馮竹梅

摘要：現(xiàn)當(dāng)今，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高質(zhì)量發(fā)展，文書檔案的參考、佐證價(jià)值舉足輕重。而部分基層單位文書檔案管理仍存在著一定的問題和不足之處，文書檔案作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著單位運(yùn)營管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出單位發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息，對(duì)于單位的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對(duì)文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出有針對(duì)性地解決措施，不斷改革完善管理體制與運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)單位文書檔案管理工作的不斷深化。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作

引言

文書檔案是各單位檔案的重要組成部分，在單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮著重要的憑證作用以及參考作用。推動(dòng)文書檔案工作轉(zhuǎn)型，可以對(duì)文書檔案資源進(jìn)行集成化、智能化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，將檔案庫轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝弧爸菐臁币约啊爸R(shí)庫”，有效節(jié)約文書檔案管理成本，全面提升文書檔案管理水平。

1做好基層文書檔案管理工作的重要意義

基層文書檔案管理工作的開展能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供很多幫助，因而基層檔案管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立起正確的檔案管理工作意識(shí)，為其他工作的開展奠定信息基礎(chǔ)。而基層文書檔案管理工作的實(shí)際意義主要分為兩項(xiàng)內(nèi)容，一方面該項(xiàng)工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供真實(shí)可靠的紀(jì)實(shí)資料，若單位某項(xiàng)工作的推進(jìn)需要調(diào)取以往某段時(shí)間的相關(guān)資料，文書檔案管理工作就會(huì)發(fā)揮出作用，在這點(diǎn)上文書檔案管理工作則直接影響著單位的正常發(fā)展;另一方面在各項(xiàng)工作開展的過程中，文書檔案一直具有突出性的參考價(jià)值，文書檔案能夠?yàn)閱挝还ぷ鞣较虻恼{(diào)整提供重要依據(jù)，起到一個(gè)規(guī)范工作形式的作用，進(jìn)而推動(dòng)著機(jī)關(guān)企事業(yè)單位更加良好地發(fā)展。

2文書檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)

2.1提高辦公效率

文書檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng)，將信息資料存儲(chǔ)在上面，它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題，節(jié)省了人力，也提高了信息資料的準(zhǔn)確性。

2.2實(shí)現(xiàn)資源共享

以前的文書檔案大多是紙質(zhì)版，所以無法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費(fèi)，并且紙質(zhì)版的檔案查找資料也較為困難。但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛應(yīng)用，直接提高了文書檔案的利用率，使得信息化的文書檔案更加方便快捷。

3基層文書檔案管理工作存在的問題

3.1尚未形成全覆蓋的文書檔案管理體系

現(xiàn)階段，部分單位尚未意識(shí)到文書檔案工作治理能力現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必要性，存在檔案管理機(jī)制單一化、條塊分割化的問題。一是表現(xiàn)為部分單位分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案工作的重視度不足，在人、財(cái)、物等資源統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)上沒有下足功夫，導(dǎo)致文書檔案工作邊緣化。二是不斷增加的文書檔案數(shù)量與檔案隊(duì)伍建設(shè)不成正比。例如，文書檔案工作人員的數(shù)量不足，專業(yè)素質(zhì)與時(shí)代發(fā)展、管理需求不匹配。三是文書資料形成部門對(duì)文書檔案工作的支持力度不足，影響立卷歸檔等工作。

3.2文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范

文件和檔案有很大的價(jià)值。它們是否全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整、真實(shí)，將直接影響到后期的使用。然而，目前一些單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范，后期存在重復(fù)處理的現(xiàn)象。造成這種情況的原因是數(shù)字檔案在歸檔、管理責(zé)任落實(shí)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面存在漏洞。一是數(shù)字文件不科學(xué)，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)質(zhì)量。一方面，OA辦公系統(tǒng)與文檔文件管理系統(tǒng)之間仍然沒有數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，OA辦公系統(tǒng)中的部分電子文件無法同步傳輸?shù)轿臋n文件管理系統(tǒng)，影響了歸檔效率。另一方面，一些業(yè)務(wù)部門沒有及時(shí)將網(wǎng)上終端的電子文件移交給檔案管理部門。二是管理責(zé)任落實(shí)不到位。部分單位沒有將文件檔案數(shù)字化建設(shè)的責(zé)任落實(shí)到具體業(yè)務(wù)部門和員工身上，整體上缺乏責(zé)任意識(shí)和規(guī)范意識(shí)。三是文獻(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不明確。部分企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)滯后，工作思路不明確，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)過程、內(nèi)容、分工、目標(biāo)模糊。

3.3工作人員的專業(yè)知識(shí)欠缺

由于新時(shí)代對(duì)信息檔案工作的要求，各個(gè)單位都開始引入信息檔案管理系統(tǒng)，這就要求檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。然而，由于部分檔案人員缺乏信息技術(shù)知識(shí)，部分檔案人員的知識(shí)量不高，對(duì)信息檔案管理沒有基本的認(rèn)識(shí)，企事業(yè)單位也沒有對(duì)這些人員進(jìn)行信息檔案工作的專業(yè)培訓(xùn)。因此，信息檔案的管理不專業(yè)。在檔案管理的不斷改革和發(fā)展中，一些工作人員只注重自己的工作，而忽視了信息檔案管理發(fā)展過程中自身的完善。有的在平時(shí)的檔案工作中，沒有自學(xué)意識(shí)，導(dǎo)致企事業(yè)單位在使用檔案信息的過程中，出現(xiàn)了很多問題，使檔案管理工作滯后。

4基層檔案管理員做好文書檔案管理工作的策略

4.1理順檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)工作體系全覆蓋

要探索建立文書檔案“四級(jí)管理”模式，搭建分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、文書檔案工作人員負(fù)責(zé)落實(shí)、兼職專員負(fù)責(zé)配合的工作體系，確保管理梯隊(duì)完善、單位高度重視、工作職責(zé)清晰。一是單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人員配備、經(jīng)費(fèi)設(shè)施、制度修編、責(zé)任落實(shí)、績效考核等工作，協(xié)調(diào)好文書檔案工作人員與其他部門之間的關(guān)系，為文書檔案工作開展創(chuàng)造有利條件。二是單位要結(jié)合文書檔案工作量、工作難度、工作要求，配備一定數(shù)量的工作人員，并開展持續(xù)性的專業(yè)培訓(xùn)，打造復(fù)合性的專職檔案人員隊(duì)伍。三是文書資料形成部門要設(shè)置兼職檔案專員，負(fù)責(zé)本部門文書資料的收集、審核工作，及時(shí)移交文書檔案工作人員，形成全員參與的檔案工作格局，最大限度地保障文書檔案工作質(zhì)量。

4.2織牢文書檔案安全管理網(wǎng)，保障檔案價(jià)值

為了更好地保證文件和檔案的原創(chuàng)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，發(fā)揮文件和檔案的決策參考和信息證明價(jià)值。第一，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位可以通過防火墻、殺毒軟件、鏈塊、數(shù)字加密、數(shù)字簽名和云網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，對(duì)數(shù)字文檔、單位管理系統(tǒng)文檔和數(shù)據(jù)庫文檔進(jìn)行加密文件處理，并殺死病毒、木馬、黑客程序、惡意插件和其他相關(guān)病毒及非法程序。同時(shí)，要明確涉密文件、檔案的訪問權(quán)限和訪問級(jí)別，做好涉密文件、檔案使用前的安全控制工作。二是做好文書檔案?jìng)浞莨ぷ鳌挝豢梢宰庥没蛸徺I相應(yīng)的云存儲(chǔ)終端，依靠云系統(tǒng)對(duì)文檔和文件進(jìn)行封閉式備份，建立可以容納大量文檔和文件的備份數(shù)據(jù)庫，以便于今后的安全防范工作。

4.3檔案管理人員的素質(zhì)需全面提升

文檔管理看似簡(jiǎn)單、技術(shù)性強(qiáng)，但實(shí)際上是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及許多相關(guān)的環(huán)節(jié)。檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，工作量大，所以需要有一定的精力、體力和耐力的專業(yè)人員參與挑選，責(zé)任心強(qiáng)，工作熱情高，事業(yè)心強(qiáng)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，這些都是挑選人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)人才對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力。從人才方面推動(dòng)基層文書檔案管理進(jìn)一步優(yōu)化，人才是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基本條件，對(duì)于今后的文書檔案持續(xù)健康發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。不像其他商業(yè)單位，它具有強(qiáng)大的服務(wù)功能，對(duì)于社會(huì)發(fā)展具有指導(dǎo)作用，因此需要以身作則，做好檔案管理工作，為其他社會(huì)單位提供一定的參考和指導(dǎo)，同時(shí)有助于高效發(fā)展和良好的操作。面對(duì)越來越快速的社會(huì)發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也需要不斷的完善和更新，檔案管理人員的管理意識(shí)和素質(zhì)也需要重視和提升?；鶎游臅鴻n案管理工作需要加強(qiáng)改革，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，從文件管理內(nèi)容、信息化管理流程、管理軟件的使用、以及信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化處理內(nèi)容等方面進(jìn)行加強(qiáng)。在應(yīng)用復(fù)合型人才的前提下，從各方面提高檔案管理人員的綜合水平。

4.4加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合

文書檔案管理的主體是各部門工作、運(yùn)行中的各種文件內(nèi)容，而這些文件對(duì)于單位未來的發(fā)展具有重要的價(jià)值。因此，從本質(zhì)上講，文書檔案的管理需要各部門檔案管理機(jī)構(gòu)配合，以高質(zhì)量的水平和業(yè)績完成工作。協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系結(jié)構(gòu)，確保文書檔案能夠體現(xiàn)綜合管理的特點(diǎn)，而對(duì)于基層檔案管理者來說，在加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)的過程中，需要注意三點(diǎn)。一個(gè)是具有良好的溝通能力，文書檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)經(jīng)手檔案的整理收集分類，同時(shí)了解其他部門的工作和管理信息，要注意對(duì)單位其他科室的文書檔案進(jìn)行收集匯總，要將“口”刻在心里，端正工作態(tài)度，能促進(jìn)檔案工作高效完整;二是要有較高的執(zhí)行力，基層檔案員要學(xué)會(huì)主動(dòng)深入各部門，定期走訪了解各部門的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握第一手的關(guān)鍵信息;三是有一個(gè)強(qiáng)大的思想工作，在實(shí)際工作的過程中，要結(jié)合單位的實(shí)際情況，利用大腦分析實(shí)際數(shù)據(jù)收集和管理流程，提高管理效率和質(zhì)量的文檔，同時(shí)還將關(guān)注單位的發(fā)展階段，結(jié)合實(shí)際開發(fā)，提供更有價(jià)值的文檔。

4.5提高管理人員的積極性

提高文書檔案工作人員的專業(yè)水平的同時(shí)，還需要提高工作人員對(duì)檔案整理的積極性。信息數(shù)據(jù)除了研究結(jié)果需要保存整理，其收集過程中的信息數(shù)據(jù)也同樣需要保存整理，以確保單位使用文書檔案的完整性，便于以后的查閱和再利用。

結(jié)語

綜上所述，基層文書檔案管理工作能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)企事業(yè)單位相關(guān)工作提供紀(jì)實(shí)性資料，同時(shí)，對(duì)于單位工作形式的調(diào)整來說有著很大的參考價(jià)值。由本文分析可知，基層檔案管理員做好文書檔案管理工作的策略包括：實(shí)行一體化文檔管理模式，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，推進(jìn)文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步完善文書檔案管理制度，打造高素質(zhì)基層檔案管理隊(duì)伍。

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