陳昌芳

臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心 山東臨沂 276000

在以往工作中，我國對(duì)城建檔案管理的關(guān)注較少，城建檔案管理工作開展情況并不理想。新時(shí)代，我國城市在發(fā)展過程中機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，部分城市逐漸認(rèn)識(shí)到了城建檔案管理的重要性，并積極對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，在一定程度上提高了城建檔案管理水平。但是由于多方面因素的影響，城建檔案管理工作中仍舊存在一些值得注意的問題，城建檔案管理水平還有較大的提升空間。

1 城建檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)不足

我國關(guān)于檔案管理具有明確的規(guī)定，各級(jí)政府也在建設(shè)專業(yè)化的檔案部門，通過各項(xiàng)規(guī)章制度來協(xié)調(diào)解決檔案管理中所存在的問題。但是，由于在日常工作中，各個(gè)單位忽視了檔案管理工作的重要性，并沒有及時(shí)地將檔案進(jìn)行整理歸類，在檔案管理工作中存在著嚴(yán)重的資料丟失以及收集工作滯后等多項(xiàng)問題。這就使得在城市建設(shè)檔案管理中，眾多檔案的歸檔管理采取人工的方法，忽視了信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致了一些檔案重要資料的丟失。

1.2 部分建設(shè)和施工單位對(duì)城建檔案工作缺乏重視

城市建設(shè)工作中不重視城建檔案工作的現(xiàn)象普遍存在。部分建設(shè)單位沒有意識(shí)到城建檔案的重要性，而是把工作重點(diǎn)放到建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理上，從而忽視工程檔案的整理歸檔工作。因此在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前的檔案聯(lián)合驗(yàn)收之前，城建檔案管理部門應(yīng)對(duì)建設(shè)工程檔案的整理歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督、指導(dǎo)和驗(yàn)收。

1.3 城建檔案館信息化建設(shè)落后

城市化的推進(jìn)、信息技術(shù)的發(fā)展，城建檔案呈現(xiàn)巨量化和多樣化的特征，大量的數(shù)字信息，特別是地下管線資料、聲像檔案不斷豐富館藏，若不采用信息化手段，不僅會(huì)延誤竣工，更會(huì)降低城建檔案館的工作效率?？傮w而言，我國城建檔案館信息化水平還較低，主要原因在于：其一，經(jīng)費(fèi)有限，地區(qū)差異大。城建檔案工作經(jīng)費(fèi)主要來源于政府撥款，信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)有限，且東西部、城鄉(xiāng)之間存在經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人才差異等問題，信息化覆蓋面良莠不齊；其次，信息化技術(shù)還較為落后，多數(shù)檔案館還停留在利用計(jì)算機(jī)做文字處理、文件檢索，辦公自動(dòng)化水平，MIS、GIS系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)擁有率皆較低[1]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案收集工作創(chuàng)新策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，深挖城建檔案價(jià)值

為了將城建檔案價(jià)值全面地開發(fā)、利用起來，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，這一點(diǎn)相當(dāng)關(guān)鍵。通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)Τ墙n案進(jìn)行更加全面和深入地分析，從看似分散、互不關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)中挖掘出更有價(jià)值的關(guān)聯(lián)信息。菏澤市城建檔案館從2013年起便開始了對(duì)館藏工程檔案的數(shù)字化掃描工作，共計(jì)掃描入檔80萬頁，掃描數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)量近200G，并成為山東省首個(gè)實(shí)現(xiàn)資源庫異地備份的城建檔案館。此外，館藏四萬余卷的工程檔案也已經(jīng)全部掃描完畢，這為大數(shù)據(jù)分析做好了前期的數(shù)據(jù)收集積累工作[2]。

2.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)，改善檔案管理方式

針對(duì)信息化意識(shí)薄弱、城建檔案管理方式相對(duì)落后這一問題，城建檔案管理部門可以加強(qiáng)信息化的建設(shè)，改善城建檔案管理方式。城建檔案管理部門可以改變以往的管理方式，以信息化的形式向大眾提供城建檔案資源，使城建檔案的利用率大大提升。而以大數(shù)據(jù)方式也能夠促進(jìn)城建檔案的信息錄入與城建檔案的后續(xù)瀏覽工作得以快速進(jìn)行，這樣能夠保障城建檔案管理部門順利開展其工作，也能夠節(jié)省工作時(shí)間，提升工作效率[3]。例如，城建檔案管理部門可以創(chuàng)建城建檔案信息網(wǎng)站，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，并配備專門人員進(jìn)行管理和維護(hù)。首先，可以在網(wǎng)站上征集大家對(duì)于城建檔案工作的意見和建議，隨后可以根據(jù)人們提出的意見和建議細(xì)化網(wǎng)站的各個(gè)板塊。同時(shí)，將一些紙質(zhì)版的城建檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版，將其收錄在網(wǎng)站中。利用城建檔案信息網(wǎng)站面向全社會(huì)提供檔案服務(wù)。在社會(huì)檔案服務(wù)方面，則應(yīng)該利用關(guān)鍵字檢索的方式來幫助有需求的人員進(jìn)行城建檔案檢索，從而提升檔案檢索速度，與此同時(shí)也應(yīng)該保障檔案的真實(shí)性與有效性，而在后續(xù)維護(hù)方面，則需要相關(guān)人員進(jìn)行確實(shí)性的維護(hù)，從而提升城建檔案管理的安全性，防止第三方人員通過篡改網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的方式對(duì)城建檔案內(nèi)容進(jìn)行一定更改，影響城建檔案內(nèi)容的真實(shí)性與有效性，并且與其他地區(qū)的城建檔案管理部門信息相互補(bǔ)充。

2.3 加強(qiáng)部門溝通

各個(gè)部門之間的有效溝通協(xié)調(diào)是做好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的關(guān)鍵，能夠防止信息孤島效應(yīng)造成的工作失誤，保障檔案信息的安全，同時(shí)提升資源利用率。因此，要進(jìn)一步明確建設(shè)工程檔案驗(yàn)收制度的相關(guān)要求，完善建設(shè)工程登記著錄手續(xù)，保障工程檔案進(jìn)館的及時(shí)性，對(duì)工程項(xiàng)目的基本信息進(jìn)行及時(shí)了解，促進(jìn)服務(wù)工作質(zhì)量的提升。城市基本建設(shè)工作涉及的內(nèi)容較為繁雜，各個(gè)部門的溝通往往會(huì)遇到阻力，所以需要做好管理單位、設(shè)計(jì)勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等的協(xié)調(diào)，使其了解檔案工作任務(wù)及目標(biāo)要求，確保獲得真實(shí)而全面的信息。通過多種途徑對(duì)城市基本建設(shè)情況進(jìn)行了解，包括網(wǎng)站、報(bào)刊和雜志等，進(jìn)一步增強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的動(dòng)態(tài)化，確保工作理念和方法能夠與時(shí)俱進(jìn)。

3 結(jié)語

在新時(shí)期信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)計(jì)算技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)于城建檔案收集工作也提出了較高的要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)量大、分析速度快，在城建檔案中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效地解決檔案管理工作中存在的不足。因此，在新時(shí)期加大檔案管理意識(shí)，重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)可以有效地解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足。完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息的整合，為檔案的高效利用以及城市的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。