龐偉

（山東金魯班集團(tuán)有限公司，山東 德州 253000）

檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)合法權(quán)益，反映企業(yè)發(fā)展歷史的一個(gè)真實(shí)見證，他對(duì)指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)，改善管理模式，加快技術(shù)推廣應(yīng)用有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。最近幾年隨著企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案的數(shù)量日益增多，這就對(duì)檔案管理部門的具體工作提出了越來(lái)越高的要求。但現(xiàn)階段很多企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不高，缺乏先進(jìn)的管理方法，管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)較差，影響到檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，受到傳統(tǒng)因素和企業(yè)內(nèi)部管理因素的制約，檔案管理工作一直處于弱勢(shì)地位。不管是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還是檔案管理部門的管理人員，對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度普遍不高。由于檔案管理工作量較大，工作內(nèi)容繁雜，很多管理層沒有從本質(zhì)上認(rèn)為企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，所以在軟件硬件上投入不足，對(duì)檔案管理工作的高效開展產(chǎn)生了一定制約。

（二）缺乏先進(jìn)的管理辦法

從現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多企業(yè)的檔案管理方法普遍，比較滯后，不能夠滿足新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提高的要求，致使檔案利用效率低下，很多有價(jià)值的檔案丟失。最近幾年隨著科學(xué)技術(shù)不斷向前發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的信息化程度不斷提高，一系列先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用到企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中。但現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的信息化程度普遍較低，仍然采用人工操作，整體管理方法比較落后，工作效率低下。由于整體工作效率不高，各項(xiàng)信息資源統(tǒng)計(jì)不及時(shí)不到位，制約了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

很多企業(yè)內(nèi)部不注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升，整個(gè)管理隊(duì)伍的專業(yè)水平普遍較低，知識(shí)老化欠缺。有不少檔案管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，也沒有結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)整個(gè)工作隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，大多數(shù)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍較差。很多新檔案管理人員步入工作崗位之前，沒有進(jìn)行妥善的崗前培訓(xùn)和崗后教育，也沒有對(duì)檔案工作方式進(jìn)行有效的創(chuàng)新和探索，導(dǎo)致整個(gè)工作隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)陳舊，在日常檔案管理工作開展過(guò)程中，普遍存在這樣或那樣的問題。

二、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策措施

（一）提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

首先，要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，無(wú)論是文本文件、圖形文件和視聽檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的智慧結(jié)晶，飽含全體員工智慧和汗水，因此，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，這是非常重要的資產(chǎn)，在生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中有著積極的重要作用。其次，檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員作為負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員，“服務(wù)于大眾”是其工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，要求明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案真正地為企業(yè)員工服務(wù)、為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（二）采取模塊清單化方式發(fā)揮專業(yè)人員作用

因受專業(yè)知識(shí)限制，檔案管理人員很難掌握具體項(xiàng)目總體情況和細(xì)節(jié)，可以采取模塊清單化方式，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)專業(yè)工作。如某國(guó)企以模塊化的思維，設(shè)計(jì)了一套工程項(xiàng)目檔案管理體系，建立由監(jiān)管或服務(wù)單位審核簽發(fā)的清單或匯總表，重要內(nèi)容做到全覆蓋。這樣就解決了工程項(xiàng)目檔案編制依據(jù)和審核依據(jù)，保證完整性、系統(tǒng)性。因?yàn)槭菍I(yè)工作由專業(yè)單位或人員負(fù)責(zé)，施工單位必須按清單或匯總表提供文件，檔案人員只需要核對(duì)文件編號(hào)和文件質(zhì)量，遺漏現(xiàn)象得到有效控制。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

信息化是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，企業(yè)必須運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和信息化手段來(lái)武裝檔案管理工作，提高工作效率和水平。檔案管理要全面實(shí)現(xiàn)電子化管理。采用計(jì)算機(jī)以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率，更好服務(wù)企業(yè)發(fā)展。將檔案管理系統(tǒng)列入企業(yè)信息化發(fā)展總體規(guī)劃，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，逐步建立健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，以利于檔案材料的便利化運(yùn)用。完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。規(guī)范檔案信息化建設(shè)的技術(shù)體系機(jī)制，既要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享又要保證隱私性；既要保證檔案信息化管理工作有效推進(jìn)，又要重視信息的保護(hù)和檔案管理安全責(zé)任的落實(shí)，確保檔案管理系統(tǒng)安全高效運(yùn)行。

總結(jié)：總之，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作，并不是一蹴而就既能夠做好做到的工作，這需要檔案管理人員持之以恒、堅(jiān)持不懈，不斷進(jìn)行知識(shí)和能力積蓄，樹立創(chuàng)新意識(shí)、增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，更好地滿足企業(yè)和社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，為企業(yè)事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。