李燕軍

（鄄城縣網(wǎng)絡(luò)信訪中心，山東 鄄城 274600）

一、信訪檔案的重要性

信訪檔案完整和全面地反映了特定時期社會背景下的典型社會矛盾，并且檔案中的信訪人申訴材料、接訪部門的處理流程、批復(fù)文件與結(jié)案報告等文件，詳盡記錄了矛盾的產(chǎn)生原因、發(fā)展歷程以及解決措施。因此信訪檔案除了可供信訪工作人員查詢和借鑒，還能夠作為分析社會矛盾、優(yōu)化相關(guān)政策法規(guī)以及社會體系的依據(jù)。

二、信訪檔案信息化建設(shè)的必要性

近年來，隨著信訪檔案信息量的持續(xù)增長，信息資源形式、處理方法和存儲介質(zhì)的多元化，傳統(tǒng)的信訪檔案管理模式逐漸難以應(yīng)對。工作人員在進(jìn)行信息采集、歸類、建檔時，面臨很多技術(shù)性問題。首先，對不斷增加的電子檔案資源的分類與建檔，沒有完善的技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系，因此信訪檔案的管理質(zhì)量得不到保障。其次，在檔案信息資源的利用方面，由于不同層級以及部門、單位所屬的信訪機(jī)構(gòu)之間沒有溝通與信息交流機(jī)制，因此信訪檔案資源的管理呈現(xiàn)割裂局面，影響對特定類型信訪問題的研究以及信息利用價值的發(fā)掘。構(gòu)建信訪檔案的信息化管理平臺和數(shù)據(jù)庫，完善相關(guān)法律法規(guī)以及信息采集、加工與管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不僅可以徹底解決上述問題，還能夠?qū)崿F(xiàn)對信訪檔案信息資源的共享和深度利用。

三、信訪檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）收集電子文件。隨著我國計算機(jī)系統(tǒng)以及信息化技能的不斷普及，各級信訪部門均產(chǎn)生了大量的電子文檔、影像圖片等多種形式的電子文件，這些電子版文件是我國信訪管理工作的重要組成部分，電子信息主要是以虛擬的形式將檔案文獻(xiàn)等集中起來，也是形成信訪檔案信息化的一個重要途徑。

（二）紙質(zhì)信訪檔案的數(shù)字化。目前信訪檔案仍然以紙板檔案管理為主，為了實現(xiàn)資源高效利用，對紙板文件進(jìn)行數(shù)字化歸檔，是信訪檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。檔案的數(shù)字化管理主要是指以多媒體形式（例如影像、音頻、電子文檔等）為載體，將其轉(zhuǎn)化為計算機(jī)系統(tǒng)可以識別和處理的數(shù)字化信息，將各信息內(nèi)容存儲在磁盤等物理介質(zhì)上。檔案數(shù)字化系統(tǒng)主要由檔案目錄和檔案全文數(shù)字化兩部分組成，各地信訪機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分利用數(shù)字化信息技術(shù)，整合資源，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用率。

（三）合理構(gòu)建信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫。主要體現(xiàn)在：信訪檔案卷級目錄、文件級目錄、專題目錄、全宗級以及全文信息目錄等建設(shè)工作，建立高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息庫，能夠確保檔案信息的完整性、有效性及安全性，便于檔案管理人員快速完成檔案的收集和整理工作。

四、加強(qiáng)信訪檔案信息化建設(shè)的措施

（一）建立檔案信息化政策法規(guī)體系。各地政府及相關(guān)職能部門要制定有關(guān)檔案管理的政策法規(guī)，從法律上確保信息化建設(shè)環(huán)境的良好性及優(yōu)質(zhì)性。盡管。我國出臺的相關(guān)法律法規(guī)具有多樣性，涉及面也比較廣泛，但是從目前政策法規(guī)執(zhí)行上來看，依然存在著諸多不完善之處。就需要組織管理者要從實際工作中出發(fā)，對目前存有的各項法規(guī)、政策等進(jìn)行深入研究，并依據(jù)實際執(zhí)行情況進(jìn)行查缺補漏，對方案、制度等不完善內(nèi)容進(jìn)行及時調(diào)整，做到與時俱進(jìn)，逐步完善檔案信息化建設(shè)的政策法規(guī)等相關(guān)內(nèi)容，構(gòu)建檔案信息化政策法規(guī)體系，確保檔案建設(shè)的健康、良性發(fā)展。

（二）建立信訪檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。信訪檔案信息化建設(shè)需要設(shè)立該項工作的總體策劃者、管理者和執(zhí)行者，由國家和各地方政府等職能部門組織牽頭，從行政管理和信息技術(shù)兩個方面對各地信訪檔案進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和規(guī)劃，建立統(tǒng)一的信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定具有實際約束力的行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和階段性發(fā)展規(guī)劃，包括近期發(fā)展目標(biāo)和遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃等，從而完成對各信訪機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)指導(dǎo)工作，做到思想觀念及協(xié)調(diào)行為的統(tǒng)一性。

（三）加強(qiáng)信訪檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。從信訪檔案業(yè)務(wù)管理、技術(shù)手段以及設(shè)備設(shè)施等方面進(jìn)行規(guī)范化管理，同時結(jié)合國內(nèi)行業(yè)實際發(fā)展情況以及國際發(fā)展趨勢，制定出適合我國信息化信訪檔案發(fā)展建設(shè)中可以共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)，例如網(wǎng)絡(luò)通信、計算機(jī)軟件、云端數(shù)據(jù)信息庫等方面的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。

（四）培養(yǎng)信訪檔案信息化人才。信息化技術(shù)的各項功能需要通過人來實現(xiàn)，各信訪管理部門要加大人才培養(yǎng)力度，制定綜合性技術(shù)人才的培訓(xùn)及發(fā)展計劃。信息化檔案管理建設(shè)不僅要求檔案人員具有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的操作及處理能力，因此，就需要強(qiáng)化信訪檔案隊伍建設(shè)工作，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)計劃，聘用資深人士進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和實地演練，提升人員業(yè)務(wù)技能，熟悉計算機(jī)等大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的操作流程，建立一支專業(yè)過硬的信訪檔案建設(shè)隊伍。

（五）優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。要保障信訪檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)安全，需要持續(xù)優(yōu)化各項網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。首先，信訪檔案管理部門的信息化系統(tǒng)應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，并且進(jìn)行動態(tài)的信息安全風(fēng)險評估，以便有效防范計算機(jī)病毒等因素的威脅。其次，信息化的信訪檔案管理系統(tǒng)軟硬件必須及時升級，才能夠保障檔案信息的傳輸、存儲安全，應(yīng)對不斷更新和升級的黑客攻擊技術(shù)手段。

結(jié)束語

綜上所述，信訪檔案信息化建設(shè)能夠提升信訪服務(wù)質(zhì)量，提升檔案信息資源的利用率，并優(yōu)化信訪資源配置。并且信訪檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，因此需要信訪部門提升從業(yè)人員的工作能力，從而推進(jìn)信訪工作的順利發(fā)展。