董盼弟

（青島公共住房建設(shè)投資有限公司，山東 青島 266000 ）

一、合同檔案信息化建設(shè)意義

合同檔案是合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等過(guò)程中的數(shù)據(jù)和文字，是當(dāng)事方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系協(xié)議的真實(shí)反映。合同檔案作為單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要依據(jù)，不僅可以為單位業(yè)務(wù)管理提供重要保障，還能為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)參考。同時(shí)作為合同過(guò)程中的檔案材料，是解決合同糾紛，進(jìn)行法律判決和合同仲裁的重要依據(jù)，是對(duì)合同當(dāng)事方的行為具有引導(dǎo)和規(guī)范作用，減少合同履行的隨意性和盲目性，避免出現(xiàn)不必要的失誤和差錯(cuò)，避免經(jīng)濟(jì)損失。

除了具有一般的檔案屬性，又具有法律性、規(guī)范性、繁雜性等特點(diǎn)，作為合同管理部門(mén)，合同檔案信息化和合同檔案信息化建設(shè)是個(gè)重要的課題，是企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)快速發(fā)展的信息社會(huì)不可逾越、無(wú)法避免的現(xiàn)實(shí)。特別是新修訂版《檔案法》的頒布、施行，合同檔案信息化的構(gòu)建，已經(jīng)成為發(fā)展新時(shí)期中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的新特點(diǎn)之一。

2020年6月20日，《中華人民共和國(guó)檔案法》（新修訂版，以下簡(jiǎn)稱(chēng)為《檔案法》）以《中華人民共和國(guó)主席令》的形式公式頒布，并以于2021年1月1日起開(kāi)始實(shí)施。與1987年版、1996年版和2016年版相比，新修訂版的《檔案法》更為重視檔案材料的信息化構(gòu)建。

該部分內(nèi)容主要體現(xiàn)在《檔案法》的第一章總則、第五章檔案信息化建設(shè)等條款中。在第一章總則中，明確提出：“提高檔案信息化建設(shè)，……, 為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法”。從該敘述中可以得知，推動(dòng)檔案信息化乃是新時(shí)代下構(gòu)架中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的重要內(nèi)容之一。而在第五章檔案信息化建設(shè)中，共涉及第三十五條至第四十一條，共7條相關(guān)條款。特別是第三十五條，就檔案信息化建設(shè)主體進(jìn)行了責(zé)任主體的明確。即，各級(jí)人民政府。可見(jiàn)，已將檔案信息化建設(shè)納入到各級(jí)人民政府的主要職責(zé)中。

自新修訂版《檔案法》頒布、施行以來(lái)，國(guó)家檔案局也積極進(jìn)行相關(guān)工作部署，并將檔案信息化建設(shè)提升至戰(zhàn)略層面。2020年5月21日，由中央檔案館國(guó)家檔案局等主要負(fù)責(zé)同志參加的工作會(huì)議上，提出：以新修訂的《檔案法》為契機(jī)，響應(yīng)國(guó)家檔案局“加快推薦檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”，“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)……積極拓展檔案工作數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化的應(yīng)用場(chǎng)景”的要求。在此大背景之下，合同檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

二、合同檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐作用

（一）合同檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力

合同檔案信息化建設(shè)能夠降低合同檔案管理工作難度，合同檔案信息化將紙質(zhì)版的合同檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化的保管，很大程度降低了保存管理工作的難度，也減少了環(huán)境對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響，確保合同檔案的完整性。

（二）合同檢索查閱借調(diào)簡(jiǎn)便易行

合同檔案信息化建設(shè)提高了查閱的便捷性，大量累積的合同檔案資料如果采取傳統(tǒng)的合同檔案管理方式，在后續(xù)查詢(xún)與借閱中，不但有漫長(zhǎng)、復(fù)雜的程序，而且原材料帶走又有遺失、污損的風(fēng)險(xiǎn)。而合同檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楹贤瑱n案查閱提供極大便利，系統(tǒng)里檢索即可得出原版合同電子檔案，促進(jìn)合同檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變，從而提高合同檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效率。合同檔案信息化建設(shè)，合同檔案資料會(huì)以電子數(shù)據(jù)的方式保存并給予呈現(xiàn)，所以對(duì)這一載體的信息進(jìn)行存儲(chǔ)與管理則主要依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)去完成，意味著合同檔案管理途徑發(fā)生了本質(zhì)改變。

（三）為履約保駕護(hù)航

合同檔案管理信息化建設(shè)，為履約保駕護(hù)航，可以充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，快速跟進(jìn)合同履約進(jìn)展，實(shí)行合同履約全程跟進(jìn)。一旦后續(xù)有履約偏差或者糾紛，也可以快速調(diào)閱原始的電子合同檔案，力促合同繼續(xù)履約。

（四）著眼整體布局，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌發(fā)展 針對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部紙質(zhì)檔案管理存在的查找不便、數(shù)據(jù)不全等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)合同檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程；根據(jù)合同電子檔案的特點(diǎn)和管理要求，建立嚴(yán)密、完整的管控體系，對(duì)合同電子文件的收集與采集、歸檔與整理、保存與利用、移交與接收等，實(shí)行全程管理；同時(shí)發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位合同電子檔案分層次、分類(lèi)別、按需求、按權(quán)限共享利用。

三、合同檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

合同檔案信息化建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，而推進(jìn)合同檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中需要重視主要內(nèi)容的推進(jìn)。具體來(lái)講有以下四個(gè)方面：

（一）基本軟硬件建設(shè)

基本的軟硬件建設(shè)，說(shuō)到底，是應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，保證所建設(shè)的軟件系統(tǒng)能夠與OA辦公系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)、合同與印章一體化管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通。與此同時(shí)，需要加大對(duì)合同檔案資源管理軟件的開(kāi)發(fā)，推出兼容性，適用性更好的系統(tǒng)，從而滿足不同領(lǐng)域的合同檔案管理工作要求。

合同檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和合同檔案數(shù)字化設(shè)備是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的核心，承擔(dān)著合同檔案信息傳輸、交換與共享的職能，只有建設(shè)先進(jìn)的合同檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮合同檔案信息化建設(shè)的整體效益。

（二）合同檔案信息資源建設(shè)

一方面需要構(gòu)建綜合型的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；另一方面，還應(yīng)建設(shè)合同檔案全文及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)，對(duì)合同檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，提高合同檔案信息資源利用率，將合同電子檔案分層次、分類(lèi)別、按需求、根據(jù)權(quán)限不同共享利用。

正如新修訂版《檔案法》第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)中所指出，“國(guó)家檔案主管部門(mén)主管全國(guó)的檔案工作，負(fù)責(zé)全國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，施行監(jiān)督和指導(dǎo)”。因此，在合同檔案信息資源的建設(shè)中，應(yīng)以國(guó)家檔案主管部門(mén)為建設(shè)主體，而其各地方分支機(jī)構(gòu)則為重要組成單位。故而在合同檔案信息資源建設(shè)中，應(yīng)采取“中央+分支”的雙重性組織結(jié)構(gòu)。

鑒于各分支機(jī)構(gòu)在合同檔案信息資源構(gòu)建中所承擔(dān)的搜集、整理、錄入及共享中所承擔(dān)責(zé)任的重要性，進(jìn)一步明確各分支機(jī)構(gòu)在合同檔案信息資源構(gòu)建中的職責(zé)更顯重要。

（三）人才梯隊(duì)建設(shè)

人才是合同檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行者，所以在合同檔案信息化建設(shè)中要正視人才的作用，強(qiáng)化《合同法》、《檔案法》的學(xué)習(xí)和宣傳，確保依法辦事，保證合同的合理、合法，合同檔案管理人日常要嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)范工作，保證合同檔案齊全收集、規(guī)范管理；做好人才隊(duì)伍建設(shè)工作且提供技術(shù)、理論等方面的培訓(xùn)，利用現(xiàn)代化工具做好合同檔案的編號(hào)、分類(lèi)工作，能及時(shí)、高效、便捷地處理合同檔案管理工作，同時(shí)，確保在信息化建設(shè)中保持工作先進(jìn)性。

（四）安全保障建設(shè)

由于絕大多數(shù)合同檔案信息涉及機(jī)密，一旦泄露可能回帶來(lái)難以預(yù)估的后果，所以安全保障體系建設(shè)也是檔案信息化建設(shè)中不可缺失的環(huán)節(jié)，具體來(lái)講包含安全管理機(jī)制、檔案信息安全保障框架等方面的建設(shè)。

特別在合同檔案信息相關(guān)涉及機(jī)密等級(jí)上，應(yīng)建立嚴(yán)格的等級(jí)制度。明確各等級(jí)合同可公布對(duì)象、共享?xiàng)l件，并對(duì)相關(guān)申請(qǐng)公布、共享單位及個(gè)人的相關(guān)信息進(jìn)行嚴(yán)格審核。

對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件和硬件進(jìn)行提升，并定期維護(hù)和檢查，使得合同檔案管理工作在安全性和保密性的前提下安全運(yùn)行。加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，建立健全相應(yīng)的制度，對(duì)于提升合同檔案安全性和保密性具有重要作用。

四、合同檔案信息化建設(shè)的措施

（一）決策層重視

需要轉(zhuǎn)變合同檔案管理人員不重要的思想觀念，提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，要激勵(lì)管理人員做好相關(guān)工作，確保人盡其才，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)從決策層層面強(qiáng)化合同檔案信息化過(guò)程中的法律職責(zé)，并對(duì)違反相關(guān)法律法規(guī)、違法工作紀(jì)律等現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格懲處。

（二）持續(xù)投入

根據(jù)合同檔案服務(wù)企事業(yè)單位發(fā)展的需要，定期升級(jí)合同檔案管理系統(tǒng)，與OA辦公系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)、合同與印章一體化管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)做到互聯(lián)互通，相互支持。加大對(duì)合同檔案資源管理軟件的開(kāi)發(fā)，推出兼容性，適用性更好的系統(tǒng)，從而滿足不同領(lǐng)域的合同檔案管理工作要求，更好的服務(wù)企事業(yè)單位。

（三）培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

提高綜合素質(zhì)技術(shù)的高速發(fā)展也需要合同檔案管理人員不斷進(jìn)行知識(shí)更新，所以需要通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)教育去保證管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。此外，積極錄用具有信息化專(zhuān)業(yè)技能的人才，也是擴(kuò)大信息化建設(shè)人才、提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的重要手段之一。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，合同檔案信息化建設(shè)也是合同檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以在合同檔案管理部門(mén)一定要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度，尤其對(duì)合同檔案工作方式及業(yè)務(wù)處理步驟進(jìn)行改革，做好對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化方向發(fā)展。由于合同檔案信息化建設(shè)與檔案管理設(shè)計(jì)眾多方面，所以需要科學(xué)規(guī)劃、有序推進(jìn)、嚴(yán)格監(jiān)督，才能以更高的信息化建設(shè)效果去體現(xiàn)檔案資源價(jià)值，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展提供支持。