陶 成/上海世博會(huì)博物館文獻(xiàn)研究中心
近年來(lái),我國(guó)舉辦了許多大型國(guó)際賽會(huì),如2008年北京奧運(yùn)會(huì)、2010年上海世博會(huì)、廣州2010年亞運(yùn)會(huì);杭州2022年亞運(yùn)會(huì)、北京2022年冬奧會(huì)也即將開(kāi)幕。這些賽會(huì)多由主管的國(guó)際組織(國(guó)際奧委會(huì)、國(guó)際展覽局、亞奧理事會(huì))管理,有意向的城市申辦,獲得舉辦權(quán)的城市成立組織機(jī)構(gòu)籌辦執(zhí)行,并由其他國(guó)家(地區(qū))共同參加。我國(guó)一些行業(yè)主管部門(mén)或協(xié)會(huì)也組織管理了多樣的賽會(huì)活動(dòng),如由國(guó)家體育總局主辦的中華人民共和國(guó)全國(guó)運(yùn)動(dòng)會(huì)(下簡(jiǎn)稱(chēng)“全運(yùn)會(huì)”)、國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部和地方政府共同舉辦的中國(guó)國(guó)際園林博覽會(huì)(下簡(jiǎn)稱(chēng)“園博會(huì)”)、中國(guó)花卉協(xié)會(huì)主管的中國(guó)花卉博覽會(huì)(下簡(jiǎn)稱(chēng)“花博會(huì)”)。每屆賽會(huì)申辦、籌辦、舉辦周期動(dòng)輒數(shù)年,涉及超大體量、數(shù)量龐大的各類(lèi)項(xiàng)目,動(dòng)用百億級(jí)甚至千億級(jí)項(xiàng)目資金,對(duì)所在城市的多個(gè)行業(yè)都產(chǎn)生持續(xù)的影響。賽會(huì)項(xiàng)目產(chǎn)生的大量檔案不僅是對(duì)行業(yè)發(fā)展水平的直接記錄,對(duì)城市規(guī)劃、賽會(huì)運(yùn)營(yíng)、交通運(yùn)輸、文化體育等多個(gè)行業(yè)都有借鑒價(jià)值。高效利用每屆賽會(huì)的檔案資源,將對(duì)提高賽會(huì)預(yù)算的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益,提升行業(yè)的創(chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)力,提高賽會(huì)檔案的公共文化服務(wù)質(zhì)量都有積極作用。因此舉辦國(guó)、賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)對(duì)賽會(huì)檔案工作日益重視,如北京冬奧會(huì)檔案工作被提升到人文遺產(chǎn)戰(zhàn)略的高度;國(guó)際奧委會(huì)(下稱(chēng)“IOC”)在《奧林匹克憲章》《遺產(chǎn)戰(zhàn)略方針:勇往直前》《2020年奧林匹克議程》中鼓勵(lì)申辦城市提出可持續(xù)保護(hù)遺產(chǎn)的整體方案。
我國(guó)賽會(huì)檔案收集有兩種常見(jiàn)模式。一種是賽會(huì)組織者設(shè)置內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu),設(shè)立專(zhuān)職、兼職檔案員開(kāi)展檔案征集工作,第一屆至第五屆全運(yùn)會(huì)內(nèi)部檔案的管理就以此種模式展開(kāi)[1]。另一種是舉辦地檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)合賽會(huì)申辦者、組織者建立協(xié)作機(jī)制,由檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)檔案征集,賽會(huì)閉幕后檔案機(jī)構(gòu)接收立檔單位移交的檔案,并負(fù)責(zé)保管和利用。隨著國(guó)家檔案局發(fā)布《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》,檔案工作被納入賽會(huì)組織者重要工作日程,賽會(huì)的復(fù)雜性和檔案工作的專(zhuān)業(yè)性日益增強(qiáng),賽會(huì)舉辦地檔案機(jī)構(gòu)的工作責(zé)任更加凸顯,第二種工作模式也更加常見(jiàn)。
北京奧運(yùn)會(huì)、上海世博會(huì)、中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽會(huì)就為當(dāng)?shù)貦n案機(jī)構(gòu)和組織者的檔案合作模式提供了實(shí)踐。北京市檔案局與奧組委秘書(shū)行政部合作,在奧運(yùn)會(huì)閉幕后,共接收紙質(zhì)檔案25萬(wàn)卷,照片檔案38.4萬(wàn)張,錄音錄像檔案1.3萬(wàn)盤(pán)(張),電影膠片79盤(pán),各類(lèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子文件1TB,實(shí)物1.5萬(wàn)件,資料1萬(wàn)冊(cè),實(shí)現(xiàn)了“在奧運(yùn)會(huì)歷屆舉辦城市中留存奧運(yùn)檔案最完整、最齊全、最系統(tǒng)”的工作目標(biāo)[2]。
上海世博會(huì)檔案工作得到市政府高度重視,上海市政府為世博會(huì)檔案工作提供制度、預(yù)算保障;上海市檔案局牽頭制定總體工作方案和階段工作計(jì)劃;針對(duì)世博局、執(zhí)委會(huì)成員單位等檔案主要來(lái)源單位設(shè)立全宗,為展館、工程、論壇等特色檔案類(lèi)型和迎世博600天行動(dòng)、動(dòng)遷等重大項(xiàng)目單獨(dú)制定了工作標(biāo)準(zhǔn);開(kāi)發(fā)檔案及目錄移交業(yè)務(wù)系統(tǒng);組織專(zhuān)職、兼職檔案人員和檔案志愿者進(jìn)駐收集檔案;通過(guò)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、階段總結(jié)交流、多次監(jiān)督等,保證檔案質(zhì)量[3][4]。
奧運(yùn)會(huì)、世博會(huì)等賽會(huì)有幾十年甚至上百年的歷史,已在數(shù)十個(gè)國(guó)家和地區(qū)舉辦,各國(guó)多次多地參加賽會(huì),生成了零散在全球的各類(lèi)檔案。因此,從整體來(lái)說(shuō),賽會(huì)檔案也具有來(lái)源和主題的多元性,檔案載體隨著科技進(jìn)步呈現(xiàn)演進(jìn)性。盡管賽會(huì)舉辦城市的檔案機(jī)構(gòu)高效地完成了自己職責(zé),但受到行業(yè)條線和屬地化的雙重限制,在開(kāi)展檔案征集、保管、服務(wù)時(shí)存在一定局限:第一,檔案機(jī)構(gòu)的賽會(huì)檔案接收單位主要為組織者及執(zhí)委會(huì)成員,高校、出版社、媒體自行制作的資料難以覆蓋;第二,舉辦經(jīng)驗(yàn)較少?lài)?guó)家的檔案機(jī)構(gòu)難以確定全周期的歸檔范圍、預(yù)判未來(lái)的利用需求;第三,當(dāng)收到本地在其他國(guó)家、地區(qū)參加賽會(huì)的查檔申請(qǐng)時(shí),往往難以響應(yīng);第四,公共檔案管理機(jī)構(gòu)事務(wù)龐雜,賽會(huì)檔案只是階段性重點(diǎn)項(xiàng)目,難以長(zhǎng)期深耕賽會(huì)檔案工作、開(kāi)發(fā)利用檔案價(jià)值。但隨著社會(huì)對(duì)城市記憶、歷史內(nèi)涵的價(jià)值更加重視,除了賽會(huì)申辦、舉辦城市政府、科研機(jī)構(gòu)、高校、媒體、文博單位經(jīng)常利用賽會(huì)檔案外,企業(yè)為追溯參會(huì)歷史、賽會(huì)后續(xù)場(chǎng)地項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)、游戲和影視作品場(chǎng)景建模等,也都會(huì)利用賽會(huì)檔案。這些利用需求主題明確、粒度小、涉及多屆賽會(huì),并非賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)或一地檔案機(jī)構(gòu)可以滿(mǎn)足。不少賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)也意識(shí)到檔案工作現(xiàn)狀和檔案利用需求及潛在價(jià)值存在的差距,開(kāi)始更積極主動(dòng)地融入檔案工作,基于行業(yè)全局站位和歷史視角積極作為,陸續(xù)開(kāi)展和組織者及其檔案工作主體的合作,提高賽會(huì)檔案資源的整體建設(shè)和利用水平。
賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)有規(guī)劃行業(yè)發(fā)展、選拔舉辦城市、督導(dǎo)賽會(huì)執(zhí)行情況、研究推廣行業(yè)精髓等職能,相對(duì)于臨時(shí)成立的賽會(huì)組織者有長(zhǎng)期性和權(quán)威性,能在賽會(huì)全周期及非賽會(huì)期間開(kāi)展延續(xù)、系統(tǒng)的檔案工作。同時(shí),賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)也以賽會(huì)為管理對(duì)象,開(kāi)展檔案工作時(shí)不受地域、條線的限制,可持續(xù)與舉辦地檔案、文博、圖情等行業(yè)共同開(kāi)展全周期的合作。
因此IOC、國(guó)際展覽局(下稱(chēng)“國(guó)展局”)、世界技能組織等賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)紛紛設(shè)立專(zhuān)職部門(mén)、子公司或合辦專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu),承擔(dān)賽會(huì)檔案常態(tài)化工作。比如,IOC子公司奧運(yùn)會(huì)知識(shí)服務(wù)(OGKS)采集、審核各屆奧運(yùn)組委會(huì)重要業(yè)務(wù)檔案,并負(fù)責(zé)奧運(yùn)會(huì)組織者間的知識(shí)轉(zhuǎn)移;奧林匹克轉(zhuǎn)播服務(wù)(OBS)制作奧運(yùn)會(huì)音視頻信號(hào)檔案,閉幕后移交給奧運(yùn)會(huì)博物館(TOM);IOC檔案室提供IOC全體大會(huì)紀(jì)要、歷屆賽程賽果、規(guī)章等內(nèi)部檔案查詢(xún)服務(wù);奧運(yùn)會(huì)研究中心(OSC)通過(guò)世界奧運(yùn)會(huì)圖書(shū)館(WOL)提供各類(lèi)奧運(yùn)書(shū)籍的閱覽服務(wù),同時(shí)管理全球數(shù)十家?jiàn)W林匹克研究中心。國(guó)展局和世界技能組織則聯(lián)合上海市政府,成立了官方博物館和官方文獻(xiàn)研究中心。這些常態(tài)化的行業(yè)檔案工作主體在日常開(kāi)展賽會(huì)檔案的收集、保管、研究、服務(wù)工作;在賽會(huì)籌辦、舉辦期間,則聯(lián)合賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)和當(dāng)?shù)亟M織者,對(duì)多種資源產(chǎn)生主體開(kāi)展檔案征集、移交、推廣工作;閉幕后與舉辦地的檔案保管部門(mén)協(xié)同提供賽會(huì)檔案利用服務(wù)。
賽會(huì)主管機(jī)構(gòu)增設(shè)常態(tài)化檔案工作主體具有如下意義:一是能連續(xù)多屆持續(xù)統(tǒng)計(jì)研究行業(yè)檔案產(chǎn)生和用戶(hù)需求,形成檔案供需全局觀;二是可以制定行業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、提出工作建議,與各屆賽會(huì)組織者檔案工作主體達(dá)成協(xié)作機(jī)制,形成全面、連續(xù)、規(guī)范的行業(yè)檔案征集保管模式;三是能深度開(kāi)發(fā)利用檔案,通過(guò)搭建賽會(huì)檔案庫(kù)、組織多屆組織者之間的培訓(xùn)、實(shí)訓(xùn)工作,實(shí)現(xiàn)積極、動(dòng)態(tài)、高效的核心知識(shí)轉(zhuǎn)移[5];四是可以聯(lián)合圖書(shū)情報(bào)、博物館、檔案館、高校等多個(gè)條線開(kāi)展溝通合作,助力舉辦國(guó)形成綜合性公共文化成果[6],真正形成社會(huì)公共記憶[7]。
世博會(huì)起源于1851年的倫敦,每屆世博會(huì)會(huì)期3—6個(gè)月,約有百余個(gè)國(guó)家與國(guó)際組織參與,吸引千萬(wàn)人參觀。世博會(huì)博物館(下稱(chēng)“世博館”)是國(guó)展局官方博物館和官方文獻(xiàn)研究中心,自2010年成立起就在國(guó)展局支持、世博國(guó)際社區(qū)幫助下,通過(guò)日常征集、國(guó)展局資料托存、會(huì)期參展征集等方式持續(xù)開(kāi)展世博檔案文獻(xiàn)的管理工作,滿(mǎn)足了申辦國(guó)、舉辦國(guó)、參展者、媒體、研究機(jī)構(gòu)等多樣化的利用需求。2020年迪拜世博會(huì)計(jì)劃于2021年10月開(kāi)幕,迪拜世博會(huì)組織者的檔案部門(mén)已和國(guó)展局、世博館對(duì)接,商議世博會(huì)檔案移交事宜。世博館將結(jié)合賽會(huì)檔案工作的新形勢(shì),倡議搭建多主體合作的檔案資源共建框架,探索系統(tǒng)、延續(xù)、藏用結(jié)合的檔案管理模式,促進(jìn)行業(yè)檔案知識(shí)轉(zhuǎn)移。
建設(shè)共建共享的世博項(xiàng)目檔案資源,意味著國(guó)展局、世博館主動(dòng)參與,通過(guò)協(xié)同多元化主體,共同開(kāi)展平時(shí)、會(huì)期的全周期檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用工作。該模式應(yīng)考慮世博行業(yè)內(nèi)外各機(jī)構(gòu)的生存周期,以及各機(jī)構(gòu)在平時(shí)和世博項(xiàng)目全周期的資源產(chǎn)生及需求特點(diǎn)。
國(guó)展局及世博館為世博行業(yè)常設(shè)機(jī)構(gòu),在平時(shí)應(yīng)逐步履行如下職能,保障世博檔案資源建設(shè):第一,起草、完善行業(yè)檔案呈繳的規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn);第二,組織專(zhuān)業(yè)人員搭建工作團(tuán)隊(duì),形成國(guó)展局、世博館之間的檔案協(xié)作機(jī)制;第三,通過(guò)國(guó)展局成員國(guó)大會(huì)、官方網(wǎng)站、年刊、線上工作平臺(tái)等多種渠道,向成員國(guó)、合作機(jī)構(gòu)等未來(lái)檔案主要產(chǎn)生、利用主體宣傳,營(yíng)造良好的檔案工作環(huán)境及檔案利用文化[8][9];第四,開(kāi)展世博檔案開(kāi)發(fā)和研究工作,分析賽會(huì)檔案用戶(hù)及需求;第五,調(diào)研世博檔案資源的產(chǎn)生規(guī)律,組織日常征集;第六,回溯世博歷史檔案主要保存機(jī)構(gòu),搭建資源導(dǎo)航,形成世博檔案資源全球路線圖,逐步組建世博資源的“朋友圈”,構(gòu)建世博檔案服務(wù)聯(lián)盟。
世博會(huì)籌辦、舉辦期間是組織者、高校、科研院所、出版社、媒體檔案資源產(chǎn)生最為集中的時(shí)段,也是世博會(huì)組織者資金、人力、影響力最為集中的時(shí)段。組織者可根據(jù)自行制定、國(guó)展局成員國(guó)大會(huì)通過(guò)的行業(yè)規(guī)章,協(xié)調(diào)參展機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作,并以其影響力和多類(lèi)社會(huì)組織開(kāi)展合作。國(guó)展局、世博館應(yīng)在該窗口期與組織者及其檔案工作主體加強(qiáng)檔案工作溝通,組織上屆世博會(huì)組織者及檔案工作主體分享經(jīng)驗(yàn),共同制定檔案征集范圍。在充分尊重組織者獨(dú)立管理檔案的前提下,委托其根據(jù)歸檔范圍開(kāi)展多樣化的收集措施:一是收集整理自身檔案,二是通過(guò)參展方門(mén)戶(hù)網(wǎng)等信息平臺(tái)收集參展方資源,三是呼吁合作高校、研究所及社會(huì)機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)成果。同時(shí),國(guó)展局、世博館還可為實(shí)現(xiàn)世博知識(shí)轉(zhuǎn)移,自行采集部分檔案。
后世博時(shí)代,國(guó)展局及世博館還應(yīng)跟進(jìn)世博會(huì)后續(xù)機(jī)構(gòu)成立的狀況和世博檔案的移交、保存情況,共同協(xié)商世博檔案的共享和保存分工。在有需求時(shí),對(duì)用戶(hù)的利用需求共同開(kāi)展服務(wù)。世博館作為國(guó)際展覽局官方博物館和文獻(xiàn)研究中心,還會(huì)在和世博社區(qū)培訓(xùn)交流、博物館展覽、研究、社教活動(dòng)、文創(chuàng)開(kāi)發(fā)中多次利用、宣傳推廣存于館內(nèi)和舉辦地的檔案資源,全周期、全生態(tài)地和世博檔案資源建設(shè)合作框架里的主體合作。
在每次為用戶(hù)提供檔案資源調(diào)閱服務(wù)時(shí),國(guó)展局圖書(shū)館和世博館文獻(xiàn)研究中心均留下記錄。用戶(hù)利用行為是用戶(hù)資源利用需求的外在化和延伸化的具體體現(xiàn)[10],用戶(hù)的咨詢(xún)和行為的分析對(duì)資源建設(shè)及服務(wù)工作意義重大[11]。統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn),目前兩館服務(wù)用戶(hù)主要為五種類(lèi)型。各群體的目標(biāo)檔案資源在主題、版本、責(zé)任者、產(chǎn)生階段、密級(jí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等方面均有較大差異,而同一類(lèi)用戶(hù)在群體內(nèi)部對(duì)目標(biāo)檔案資源的需求在較長(zhǎng)的時(shí)間里相對(duì)統(tǒng)一、穩(wěn)定。
第一類(lèi)是世博會(huì)申辦、舉辦國(guó)家政府、世博會(huì)參展者。申辦、舉辦國(guó)家政府主要需求為世博全周期的重要法律文本、官方文件和前序組織者的各類(lèi)優(yōu)秀業(yè)務(wù)方案,這些檔案以?xún)?nèi)部流通的文字資料為主。近年來(lái)也有對(duì)智庫(kù)的咨詢(xún)需求,希望聯(lián)系到關(guān)鍵業(yè)務(wù)版塊的核心人員作為智囊。近期世博會(huì)的參展者常查詢(xún)本國(guó)相關(guān)的展館、展項(xiàng)、活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)人影像資料,早期世博會(huì)的參展者則對(duì)自身參展記錄和獲獎(jiǎng)情況有查詢(xún)需求。第二類(lèi)是世博會(huì)后續(xù)機(jī)構(gòu)和園區(qū)場(chǎng)地后續(xù)開(kāi)發(fā)利用單位,通常查詢(xún)、申請(qǐng)使用與目標(biāo)地塊相關(guān)的綜合性材料,以科技、影像檔案居多,用于項(xiàng)目立項(xiàng)、策劃和宣傳推廣。第三類(lèi)是高校及研究機(jī)構(gòu),對(duì)于單一學(xué)科的各類(lèi)檔案有需求,往往屆次跨度大、地域范圍廣,涉及全類(lèi)型世博檔案資源。第四類(lèi)是媒體、文博及其他社會(huì)機(jī)構(gòu),用途通常是編制新聞報(bào)道、制作影視節(jié)目、策劃展覽、出版,典型檔案需求是基于某主題的各類(lèi)影像資料、世博會(huì)的官方宣傳品和社會(huì)出版物。第五類(lèi)是普通觀眾,常常對(duì)本國(guó)和世博會(huì)的淵源、世博會(huì)有趣味性的推廣材料感興趣。
綜上所述,組織者自然產(chǎn)生、可以直接接收的世博檔案和用戶(hù)的典型需求之間存在不少差異。因此,在確定世博檔案的全宗和立卷機(jī)構(gòu)、劃定歸檔范圍時(shí),世博館還建議各檔案工作主體將用戶(hù)典型需求轉(zhuǎn)化成目標(biāo)檔案、來(lái)源單位和歸檔方案,一起納入檔案工作整體方案。
另外,各屆世博會(huì)的特色項(xiàng)目、特殊類(lèi)型檔案也會(huì)成未來(lái)利用熱點(diǎn)。如,受疫情影響,2020年迪拜世博會(huì)組織者格外重視公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)版塊,同時(shí)積極制作各展館展項(xiàng)的全景影像,推行線上的論壇、慶典等活動(dòng)。這些屬于這屆特殊的世博會(huì)的科技檔案,應(yīng)重點(diǎn)保管。
近幾屆世博會(huì)工作信息化程度很高,搭建了用于接收、處理、發(fā)布信息的各類(lèi)系統(tǒng),科技檔案比例大幅提高。除了內(nèi)部各類(lèi)OA,組織者對(duì)公眾發(fā)布信息常使用官方門(mén)戶(hù)網(wǎng)站和多個(gè)社交媒體平臺(tái);世博會(huì)組織者為有影像需求的機(jī)構(gòu)設(shè)立媒體資源下載中心;機(jī)構(gòu)間收集審核、發(fā)布內(nèi)部材料時(shí),會(huì)開(kāi)設(shè)工作平臺(tái),如2015年米蘭世博會(huì)組織者為參展國(guó)開(kāi)通Participants Digital Management System收集審核參展方各類(lèi)方案,2021年迪拜世博會(huì)組織者通過(guò)參展方門(mén)戶(hù)發(fā)布通知、規(guī)章、服務(wù)指南等。立檔單位保存于這些平臺(tái)的數(shù)字檔案本身已經(jīng)具有分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、版本齊全、文本結(jié)構(gòu)化的特征,為組織者批量歸檔、模塊化地向后續(xù)保管機(jī)構(gòu)移交檔案,向國(guó)展局、世博館呈繳檔案提供基礎(chǔ)。國(guó)展局、世博館還將增加與組織者的提前溝通,就建檔、目錄設(shè)置、主題詞表、編碼系統(tǒng)等方面達(dá)成共識(shí);或可在獲取檔案后,用聯(lián)合檢索、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方式增加數(shù)據(jù)互操作性,以便實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索。
另一方面,世博會(huì)項(xiàng)目從申辦到閉幕持續(xù)近10年,一批有國(guó)際視野、理論水平和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)的賽會(huì)專(zhuān)家脫穎而出,他們的經(jīng)驗(yàn)可以為世博會(huì)及后續(xù)重大項(xiàng)目工作提供智力保障。因此,除了收集自然存在的檔案,國(guó)展局、世博館還重視隱性知識(shí)[12],收集核心版塊、權(quán)威專(zhuān)家的信息組建智庫(kù),并通過(guò)采集口述史料等方式主動(dòng)采集關(guān)鍵業(yè)務(wù)版塊、重點(diǎn)項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)?wù)桂^重要人員的經(jīng)驗(yàn)。
世博檔案資源來(lái)源復(fù)雜、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬多樣、后續(xù)利用場(chǎng)景多樣,盈利、非盈利需求均有。世博會(huì)閉幕后,國(guó)展局、世博館、組織者在共享、移交檔案時(shí),還應(yīng)考慮檔案利用時(shí)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。只有資源所有者對(duì)共享沒(méi)有顧慮,分享和知識(shí)轉(zhuǎn)移才能促成[13]。因此,建議采取全文和目錄相結(jié)合的共享策略,即根據(jù)開(kāi)放利用條件,把各方希望得到共享的檔案分成三種類(lèi)型。第一類(lèi)為必要、可原文件全部共享的檔案:資源所有者在共享完整檔案時(shí),還應(yīng)提供全宗目錄、詳細(xì)著錄信息、聯(lián)系人和各文件授權(quán)使用的情景(無(wú)條件免費(fèi)使用、有條件/經(jīng)許可后免費(fèi)使用,收費(fèi)后使用[14])。第二類(lèi)為因?yàn)樯婷艿仍虿环奖愎蚕砣牡臋n案,建議提供全宗目錄、可閱覽的檔案的著錄信息和聯(lián)系人,以備有需要時(shí)聯(lián)系獲取。第三類(lèi)為非必要的擴(kuò)展性檔案資源,資源所有者可自行保管,有意愿可提供全宗、目錄和聯(lián)系人。