王祎洋

遼寧省調(diào)兵山市社會(huì)保障和民政事務(wù)服務(wù)中心 遼寧調(diào)兵山 112700

通常來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案來源的途徑有公文系統(tǒng)接收的電子文件，有郵寄的紙質(zhì)版文件，更有需要特地到相關(guān)部門取回的保密文件等。這些文件到達(dá)機(jī)關(guān)單位后，先由文書檔案管理人員進(jìn)行登記備案，然后交由領(lǐng)導(dǎo)批閱，之后將文件傳閱給執(zhí)行工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體人員，最后待文件精神落實(shí)完成，收回文件進(jìn)行保存。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案執(zhí)行流程看似簡單明了，其實(shí)由于工作量大，文件繁雜，涉及部門人員較多等原因，還存在很多問題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1 文書檔案數(shù)量多、任務(wù)急，開展起來有一定難度

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員來說，最頭疼的事兒莫過于很多著急的文件趕到一起。因?yàn)槲臅鴻n案來源途徑廣泛，有上級垂管單位郵寄來的，有公文系統(tǒng)接受的，還有其它部門隨時(shí)通知取回的等等，這些文件落實(shí)時(shí)間若是趕到一起，對文書檔案管理人員來說是一個(gè)不小的考驗(yàn)。有的時(shí)候因?yàn)闀r(shí)間特別緊急，還沒來得及登記，只得先傳閱給落實(shí)部門。那么造成的隱患就是，通常執(zhí)行部門需要一段時(shí)間才能將文件落實(shí)完成，待時(shí)間一長，這些文件因?yàn)闆]有進(jìn)行登記，檔案管理人員極容易忘記回收，以至于最后存檔時(shí)將其漏掉。

解決辦法：首先要視本單位情況合理安排文書檔案管理人員數(shù)量，如業(yè)務(wù)量巨大，要確保文書檔案管理人員人數(shù)，以不至于業(yè)務(wù)繁忙時(shí)文書檔案管理人員手忙腳亂把不過麻來。其次要盡量做到每份文件都有登記、都有跟蹤，可以制定《文件傳閱記錄薄》，記錄清楚以下信息：某月某日哪里來的文件、文件標(biāo)題、傳閱人員順序，最后是否歸還，都要記錄清楚準(zhǔn)確，使得檔案管理人員自己清楚文件動(dòng)向，時(shí)間長了不至于遺忘。建議如果時(shí)間允許情況下，文書檔案管理人員可以先對文件進(jìn)行備份，原件留存，將復(fù)印件傳閱給執(zhí)行科室，這樣一定程度上就會(huì)保護(hù)好原始文件[1]。

2 檔案管理人員流動(dòng)性大，人員專業(yè)性不強(qiáng)

因?yàn)槁殑?wù)性質(zhì)，文書檔案管理工作需要應(yīng)用到電腦網(wǎng)絡(luò)，又需要腿腳勤快利于進(jìn)行文件傳閱，所以大多數(shù)機(jī)關(guān)單位都安排新入職的年輕人來做此項(xiàng)工作，而新人在管理文書檔案一段時(shí)間后，由于對個(gè)人職業(yè)發(fā)展的規(guī)劃等因素，也通常會(huì)離開文書檔案管理崗位，去往更有發(fā)展前景的崗位，這樣就造成了文書檔案管理人員流動(dòng)性頗大的問題。文書檔案管理人員流動(dòng)性大的直接后果就是，前后工作人員業(yè)務(wù)銜接的不好，前任工作人員如何管理文件，之前的文件落實(shí)怎樣，傳閱到哪些部門等，是否都有詳細(xì)交代？新任工作人員又因?yàn)槲幢厥菍I(yè)檔案管理人員，在“空降”到新崗位上難免會(huì)一團(tuán)亂麻，這樣就給文書檔案執(zhí)行工作帶來困難。

建議：各單位應(yīng)充分重視文書檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提供給文書檔案管理人員一定的發(fā)展空間，使得文書檔案管理人員熱愛自己的本職工作，愿意留在本崗位上繼續(xù)奉獻(xiàn)。此外，前后文書檔案從業(yè)人員應(yīng)做好工作交接，前任文書檔案管理人員應(yīng)事無巨細(xì)地將本崗位職責(zé)及工作辦法交代給新任工作人員?！段募鏖営涗洷　匪怯浳募拔募ハ驊?yīng)清晰明了，使得新任工作人員一看記錄一目了然，不至于一頭霧水摸不著頭腦。

3 保密文件管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)

保密文件是文書檔案工作中很重要的構(gòu)成部分，由于性質(zhì)特殊，保密文件也可以說是文書檔案工作的重中之重，因此文書檔案管理人員應(yīng)該特別細(xì)心地對待保密文件的管理。在日常工作中，文書檔案管理人員常常由于工作量大，或者是長久從事文書檔案工作失去了警惕性，對保密文件的保密要求變得松懈和忽視。比如由于工作繁忙，直接囑托順道同事幫忙取回保密文件。又或者取回保密文件時(shí)隨意放置，導(dǎo)致其它不相關(guān)的人看到保密文件。又或者自己放松了警惕性，忘記告知其它傳閱人員保密文件不可拍照、復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)等等要求[2]。

建議：文書檔案管理人員一定要提起十二分的精神，認(rèn)真嚴(yán)肅地對待保密文件的管理工作。涉及到保密文件的取送事宜一定要親力親為，確保保密文件不會(huì)經(jīng)手不相關(guān)人員。文件取回后，及時(shí)登記備案然后放置于保險(xiǎn)柜中，不可隨意亂丟亂放。文件傳閱過程要確保相關(guān)人員一個(gè)不落地審閱，不相關(guān)人員一個(gè)字也不能泄露。在傳閱保密文件過程中，要本著不可拍照，不可復(fù)印，不可轉(zhuǎn)發(fā)的原則進(jìn)行，并且要將此原則傳達(dá)給保密文件傳閱的每一個(gè)相關(guān)人員。

4 文件歸檔整理繁瑣

由于文書檔案來源部門多，有上級單位，有平級單位，還有本單位發(fā)文等，加之各來源部門所發(fā)文件涉及不同方面，有的涉及黨務(wù)，有的涉及業(yè)務(wù)，有的又不需要落實(shí)，那么整理起來就會(huì)很雜亂。文書檔案管理人員如果業(yè)務(wù)不嫻熟，或者工作不夠仔細(xì)，就很難區(qū)分文件種類，尤其涉及到不同業(yè)務(wù)的工作更是區(qū)分難點(diǎn)。如果檔案歸納不夠標(biāo)準(zhǔn)，造成的結(jié)果就是所有部門來源的文件和所有種類的文件混雜存檔，一旦日后有需要調(diào)取某份文件，就是大海撈針，從頭找起，很是費(fèi)時(shí)費(fèi)力[3]。

建議：文書檔案從業(yè)人員應(yīng)積極參加檔案管理培訓(xùn)，充分掌握文書檔案的存檔辦法。要將不同年份、不同來源的檔案進(jìn)行分類存放，可根據(jù)不同來源的檔案劃分上級、本級文件。在上級、本級文件中再細(xì)分黨委文件和業(yè)務(wù)性文件。對于政策性文件，對日后工作有指導(dǎo)性意見的文件一定要做好存檔，為日后開展工作提供便利；對人事任命職責(zé)分工等文件也應(yīng)做好保存，以防日后責(zé)任落實(shí)有所依據(jù)；對于臨時(shí)性文件，比如通知、會(huì)議等即時(shí)性文件，則基本不需要保存，以免文件太多，給檔案保管工作帶來困難，日后查找文件也不方便。