毛旭楠

（山東省泰安市城市道路橋梁管理所，山東 泰安 271000）

0 引言

新時(shí)期的事業(yè)單位各項(xiàng)工作已經(jīng)與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有了比較高的關(guān)聯(lián)性，并深刻影響了電子檔案的管理。作為檔案工作的重要組成部分，電子檔案管理現(xiàn)已成為業(yè)內(nèi)人士的重要研究對(duì)象。本文擬對(duì)電子檔案管理的諸問(wèn)題進(jìn)行探討分析，進(jìn)一步理清電子檔案管理工作思路。

1 檔案管理與電子檔案管理簡(jiǎn)析

1.1 檔案管理簡(jiǎn)析

檔案管理是檔案事業(yè)中的核心組成部分，承擔(dān)著檔案收集、整理、保存、調(diào)閱、利用、銷毀等工作任務(wù)。新時(shí)期的檔案管理工作已經(jīng)具有比較科學(xué)化、現(xiàn)代化的特點(diǎn)，無(wú)論是檔案實(shí)物管理，還是檔案資源的信息開(kāi)發(fā)與利用，都已經(jīng)形成了比較健全的管理機(jī)制，而且逐漸形成了電子檔案管理體系，這讓檔案管理的整體水平明顯上升了一個(gè)檔次。檔案管理的最終意義并不是單純地對(duì)檔案進(jìn)行保存，而是要通過(guò)大量的研究與分析，深挖檔案內(nèi)部存在的深層數(shù)據(jù)信息資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高水平利用，發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

1.2 電子檔案管理簡(jiǎn)析

電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理模式與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行融合后的產(chǎn)物，可以以硬盤(pán)為存儲(chǔ)媒介，也可以通過(guò)云端實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)與管理，具有極高的信息化特征。電子檔案突破了傳統(tǒng)檔案管理不能對(duì)聲音、視頻、圖片等資料進(jìn)行統(tǒng)一管理的困境，能夠?qū)ξ淖帧D片、視頻、聲音等檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，極大提升了檔案管理效率，展現(xiàn)了電子檔案管理的優(yōu)越性。

新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)逐漸形成以電子檔案管理為主的工作模式，這是事業(yè)單位逐漸走向數(shù)字化、智慧化發(fā)展道路的重要表現(xiàn)。尤其在電子政務(wù)平臺(tái)全面推進(jìn)的現(xiàn)階段，各單位需要做好政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的電子文件歸檔管理工作，全面提升綜合服務(wù)能力，貫徹執(zhí)行“一鍵歸檔”的基本理念，進(jìn)而使電子檔案發(fā)揮自身價(jià)值。

2 電子檔案管理的重要意義

首先，電子檔案管理節(jié)約了大量資源，提升了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)檔案管理主要以人工管理方式為主，檔案存儲(chǔ)大多也以紙質(zhì)檔案為主，這樣不僅需要消耗大量物質(zhì)資源，還會(huì)占用事業(yè)單位比較多的人力資源、空間資源和財(cái)力資源。而電子檔案管理則可以比較明顯地降低成本支出，不再需要大量場(chǎng)地存放檔案，而且也不再需要安排專人進(jìn)行全天候?qū)崟r(shí)監(jiān)管，只需要計(jì)算機(jī)、后臺(tái)系統(tǒng)、云端存儲(chǔ)庫(kù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理。所有檔案資源都可以上傳到云端數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理的所有工作環(huán)節(jié)都可以在信息技術(shù)的支撐下完成，節(jié)約了大量資金和人力投入，有助于事業(yè)單位檔案管理部門(mén)組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化改革，提升各單位的社會(huì)職能水平。

其次，電子檔案管理提升了檔案管理整體效果，真正做到了深挖檔案內(nèi)在信息資源，充分利用檔案內(nèi)在信息資源。電子檔案管理徹底打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的禁錮，解放了檔案管理人員，使其工作壓力明顯降低，無(wú)論是檔案的收集、歸檔，還是檔案的調(diào)閱和銷毀，工作量都明顯減少，給檔案管理人員的日常工作帶來(lái)了比較明顯的便利性，這樣便在一定程度上提升了檔案管理人員的工作積極性。

此外，電子檔案模式由于其特殊的載體形式，明顯提升了檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞和共享效率，改變了以往檔案信息傳遞過(guò)慢、時(shí)效性不強(qiáng)的問(wèn)題。最為關(guān)鍵的是，電子檔案管理還能對(duì)檔案內(nèi)部信息資源進(jìn)行深度挖掘，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源作用的最大化。

第三，電子檔案管理有著高度安全性，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案資源起到比較高的保護(hù)作用。事業(yè)單位中有很多檔案屬于保密級(jí)別，這就需要檔案管理應(yīng)當(dāng)突出安全性和保密性。電子檔案有著極為嚴(yán)密的安全管理系統(tǒng)，不僅有防火墻，還有危險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，在很大程度上保障電子檔案信息的安全性。電子檔案無(wú)論在收集還是在調(diào)閱環(huán)節(jié)，都能夠有比較強(qiáng)的管理措施，所有電子檔案都能夠通過(guò)密鑰的形式進(jìn)行加密，只有具備權(quán)限的人員才能夠進(jìn)行查看和修改，這樣不僅可以避免檔案丟失，還能確保關(guān)鍵信息不被篡改。

3 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 管理制度仍然有比較大的完善空間

電子檔案管理屬于比較新穎的管理工作模式，也是電子政務(wù)平臺(tái)的重要組成部分。但實(shí)際上，很多事業(yè)單位干部職工對(duì)其并未有比較高的重視度，雖然事業(yè)單位推進(jìn)了信息化辦公體系，但從整體效果上來(lái)看，很多計(jì)算機(jī)在工作中的應(yīng)用仍然處于起步階段，大多只是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)辦理或者文件制作與打印，并未真正將其與電子檔案管理進(jìn)行融合，很多事業(yè)單位的電子檔案管理監(jiān)管不到位、不及時(shí)。

3.2 安全管理仍然有比較大的提升空間

電子檔案全部集中存放在后臺(tái)系統(tǒng)和云數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于互聯(lián)網(wǎng)的特殊性，電子檔案在管理中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，其信息容易被他人竊取和刪改，造成檔案信息泄漏。電子信息技術(shù)的更新速度非?？?，幾乎每年都會(huì)出現(xiàn)新的技術(shù)，電子計(jì)算機(jī)和云存儲(chǔ)庫(kù)的操作系統(tǒng)在長(zhǎng)期運(yùn)行中也會(huì)出現(xiàn)漏洞，這就需要定期對(duì)其進(jìn)行漏洞修復(fù)或者對(duì)安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)。但從整體上來(lái)看，很多事業(yè)單位電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新速度相對(duì)較慢，這就容易帶來(lái)比較嚴(yán)重的電子檔案管理安全性問(wèn)題[1]。而且現(xiàn)有的電子檔案建設(shè)體系還未與電子檔案館進(jìn)行接軌，檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)依舊存在比較多的漏洞，這些都是急需處理的安全性問(wèn)題。

3.3 管理人員素質(zhì)有比較大的強(qiáng)化空間

很多事業(yè)單位的電子檔案管理隊(duì)伍大多是由傳統(tǒng)檔案管理工作人員抽調(diào)組成，對(duì)于信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)的了解不夠全面，也無(wú)法比較好地把握工作重心，這樣不僅很難發(fā)揮出電子檔案管理的實(shí)際作用，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè)，以及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的電子文件歸檔管理工作帶來(lái)較大阻礙。

4 強(qiáng)化電子檔案管理的路徑分析

4.1 創(chuàng)新管理思想，逐漸完善檔案管理制度

在新時(shí)期事業(yè)單位的“互聯(lián)網(wǎng)+政府服務(wù)”的改革實(shí)施方案中，明確對(duì)電子檔案管理提出了諸多新要求，要求真正做到“物理歸檔、長(zhǎng)久保存”。在電子政務(wù)平臺(tái)為社會(huì)提供便利服務(wù)的同時(shí)，電子文件和檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)。這些電子文件和檔案具有比較高的憑證留存價(jià)值和查考價(jià)值。因此，為了應(yīng)對(duì)事業(yè)單位不斷增長(zhǎng)的檔案資源，真正維護(hù)社會(huì)的基本權(quán)益，發(fā)揮出事業(yè)單位的社會(huì)職能作用，必須要做好電子檔案管理的宣傳工作，要讓全體干部職工都認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化電子檔案管理的緊迫性，為檔案工作建設(shè)與發(fā)展創(chuàng)造條件，逐步完善電子檔案管理體系建設(shè)[2]。

為了確保電子檔案管理的作用能夠完全發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的電子檔案管理制度。首先，制定完善的電子檔案管理崗位責(zé)任制，一方面明確相關(guān)人員的責(zé)權(quán)，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)重復(fù)或者權(quán)責(zé)劃分不到位情況，另一方面能夠在出現(xiàn)問(wèn)題后將責(zé)任追究到個(gè)人，進(jìn)而提升管理人員的工作責(zé)任感；其次，要制定詳細(xì)的崗位培訓(xùn)工作制度，強(qiáng)化管理人員的工作能力，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行操作，顯著提升電子文件和檔案內(nèi)容的規(guī)范性、真實(shí)性與完整性；另外，還需要針對(duì)各個(gè)部門(mén)制定相應(yīng)的管理制度，比如針對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)制定歸檔工作管理制度，針對(duì)檔案部門(mén)制定檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的制度化、規(guī)范化[3]。

4.2 加強(qiáng)安全管理，確保電子檔案管理安全性

安全管理不僅是電子檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，同時(shí)也是難點(diǎn)所在，一旦電子文件和檔案在管理中出現(xiàn)丟失或者信息泄漏，就會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案的安全管理力度，要在電子檔案管理平臺(tái)中安裝防火墻和密鑰系統(tǒng)，并且定期完成軟件與系統(tǒng)的更新升級(jí)，及時(shí)修復(fù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存在的漏洞。所有防火墻軟件和系統(tǒng)都應(yīng)是從正規(guī)公司購(gòu)買(mǎi)的正版軟件，這是保證防火墻和密鑰系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性的關(guān)鍵所在。為了防止黑客以及不法人員的非法入侵，還需要安裝危險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)。針對(duì)密鑰系統(tǒng)的安全管理，可以為每個(gè)用戶分配不同的密鑰口令。不同等級(jí)的用戶獲得的權(quán)限也不相同，如果低權(quán)限的用戶想要調(diào)閱高權(quán)限中的電子文件或檔案，需要向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行報(bào)備審批，審批通過(guò)后方可由管理員提供權(quán)限。

根據(jù)新修訂的檔案法，事業(yè)單位需要在原有電子檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，制定檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)電子檔案中合法要件的安全管理，提升檔案資源的有效利用率。

4.3 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建現(xiàn)代化電子檔案管理隊(duì)伍

電子檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要想真正做好電子檔案管理的建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支具有現(xiàn)代化、高素養(yǎng)的電子檔案管理隊(duì)伍。事業(yè)單位要招募優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，他們既要懂得信息技術(shù)，又要懂得檔案管理知識(shí)，從而優(yōu)化人才組織結(jié)構(gòu)。信息技術(shù)的發(fā)展速度比較快，事業(yè)單位要定期組織電子檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新知識(shí)，提高技能，不斷提升電子檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[4]。

4.4 強(qiáng)化電子檔案管理的監(jiān)督與檢查

檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，引導(dǎo)各單位的電子檔案管理工作步入規(guī)范化發(fā)展軌道。要定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)的使用情況、安全情況、電子檔案的收集與利用情況進(jìn)行全面檢查，對(duì)存在的檔案管理不規(guī)范、不安全的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，消除潛在的安全隱患。要完善全員監(jiān)督檢查工作體系，每個(gè)人都能夠?qū)n案管理不規(guī)范問(wèn)題進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于泄漏檔案信息的行為，要采取頂格處罰，追究相關(guān)責(zé)任人的具體責(zé)任。要督促事業(yè)單位實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，制定統(tǒng)一的電子文件和檔案的格式，確保表格、單據(jù)、文書(shū)等電子文件，以及視頻、音頻、圖片等多媒體文件格式的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)、傳輸、管理利用的規(guī)范性和安全性[5]。

5 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位推進(jìn)電子檔案管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，更是提升自身社會(huì)服務(wù)能力的重要途徑。為了更好地為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，盡快制定完善的電子檔案管理制度，構(gòu)建安全的電子檔案管理體系和系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理的安全性和規(guī)范性，并做好檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，進(jìn)而提升事業(yè)單位的綜合服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。