李慧芳

（河北省淶源縣金家井鄉(xiāng)人民政府，河北 淶源 074300）

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的組成部分，并不只是簡(jiǎn)單記錄職工信息的資料，還是單位發(fā)展的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。高效的檔案管理方式是單位管理能力的重要表現(xiàn)之一，科學(xué)開(kāi)展檔案管理工作能夠讓領(lǐng)導(dǎo)層充分了解單位的運(yùn)行狀況，有助于領(lǐng)導(dǎo)層做出的決策更加正確。所以必須對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，使檔案管理更加規(guī)范化。

加強(qiáng)檔案管理工作，從管理理念和工作方式上進(jìn)行創(chuàng)新，順應(yīng)新時(shí)代探索新的管理途徑，高效反映本單位情況，既有助于社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展，也能夠提升單位的綜合實(shí)力，有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高少數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面，并沒(méi)有配備專業(yè)人員，而是調(diào)用其他崗位的職工兼職檔案管理，或是聘用臨時(shí)工作人員來(lái)管理檔案。由于專業(yè)人員的欠缺，管理工作者身兼數(shù)職，容易導(dǎo)致其面對(duì)繁雜的檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)紕漏；對(duì)于細(xì)節(jié)問(wèn)題的疏忽或者錯(cuò)誤，容易導(dǎo)致檔案管理混亂不堪。雖然有些單位配備了專職檔案管理人員，但大多工作態(tài)度消極應(yīng)付，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，也會(huì)讓檔案管理工作的效果不如人意。諸如此類問(wèn)題還有對(duì)本職工作沒(méi)有責(zé)任心和認(rèn)同感；檔案歸類不夠整齊合理；對(duì)信息資料的更新不夠及時(shí)，導(dǎo)致檔案資料難以最大限度發(fā)揮作用。此外，單位人員流動(dòng)時(shí)，沒(méi)有做好檔案管理工作的交接，也會(huì)導(dǎo)致信息資料缺失。

（二）缺乏科學(xué)的檔案管理和利用機(jī)制機(jī)關(guān)事業(yè)單位能有序開(kāi)展檔案管理工作，離不開(kāi)完善的規(guī)章制度和規(guī)范的工作流程。目前少數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，仍是讓各部門(mén)自行管理，使得檔案資料分散在各個(gè)科室，沒(méi)有統(tǒng)一管理會(huì)大大降低檔案的使用性。同時(shí)，部分單位還沿用“信袋式”檔案管理，紙質(zhì)管理手段增加了工作難度；不科學(xué)、不專業(yè)的管理方式，使信息提取難度加大，使用起來(lái)比較麻煩，難以充分發(fā)揮檔案的作用。

（三）檔案管理工作信息化程度比較低隨著現(xiàn)信息科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，已經(jīng)深度到我國(guó)人民群眾日常生活和事業(yè)中的,所以，單位的檔案管理工作也必須要順應(yīng)這一形勢(shì),不斷改革創(chuàng)新,利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理。電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,存儲(chǔ)范圍大,保存方便，而且能高效收集、整理、分析信息資料，便于提取和利用信息資料。雖然有些單位已經(jīng)采取了信息化檔案管理，但在保密方面還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作難點(diǎn)解決對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理工作具有專業(yè)性、復(fù)雜性和綜合性的特點(diǎn)，這要求工作人員要有較高的素質(zhì)，不只是較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還要有較高的道德素養(yǎng)，和對(duì)本職工作的認(rèn)同感和責(zé)任心。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作有著重要影響，所以單位必須注重對(duì)人員的培養(yǎng)。首先，要選用專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，避免管理人員頻繁變動(dòng)，加強(qiáng)人員的穩(wěn)定性。其次，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行考核，敦促工作人員對(duì)過(guò)往工作進(jìn)行總結(jié)分析。進(jìn)而提高其道德品質(zhì)和工作能力，更好地做好本職工作。

（二）不斷完善檔案管理和利用機(jī)制機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，根據(jù)實(shí)際情況完善檔案管理和使用機(jī)制；明確各崗位工作人員的職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程開(kāi)展具體工作，杜絕違法違規(guī)行為的出現(xiàn)。同時(shí)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。根據(jù)制度要求分類管理檔案信息，確保檔案管理工作更加科學(xué)。各單位應(yīng)當(dāng)成立專門(mén)的檔案管理工作小組，對(duì)檔案管理工作制定詳細(xì)計(jì)劃；并以此作為重要依據(jù)，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。

（三）提高檔案管理信息化建設(shè)程度為提高檔案管理工作的效率，單位不僅要在思想上的重視，還應(yīng)做好物質(zhì)投入工作。充分運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)施管理檔案，提高檔案信息化程度。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也不斷普及，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能夠有效提高工作的效率。有助于檔案資料的分類，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供更全面、更專業(yè)的信息資料。信息化檔案能夠更全面搜集資料信息；管理檔案工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)圖像與影音等資料的記錄。同時(shí)，還可以建立檔案信息資料共享平臺(tái)，便于信息資料的登記與查詢，提高信息資料的使用率。提高檔案管理工作信息化程度，工作人員也應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，激發(fā)自身積極性，掌握相關(guān)安全知識(shí)，做好部分檔案的保密工作，使檔案管理工作更加科學(xué)安全。

（四）提升管理工作的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)檔案管理工作要跟隨時(shí)代腳步，在新形勢(shì)下提升創(chuàng)新服務(wù)管理意識(shí)。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)便捷的優(yōu)點(diǎn)，開(kāi)通自主查詢和分類查詢信息的功能，及時(shí)補(bǔ)充更新檔案資料，使檔案資料更為準(zhǔn)確有效，為單位發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。檔案管理工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，將單位實(shí)際發(fā)展情況與檔案管理機(jī)制相融合，進(jìn)行創(chuàng)新管理，才能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使檔案管理工作取得進(jìn)步。各單位要對(duì)檔案管理工作給予重視，制定符合單位發(fā)展的檔案管理機(jī)制，找準(zhǔn)工作重難點(diǎn)，并積極解決檔案管理工作存在的問(wèn)題，提高檔案管理者的素質(zhì)，引入信息化技術(shù)，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，使檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化，為單位發(fā)展提供保障。

四、機(jī)關(guān)單位檔案管理的新模式

（一）聯(lián)合檔案室

紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過(guò)程中難度大，很難實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，同時(shí)很容易受到水、火、蟲(chóng)等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，但相對(duì)來(lái)看紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進(jìn)行大量檔案移交時(shí)通常會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力以確保檔案無(wú)損轉(zhuǎn)移，相比紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤(pán)光盤(pán)，U 盤(pán)等，通常計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計(jì)一個(gè)光盤(pán)可容納約7 萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會(huì)由于長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質(zhì)版來(lái)說(shuō)，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時(shí)很難避免不同部門(mén)出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問(wèn)題，而相比紙質(zhì)版檔來(lái)說(shuō)，電子檔案在移交和遞送過(guò)程中流程較為簡(jiǎn)單，比如對(duì)一些保密檔案來(lái)說(shuō)可通過(guò)光盤(pán)介質(zhì)復(fù)制，移交，不需要保密檔案可直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案?jìng)鬏斔俣容^快，不需要花費(fèi)大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權(quán)的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過(guò)程中只能依靠人為開(kāi)展翻閱，這個(gè)過(guò)程會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力，尤其對(duì)于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲(chǔ)存于相應(yīng)的計(jì)算機(jī)路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準(zhǔn)確查閱，可以節(jié)約人力、時(shí)間。

（二）機(jī)關(guān)檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

1.妥善保存儲(chǔ)存器。由于對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案儲(chǔ)存原件來(lái)說(shuō)很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時(shí)需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場(chǎng)、塵土、強(qiáng)光照射或劇烈震動(dòng)，同時(shí)還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對(duì)儲(chǔ)存價(jià)值進(jìn)行檢查，對(duì)于達(dá)到使用期限的介質(zhì)需要及時(shí)更換，由于電子導(dǎo)航很容易丟失，因此需要定期進(jìn)行重要檔案?jìng)浞?，可以在不同?chǔ)存器或者計(jì)算機(jī)完成信息備份。2.提高機(jī)關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對(duì)于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進(jìn)一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門(mén)需要定期對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門(mén)舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時(shí)代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識(shí)下，需要按照檔案管理程序有序開(kāi)展檔案的管理歸檔、保存，進(jìn)而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問(wèn)題，確保檔案的完整性，安全性。3.建立機(jī)關(guān)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。因?yàn)闄C(jī)關(guān)內(nèi)各種人事檔案不僅數(shù)目多類型也多，完善的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)可以把眾多檔案信息存儲(chǔ)到云盤(pán)端，這有利于經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給客戶，既方便了客戶根據(jù)自己的需要進(jìn)行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統(tǒng)計(jì)整理，完善數(shù)字化目錄數(shù)字庫(kù)對(duì)建立機(jī)關(guān)檔案非常重要。機(jī)關(guān)電子檔案形成數(shù)字化的前提是完善機(jī)關(guān)電子檔案的目錄，因?yàn)榻㈦娮訖n案目錄可以方便從繁多的檔案當(dāng)中查詢目標(biāo)檔案信息，詳細(xì)具體的電子目錄可以使數(shù)字化的檢索功能更為條理化和規(guī)范化。