王改嬌/中國(guó)政法大學(xué)

新修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十八條第三款要求“利用檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定”。該款為本次修訂的新設(shè)條款，也是新修訂檔案法的亮點(diǎn)之一，它是由行政法規(guī)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（以下簡(jiǎn)稱“檔案法實(shí)施辦法”）條款升級(jí)為法律規(guī)定的。檔案法實(shí)施辦法頒布以來，國(guó)家逐步加大對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)力度，而檔案行業(yè)在制度配套方面卻乏善可陳。當(dāng)前，實(shí)踐部門面臨著怎樣的困境，新修訂檔案法實(shí)施后如何加大規(guī)范力度？本文擬圍繞這些問題，重點(diǎn)探討檔案利用中知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的國(guó)家層面制度設(shè)計(jì)。

1 研究背景

加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，既是我國(guó)履行國(guó)際義務(wù)的莊嚴(yán)承諾，也是加快創(chuàng)新性國(guó)家建設(shè)的必然要求。近年來，一系列法律法規(guī)先后修訂出臺(tái)。2019年11月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意見》，要求“加快在專利、著作權(quán)等領(lǐng)域引入侵權(quán)懲罰性賠償制度”“加大刑事打擊力度，研究降低侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)犯罪入罪標(biāo)準(zhǔn)，提高量刑處罰力度”[1]，這是保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、激勵(lì)創(chuàng)新、營(yíng)造良好經(jīng)濟(jì)環(huán)境的重大舉措。此前公布的修正商標(biāo)法調(diào)整了惡意侵犯商標(biāo)專用權(quán)的賠償數(shù)額，從修正前的3倍以下提高到5倍以下，并將法定賠償額上限從300萬元提高到500萬元，這使得懲罰性賠償額度達(dá)到國(guó)際較高水平[2]。2020年11月，最新修正的著作權(quán)法頒布，將法定賠償上限提高到500萬元，并“對(duì)故意侵犯著作權(quán)或者與著作權(quán)有關(guān)的權(quán)利，情節(jié)嚴(yán)重的，可以在按照上述方法確定數(shù)額的一倍以上五倍以下給予賠償”，加大打擊惡意侵權(quán)行為。2020年底，全國(guó)人大審議通過的刑法修正案提高了對(duì)“假冒注冊(cè)商標(biāo)罪”“銷售假冒注冊(cè)商標(biāo)的商品罪”“侵犯著作權(quán)罪”“銷售侵權(quán)復(fù)制品罪”等6項(xiàng)犯罪的刑罰。對(duì)于侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)，相同的犯罪情節(jié)，原來可能量刑在3年以下或3至7年，刑法修正案則將刑期延長(zhǎng)至5年以下或3至10年[3]。這一系列“組合拳”彰顯了健全懲罰性賠償制度、從嚴(yán)從重打擊侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)犯罪行為的立法精神。

在這樣的背景下，新修訂檔案法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，增設(shè)有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的條款，進(jìn)一步規(guī)范檔案利用行為，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，明晰檔案部門的職責(zé)和義務(wù)，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

反觀近些年，隨著個(gè)人私權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)，我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛案件呈現(xiàn)大幅上升的態(tài)勢(shì)。這里列舉兩個(gè)典型案例，說明檔案利用中可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

案例一：吉林石化煉油廠退休職工徐曉輝與中國(guó)石油天然氣股份有限公司吉林石化分公司侵害作品署名權(quán)糾紛案。1999年10月，吉林美術(shù)出版社出版了《再鑄輝煌》畫冊(cè)，其中收錄的38位吉林石化分公司攝影工作者的220多幅照片，多出自石化分公司煉油廠檔案部門。吉林石化分公司退休職工徐曉輝認(rèn)為，他本人是畫冊(cè)中“1996年春天廠領(lǐng)導(dǎo)陪同化工部領(lǐng)導(dǎo)視察新建的乙烯東區(qū)裝置區(qū)”照片的攝影者，《畫冊(cè)》署名有誤，屬惡意侵權(quán)。幾經(jīng)交涉無果，徐曉輝于2014年將吉林美術(shù)出版社和吉林石化分公司告上法庭。案件于2018年終審判決。法院認(rèn)為：徐曉輝享有該圖片的著作權(quán)，但應(yīng)屬職務(wù)作品。照片拍攝者為單位宣傳人員，負(fù)有拍照的職責(zé)，使用的設(shè)備由單位提供，照片沖洗費(fèi)用也由單位承擔(dān)，拍攝場(chǎng)景為單位內(nèi)部場(chǎng)景，屬于徐曉輝以特定身份特定職責(zé)受單位指派拍攝的作品。拍攝者本人對(duì)作品不享有完整的著作權(quán)，著作權(quán)歸屬單位，作者享有署名權(quán)[4]。

該案例應(yīng)當(dāng)引起檔案行業(yè)的警覺。試想，各級(jí)各類檔案館，哪家沒有數(shù)量眾多的照片檔案？近幾年，恰逢中華人民共和國(guó)成立70周年、五四運(yùn)動(dòng)100周年、建黨百年，各地舉辦了形式多樣的紀(jì)念活動(dòng)，如舉辦主題展覽、拍攝微視頻、出版畫冊(cè)等。那么，檔案部門在為社會(huì)各界提供館藏照片時(shí)，是否確認(rèn)過照片的著作權(quán)歸屬，使用可否得當(dāng)，授權(quán)手續(xù)可否完備，有沒有著作權(quán)糾紛風(fēng)險(xiǎn)？

案例二：錢鐘書書信手稿拍賣與展出引發(fā)的著作權(quán)糾紛。2013年5月，中貿(mào)圣佳國(guó)際拍賣有限公司發(fā)布公告，決定于2013年6月21日公開拍賣“也是集——錢鐘書書信手稿”，在拍賣前還將舉行研討會(huì)和預(yù)展活動(dòng)。此處的書信手稿，正是我國(guó)著名學(xué)者錢鐘書及其夫人楊絳、其女錢瑗給曾任《廣角鏡》月刊總編輯李國(guó)強(qiáng)的書信。獲悉消息后，楊絳強(qiáng)烈反對(duì)這些書信的公開拍賣和展出，向北京市第二中級(jí)人民法院提起訴前停止侵害著作權(quán)行為的保全審查。法院最終裁定，中貿(mào)圣佳國(guó)際拍賣有限公司在拍賣預(yù)展和宣傳等活動(dòng)中，不得以公開發(fā)表、展覽、復(fù)制、發(fā)行信息、網(wǎng)絡(luò)傳播等方式侵害錢鐘書、楊絳、錢瑗寫給李國(guó)強(qiáng)的書信手稿著作權(quán)。法官認(rèn)為，書信手稿的物權(quán)由收信人享有，但署名權(quán)、修改權(quán)、發(fā)表權(quán)依然歸屬發(fā)信人或其繼承者。收信人在行使物權(quán)時(shí)不得侵害發(fā)信人的著作權(quán)[5]。

該案例中的書信雖非出自檔案部門，但對(duì)檔案利用工作也具有警示作用。各級(jí)各類檔案館征集的名人檔案中，書信應(yīng)不在少數(shù)。據(jù)了解，高校檔案館征集名人檔案多則幾十卷、少則幾卷，其主要形式就是書信、日記、未曾面世的文章手稿、字畫、音像資料等。內(nèi)容既有名人對(duì)時(shí)政問題的思考，也有對(duì)學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的爭(zhēng)論，甚至還有對(duì)他人的評(píng)價(jià)，對(duì)于學(xué)術(shù)研究具有極高價(jià)值?？赡懿簧偌胰嗽诰栀?zèng)時(shí)，也曾提出將其公之于眾的訴求。這類檔案在為社會(huì)提供利用時(shí)，應(yīng)該注意的事項(xiàng)、著作權(quán)屬的確定、利用界限的劃分等，都是值得我們慎重考慮的問題。

2 實(shí)踐中的困境

筆者瀏覽了10多個(gè)發(fā)達(dá)省市綜合檔案館網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)在利用服務(wù)版塊多數(shù)設(shè)有查檔指南，內(nèi)容含本館地址、開閉館時(shí)間、查檔所需證件、檔案復(fù)制流程等。青島市檔案館的利用制度相對(duì)詳細(xì)，除上述內(nèi)容外，特別增設(shè)“本館開放檔案的內(nèi)容，可在著述中引用，但應(yīng)注明檔案來源和出處。復(fù)制本館電子檔案或引用檔案用于展覽、論著、資料匯編、影視作品等，須經(jīng)本館同意，并與本館簽訂檔案利用協(xié)議”的要求，不過知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的要求并未明確提及。作為館藏涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)較多的高校、科研院所檔案部門，它們的利用制度又如何呢？從已公布的材料看，多數(shù)高校、科研院所的檔案利用制度未曾涵蓋知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。僅上海交通大學(xué)發(fā)布了《檔案館關(guān)于館藏高清晰度數(shù)字化檔案信息拷貝使用的實(shí)施細(xì)則》，為數(shù)字檔案的版權(quán)保護(hù)制定了加密限制措施，彰顯了檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)自覺。

筆者還就此問題進(jìn)行了電話訪談，對(duì)象有高校、企業(yè)，科研院所檔案從業(yè)人員，也有知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛當(dāng)事人。調(diào)查顯示，多數(shù)單位尚未將檔案利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)提上議事日程，有的表示工作中尚未遇到此問題，沒太關(guān)注；有的反饋館藏中哪些檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)尚不明確；也有的雖然制定了知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度，但主要是圍繞知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)、維持與保護(hù)、權(quán)利許可、權(quán)利轉(zhuǎn)讓等環(huán)節(jié)予以規(guī)范，沒有將檔案工作納入其中；還有的因檔案利用遭遇“滑鐵盧”，產(chǎn)生了“一朝被蛇咬十年怕井繩”的心理，檔案能不提供利用就不提供利用，盡其所能擴(kuò)大利用限制、縮小利用范圍；更有人因曾不合理利用檔案史料出版著作，被相關(guān)利益人訴諸法庭，迄今仍心有余悸，不愿談及那段不愉快的經(jīng)歷。

再看文獻(xiàn)分析結(jié)果。近20年來，有關(guān)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)的論文達(dá)數(shù)百篇之多。其中不乏對(duì)實(shí)踐的關(guān)照，如由于檔案部門知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)薄弱致使科技檔案材料歸檔不全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與科技檔案信息資源開發(fā)之間的矛盾如何平衡、如何做好口述、音像、地質(zhì)、科研、名人檔案利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等；也有專門系統(tǒng)論述檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)關(guān)系的論文。但談及應(yīng)對(duì)策略，尚停留在改變觀念、增強(qiáng)意識(shí)、提高干部素質(zhì)等粗淺層面。誠(chéng)然，上述研究成果均有一定的指導(dǎo)意義，但不足以應(yīng)對(duì)實(shí)踐中的諸多情形。

3 構(gòu)建檔案利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度

筆者認(rèn)為，為順應(yīng)國(guó)家加大知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案利用中維護(hù)各方的合法權(quán)益，避免不必要的法律糾紛，強(qiáng)化依法治檔，推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展，國(guó)家檔案主管部門亟需出臺(tái)檔案利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，從涉及對(duì)象、權(quán)利歸屬、合理利用范圍、許可利用手續(xù)、利用者的義務(wù)等方面予以統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)政策導(dǎo)引。

3.1 厘清概念并界定對(duì)象

早在2009年，國(guó)家檔案局和國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局就聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的意見》，提出了統(tǒng)一管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的原則，要求相關(guān)部門做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)類材料的收集、整理、保管工作，認(rèn)真履行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職能，探索創(chuàng)新知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理機(jī)制。

然而，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理與檔案利用涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，是兩個(gè)截然不同的問題。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，是指國(guó)家有關(guān)部門，為保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律制度的貫徹實(shí)施，維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，在開展行政、司法活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)過整理后歸檔保存的文件集合體[6]。其主體主要為國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法院以及機(jī)構(gòu)內(nèi)負(fù)責(zé)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理的部門或人員。而檔案利用涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問題，是利用者出于個(gè)人或工作需要到特定檔案機(jī)構(gòu)檢索、查找、利用檔案實(shí)體與內(nèi)容信息時(shí)，可能涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的權(quán)利歸屬、權(quán)利與義務(wù)劃定、許可授權(quán)、費(fèi)用給付等行為過程，其主體是檔案部門和利用者。筆者認(rèn)為，厘清這兩個(gè)不同的概念、澄清認(rèn)識(shí)，是細(xì)化檔案利用涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度的前提。

制度中首先要明確館藏中可能涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案范圍。根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)理論，知識(shí)產(chǎn)權(quán)分為專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)和著作權(quán)。除商標(biāo)權(quán)外，專利權(quán)和著作權(quán)均具有財(cái)產(chǎn)權(quán)和人身權(quán)的雙重屬性。此外，知識(shí)產(chǎn)權(quán)還具有專有性和排他性，除了權(quán)利人同意許可或法律特別規(guī)定外，權(quán)利人以外的第三人不得享有或者使用該項(xiàng)權(quán)利。構(gòu)成知識(shí)產(chǎn)權(quán)的核心是信息，要控制權(quán)利，必須通過法律制度控制權(quán)利的內(nèi)容以及組成該內(nèi)容的信息[7]。檔案館藏中，涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案一般有名人檔案、科研檔案、基建設(shè)備檔案、照片檔案、音像檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、口述史料等。具體而言，如名人檔案中的書信、日記、手稿、題詞、繪畫、書法、雕塑作品；科研檔案中的技術(shù)方案、工藝設(shè)計(jì)、論文、專著、課題報(bào)告及自行研發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件資料；基建設(shè)備檔案中的設(shè)計(jì)圖紙、操作手冊(cè)；教學(xué)檔案中的博碩士論文，以及教師的教學(xué)筆記、教案、講義，學(xué)生的實(shí)習(xí)心得、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等；商標(biāo)檔案中的商標(biāo)注冊(cè)證、商標(biāo)使用說明、商標(biāo)許可使用合同、加盟合同書、廣告合同、服務(wù)合同、協(xié)議、票據(jù)、相關(guān)公證書、品牌項(xiàng)目合作協(xié)議等[8]；專利檔案中的專利申報(bào)書、專利代理報(bào)告、專利證書、說明書、摘要及其附圖等。

明確對(duì)象范圍后，制度還應(yīng)明確對(duì)上述檔案的標(biāo)識(shí)。檔案館藏浩如煙海，管理人員時(shí)有更迭，知識(shí)背景也不盡相同。為了保證利用工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性，機(jī)構(gòu)之間資料交接時(shí)，應(yīng)對(duì)利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題進(jìn)行溝通并達(dá)成協(xié)議，在移交文件中加以說明。同時(shí)，還須在檔案實(shí)體、目錄以及數(shù)據(jù)庫(kù)的著錄項(xiàng)目中適當(dāng)加以標(biāo)識(shí)，提請(qǐng)后續(xù)管理者在提供利用時(shí)特別關(guān)注。

3.2 明確權(quán)利歸屬與期限

制度需要依據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，明確相關(guān)檔案的權(quán)利歸屬和保護(hù)期限。鑒于館藏中涉及著作權(quán)的比例較大，這里主要討論有關(guān)著作權(quán)的檔案。著作權(quán)包含人身權(quán)和財(cái)產(chǎn)權(quán)。人身權(quán)指基于智力成果創(chuàng)造人的特定身份依法享有的發(fā)表權(quán)、署名權(quán)、修改權(quán)、保護(hù)作品完整權(quán)等，它與智力成果創(chuàng)造人的人身不可分離，因而不能轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)與和繼承。財(cái)產(chǎn)權(quán)則指知識(shí)產(chǎn)權(quán)人依法享有獲得一定報(bào)酬和獎(jiǎng)勵(lì)的權(quán)利，包含復(fù)制權(quán)、發(fā)行權(quán)、出租權(quán)、展覽權(quán)、表演權(quán)、放映權(quán)、廣播權(quán)、信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)、攝制權(quán)、改編權(quán)、翻譯權(quán)、匯編權(quán)等，著作權(quán)人可以許可、轉(zhuǎn)讓他人行使財(cái)產(chǎn)權(quán)，并依照約定或法律獲取相關(guān)報(bào)酬。鑒于檔案的特殊屬性，館藏中未開放檔案的發(fā)表權(quán)、個(gè)人作品的署名權(quán)尤其需要檔案館關(guān)注。

確定著作權(quán)的歸屬是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的問題。筆者建議，制度可確定一個(gè)基本原則，將館藏中涉及著作權(quán)的檔案從來源上大致劃為兩類。一類是檔案館（室）依照國(guó)家法律法規(guī)定期接收的檔案，如新修訂檔案法第十四條規(guī)定“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有”、第十五條規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。每年，機(jī)構(gòu)的職能部門依法將其在管理、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的照片、視頻、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、調(diào)研報(bào)告等向檔案室歸檔，或者立檔單位向檔案館移交。依照我國(guó)著作權(quán)法，此類檔案的著作權(quán)多數(shù)屬于法人或者非法人組織，職工個(gè)人創(chuàng)作的職務(wù)作品，其著作權(quán)由機(jī)構(gòu)享有，個(gè)人享有署名權(quán)。二是檔案機(jī)構(gòu)通過捐贈(zèng)、寄存、征購(gòu)等方式征集的檔案資料，這種途徑獲取的檔案多屬于個(gè)人作品，一般而言，其著作權(quán)歸個(gè)人所有，由作者或者其繼承人享有著作權(quán)。檔案館在征集檔案時(shí)，可考慮就著作權(quán)問題與捐贈(zèng)人（或機(jī)構(gòu)）進(jìn)行協(xié)商，簽訂書面協(xié)議，這類檔案的著作權(quán)依協(xié)議確定。

判定每一份檔案著作權(quán)的歸屬，尚須結(jié)合著作權(quán)保護(hù)期限具體問題具體分析。根據(jù)2020年修訂的著作權(quán)法相關(guān)規(guī)定，作者對(duì)于作品的署名權(quán)、修改權(quán)、保護(hù)作品完整權(quán)的期限沒有限制。作品的發(fā)表權(quán)和財(cái)產(chǎn)權(quán)，因主體不同保護(hù)期限長(zhǎng)短有異。權(quán)利歸屬自然人的，保護(hù)期限為作者終生及其死亡后50年；歸屬法人或者非法人組織的，以及著作權(quán)（署名權(quán)除外）由法人或者非法人組織享有的職務(wù)作品，其發(fā)表權(quán)及財(cái)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)期均為50年；視聽作品的發(fā)表權(quán)、相應(yīng)的財(cái)產(chǎn)權(quán)保護(hù)期也為50年。顯然，法律對(duì)屬于自然人的作品保護(hù)期限更長(zhǎng)一些。

3.3 劃定合理利用范圍

合理利用就是指作者或其他著作權(quán)人以外的人，為法定目的或需要，依法使用有著作權(quán)的已發(fā)表作品，無須作者或其他著作權(quán)人同意，且不支付報(bào)酬的合法行為。制度可根據(jù)新修訂著作權(quán)法，將下列情形劃為合理利用范圍，即：個(gè)人學(xué)習(xí)、研究或者欣賞；介紹、評(píng)論某一作品或者說明某一問題，在作品中適當(dāng)引用；新聞報(bào)道的引用；媒體刊登或者播放其他媒體已經(jīng)發(fā)表的關(guān)于政治、經(jīng)濟(jì)、宗教問題的時(shí)事性文章（著作權(quán)人聲明不許刊登、播放的除外）；媒體刊登或者播放在公眾集會(huì)上發(fā)表的講話（作者聲明不許刊登、播放的除外）；為教學(xué)或科研目的，改編、匯編、播放或者少量復(fù)制已經(jīng)發(fā)表的作品；國(guó)家機(jī)關(guān)為執(zhí)行公務(wù)在合理范圍內(nèi)的使用；圖書館、檔案館、紀(jì)念館、博物館、文化館等為陳列或者保存的需要，復(fù)制本館收藏的作品；免費(fèi)表演已經(jīng)發(fā)表的作品，不以營(yíng)利為目的；對(duì)陳列于檔案館中的藝術(shù)作品進(jìn)行臨摹、繪畫、攝影、錄像；將中國(guó)公民、法人或者非法人組織已經(jīng)發(fā)表的以國(guó)家通用語言文字創(chuàng)作的作品翻譯成少數(shù)民族語言文字作品在國(guó)內(nèi)出版發(fā)行；以閱讀障礙者能夠感知的無障礙方式向其提供已經(jīng)發(fā)表的作品等。

需要特別強(qiáng)調(diào)的是，屬于合理利用的檔案范圍，須具備兩個(gè)主要特征，一是被利用的對(duì)象必須是已經(jīng)發(fā)表的作品，亦即已經(jīng)通過媒體或其他媒介公布過的檔案；二是用戶的利用屬于非商業(yè)性目的。滿足這兩個(gè)條件，檔案館可以不經(jīng)著作權(quán)人授權(quán)，免費(fèi)提供利用者使用。

3.4 規(guī)范利用許可手續(xù)

對(duì)于不屬于合理使用范疇的利用，均須要求利用者辦理利用許可手續(xù)，簽訂授權(quán)許可協(xié)議。制度須規(guī)范許可利用手續(xù)，具體內(nèi)容包括：（1）利用者提交申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容含利用者個(gè)人信息、利用目的、檔案材料題名、形成時(shí)間、檔號(hào)，還有利用檔案制作作品名稱、出品人（或機(jī)構(gòu)名稱）、出版日期等。（2）檔案館的審批流程。要求檔案館根據(jù)用戶申請(qǐng)和相關(guān)法律法規(guī)予以審核許可，凡機(jī)構(gòu)享有著作權(quán)的，由機(jī)構(gòu)授權(quán)或者檔案館代為授權(quán)，以書面形式告知利用者；若著作權(quán)歸屬作者或其繼承人、授權(quán)人，則要求利用者聯(lián)系相關(guān)人員獲得許可，檔案館提供便利和協(xié)助。（3）檔案授權(quán)許可利用合同。合同一般包括甲乙方信息，正文和附件，正文內(nèi)容有利用目的、利用范圍、利用方式、費(fèi)用、違約責(zé)任以及爭(zhēng)議解決方式；附件包括檔案復(fù)制件或者目錄[9]。

3.5 明確利用者相應(yīng)的義務(wù)

無論哪種利用方式，制度均要對(duì)利用者的義務(wù)予以明確規(guī)定，譬如屬于合理利用范疇的，要規(guī)定利用者以適當(dāng)方式注明作者姓名或者組織名稱、作品名稱，不得損害著作權(quán)人的合法權(quán)益；屬于許可利用的，同樣要規(guī)定，研究人員在作品中若引用檔案館提供的資料，應(yīng)在適當(dāng)位置注明檔案出處和來源。如果作品引用館藏?cái)?shù)量較多，還需向檔案部門提交樣本[10]。如若再出現(xiàn)糾紛，由研究者承擔(dān)全部責(zé)任。

3.6 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)某些檔案館而言，檔案利用中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)審核可能將成為一項(xiàng)常規(guī)性工作，因而制度還應(yīng)對(duì)人員配置做出要求。如崗位任職條件，要規(guī)定有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉館藏，并熟諳檔案、法律等專業(yè)知識(shí)等。短期來看，可以考慮設(shè)置檔案專家?guī)臁⒔M建咨詢委員會(huì)，協(xié)助能力欠缺的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)的審核把關(guān)。長(zhǎng)期而言，國(guó)家層面要在干部培訓(xùn)的課程設(shè)置上適當(dāng)增加民法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法登內(nèi)容，為工作的持續(xù)健康發(fā)展提供長(zhǎng)久的人力支持。