文/黃亞妮（青島地鐵集團有限公司運營分公司）

企業(yè)檔案管理是企業(yè)建設與安全管理的重要保障，良好的企業(yè)檔案管理體系可以為管理人員提供科學可靠的依據(jù)。隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理體系存在很多不足之處，這就需要應用信息化系統(tǒng)來改變傳統(tǒng)管理模式下的弊端，因此，企業(yè)單位以及相關管理人員必須要加強對企業(yè)檔案信息化管理的重視力度，將企業(yè)檔案與信息系統(tǒng)進行科學合理的結(jié)合，只有這樣才能夠進一步提高企業(yè)檔案管理水平。

一、企業(yè)檔案管理數(shù)字化特征

在企業(yè)開展日常經(jīng)營活動過程中，積累并保留了大量原始的數(shù)據(jù)資料，并以多種多樣的形式記錄企業(yè)發(fā)展歷史。在企業(yè)發(fā)展各個階段，都需要借鑒和參考大量相關的企業(yè)建設發(fā)展資料。隨著我國數(shù)字信息化產(chǎn)業(yè)突飛猛進發(fā)展，企業(yè)發(fā)展速度得以增快，工作模式發(fā)生改變，不斷促進企業(yè)工作方式內(nèi)容的創(chuàng)新。這給傳統(tǒng)意義上的檔案管理思路和服務形式造成一定的沖擊，檔案信息的獲取和利用越來越呈現(xiàn)出多種方式，傳統(tǒng)的檔案利用者、技術科研人員和企業(yè)管理層對檔案的信息需求也越來越呈現(xiàn)出個性化和多樣化。檔案管理工作在這樣的背景下逐漸向數(shù)字化發(fā)展方向推進，要求企業(yè)加速檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型和升級，促進信息化經(jīng)營模式的推進，創(chuàng)新工作理念，促進企業(yè)檔案管理工作水平的提高。企業(yè)檔案信息化數(shù)字管理表現(xiàn)出進步性特征，這也是企業(yè)社會化經(jīng)營的必然手段，可促進現(xiàn)代企業(yè)管理工作的發(fā)展，將傳統(tǒng)檔案管理模式進行改善，提高應用優(yōu)勢，將企業(yè)檔案管理庫存空間進行節(jié)省，提高檔案信息管理和查詢效率，更有利于促進信息的處理，為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的共享提供了條件。與此同時，企業(yè)促進檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，可將企業(yè)檔案的動態(tài)性和時效性進行提高，對企業(yè)檔案信息整理具有積極意義，可促進檔案信息的交流和傳輸安全性，保證信息可靠性，并在檔案管理工作中得到廣泛應用。企業(yè)在開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的過程中，需要面臨數(shù)量較大的檔案資料和信息，導致企業(yè)檔案管理人員的工作量較大，促進信息化發(fā)展，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的在線歸檔、更新、調(diào)閱和管理，更有利于提升檔案管理工作的工作效率和管理模式，促進企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化管理的必要性

（一）有效保護原始檔案，提升檔案管理工作效率

檔案管理在業(yè)務審核以及管理過程中，在辦理流程以及準備材料的過程中復雜性較高，導致辦事效率較低，檔案管理人員也面臨較大的工作任務量。將信息化管理運用在企業(yè)檔案管理中，可以實現(xiàn)各類檔案目錄信息快速、精準在線異地查詢，減少了對原始檔案的查閱次數(shù)，較好地保護了原始檔案，提高了檔案借閱的效率和準確率。同時，規(guī)范、簡化的辦事流程不但可以確保企業(yè)檔案信息的安全性，還可以提高申辦人員的辦事速度。因此，企業(yè)檔案信息化管理對于保護企業(yè)原始檔案資料、降低檔案工作人員的工作量、提高檔案利用率等，具有非常重要的意義。有關部門需要將收集到的基礎檔案信息，同步上傳到業(yè)務辦理系統(tǒng)中，從而構建檔案管理的綜合信息平臺。

（二）切實滿足企業(yè)發(fā)展工作管理的實際需要

由于辦理企業(yè)檔案過程中，牽涉到的部門比較多，需要橫跨不同的部門，比如說銀行、民政局等。部門之間會出現(xiàn)對于材料的重復性審核，增加了業(yè)務辦理的時間，使企業(yè)建設發(fā)展工作的辦理難度加大。負責審核的各個部門需要對申辦人提供的紙質(zhì)材料開展審閱審批，審核效率比較低，負責審批材料的保管人員以及管理人員承受了較大的工作壓力。如若審批部門可以采用電子化審閱的方式處理審批流程，將會降低申辦人申請受理、初次審閱、復審等整個過程的時間浪費。企業(yè)檔案信息化管理工作，可以防止由于工作人員業(yè)務能力不足導致出現(xiàn)業(yè)務辦理流程緩慢、業(yè)務擱置等不良問題。

（三）適應檔案管理的新發(fā)展趨勢

現(xiàn)階段，企業(yè)重視檔案管理，利用檔案成果更有效服務于企業(yè)漸成趨勢。而互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術飛速發(fā)展，推陳出新，落地速度越來越快，應用范圍越來越廣[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應新時代的發(fā)展特點，為了有效地增強檔案的共享性和便利性，更有效地發(fā)揮出檔案的利用價值，就必須重視檔案資源、檔案系統(tǒng)的收集和開發(fā)。當前很多信息技術的應用僅停留在表層管理上，但是在業(yè)務數(shù)量不斷增多和更新升級信息管理系統(tǒng)后，創(chuàng)建信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺，已經(jīng)成為大勢所趨。目前一些業(yè)務信息系統(tǒng)已經(jīng)可以用電子形式予以辦理和流轉(zhuǎn)[2]。工作人員可以直接將已經(jīng)歸檔的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息直接收集到檔案管理系統(tǒng)中，將其整合成一個擁有大量數(shù)據(jù)的信息庫。

三、信息系統(tǒng)開發(fā)與提升企業(yè)檔案管理水平的關系

隨著時代的發(fā)展與進步，信息技術的開發(fā)與應用極大地便利了人們的生活和工作。對于企業(yè)檔案管理而言，紙質(zhì)版檔案形式逐漸被電子版檔案所替代，并且電子檔案的發(fā)展前景也越來越廣闊，逐漸被應用于各行各業(yè)的日常管理中。電子檔案通常會以電子報表、圖像文件以及E-mail等形式呈現(xiàn)出來，這種形勢下的檔案必須要借助手機或者電腦等現(xiàn)代化終端設備才能夠進行有效查閱。在企業(yè)檔案管理中應用電子檔案，可以在一定程度上減少遺漏或者丟失等問題發(fā)生的概率。但如何對不同信息系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)接收或管控，是檔案業(yè)務技術轉(zhuǎn)換過程中另一個難題[3]。對于企業(yè)檔案價值的提升主要是因為我國傳統(tǒng)的企業(yè)檔案都是以紙質(zhì)文件形式存在的，經(jīng)過整理之后上交相關管理部門進行保管。同時對于檔案的收集也需要大量的時間和精力，所以大多數(shù)企業(yè)單位都會采取一年歸結(jié)一次的方式來進行歸納和匯總。在這一過程中，由于時間較久，會使得一些檔案不能夠及時被應用或者有效處理，從而也會導致時效性嚴重下降。此外，紙質(zhì)版檔案受環(huán)境因素影響較大，很容易因受到潮氣等因素影響而出現(xiàn)不同程度的損壞。因此，將檔案管理與信息技術進行有機結(jié)合，大幅度降低了檔案破損問題出現(xiàn)的概率。因此，信息系統(tǒng)開發(fā)與提升企業(yè)檔案管理水平的關聯(lián)性較強。

四、信息系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的實際應用

（一）提升企業(yè)檔案時效性價值

將信息系統(tǒng)應用于企業(yè)檔案管理當中，能夠進一步提高檔案管理水平。這主要是因為信息化技術下的電子檔案的快速發(fā)展，具有與時俱進的特點，能夠?qū)⒗吓f的檔案進行及時更新，因此，也就能夠呈現(xiàn)出較強的時效性。同時應用信息化技術，可以詳細記錄工程建設中可能存在的安全，在實際施工過程中能夠有效避免類似錯誤的出現(xiàn)。此外，企業(yè)工程管理人員可以有效利用電子檔案的具體內(nèi)容，加強管理力度和水平，以此強化企業(yè)工程建設的施工質(zhì)量和進度。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，電子檔案可以快速精準的識別當前工程所面臨的問題，并能夠積極進行改進和完善，為企業(yè)安全發(fā)展奠定扎實的基礎。

（二）提高檔案信息的傳輸速度

隨著我國信息化科技技術的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)開發(fā)與應用在一定程度上得到了提高，并且逐漸滲透到檔案管理工作中，為檔案管理工作的高效有序進行提供了幫助。傳統(tǒng)檔案記錄通常都是以一份檔案的形式，這就給相關部門的查閱工作帶來諸多不便。如果有較多的人員同時進行檔案查閱時，很可能因為同一份檔案多人查閱而造成不便。而電子檔案的應用就可以有效避免這種情況的出現(xiàn)，電子檔案主要是以電子文件的形式存在，并保存在專門的檔案系統(tǒng)中，無論是對其進行復制還是修改，都極大地便利了管理工作的正常進行。通過信息系統(tǒng)的應用，在一定程度上突破了空間的限制和束縛，滿足了“遠程操控”的基本要求。這不僅可以提高檔案信息的傳輸速度，而且也大幅度提高了信息傳輸?shù)馁|(zhì)量。

（三）提升管理人員工作效率

一方面，信息系統(tǒng)與企業(yè)檔案管理的有機結(jié)合，在一定程度上降低了管理人員的工作任務量，也不需要企業(yè)單位專設大量空間存放這些紙質(zhì)檔案。這樣不僅節(jié)約了管理人員工作時間、降低工作量，而且也節(jié)省企業(yè)單位的日常支出，可以進一步促進經(jīng)濟效益的提升。另一方面，利用電子檔案可以有效規(guī)避以往人工管理存在的失誤問題，能夠確保企業(yè)工程檔案準確無誤，為后期的建設決策提供科學的參考依據(jù)。所以，值得被各行各業(yè)進行廣泛推廣和應用。

五、規(guī)范信息化管理，提升電子檔案管理水平

（一）改進管理工作體系

人機相互結(jié)合是指檔案業(yè)務人員可以直接利用計算機來開展工作。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的集中管理和工作體系應從其信息化的管理體制上加以確立，以便于保證對各種辦公自動化技術的操作規(guī)范、標準和正確地選用，上下各個層次和各種專門的檔案自動化等均要求納入在一套統(tǒng)一的檔案信息集中自動化系統(tǒng)管理中，實行檔案信息集中自動化管理，有效地避免了信息的分散和不必要的資源浪費。

（二）實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理

實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理，是落實檔案信息化管理的重要前提。工作人員需要先對檔案管理涵蓋的所有材料、各種證明文件、各個部門的審批標志實施數(shù)字化處理，也可以運用掃描二維碼、條形碼的形式，在已經(jīng)完成建檔的檔案管理資料中迅速查找辦理人需要的相關資料。除此之外，為了進一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的操作流程，相關工作人員需要使用數(shù)字化、信息化等先進技術，促進各項檔案管理工作的順利開展，縮短辦理時間，基本上可以實現(xiàn)可視化辦公處理的目標。申辦人在提交各種企業(yè)檔案管理的錄入信息材料時，可以運用掃描的形式，將相關信息迅速錄入到信息化管理系統(tǒng)中。申請材料主要涵蓋了申請表、初級審閱表、復審審批表等。信息化管理將不再需要工作人員使用手動輸入的方式進行文件上傳，在一定程度上可以提升辦理該檔案的管理效率，能夠降低辦理過程出現(xiàn)錯誤的概率。

（三）加強管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作是依托信息化技術實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的過程，具有一定的技術難度[4]。管理人才是推進檔案信息自動化的關鍵，因此，要加強對管理人員的教育培訓，不斷建立和培養(yǎng)綜合素養(yǎng)較高的人才隊伍。其中最為關鍵的就是計算機技術的培養(yǎng)，其中的技術能力嚴重影響到信息自動化管理水平的提升。所以，企業(yè)單位需要高度重視計算機相關技術人才的培訓教育和監(jiān)督管理，要更加有針對性地對從業(yè)人員進行政治思想教育，培養(yǎng)其事業(yè)心和無私奉獻的精神，有計劃地組織學習和進修，掌握相關的信息技術新知識，在日常工作環(huán)境條件及生活待遇上都會給予關照，并研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構等方面，都需要給予重視。

（四）慎重選擇技術路線

檔案管理部門對于信息技術的潛在需求比較大，但是對于現(xiàn)實需求往往又跟不上時代發(fā)展的步伐，因此，常常會出現(xiàn)所需要選擇的檔案管理設備只能夠滿足企業(yè)某個方面或者幾個功能方面的需求，這樣的檔案管理系統(tǒng)不能夠很好地滿足企業(yè)管理中日益復雜多元化的需求。所以，選擇一套科學合理的檔案資料信息管理自動化系統(tǒng)技術路線也是十分重要的,應該盡量推行與之相適應的先進技術，使得經(jīng)濟效益的合理性與技術的先進性能夠有機協(xié)調(diào)，技術路線的正確選擇更加符合人們的需求。

（五）建立綜合的保障性檔案信息化管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理實際上是一個比較復雜的過程，工作人員不但需要對各種相關數(shù)據(jù)實施有效管理，還需要將檔案管理與業(yè)務流程管理聯(lián)系在一起。為了能夠更加高效的管理檔案，工作人員應該使用先進的信息技術，進一步優(yōu)化檔案信息化管理體系。由于企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)具有一定的廣泛性，使用先進技術能夠提高其信息化管理的能力，使各種數(shù)據(jù)可以獲得有效管理，降低辦事流程中不必要的時間浪費。

除此之外，機構需要基于企業(yè)檔案管理的內(nèi)容，和各個部門進行良好的交流溝通、信息資源共享以及對接工作。盡管這種形式會使得數(shù)據(jù)管理關系趨向于復雜化，但是這種擴充信息來源的方式，也可以進一步完善檔案信息管理資料，因此，建立一個綜合的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以更加充分地發(fā)揮出信息資源的共享價值，具備統(tǒng)一整合管理數(shù)據(jù)關系的能力。

六、結(jié)論

通過文章分析得知，企業(yè)檔案管理工作具有較多的特點，再加上信息系統(tǒng)開發(fā)與提升企業(yè)檔案管理水平的關聯(lián)性較強，所以，將信息化技術與企業(yè)檔案管理進行充分的結(jié)合，對于企業(yè)單位的管理以及建設都具有積極的促進作用，能夠進一步節(jié)約建設成本，提高企業(yè)單位的經(jīng)濟效益。因此，應該將信息化技術在各個行業(yè)進行廣泛推廣和應用。