文/榮成碩（國際商業(yè)機器（中國）有限公司）

2020年新冠肺炎疫情突如其來，打破了全社會正常的生產(chǎn)和生活。為應(yīng)對這一黑天鵝事件、保證員工健康安全，各個企業(yè)迅捷反應(yīng)，出臺了各式各樣的應(yīng)對策略，而靈活辦公尤其是遠(yuǎn)程辦公以其人性化、靈活性的優(yōu)勢首當(dāng)其沖地成為最優(yōu)解決方案。靈活辦公在給企業(yè)帶來利好的同時，也給企業(yè)帶來了挑戰(zhàn)。靈活辦公一方面帶來了為企業(yè)技術(shù)尤其是IT技術(shù)管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的高要求壓力，另外一方面也為企業(yè)的人力資源管理尤其是團隊管理帶來了不可小覷的影響。而我們只有正視、正確和全面地認(rèn)識靈活辦公，才能充分發(fā)揮其積極作用。

一、靈活辦公的概述

（一）靈活辦公的定義及其表現(xiàn)形式

靈活辦公作為一種人性化的工作方式，廣義上來說其不僅僅是指辦公時間和場所的靈活，“兼職、零工、外包”等也都是其表現(xiàn)形式。但本文所指的靈活辦公是指相對傳統(tǒng)的坐班制而言，企業(yè)在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，只要能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求，便允許員工根據(jù)實際需要靈活安排辦公的空間及時間，從而實現(xiàn)便捷工作的目的。

依據(jù)員工的業(yè)務(wù)對企業(yè)辦公場所的依賴程度，靈活辦公一般而言會有兩種表現(xiàn)形式，一是員工的業(yè)務(wù)為非必要辦公場所支持人員，例如部分軟件開發(fā)人員，主要工作均在電腦端完成，不需要提供現(xiàn)場支持，也不需要生成不允許帶出企業(yè)辦公場所的紙質(zhì)保密文件或者其他物料。這種類型的員工可以自主決定是否遠(yuǎn)程辦公。遠(yuǎn)程辦公的場所沒有限定，可以是固定居家，也可以是移動的非居家場所如咖啡館；可以是公司所在的城市也可以是員工喜歡的其他城市；遠(yuǎn)程辦公的工作時間則依據(jù)業(yè)務(wù)需要和自身狀況靈活安排。二是員工的業(yè)務(wù)為必要辦公場所支持人員，如公章管理人員。員工可以按照業(yè)務(wù)的緊急重要程度合理安排去辦公場所的頻次（如一周三天）及時間（如朝九晚五）。

（二）靈活辦公流行的背景及原因

靈活辦公不是一個新鮮事物，從傳統(tǒng)的聚集工作大規(guī)模轉(zhuǎn)向遠(yuǎn)程工作，起點可以追溯到20世紀(jì)70年代的居家辦公（work-from-home）政策。而之后的這些年來，讓辦公室消亡的聲音在理論和實踐中也一直此起彼伏，但靈活辦公最近卻強勁地重新回歸到了公眾視野，且在中國有了蓬勃發(fā)展之勢。之所以會有如此變化，筆者認(rèn)為有以下幾方面的因素。

1.數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展尤其是即時通信技術(shù)及在線協(xié)作工具的發(fā)展為靈活辦公提供了強有力的技術(shù)支撐

進入二十一世紀(jì)以來尤其是最近十年來，全世界各個國家都經(jīng)歷了前所未有的巨變，開始了新的產(chǎn)業(yè)革命，并加速邁入了信息化時代。新時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展，VPN安全加密技術(shù)不斷強化升級，即時通信以及在線協(xié)作工具層出不窮如國外的Slack、Webex、Jabber、Box, 國內(nèi)的微信、飛書、釘釘、騰訊會議，這些技術(shù)的出現(xiàn)一方面減弱了溝通對物理通信工具的依賴（如Cisco Jabber的出現(xiàn)使電話溝通在網(wǎng)絡(luò)端即可完成，Cisco電話機成功退居幕后），也使得溝通的心理距離感減弱，通過虛擬技術(shù)令溝通更加立體化、現(xiàn)實化，另一方面也能夠協(xié)調(diào)跨時區(qū)和地域溝通的異步問題。如Box的協(xié)作文檔允許每個人將想法和創(chuàng)意在同一文檔上展現(xiàn)整合并會將各個版本存檔，允許指定任務(wù)。這樣即使是在不同時間空間工作，也能夠及時了解到項目的進展，對自己需要完成的事項一目了然。

2.經(jīng)濟全球一體化驅(qū)動靈活辦公成為人才全球優(yōu)化配置的合理選擇

世界經(jīng)濟一體化、供應(yīng)鏈全球化的趨勢促使資本以及資源追逐全球的最優(yōu)配置，而人才也受之驅(qū)動出現(xiàn)了全球性的流動供應(yīng)。靈活辦公為吸引跨國界、跨區(qū)域的人才尤其是在當(dāng)前全球疫情尚未明朗的情況下提供了極大的便利，同時也為企業(yè)降低人才安置成本、辦公租用成本等提供了全新的選擇和思路。

3.就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)化為靈活辦公奠定了思想基礎(chǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟的興起，傳統(tǒng)的職業(yè)觀正逐漸受到挑戰(zhàn)，尤其是新的Z世代（特指1995到2009年間出生的一代人）開始步入職場后，追求開放、靈活、自由和舒適度正逐漸成為職業(yè)觀念的主流思潮。這一觀念的普及為靈活辦公的廣泛應(yīng)用和傳播提供了思想土壤。

4.新冠疫情的爆發(fā)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和靈活辦公的加速器

2020年新冠肺炎疫情肆虐全球，這一黑天鵝事件的突如其來不僅給企業(yè)生存發(fā)展帶來了諸多挑戰(zhàn)，也給企業(yè)的管理提出了新的要求和課題。在新冠病毒正在甚至很可能長期與人類共存的現(xiàn)實及觀念的影響下，企業(yè)把員工健康安全放在首位成為了必然趨勢。靈活辦公則成為幾乎所有企業(yè)尤其是跨國企業(yè)的首選辦公方式。

基于以上分析我們不難看出，靈活辦公是企業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的選擇，這一選擇深刻地變革和影響著組織的方方面面。作為組織核心構(gòu)成要素的團隊如何建設(shè)和管理以適應(yīng)靈活辦公則成為了企業(yè)各層級管理者所面臨的重要問題

二、靈活辦公對團隊建設(shè)和管理的影響

所謂團隊建設(shè)和管理是指管理者為了實現(xiàn)團隊績效及產(chǎn)出最大化而進行的一系列結(jié)構(gòu)設(shè)計及人員激勵等團隊優(yōu)化行為。企業(yè)團隊建設(shè)和管理的經(jīng)驗大多是針對傳統(tǒng)坐班制，團隊大多數(shù)成員總體上是處于同一時間和空間維度上。而靈活辦公的出現(xiàn)將團隊割裂和分布開來。這一改變是一把雙刃劍，既給團隊建設(shè)和管理帶來了正向積極影響，也給團隊建設(shè)和管理帶來了一些障礙及難題

（一）靈活辦公為團隊建設(shè)和管理注入了新的積極因素和影響，主要體現(xiàn)在團隊構(gòu)成、團隊溝通以及反饋文化的構(gòu)建上

1.從團隊構(gòu)成角度來看，靈活辦公有利于實現(xiàn)團隊勞動力來源的多樣性，促進團隊的多元文化建設(shè)

研究表明，異質(zhì)多元團體比同質(zhì)一元團體更有利于提升團隊的績效，更有利于創(chuàng)新及創(chuàng)意的產(chǎn)生，更能增強員工的歸屬感。這里的異質(zhì)多元從淺層來講是指傳記特征或者人口統(tǒng)計學(xué)意義上的表層多元，即團隊里面盡可能招聘、留用和晉升女性、少數(shù)族裔以及“其他特殊群體“（如體質(zhì)能力較差的殘障人才）等，深層來講是指團隊不同個體人格和價值觀的多元。靈活辦公對于吸收不同類別員工，促進團隊多元化尤其是淺層多元的積極影響顯而易見。

（1）異地辦公已成為跨國、跨地域的優(yōu)秀人才加入的誘因，不同國家和地域文化、思想、觀點的碰撞和交流無疑會加深團隊的共融，從而形成和而不同的包容文化。包容文化會給予員工更多的安全感和歸屬感。

（2）靈活辦公賦予了員工極大的自主權(quán)，使其不僅僅具有地理空間位置上的決定權(quán)，也對工作時間有把控感，這不單單有利于員工實現(xiàn)工作生活平衡，而且也有利于提升員工對組織的認(rèn)同感。在亞洲文化里，女性受傳統(tǒng)觀念影響，更偏向于家庭承諾。而靈活辦公無疑給追求事業(yè)和家庭均衡發(fā)展的女性員工提供了巨大的可能性和助力。

（3）靈活辦公可以為殘障同事提供保障，降低其通勤所帶來的時間成本和不便利，在某種程度上為其提供了公平的就業(yè)機會

2.靈活辦公提升了正式溝通的頻次和程度，從總體上看，兩者均高于傳統(tǒng)坐班制

（1）靈活辦公催生了遠(yuǎn)程社交，團隊會議及成員一對一的溝通頻次較之前有所增加。

相對于傳統(tǒng)坐班制而言，團隊成員之間面對面交流的機會顯著減少，信息分享和傳遞渠道相對狹窄單一，團隊視頻會議成為最有效的路徑之一。為適應(yīng)這一變化達到溝通順暢的目的，團隊的對話頻次也相應(yīng)的增加。

一項針對微軟的遠(yuǎn)程工作團隊數(shù)據(jù)分析表明，員工轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程工作后，團隊的社交時間在一個月內(nèi)增加了10%。此外，員工自行安排的一對一溝通增加了18%，表明員工在日程中安排時間進行交流的速度比失去聯(lián)系的速度更快[1]。

（2）靈活辦公，不但加深了員工彼此間的了解，也為團隊的凝聚力和向心力的提升奠定了感情基礎(chǔ)。寵物、家人與孩子時不時闖入視頻會議，這些“尷尬”時刻非但沒有削弱彼此間的聯(lián)系，反而打破了工作場合的刻板印象，增進了人與人之間的聯(lián)系。

基于彼此進一步了解的基礎(chǔ)上，團隊里的遠(yuǎn)程社交內(nèi)容也得到了極大的豐富和擴展，從云聚餐到各種主題的在線聚會，比如“睡衣時裝秀”，這些共同話題成為大家共同成長的潤滑劑，增強了團隊成員之間的黏性。

3.靈活辦公有利于團隊反饋文化的構(gòu)建

傳統(tǒng)坐班制度下，團隊成員通常情況下是面對面交流，對彼此工作的認(rèn)可、意見和建議可以通過多種方式來表達，如臨時的閑聊、咖啡局等等。但靈活辦公條件下，人們相隔屏幕不得不尋求新的方式去表達這些情緒感受，也因此催生了許多新的虛擬反饋認(rèn)可方式，如公司內(nèi)部流通的電子賀卡、認(rèn)可感謝電子券等。

這些新興方法在表達真誠的同時也相對經(jīng)濟實惠，在某種程度上能夠提升和激勵團隊成員表達輸出的意愿，對團隊的反饋文化起到了不可低估的作用。

（二）靈活辦公也為團隊建設(shè)和管理帶來了一定程度上的挑戰(zhàn)

1.靈活辦公帶來的空間阻隔和信息的不對稱性，會弱化團隊信任的氛圍和有效溝通

（1）團隊管理者無法直觀地獲得和觀察到員工的身體、情緒和工作狀態(tài)，因此可能會沒有辦法及時準(zhǔn)確地傳遞人性化關(guān)懷的信息或者是需要采取多種方式獲得和了解員工工作進度，員工有可能會因此認(rèn)為主管并不信任自己并且感覺自己受到高度密切的監(jiān)督，進而會引發(fā)其職場焦慮感。

（2）靈活辦公的空間阻隔和技術(shù)故障也容易出現(xiàn)信息交流和傳遞的失真和受阻現(xiàn)象，浪費員工精力的同時也會帶來領(lǐng)導(dǎo)者的挫敗感。

2.靈活辦公會導(dǎo)致計劃外的隨機互動和非正式溝通的減少，這不利于創(chuàng)意的產(chǎn)生和團隊合作

實體辦公室令平時不在一起工作的人有機會偶然產(chǎn)生聯(lián)系，比如在走廊或食堂偶遇，這種時候的交流可以激發(fā)新創(chuàng)意。而作為靈活辦公核心形式的居家辦公則不會出現(xiàn)像辦公室里那樣的計劃外的互動。與此同時，居家辦公雖然會帶來一定程度上的遠(yuǎn)程交流和互動，但卻與這種計劃外的互動截然不同，出于對技術(shù)監(jiān)管帶來的不安全感，溝通的內(nèi)容大多為官方的、理性的，溝通效果也會大打折扣。這些都會抑制創(chuàng)新的產(chǎn)生。

眾所周知，閑聊是組織非正式溝通中不容忽視的一種方式，它在克服組織設(shè)計局限性方面起著非常重要的作用，可以增強員工之間的信賴感。而在遠(yuǎn)程辦公中員工與自己關(guān)系密切的同事的交流雖然增加了，但與其他同事的溝通減少了。這種自發(fā)的溝通和信賴降低，可能會對創(chuàng)新與合作產(chǎn)生負(fù)面的影響。

3.居家辦公帶來的隨時在線文化導(dǎo)致工作和生活界限模糊，容易導(dǎo)致工作倦怠，不利于團隊士氣的提升

居家辦公條件下，員工常會感覺到自己需要持續(xù)保持工作狀態(tài)，比如被要求立即回復(fù)信息和電話，時刻待命，在下班后也要迅速做出響應(yīng)。這種界限的缺失容易讓員工產(chǎn)生工作倦怠，團隊績效下降。

三、靈活辦公條件下團隊建設(shè)和管理可采取措施的探討

（一）重新定義信任，強調(diào)結(jié)果驅(qū)動和積極主動溝通，并以此觀念塑造和培訓(xùn)各級管理者

（1）領(lǐng)導(dǎo)是團隊的核心，團隊建設(shè)的好壞與領(lǐng)導(dǎo)的意識直接相關(guān)。因此必須加強對于領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，以及對管理人員進行遠(yuǎn)程工作和遠(yuǎn)程管理方面的培訓(xùn)。我們要重新定義“信任”，領(lǐng)導(dǎo)要懂得適當(dāng)放權(quán)，并強調(diào)“結(jié)果驅(qū)動”模式比過時的“出勤驅(qū)動”模式更有效。

（2）領(lǐng)導(dǎo)者大幅度增加交流方面的投入，為員工提供更清晰的說明，消除可能導(dǎo)致員工白費功夫的歧義。

策略上講，領(lǐng)導(dǎo)者必須騰出更多時間，進行哈佛商學(xué)院的澤達爾·尼利（Tsedal Neeley）和加利福尼亞大學(xué)圣芭芭拉分校的保羅·倫納迪（Paul Leonardi）所說的“冗贅溝通”。用WP Engine公司CEO希瑟·布倫納（Heather Brunner）的話說，“必須投入大量精力把話講清楚，成為‘首席重復(fù)官’。要一直重復(fù)到每個人都能夠完全準(zhǔn)確地理解你在做什么、為什么以及要追求怎樣的成功為止[2]?！?/p>

（二）管理人員應(yīng)當(dāng)引領(lǐng)團隊成員轉(zhuǎn)變觀念，將辦公室視為遠(yuǎn)程工作的擴展，并為團隊成員提供建立弱鏈接和偶然交流的場所

1.組織線下定期聚會

遠(yuǎn)程辦公條件下，大部分的溝通交流依賴于攝像頭和話筒，技術(shù)的發(fā)展減少了一部分非面對面交流的隔閡感，但依然會缺乏面對面交流帶來的親近感以及其會帶來的思想碰撞、靈感迸發(fā)及信息分享。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)確保在可能的情況下，讓人們找機會聚在一起，這是建立人與人之間連續(xù)性和聯(lián)系的一種有效方式。比如每周或隔周組織一次團隊面對面會議或者團隊建設(shè)活動。

2.推動和豐富線上社交活動

設(shè)計一些線上社交活動的程序，允許員工們有更多線上的非正式交流，讓他們始終與其他人保持聯(lián)系，并鼓勵他們從工作外的事情上找到自我價值。

（三）團隊成員主動進行工作技能提升、實現(xiàn)工作重塑，進而提升團隊效率和團隊效能

（1）團隊成員應(yīng)當(dāng)提升自身技能尤其是書面溝通和表達能力，減少遠(yuǎn)程溝通過程中歧義的產(chǎn)生，提升溝通質(zhì)量

（2）團隊成員應(yīng)該建立知識分享的機制，以適應(yīng)溝通的異步性。

（3）團隊成員應(yīng)該共同努力，進行時間管理實驗，致力于減少隨時在線的文化。每個人每天給自己一個有儀式感的收工信號，團隊成員互相監(jiān)督，最終致力于提升團隊成員每個人的幸福感。

總之，靈活辦公是適應(yīng)企業(yè)需求而產(chǎn)生的，是企業(yè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，雖然對于中國企業(yè)而言這一管理模式仍是新鮮事物也正處于探索階段，但我們應(yīng)該保持開放的心態(tài)，正視其對企業(yè)人力資源管理尤其是團隊建設(shè)和管理的影響，充分發(fā)揮團隊管理者和團隊成員的主觀能動性，共同努力來完善它。