié)同系統(tǒng)在工程中的應(yīng)用，提高了企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)帶來更大的效益。