文·欒淑凌

當前，全球數(shù)字化的熱潮一浪高過一浪，“數(shù)字化”概念逐步滲透進人們的思維，數(shù)字化、信息化已經(jīng)應用于各個領域，通過計算機和網(wǎng)絡多媒體技術，進行數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研發(fā)，建立現(xiàn)代數(shù)字化檔案館（室），實現(xiàn)數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案工作一種常態(tài)。醫(yī)護檔案工作是醫(yī)療檔案的一項基礎性工作，是醫(yī)務人員對患者進行問診、查體、輔助檢查、診斷、治療和護理等醫(yī)療過程中形成的文字、圖表、影像、切片報告等文件，是經(jīng)醫(yī)務人員、檔案管理人員收集、整理后形成的具有科學性、邏輯性、真實性的檔案資料。開創(chuàng)醫(yī)護檔案信息化高效優(yōu)質(zhì)的管理和服務，可以更好地實現(xiàn)對檔案信息資源的共享和利用。

一、檔案信息化管理需要紙質(zhì)檔案數(shù)字化為依托

做到檔案工作信息化管理，首先要打好紙質(zhì)檔案數(shù)字化基礎。首先紙質(zhì)檔案需按照檔案標準規(guī)范及醫(yī)護信息分類、整理、編目、立卷，其次開始數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設備對紙質(zhì)檔案進行有序加工。數(shù)字化加工分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段。掃描加工前是數(shù)字化工作開展前的準備階段，包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。掃描加工中是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進入實質(zhì)性操作階段，也是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。掃描加工后即檔案掃描完移交檔案管理部門前的階段，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

二、建立有效保護信息安全的檔案備份機制

數(shù)字化加工產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，須做好檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)的備份。檔案備份，是對檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)采取某種技術手段和方式進行復制，建立“副本”，以便在檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。建立備份機制是抵御突發(fā)性自然災害破壞，確保檔案安全的一項重要措施。

（一）電子數(shù)據(jù)的存儲

數(shù)字化加工后數(shù)據(jù)需進行存儲。目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì)，存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等，其存儲結(jié)構應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

（二）電子數(shù)據(jù)的備份

電子數(shù)據(jù)主要包括電子化的文件目錄、案卷目錄、數(shù)字化全文、電子文件等。電子數(shù)據(jù)的備份，就是使用存儲介質(zhì)，定期將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)復制下來，以保證災害和故障發(fā)生時數(shù)據(jù)能盡快恢復。備份介質(zhì)目前主要有硬盤、磁帶和光盤兩種。備份方式有完全備份、增量備份、差分備份、按需備份等多種方式。完全備份即每天對系統(tǒng)進行完全備份。增量各份即在一周里選擇某一天進行一次完全備份。差分備份即在一周里選擇某一天進行一次完全備份。按需備份即僅備份所需要的部分數(shù)據(jù)。

（三）檔案備份的基本原則

檔案備份的方式主要采取異質(zhì)備份和異地備份兩種方式。異地備份即將檔案原件的復制件存放在異地，一旦本地檔案發(fā)生意外，即可啟用在異地存放的檔案復制件。省外可以選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方為宜。檔案的異質(zhì)備份包括靜電復印、縮微、翻拍、數(shù)字化、仿真復制等。檔案館（室）應有計劃、有組織、有針對性地將重要檔案遷移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的復制，同時減少對原件的磨損，使檔案原件得到妥善保存，延長壽命，達到保護原件的目的。有條件的醫(yī)院對本級重要檔案及電子文件實行異地備份和異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀及檔案信息資源的絕對安全。

（四）檔案信息管理系統(tǒng)的容災備份

為避免由于發(fā)生災害或故障使信息系統(tǒng)癱瘓，需在信息系統(tǒng)建設時考慮其容災備份，即一個系統(tǒng)發(fā)生故障，另一個系統(tǒng)能夠保持系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)，確保數(shù)據(jù)傳送順暢。容災系統(tǒng)追求全方位的數(shù)據(jù)復制。按照國家標準中災難恢復能力6個等級7個要素，執(zhí)行檔案信息管理系統(tǒng)容災恢復。

三、醫(yī)護檔案工作如何適應智慧醫(yī)療的需要

（一）醫(yī)護檔案工作在數(shù)字醫(yī)院中的地位

醫(yī)護檔案是智慧醫(yī)療中一項重要的基礎性工作，醫(yī)護檔案中蘊藏著豐富的信息資源，內(nèi)容涉及對病患的問診、查體、輔助檢查、診斷、治療和護理等醫(yī)療過程中形成的文字、圖表、影像、切片報告等基礎信息，可以說醫(yī)護檔案是“數(shù)字醫(yī)療”中海量數(shù)據(jù)采集的源泉，應當成為醫(yī)療數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞等數(shù)字信息服務工作的基地。

（二）當前醫(yī)護檔案面臨的困難

建設“數(shù)字醫(yī)療”對信息數(shù)據(jù)和資源工作要求很高，要實現(xiàn)“數(shù)字醫(yī)療”目前還有一定的距離。當前面臨的主要困難是缺乏信息資源開發(fā)的專業(yè)型研究人員、網(wǎng)絡技術人員、數(shù)字處理人員，現(xiàn)有的工作人員大多只有實際工作能力，缺乏理論知識水平，數(shù)字醫(yī)療建設的知識面太窄，整體素質(zhì)還不能適應現(xiàn)代社會信息化飛速發(fā)展的需要。

（三）今后發(fā)展方向

實現(xiàn)醫(yī)療機構間醫(yī)護信息共享、互聯(lián)互通，醫(yī)療機構由政務信息的互通到業(yè)務數(shù)據(jù)的互通再到檔案數(shù)據(jù)的互通，最終實現(xiàn)各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破部門間“信息孤島”的狀態(tài)。

大數(shù)據(jù)是時代發(fā)展的必須產(chǎn)物，正在加速滲透到我們的日常生活中，一切可量化，一切可分析。作為大數(shù)據(jù)的一種數(shù)據(jù)源，醫(yī)療檔案信息化應適應大數(shù)據(jù)時代的要求，對社會提供高效便捷的服務。