張玉梅/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局

電力檔案是電力企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文檔、圖表、圖紙、影像資料等，它反映了電力企業(yè)的歷史面貌，也是電力企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富[1]。檔案利用是發(fā)揮電力檔案作用的重要途徑，也是其存在價(jià)值的重要反映。但電力檔案利用過(guò)程中也面臨著檔案資源不齊全、利用不安全、利用難、利用效率低等問(wèn)題[2][3]，因此本文對(duì)電力檔案利用現(xiàn)狀與如何高效利用進(jìn)行了探索。

1 電力檔案的特點(diǎn)及利用現(xiàn)狀

1.1 電力檔案的特點(diǎn)

電力檔案具有門類多、專業(yè)性強(qiáng)、收集利用難等特點(diǎn)，其門類涵蓋電力生產(chǎn)、營(yíng)銷、科研、財(cái)務(wù)、人事、黨群工會(huì)、基建等眾多門類，尤其是電力生產(chǎn)、大修技改、基建、科研等檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，由于電力檔案復(fù)雜多樣，而且有些檔案（如科技檔案、基建檔案等）要求具有完整系統(tǒng)的成套性[4]，這些特點(diǎn)決定了電力檔案利用難。

1.2 電力檔案的利用現(xiàn)狀

隨著社會(huì)發(fā)展、電力需求的增長(zhǎng)，電力檔案的開(kāi)發(fā)利用工作是檔案工作中的難點(diǎn)，如在編制全宗介紹、組織沿革、制度匯編、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等編研材料時(shí)就會(huì)出現(xiàn)檔案收集系統(tǒng)性、完整性等方面仍存在不足，比較突出的問(wèn)題如下。

一是檔案收集不系統(tǒng)、不完整，影響利用效果。尤其是基建部分檔案文件資料欠缺，主要原因是歸檔范圍覆蓋不到、資料收集不全，缺失的資料不可事后補(bǔ)，而這欠缺的資料可能正是利用者想利用的部分，這樣就會(huì)影響利用效果。

二是檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。不少電力企業(yè)檔案員的服務(wù)意識(shí)還是停留在以前的管理模式上，檔案人員不能調(diào)整自身的定位，檔案人員在深層次檔案編研開(kāi)發(fā)上做得不夠，不少檔案資源處于靜止?fàn)顟B(tài)，成為“死檔案”[5]，沒(méi)有轉(zhuǎn)化為可供高效利用的知識(shí)資源。如不少工程項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收移交后很少有人查閱利用，電力企業(yè)檔案部門完成數(shù)字化工作就結(jié)束了，基本上不會(huì)再進(jìn)行深度編研開(kāi)發(fā)。

三是檔案利用存在安全隱患。大量實(shí)體檔案外借后，存在丟失、被篡改、破損等安全隱患，這也影響電力企業(yè)檔案部門做好檔案利用服務(wù)的信心。

2 提高電力檔案利用成效的舉措

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)利用意識(shí)

我國(guó)檔案工作長(zhǎng)期存在重保管、輕開(kāi)發(fā)利用的觀念，在電力企業(yè)中也存在這種情況。為了提高檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變思想觀念，破除重管輕用的認(rèn)識(shí)。其實(shí)，檔案資料之所以要保管，就是因?yàn)樗欣脙r(jià)值，如果不利用，那么檔案價(jià)值如何發(fā)揮？所以檔案資料必須利用起來(lái)，才能最大限度地發(fā)揮出價(jià)值，并體現(xiàn)檔案的作用。以工程檔案為例，通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案可以為類似項(xiàng)目建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)，而開(kāi)發(fā)利用成果也成為電力企業(yè)知識(shí)資源的組成部分。此外，檔案中包含顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，開(kāi)發(fā)利用讓隱性知識(shí)顯性化，促進(jìn)檔案成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。再者，檔案開(kāi)發(fā)利用可以轉(zhuǎn)變檔案管理方式，通過(guò)編研加工為檔案利用者提供方便，這也體現(xiàn)了檔案工作者自身價(jià)值。

2.2 完善資源體系，夯實(shí)利用基礎(chǔ)

檔案資源是檔案利用的源頭，要解決檔案資源不全面、不完整的問(wèn)題，必須建立完善的檔案資源體系。首先，明確電力檔案收集范圍，為此應(yīng)對(duì)待收集的檔案資料進(jìn)行調(diào)查摸底，確定合理接收方案，要保證收集齊全、沒(méi)有遺漏。接收紙質(zhì)檔案的同時(shí)需同步接收電子檔案，減輕數(shù)字化工作壓力。為了保證檔案收集進(jìn)度和完整性，還應(yīng)健全相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。其次，建立并完善檔案鑒定體系，要對(duì)收集的檔案進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，以保障檔案資源質(zhì)量。第三，改變“坐等上門”的收集方式，根據(jù)需要主動(dòng)走訪檔案生成部門，指導(dǎo)文件材料整理與歸檔。第四，加強(qiáng)檔案資源整合，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。根據(jù)電力企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及需求變化，一方面要不斷豐富館藏，另一方面采用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘庫(kù)存檔案的隱性價(jià)值，讓“死檔案”活起來(lái)，提高檔案資源利用率。第五，繼續(xù)推進(jìn)檔案資源信息化。為了使檔案信息傳遞更加快捷，應(yīng)對(duì)檔案資源信息化流程進(jìn)行規(guī)范。

2.3 改進(jìn)服務(wù)方式，提升利用體驗(yàn)

檔案利用本質(zhì)上也是一種服務(wù)方式，要提高檔案利用率需先改進(jìn)服務(wù)方式。轉(zhuǎn)變服務(wù)方式要從以館員為中心或以館藏為中心的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案利用者為中心的服務(wù)方式，也就是說(shuō)檔案工作人員在為檔案利用者提供服務(wù)時(shí)應(yīng)充分尊重利用者的需求，同時(shí)還應(yīng)提升自己的服務(wù)水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)能力，具體說(shuō)就是為檔案利用者提供人性化服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、知識(shí)化服務(wù)。人性化服務(wù)就是要以用戶為中心，以用戶需求為導(dǎo)向，為檔案利用者提供貼心、合乎其期望的服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)要求檔案工作人員根據(jù)用戶需求差異提供有針對(duì)性的服務(wù)。知識(shí)化服務(wù)要求檔案工作人員以知識(shí)管理理論為指導(dǎo)，以信息技術(shù)為支撐，為用戶提供新型檔案知識(shí)。為了提供方便快捷和更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案部門應(yīng)改進(jìn)服務(wù)系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施，包括建立完善的檔案檢索系統(tǒng)、嚴(yán)格落實(shí)檔案查閱登記制度、完善跟蹤利用效果反饋機(jī)制等。檢索系統(tǒng)影響檔案利用質(zhì)量和效率，所以應(yīng)建立檢索方式豐富、檢索準(zhǔn)確率高的檢索系統(tǒng)。對(duì)于未數(shù)字化紙質(zhì)檔案的查閱、復(fù)印，必須辦理相關(guān)登記，已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原則上不提供紙質(zhì)檔案查閱。

2.4 創(chuàng)新利用形式，增強(qiáng)利用效果

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，緊跟時(shí)代潮流，適應(yīng)用戶獲取信息習(xí)慣，在傳統(tǒng)檔案利用形式上推陳出新是大勢(shì)所趨。為了讓用戶更多了解檔案工作流程、利用形式，并宣傳電力企業(yè)檔案工作，可結(jié)合現(xiàn)代手段制作短小精干的微電影、動(dòng)畫及漫畫等，以直觀、形象的方式表達(dá)出來(lái)，如某檔案館制作的《蘭臺(tái)喜訊》深受好評(píng)。其次，檔案部門還可將檔案信息剝離出的碎片化信息向用戶推送，適應(yīng)信息爆炸時(shí)代人們閱讀習(xí)慣改變帶來(lái)的變化，以利于檔案的開(kāi)發(fā)與傳播。同時(shí)在檔案利用期間采用意見(jiàn)箱、調(diào)查表、座談會(huì)等多種形式收集利用者的反饋信息，再通過(guò)統(tǒng)計(jì)匯總，及時(shí)掌握利用效果，為不斷優(yōu)化服務(wù)、完善利用形式提供科學(xué)依據(jù)。

2.5 加強(qiáng)編研開(kāi)發(fā)，解決利用難題

編研開(kāi)發(fā)是電力檔案利用的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值與作用的有效途徑，通過(guò)編研開(kāi)發(fā)挖掘檔案資源的隱性價(jià)值，使之成為電力企業(yè)重要的知識(shí)資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、營(yíng)銷管理、項(xiàng)目建設(shè)提供高質(zhì)量服務(wù)。檔案編研分為通用編研和特色編研兩大類。通用編研主要是企業(yè)大事記、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革、企業(yè)簡(jiǎn)介、人物記等內(nèi)容，介紹企業(yè)發(fā)展變化、機(jī)構(gòu)改革、電力建設(shè)成就、先進(jìn)人物事跡等。特色編研屬于深層次加工編研，可結(jié)合企業(yè)不同部門、崗位、項(xiàng)目建設(shè)以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況編制，如電力設(shè)備故障檢修、電力銷售等內(nèi)容，形成具有鮮明特色的編研成果。特色編研可依照以下兩種途徑進(jìn)行：一是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行編研，二是與業(yè)務(wù)部門合作開(kāi)展編研。電力檔案的豐富性決定了檔案編研只靠檔案部門自身有很大的局限性，通過(guò)與業(yè)務(wù)部門合作不僅可獲得更豐富的第一手材料，而且更加體現(xiàn)了專業(yè)性，也便于編研成果利用。

2.6 拓寬利用渠道，擴(kuò)大服務(wù)范圍

如果說(shuō)檔案內(nèi)容是利用的根本，渠道就是利用的路徑，雖然內(nèi)容很重要，但路徑窄、不通暢也會(huì)影響利用效果，為了讓利用者方便快捷地利用，檔案部門應(yīng)當(dāng)拓寬利用渠道。作為電力企業(yè)用好本企業(yè)檔案天經(jīng)地義，然而本企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中經(jīng)常要與其他企業(yè)對(duì)標(biāo)，這樣才能發(fā)現(xiàn)差距取長(zhǎng)補(bǔ)短。在檔案利用方面也需要通過(guò)互通有無(wú)達(dá)到更好的利用效果，因此電力企業(yè)檔案館也要爭(zhēng)取與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)檔案館或綜合檔案館互聯(lián)互通，這樣也有利于宣傳本企業(yè)，擴(kuò)大企業(yè)及檔案館知名度。但是館際互通不是要實(shí)現(xiàn)館藏信息資源完全共享，而是擴(kuò)大本企業(yè)檔案信息覆蓋范圍，為本企業(yè)檔案利用者提供更加便捷的通道。為此，需要搭建館際溝通平臺(tái)，開(kāi)發(fā)共享數(shù)據(jù)庫(kù)。搭建平臺(tái)后需要經(jīng)常維護(hù)和更新數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能贏得更多用戶支持和光顧。

2.7 注重隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)質(zhì)量

在檔案開(kāi)發(fā)編研、拓寬檔案利用渠道、創(chuàng)新檔案利用形式的背后，是對(duì)人才、技術(shù)的更高標(biāo)準(zhǔn)要求，因而檔案部門必須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。顯然，檔案管理人員傳統(tǒng)業(yè)務(wù)素質(zhì)已無(wú)法充分滿足新時(shí)代檔案利用工作要求。檔案隊(duì)伍建設(shè)途徑主要有以下幾種：一是合理選拔和引進(jìn)人才。在本企業(yè)范圍內(nèi)選拔熱心檔案事業(yè)、熟悉信息技術(shù)的人員充實(shí)檔案人員隊(duì)伍。二是加強(qiáng)人員培訓(xùn)，并建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制。除了檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)以外，還應(yīng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理等方面的內(nèi)容培訓(xùn)。培訓(xùn)形式應(yīng)當(dāng)不拘一格，既可邀請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)講課，也可采取人才交流或委托培養(yǎng)形式。三是建立激勵(lì)機(jī)制。通過(guò)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行考核和對(duì)優(yōu)秀者實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)檔案工作人員苦練內(nèi)功，提升業(yè)務(wù)技能，以便為檔案利用提供更專業(yè)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)檔案管理重藏輕用的觀念直接影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。隨著電力檔案工作由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)化，檔案利用價(jià)值將會(huì)不斷挖掘出來(lái)，但要解決制約高效利用的難題，還需電力企業(yè)檔案部門積極探索高效利用途徑，這樣才能將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)提質(zhì)增效發(fā)揮應(yīng)有作用。