張悅

（大慶油田有線電視中心，黑龍江 大慶 163453）

前言：如今，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，使得文書檔案管理工作模式發(fā)生了極大變化。在此情況之下，電子檔案成為了事業(yè)單位文書檔案的主要留存形式，為提高檔案保存管理的安全性、便捷性和時(shí)效性提供了極大輔助。不過(guò)，基于“雙軌制”的文書檔案管理方式所面臨的安全保密風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)超于傳統(tǒng)作業(yè)模式，管理人員必須對(duì)此方面加以重視。

一、增強(qiáng)管理人員保密意識(shí)

信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)普及后，事業(yè)單位逐步建立了信息化檔案管理模式，并且開(kāi)始實(shí)行“雙軌制”文書管理機(jī)制，為兼顧紙質(zhì)檔案和電子檔案管理奠定了基礎(chǔ)?！半p軌制”文書檔案管理工作的開(kāi)展，大大提升了文書檔案的管理質(zhì)效，豐富了文書檔案的類型也提升了檔案的使用和保存便捷性。但是，相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)更高，且“雙軌制”文書檔案管理模式的應(yīng)用也使得保密范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，保密難度進(jìn)一步提升。

現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位的文書檔案管理人員缺乏安全保密意識(shí)，在“雙軌制”文書檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程中缺乏敏感度；更有許多員工認(rèn)為文書保密工作責(zé)任只在于文書管理人員，在報(bào)送檔案時(shí)未重視保密，進(jìn)而引發(fā)信息泄露。從事業(yè)單位“雙軌制”文書檔案管理模式應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看，員工保密意識(shí)不強(qiáng)、保密能力不高是導(dǎo)致該模式實(shí)用價(jià)值難以發(fā)揮的關(guān)鍵[1]。為了解決這一問(wèn)題，切實(shí)提高“雙軌制”文書檔案管理成效，事業(yè)單位應(yīng)該著力提升企業(yè)全體員工的安全保密意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的安全保密能力。

在此環(huán)節(jié)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)單位內(nèi)的檔案管理人員和其他部門職工進(jìn)行分別培訓(xùn)，從而提升單位整體的安全保密意識(shí)，為提高檔案收集、整理、傳遞和保存等環(huán)節(jié)的安全性做好充足準(zhǔn)備。比如，以安全保密為主題召開(kāi)全體職工大會(huì)，加強(qiáng)檔案安全保密意識(shí)和思維的培養(yǎng)，幫助全體職工養(yǎng)成安全保密工作習(xí)慣，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的安全保密氛圍；強(qiáng)化檔案管理人員安全意識(shí)和安全能力培養(yǎng)，建立檔案管理安全保密問(wèn)責(zé)機(jī)制、意識(shí)能力考核機(jī)制以及完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案安全與保密效果與檔案管理人員利益直接掛鉤，從而提升他們的安全保密意識(shí)。

二、強(qiáng)化安全保密監(jiān)管

通常來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的安全保密級(jí)別較高，而電子檔案的安全性則會(huì)受到互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放性的干擾。即是說(shuō)，電子檔案管理承擔(dān)的安全風(fēng)險(xiǎn)更高，風(fēng)險(xiǎn)種類也十分多樣。在這種情況之下，“雙軌制”文書檔案管理人員將會(huì)面臨巨大壓力和挑戰(zhàn)。大部分事業(yè)單位都未建立完善的安全保密監(jiān)管機(jī)制，無(wú)論是內(nèi)部管理還是外部監(jiān)督都不完善，這也導(dǎo)致“雙軌制”文書檔案管理質(zhì)效難以提升。為此，事業(yè)單位應(yīng)該以提高檔案保密性和安全性為目標(biāo)，以解決檔案管理現(xiàn)有問(wèn)題為基礎(chǔ)，建立健全安全保密內(nèi)外監(jiān)管模式，讓事業(yè)單位在面對(duì)文書檔案安全保密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)擁有更加靈敏的反應(yīng)和應(yīng)對(duì)能力。

事業(yè)單位不僅應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門內(nèi)部管理質(zhì)效，更應(yīng)該設(shè)立單獨(dú)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，讓文書檔案管理監(jiān)督部門獨(dú)立于單位領(lǐng)導(dǎo)層，為保證部門工作的獨(dú)立性和權(quán)威性奠定基礎(chǔ)。比如，選定單位領(lǐng)導(dǎo)層成員為檔案文書管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，并根據(jù)實(shí)際工作需求組建監(jiān)督機(jī)構(gòu)，使其獨(dú)立于檔案管理部門，并讓其發(fā)揮監(jiān)管職能。在工作中，應(yīng)定期或不定期抽查檔案，確保紙質(zhì)與電子檔案的完整性、真實(shí)性、安全性與保密性。同時(shí)，監(jiān)管機(jī)構(gòu)還需建立長(zhǎng)效工作機(jī)制，對(duì)文書檔案的收集、整理、存檔、借閱進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督與全方位記錄，讓檔案管理的安全保密成效得以提升[2]。

三、優(yōu)化管理資源配置

文書檔案管理人員能力不足和基礎(chǔ)設(shè)施不完善等問(wèn)題同樣是大部分事業(yè)單位“雙軌制”文書檔案管理工作人員面臨的問(wèn)題。為此，事業(yè)單位需要積極開(kāi)展職工培訓(xùn)、優(yōu)化人力資源配置，更需要不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為提升“雙軌制”文書檔案管理成效，增強(qiáng)文書安全保密性奠定基礎(chǔ)。比如，組織檔案管理人員參與檔案管理理論知識(shí)學(xué)習(xí)，開(kāi)展計(jì)算機(jī)操縱實(shí)踐練習(xí)；優(yōu)化檔案管理部門以及監(jiān)管部門的組織結(jié)構(gòu)，明確各崗位組織結(jié)構(gòu)與人員配置；深化信息化建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施配置，打造內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與外網(wǎng)防御系統(tǒng)，提高電子檔案儲(chǔ)存安全性。

結(jié)論：綜上所述，采用“雙軌制”方式開(kāi)展事業(yè)單位文書檔案管理，能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，為及時(shí)歸檔、落實(shí)責(zé)任、安全保管、靈活使用奠定基礎(chǔ)。為充分發(fā)揮事業(yè)單位“雙軌制”文書檔案管理價(jià)值，提高安全保密管理成效，相關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)、強(qiáng)化安全保密管理監(jiān)管、深化人力資源與基礎(chǔ)設(shè)施管理。