孫衛(wèi)東

（揚(yáng)州大學(xué)后勤保障處，江蘇 揚(yáng)州 225000）

眾所周知，行政事務(wù)人員是行政事業(yè)的基本組成，維持著行政事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，具有重要的民生發(fā)展屬性。自進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，全面推動(dòng)著行政事務(wù)的持續(xù)變革，相較于傳統(tǒng)的行政事務(wù)工作領(lǐng)域，無(wú)論是性質(zhì)、作用還是職能上，均產(chǎn)生著相應(yīng)的變化，這對(duì)于行政事務(wù)人員而言無(wú)疑是一種挑戰(zhàn)。特別是在日常行政事務(wù)的處理中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)相應(yīng)的要求和技巧，以解決工作中復(fù)雜和繁瑣的問(wèn)題。因此，為更好地提升日常事務(wù)處理質(zhì)量，行政事務(wù)人員應(yīng)當(dāng)從處理技巧入手，切實(shí)通過(guò)綜合素質(zhì)的提升，增強(qiáng)行政事業(yè)單位日常事務(wù)處理質(zhì)效。

一、行政事務(wù)工作的內(nèi)涵

行政事業(yè)單位屬于國(guó)家公權(quán)機(jī)關(guān)，對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定及日常運(yùn)行至關(guān)重要。行政事務(wù)工作的有序開(kāi)展，既是國(guó)家運(yùn)行機(jī)制的重要體現(xiàn)，更關(guān)系著國(guó)計(jì)民生問(wèn)題，因而在新時(shí)期背景下的行政事務(wù)人員，承擔(dān)著重要的職能與使命，并且在行政事務(wù)工作質(zhì)量發(fā)展中，發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用。行政事務(wù)人員依據(jù)單位的實(shí)際需求開(kāi)展工作，由于所針對(duì)的對(duì)象、內(nèi)容及要求差異，日常行政事務(wù)也面臨著繁瑣、復(fù)雜的問(wèn)題，需要行政事務(wù)人員能夠成為一名“多面手”，不斷解決工作中的新問(wèn)題、新要求和新挑戰(zhàn)，以真正推動(dòng)行政事業(yè)單位日常事務(wù)的發(fā)展，確保各項(xiàng)工作內(nèi)容得到高質(zhì)量落實(shí)?？倳?shū)記提出：“一切為了人民，為了人民的一切”，這是新時(shí)期行政事務(wù)人員必須堅(jiān)持的核心要求，更是對(duì)中國(guó)共產(chǎn)黨為人民服務(wù)宗旨的完美詮釋。因此，行政事務(wù)人員作為國(guó)家職能機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵元素，必須要胸懷國(guó)家，心系群眾，切實(shí)讓日常事務(wù)處理上層次，真正體現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)行政事務(wù)的服務(wù)水平，真正做到為人民行使好權(quán)力、管理好國(guó)家。

二、行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理的原則

（一）主觀責(zé)任原則

日常行政事務(wù)可以用事無(wú)巨細(xì)來(lái)形容，雖然屬于日常的事務(wù)范疇，便每個(gè)環(huán)節(jié)都與行政事務(wù)的整體水平緊密相關(guān)。對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)說(shuō)，必須要發(fā)揮出自身的主觀責(zé)任意識(shí)，在各項(xiàng)日常事務(wù)中能夠扮演好協(xié)調(diào)員的角色，將職責(zé)內(nèi)化于心、外化于行，激發(fā)自身的工作主動(dòng)性，以適應(yīng)各種日常事務(wù)場(chǎng)景的變化與任務(wù)的調(diào)整。實(shí)際上，行政事務(wù)人員的主觀責(zé)任意識(shí)，還能夠影響具體的行政行為，通過(guò)主觀責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)，可以在隱性的層面推動(dòng)工作的顯性變化，使行政事務(wù)人員能夠自覺(jué)履責(zé)，賦予其強(qiáng)大的內(nèi)在動(dòng)力，適應(yīng)行政事務(wù)的處理需求。

（二）個(gè)人自律原則

行政事務(wù)人員是行政事務(wù)開(kāi)展的主體，由于受各種復(fù)雜因素的影響，在實(shí)際的日常事務(wù)中容易受到干擾。因此，行政事務(wù)人員必須嚴(yán)格自律，始終堅(jiān)持正確的價(jià)值觀與權(quán)力觀，在實(shí)施具體的事務(wù)管理中，能夠慎重行使權(quán)力，維護(hù)人民的根本利益。對(duì)于日常的事務(wù)處理上，也需要保持表里如一、防微杜漸的思維意識(shí)，并不斷吸取工作經(jīng)驗(yàn)，善于從細(xì)節(jié)處加以總結(jié)與完善，確保自身綜合能力的提升，使各項(xiàng)日常事務(wù)能夠獲得圓滿落實(shí)，提升行政事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量。與此同時(shí)，行政事務(wù)人員在日常事務(wù)處理中，應(yīng)當(dāng)積極理清工作思路，且具備一定的戰(zhàn)略服務(wù)意識(shí)，在實(shí)踐中能夠把握全局，依據(jù)事務(wù)的輕重緩急實(shí)施合理安排，避免工作上的沖突與矛盾，優(yōu)化行政事業(yè)單位的內(nèi)部氛圍，使基本的事務(wù)處理日常得以完整體現(xiàn)。

（三）靈活處理原則

通常而言，行政事務(wù)涉及的內(nèi)容、各類及對(duì)象復(fù)雜，在日常事務(wù)的處理中需要工作人員來(lái)“穿針引線”，不僅要在工作中發(fā)揮出自身的專長(zhǎng)，合理解決好日常的事務(wù)。還需要積極落實(shí)好各項(xiàng)協(xié)調(diào)與組織工作，如指示傳達(dá)、來(lái)訪接待、會(huì)議安排等，這些都需要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)與靈活處理能力。而這些工作的完成并非一蹴而就的，需要行政事務(wù)人員及時(shí)的溝通協(xié)調(diào)，并要保持良好的耐心與細(xì)心，確實(shí)了解相關(guān)的事務(wù)要求，避免造成不必要的誤會(huì)。此外，日常事務(wù)由于具有突發(fā)性、隨機(jī)性，就也要求行政事務(wù)人員做到膽大心細(xì)，在日常工作中掌握信息的分析能力，落實(shí)好事務(wù)管理臺(tái)賬管理，及時(shí)跟進(jìn)單位工作政策及動(dòng)態(tài)前瞻，確保率先做到科學(xué)統(tǒng)籌與調(diào)整，形成最佳的日常事務(wù)處理方案。

三、政事務(wù)人員日常事務(wù)處理方法

（一）事要追根究底

行政事務(wù)人員在工作時(shí)，要有追根究底的好習(xí)慣，尤其是面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)所交付的任務(wù)時(shí)，有些任務(wù)難度較大，線索較少，領(lǐng)導(dǎo)在交代時(shí)或許會(huì)有疏忽，此時(shí)一定要將任務(wù)弄清楚，搞明白。例如當(dāng)臺(tái)賬出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，一定要重視，不能夠忽視，要追究到底，要認(rèn)知調(diào)查事情，從根本上了解事情的前因后果，找到問(wèn)題的重點(diǎn)。這樣才能將領(lǐng)導(dǎo)所交付的任務(wù)完成，不至于讓領(lǐng)導(dǎo)失望。

（二）舉一反三

在做事任何事情時(shí)不能循規(guī)蹈矩，按部就班，要學(xué)會(huì)時(shí)刻觀察，全方位的看待問(wèn)題，思考問(wèn)題，學(xué)會(huì)舉一反三。當(dāng)處理日常事務(wù)時(shí)，首先想得不是如何應(yīng)付或是完成任務(wù)，而是要積極思考，打開(kāi)思路，學(xué)會(huì)舉一反三，融會(huì)貫通，找出問(wèn)題的關(guān)鍵并深入研究分析，才能更圓滿地完成。才能及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)回報(bào)最可行、有效的建議，從而促進(jìn)辦公室工作更加良性化開(kāi)展。

（三）臺(tái)賬分類

行政事務(wù)人員每天會(huì)面對(duì)各種事件，非常繁瑣，因此，做好臺(tái)賬分類能有效提高工作效率，使繁雜的工作變得更加清晰。工作人員可以將臺(tái)賬區(qū)分為各類會(huì)議記錄、方案、檔案、日常工作等類別，放在自己熟悉的位置，這樣可以防止不同類別的文件資料混在一起，使日常工作變得標(biāo)準(zhǔn)和有序。而在這個(gè)信息技術(shù)時(shí)代，在計(jì)算機(jī)上可以建立一個(gè)專屬文件夾，還是將各類文件分開(kāi)，每天將相應(yīng)的資料放進(jìn)相應(yīng)的文件夾，并且要經(jīng)常更新和維護(hù)，這樣使工作變得更加得心應(yīng)手，提高了工作的效率，減少了行政事務(wù)人員的日常工作量。

（四）全局的眼光

對(duì)每天的工作要有一個(gè)統(tǒng)籌計(jì)劃，要明白什么是重點(diǎn)，要學(xué)會(huì)抓住重點(diǎn)，按照事情的緩急進(jìn)行處理。行政事務(wù)工作人員要懂得如何分配時(shí)間，在什么時(shí)間完成哪些工作，要懂得對(duì)于緊急和非緊急事情的區(qū)別處理，懂得個(gè)人事務(wù)和單位事務(wù)的區(qū)別。

四、行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧

（一）信息處理技巧

信息處理技巧是行政事務(wù)人員需掌握的基礎(chǔ)技巧之一，要想順利有序地開(kāi)展工作，高質(zhì)量、及時(shí)有效地處理信息改為必然要求。當(dāng)前，行政事業(yè)單位正處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，行政事業(yè)單位也不例外，行政事務(wù)人員每天要處理海量的信息，一方面要做好單位內(nèi)部信息的處理，另一方面還要在繁雜的信息中提取、收集，整理各種信息。因此，這給行政事務(wù)人員信息處理能力提出了越來(lái)越高的要求，既要強(qiáng)調(diào)信息處理收集的時(shí)效性，還要求信息的準(zhǔn)確性和全面性，行政事務(wù)人員必須及時(shí)提取和處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)者提決策支持。此外，還應(yīng)及時(shí)收集外部信息，進(jìn)一步了解新政策、新要求和新任務(wù)，并強(qiáng)化貫徹落實(shí)的能力，為單位的穩(wěn)健發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（二）協(xié)調(diào)溝通技巧

協(xié)調(diào)溝通能力對(duì)行政事務(wù)人員是非常關(guān)鍵的一項(xiàng)技能，在與同事和領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流中就必須要具備優(yōu)質(zhì)的協(xié)調(diào)能力。行政事務(wù)人員在處理工作關(guān)系時(shí)，首先要明確方向，從大局出發(fā)，唯有如此才能更好地與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流溝通，為其工作提供建設(shè)性的意見(jiàn)，使相關(guān)日常工作獲得高質(zhì)量落實(shí)。同時(shí)，在日常和事務(wù)的處理與協(xié)調(diào)中，行政事務(wù)人員一定要時(shí)刻保持謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，采用不同的方式、方法與不同性格的人進(jìn)行交流溝通，溝通要及時(shí)，語(yǔ)言要你準(zhǔn)確，確保問(wèn)題能夠快速解決，促使自身工作效率的提升。

（三）文檔處理技巧

毋庸置疑，在行政單位中，行政事務(wù)中的文件處理至關(guān)重要。因此，行政事務(wù)人員文檔處理技巧是一項(xiàng)必備技能，其中包含了對(duì)文件材料、電子檔案的發(fā)送、管理對(duì)普通信函的處理等。盡管上述工作并不起眼，但是在處理中一定要秉承認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度，特別是文件的簽署、原始資料的保存等工作非?？简?yàn)行政事務(wù)人員的能力，一旦一些重要文件出錯(cuò)，或是耽誤了呈批時(shí)間，勢(shì)必會(huì)造成無(wú)法估量的后果?；诖耍臋n處理技巧是行政事務(wù)人員必備的技能，也只有具備了這種技能才能處理好文件，防止紕漏的發(fā)生。

（四）會(huì)議安排技巧

會(huì)議是行政事業(yè)單位部署協(xié)調(diào)工作的一種關(guān)鍵形式，通過(guò)會(huì)議的模式既可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的傳達(dá)，也能夠更好地發(fā)揮出民主作用。而對(duì)于行政事務(wù)人員而言，會(huì)議的安排與協(xié)調(diào)屬于系統(tǒng)工作，必須要具備一定的實(shí)踐技巧，以提升會(huì)議安排與協(xié)調(diào)的效率，適應(yīng)不斷變化的會(huì)議召開(kāi)形式。為此，行政事務(wù)人員可以依據(jù)會(huì)議不再階段實(shí)施安排，如會(huì)議召開(kāi)前，要突出協(xié)調(diào)時(shí)間、地點(diǎn)及與會(huì)人員，同時(shí)在了解領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，進(jìn)行議題的擬定、審批及人員通知。會(huì)議期間，制定相應(yīng)的保障及應(yīng)急措施，并做好會(huì)議引導(dǎo)和記錄，確保會(huì)議順暢進(jìn)行。會(huì)議后，要及時(shí)整理相關(guān)會(huì)議成果，并形成相關(guān)的文件進(jìn)行發(fā)布或?qū)嵤?，推?dòng)會(huì)議成果的落實(shí)。

（五）人事關(guān)系處理

行政職業(yè)人員在日常工作中常常會(huì)與各部門和其他人員溝通、協(xié)調(diào)，增強(qiáng)各部門之間的關(guān)系和交流，所以，對(duì)于行政事務(wù)工作人員而言，溝通能力是十分重要的。對(duì)于行政事務(wù)工作人員而言，經(jīng)常面對(duì)的不只是工作中的事務(wù)，還要處理人與人之間的關(guān)系，由于每個(gè)人的性格不同，說(shuō)話方式不同，要求行政事務(wù)人員在溝通時(shí)要利用溝通技巧，張弛有度。并且時(shí)刻需要具有大局觀，以大局為重，要不斷通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)增強(qiáng)自身的溝通技巧，提高心理狀態(tài)，在處理事務(wù)時(shí)才會(huì)更加靈活，將事務(wù)處理得更完美。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著行政事業(yè)單位改革及行政事務(wù)人員職能的變化，行政事務(wù)人員在日常事務(wù)的處理中，必須要著眼于綜合能力的提升，提升操作的規(guī)范性以及事務(wù)處理的技巧性，全面提升整體工作效率，為行政事業(yè)單位高質(zhì)、高效服務(wù)提供基本條件。同時(shí)，要不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新工作技巧，依托實(shí)際經(jīng)驗(yàn)提高日常辦事能力，從而成為領(lǐng)導(dǎo)的好幫手。