薛宇清

（云南省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院，云南 昆明 650051）

在事業(yè)單位中文書檔案管理工作是一種比較基本的管理工作，目前，事業(yè)單位文書檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，所以，事業(yè)單位還要加強(qiáng)文書檔案管理工作，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展帶來(lái)有利的信息保障。在實(shí)際工作過(guò)程中，事業(yè)單位管理者要改變思想觀念，要全面認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位發(fā)展中文書檔案的作用，在日常工作中對(duì)文書檔案管理工作加以重視，不斷完善文書檔案管理制度，還要制定適宜的獎(jiǎng)懲制度，全面激起檔案管理人員工作的積極性，加大檔案管理人員的責(zé)任感，建立一支非常專業(yè)的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義

（一）有利于國(guó)家檔案管理體系的完善

事業(yè)單位就我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化以及政治等方面起到很大的作用，其發(fā)展水平關(guān)系著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。文書檔案資料是記錄事業(yè)單位發(fā)展變化歷程的重要資料，要將其妥善保存和管理，才可以為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)帶來(lái)全面有效的歷史資料，并不斷完善我國(guó)檔案庫(kù)。

（二）有利于全面發(fā)揮法律憑證的綜合效力

事業(yè)單位的所有文書檔案，全面記錄了事業(yè)單位自身建設(shè)發(fā)展的過(guò)程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)所涉及的一些內(nèi)容，真實(shí)地體現(xiàn)出事業(yè)單位的每一面。從法律角度來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的每項(xiàng)文書檔案在一定程度上都具有法律效力。在新形勢(shì)下，加大事業(yè)單位文書檔案管理，可以為相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行的各項(xiàng)檢查帶來(lái)具有法律效力的有關(guān)憑證與法律依據(jù)。

（三）為社會(huì)事業(yè)提供信息檢索服務(wù)

事業(yè)單位的文書檔案，以往一般是紙質(zhì)形式，將事業(yè)單位發(fā)展和活動(dòng)所涉及的各種信息進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如辦公場(chǎng)地、業(yè)務(wù)范圍和每項(xiàng)活動(dòng)消費(fèi)等，將其詳細(xì)記錄于文書檔案中。同時(shí)，也詳細(xì)記錄了事業(yè)單位每項(xiàng)工作的具體情況與資產(chǎn)狀況?；诖耍梢钥闯?，事業(yè)單位每項(xiàng)文書檔案都是信息的寶庫(kù)。信息社會(huì)，信息是一種比較有價(jià)值的資源，對(duì)于事業(yè)單位大量的信息，如果不斷挖掘文書檔案內(nèi)在的價(jià)值，一定可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。此外，事業(yè)單位文書檔案有助于事業(yè)單位科學(xué)合理的決策。由文書檔案，得到各項(xiàng)信息，在進(jìn)行系統(tǒng)分析，就能夠給決策帶來(lái)有用的信息，積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以優(yōu)化事業(yè)單位各項(xiàng)工作。

二、新形勢(shì)下文書檔案管理工作中的一些問(wèn)題

（一）缺乏一定的重視程度

目前，大部分事業(yè)單位不夠重視文書檔案管理工作，所以，文書檔案管理工作成效即使不錯(cuò)，還是難以用形式表達(dá)出來(lái)，管理人員也就不能通過(guò)文書檔案管理工作的提高而得到很高的成績(jī)，也就對(duì)此無(wú)較高的重視，文書檔案管理人員的工作內(nèi)容也就是確保檔案不被弄丟，再用到檔案時(shí)候可以快速找出就行。這種情況也就造成其它工作部門在配合文書檔案管理工作時(shí)候趨于表面工作，可能還有些部門為了能夠較快地找到自己部門所用的檔案，會(huì)將其存留于部門內(nèi)，而文書檔案管理工作卻無(wú)法全面收集最基本的檔案。

（二）文書檔案管理制度有待完善

缺乏文書檔案管理制度和文書檔案管理認(rèn)識(shí)不夠之間有一定的聯(lián)系，從而造成文書檔案管理工作缺少相關(guān)規(guī)范性與完整性。文書檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，又加上不夠注重文書檔案管理工作，也就使文書檔案管理工作的進(jìn)展比較緩慢。其考核制度也還不夠規(guī)范，致使文書檔案管理的規(guī)范性得不到較快的進(jìn)展，也不能充分體現(xiàn)出文書檔案管理的價(jià)值。

（三）事業(yè)單位文書檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升

文書檔案管理為了在實(shí)踐中取得良好的成果，就要更加深入的了解與靈活的使用文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)與信息化。對(duì)于日益增加的文件和資料，想要確保有很高的工作效率，就要對(duì)文書檔案管理的方式進(jìn)行優(yōu)化。可是，現(xiàn)階段由于文書檔案管理工作是通過(guò)電子化辦公，會(huì)碰到一些不同的技術(shù)難題與較為復(fù)雜的理論知識(shí)，對(duì)管理者而言，需要在較短的時(shí)間內(nèi)掌握較多的內(nèi)容，而掌握使用方法是一個(gè)很大的難題。此外，在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，要確保有真實(shí)有效的資料檔案，在確保文件安全性時(shí)也就要使用相關(guān)法律法規(guī)來(lái)完善，也要利用有關(guān)信息技術(shù)。這些對(duì)確保檔案的真實(shí)性與有效性有很大的作用。但是，要使我國(guó)在信息安全技術(shù)上的發(fā)展達(dá)到企業(yè)單位的需求，對(duì)有的技術(shù)人員而言還有一些難度。目前，許多文書檔案管理人員年齡稍大一些，無(wú)法快速接受現(xiàn)代檔案管理方法，由于主觀與客觀因素，致使學(xué)習(xí)知識(shí)的水平和積極性較低，所以，不能達(dá)到時(shí)代發(fā)展需要，也就影響到事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展。

（四）文書檔案管理水平有待提升

通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)一些事業(yè)單位文書檔案管理人員不是專業(yè)的，對(duì)檔案管理缺少一定的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的收集、整理、分類以及管理工作了解比較少，有的檔案管理人員是被臨時(shí)借調(diào)的，所以，不會(huì)全身心的投入檔案管理工作中，要是不能及時(shí)改變?cè)摤F(xiàn)象，事業(yè)單位文書檔案管理水平也就會(huì)從中受到一定的影響。

三、加強(qiáng)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作途徑

（一）相關(guān)管理人員一定要重視文書檔案管理工作

由于目前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理也有了很大變化，在新形勢(shì)下，知識(shí)與信息是社會(huì)發(fā)展的主要因素，也將檔案管理的重要性體現(xiàn)出來(lái)。所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于文書檔案管理工作的作用要進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，加大文書檔案管理工作力度，不斷優(yōu)化檔案工作方法，并將事業(yè)單位文書檔案管理水平與工作管理效率進(jìn)行相應(yīng)的提升，給事業(yè)單位各項(xiàng)工作的進(jìn)行帶來(lái)有利的信息依據(jù)。

（二）制定完善的文書檔案管理制度

制定完善的文書檔案管理制度是有效保證事業(yè)單位文書檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。也就要求事業(yè)單位全面根據(jù)自身的具體情況和檔案管理工作的發(fā)展情況，優(yōu)化當(dāng)前的文書檔案管理制度，并通過(guò)借鑒企業(yè)在檔案管理工作上的一些成功經(jīng)驗(yàn)，將文書檔案管理制度不斷地完善。此外，為了有效落實(shí)檔案管理制度，要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，在工作考核中加入文書檔案管理工作內(nèi)容，對(duì)于工作成績(jī)好的工作人員，既要有物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，還要給予晉升空間，只有落實(shí)好檔案管理人員的職責(zé)，才能夠充分發(fā)揮激勵(lì)作用。另外，要想保證文書檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位一定要定期開展審核，制定科學(xué)與合理的審核機(jī)制，并能夠?qū)ξ臅鴻n案展開全面的審核，從而保證具有規(guī)范、有效與完整的文書檔案。

（三）加強(qiáng)文書檔案信息化的建設(shè)

文書檔案管理會(huì)涉及到許多比較復(fù)雜的工作內(nèi)容。以往的管理方法需要大量的人力，也就會(huì)出現(xiàn)一些檔案遺留和一些工作上的錯(cuò)誤。因此，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位要將信息化建設(shè)用于文書檔案管理中。將文書檔案建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于檔案資料類型種類多的，要有效地將其轉(zhuǎn)化歸檔，實(shí)現(xiàn)后期對(duì)檔案資料的自動(dòng)化檢索與有效管理應(yīng)用。事業(yè)單位還要不斷優(yōu)化信息管理制度，明確對(duì)文書檔案實(shí)施信息化建設(shè)與管理的一些相關(guān)責(zé)任，并落實(shí)好相關(guān)人員的職責(zé)。此外，事業(yè)單位還要大力使用辦公一體化，并不斷設(shè)計(jì)使用文書檔案有關(guān)的管理軟件，大大提高管理效率。

（四）加強(qiáng)先進(jìn)信息化技術(shù)的引入

在現(xiàn)代社會(huì)中，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息化技術(shù)的支持。同樣，事業(yè)單位的文書檔案管理工作要想得到進(jìn)一步的提升，也需要大力引入先進(jìn)的信息化手段。事業(yè)單位文書檔案管理工作人員在實(shí)際的工作當(dāng)中，可以根據(jù)文書檔案管理工作的特點(diǎn)來(lái)科學(xué)合理引入當(dāng)前的一些先進(jìn)的信息化手段，再結(jié)合一些先進(jìn)的工作軟件，從而形成全新的管理模式，并能夠通過(guò)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段來(lái)完成對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案資料的整理與統(tǒng)籌，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)方面的參考，使事業(yè)單位文書檔案管理工作形成數(shù)字化和一體化的發(fā)展，并使事業(yè)單位的發(fā)展更加科學(xué)合理。當(dāng)前的事業(yè)單位文書檔案主要是以紙質(zhì)與電子版兩種，紙質(zhì)檔案雖然不容易偽造和泄露，但在保存與資料查詢等方面存在著很大的不方便，相比較于紙質(zhì)檔案，電子版檔案因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)原因雖然存在一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)，但我們完全可以根據(jù)這方面需求，采取如加強(qiáng)防火墻設(shè)置，數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及指定專門的管理人員等手段來(lái)增強(qiáng)檔案資料的安全性。不可否認(rèn)，依靠現(xiàn)代信息化技術(shù)的支持，如利用eHR 系統(tǒng)可以統(tǒng)一協(xié)調(diào)部署單位內(nèi)各項(xiàng)工作，做到各部門信息的及時(shí)溝通交流。另外，通過(guò)該系統(tǒng)，可以在線對(duì)所有工作人員各方的評(píng)定結(jié)果自動(dòng)進(jìn)行考核評(píng)分，并且可以對(duì)其考核結(jié)果進(jìn)行智能化比較分析，并反映在文書檔案管理的內(nèi)容中，為單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人事管理工作時(shí)提供一些參考，由此可見(jiàn)，作為新形勢(shì)下的事業(yè)單位文書檔案管理工作做好信息化技術(shù)的引入是非常重要的一項(xiàng)工作，必須要得到應(yīng)有的重視。

（五）加強(qiáng)工作人員的管理

工作人員是事業(yè)單位各項(xiàng)工作的直接執(zhí)行者，因此，要想提高事業(yè)單位中文書檔案的管理工作，首先要做的就是加強(qiáng)對(duì)文書檔案人員的管理，定期組織員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，比如可以在通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)的過(guò)程中，適當(dāng)?shù)拇┎逡恍┗?dòng)活動(dòng)，讓大家講述自身在工作中遇到的一些實(shí)例，促進(jìn)其相互分享和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓大家知道今后自己在遇到相同問(wèn)題的時(shí)候，該采取什么的措施，這樣有助于提高其在文書檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與能力。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國(guó)的人均收入相比于過(guò)去也有了極大的提高，由于收入的提高使得人們對(duì)于生活質(zhì)量也有了更高的追求。為滿足人們對(duì)生活質(zhì)量的要求，提供國(guó)民更舒適美好的生活環(huán)境，我國(guó)各事業(yè)單位也在大力改進(jìn)以前工作上的不足之處。而在此過(guò)程中，作為事業(yè)單位基礎(chǔ)工作的文書檔案管理工作，其工作內(nèi)容的完善健全，可以更好地提高事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)以及更加合理的人員配備，能夠更快更好地適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的社會(huì)發(fā)展中做出合理舉措，進(jìn)而更好地服務(wù)于社會(huì)與民眾。