檔案科技的發(fā)展需要專業(yè)性、技術(shù)性，必須要由先進科技作為推動力，才能保證檔案管理的現(xiàn)代化和精準(zhǔn)化。目前，我國醫(yī)療機構(gòu)在檔案科技管理方面取得一些成果，但依然存在一些問題。面對這種情形，有必要對檔案科技管理系統(tǒng)進行分析和探討，找到改進的策略。

一、檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化的可行性

（一）黨和國家對檔案科技管理更加重視。從20世紀(jì)中期開始，我國對檔案管理事業(yè)極為重視，改革開放之后，國家提出了“調(diào)整、整頓、總結(jié)、提高”的目標(biāo)，為相關(guān)部門發(fā)展檔案管理提供方向指導(dǎo)。這些指導(dǎo)和要求都進一步強化了檔案管理的重要性，為其推廣與發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

（二）專業(yè)研究管理機構(gòu)的建立，為其夯實基礎(chǔ)。在國家檔案局成立檔案科技研究所之后，各省市紛紛成立檔案科技研究所，這一舉動不僅為檔案科技的發(fā)展提供了土壤，也為推動檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，如今全國各地都有檔案科技研究機構(gòu)，這些機構(gòu)與當(dāng)?shù)毓ぷ鲉挝唤Y(jié)合，為其發(fā)展提供更加專業(yè)、更加完善的檔案科研體制。

（三）不斷強化檔案科技管理。多年來，全國各地紛紛推出了相關(guān)政策，國家檔案行政管理部門制定了相關(guān)管理辦法。這些管理規(guī)定和辦法的推出和實施不僅推動了檔案科技工作的進展，也極大發(fā)揮了科技檔案管理的優(yōu)勢，提高了包括醫(yī)療機構(gòu)在內(nèi)的諸多行業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化、制度化管理水平。

二、現(xiàn)階段科技檔案管理中存在的問題

（一）資料收集整理不全、不規(guī)范。雖然科技檔案管理的重要性已廣為人知，但依然有部分管理人員因為缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)和研究，導(dǎo)致在收集和整理資料時出現(xiàn)問題。很多管理人員因為缺乏全面收集的認(rèn)知，在檔案資料的完整性方面難以保證，自然會對科技檔案管理與發(fā)展產(chǎn)生不利影響。另外，部分檔案管理人員的意識不到位，在實際操作中無法與檔案管理結(jié)合到一起，導(dǎo)致其工作不規(guī)范。

（二）權(quán)責(zé)不明，部門參與不足。在科技檔案管理發(fā)展中有多頭管理的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象導(dǎo)致資料分散、重復(fù)，不僅對管理資料不利，對檔案科技發(fā)展也極為不利。不僅如此，因為缺乏明確權(quán)責(zé)規(guī)定，個別部門員工將工作推給檔案管理部門人員，因此導(dǎo)致移交檔案不齊全、不完整，甚至比較混亂，難以形成有效檔案。比如醫(yī)院個別部門的醫(yī)護人員認(rèn)為檔案是檔案管理部門的責(zé)任，所有的資料都應(yīng)該由該部門來收集和完善，因而在日常工作中極少將資料整理齊全，導(dǎo)致檔案管理部門人員在收集資料時會出現(xiàn)不齊全的情況。再比如醫(yī)院采購部門和項目管理部門，兩個部門共同管理設(shè)備合同協(xié)議、檢測驗收報告等資料，權(quán)責(zé)不明的情況下，極容易出現(xiàn)遇事相互推諉，找不到負責(zé)人的情況。

（三）科技檔案管理的利用率較低。大部分檔案管理人員在采用科技手段管理檔案時，都會側(cè)重檔案管理表面工作，忽視其利用率，導(dǎo)致其價值難以得到有效發(fā)揮。再加上檔案管理科技含量低，缺乏信息共享平臺，很多管理人員將檔案保存很好，卻極少分享出去，造成其對檔案利用意識淡薄，也極少將其運用到實踐研究中，無法發(fā)揮科技檔案的價值。

（四）培訓(xùn)不對口，員工素質(zhì)不足。部分醫(yī)院機構(gòu)為了提高檔案科技管理效果，也會對相關(guān)人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。然而從當(dāng)前了解的情況可以很明顯看出，這些醫(yī)療機構(gòu)提供的培訓(xùn)內(nèi)容和方向并不對口，難以實現(xiàn)科技檔案教育培訓(xùn)與實際運用的連接，造成其應(yīng)用水平低。比如在檔案專業(yè)培訓(xùn)課上，很多培訓(xùn)講師只是針對一些常見問題進行了培訓(xùn)，而對解決問題的基礎(chǔ)專業(yè)知識卻極少涉及，這就導(dǎo)致部分檔案管理人員在運用科技管理檔案時只知其一不知其二，難以有效靈活運用，導(dǎo)致科技檔案管理僅停留在表面，無法深入應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中。再者，在醫(yī)院從事檔案管理的員工并非專業(yè)出身，很多專業(yè)性知識不了解，在實際工作中難以適應(yīng)，最終導(dǎo)致應(yīng)用效果不理想。

（五）制度不完善，工作缺乏規(guī)范性。當(dāng)前的科技檔案管理作用有限，其主要表現(xiàn)在兩方面：一是缺乏完善制度，工作隨意性強，降低檔案管理水平；二是獎懲制度不合理。部分醫(yī)院的檔案管理部門都沒有明確的獎罰制度，因而員工的工作積極性不高，工作敷衍。

三、提高科技檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新對策

（一）加強科技檔案管理的系統(tǒng)完整性。員工做好檔案信息資料收集是醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障，只有做好這部分工作，才能確保下一步工作順利開展。想要提高科技檔案的系統(tǒng)完整性，必須要做到以下兩點：1.提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作越重視，越容易帶動下屬更好地關(guān)注和重視檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視，從行動上支持科技檔案管理工作，為推動科技檔案現(xiàn)代化管理提供有利條件。2.提高科技檔案管理意識?？萍紮n案管理人員在管理與操作檔案系統(tǒng)過程中有至關(guān)重要的作用，他們對科技檔案管理的意識越強，行為就越規(guī)范，收集工作也會更完整更全面。

（二）做好檔案管理基礎(chǔ)工作。工作人員在歸納整理期間，必須要確保資料聯(lián)系性不斷，能為其他員工提供查閱便利，使其感受到科技檔案管理的好處，繼而影響其思想和行為。為提高科技檔案管理的價值，工作人員還需要分析檔案資料的有效性和真實性，根據(jù)調(diào)查結(jié)果及時整改資料，為醫(yī)院提供完整、準(zhǔn)確的參考。

（三）及時移交歸檔，確保不遺漏。以往的檔案管理都是員工自己提交，部分醫(yī)護人員因為工作忙碌導(dǎo)致擱置，資料整理不齊全。面對這種情況，工作人員要及時發(fā)揮自己的作用，保證其他員工及時移交歸檔，確保資料不遺漏，保證質(zhì)量。在歸檔資料時，工作人員要檢查文件是否完整、真實，是否符合規(guī)律，文字是否清晰、圖樣是否清楚等，有問題要及時找相關(guān)人員進行整改。對檔案的移交驗收也要以嚴(yán)格的態(tài)度面對，不能馬虎大意，只有符合驗收要求的才能歸檔，不符合的要返回修改，以此來確保檔案的質(zhì)量。

（四）加強先進技術(shù)和設(shè)備引進與使用。近年來，我國在設(shè)備與技術(shù)方面取得很大的成就，專業(yè)的科技檔案管理設(shè)備和技術(shù)不斷涌現(xiàn)和更新。對此，醫(yī)院機構(gòu)必須要及時引進和使用先進設(shè)備和技術(shù)，確保檔案管理的科技化和現(xiàn)代化。另外，檔案室要設(shè)立滅火系統(tǒng)和監(jiān)控防盜系統(tǒng)，通過更有效的方式來保證檔案的完整和安全。

（五）完善管理制度，強化科技檔案管理。為更好地推進科技檔案管理工作，醫(yī)院必須要加大對科技檔案管理制度的完善和創(chuàng)新，通過健全檔案利用保管制度來為檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展創(chuàng)造條件。比如要規(guī)范醫(yī)院檔案借閱、查閱時間，對檔案下載、保管等設(shè)置多層權(quán)限，以此來限制不同等級員工使用，保護檔案的完整性。另外，醫(yī)院還可以設(shè)立明確的獎懲制度，對表現(xiàn)突出的員工給予物質(zhì)和精神方面的獎勵，對工作有遺漏、不足的員工給予適當(dāng)?shù)奶幜P。不僅如此，醫(yī)院檔案管理部門還要結(jié)合實際發(fā)展情況，不斷調(diào)整和完善檔案制度，以此來強化檔案管理。

（六）加大研發(fā)投入，提高科技檔案價值?？萍紮n案資料的研究價值極高，是單位發(fā)展的無形資產(chǎn)。合理地開發(fā)與利用能夠更好地指導(dǎo)醫(yī)院工作與發(fā)展，為其創(chuàng)新改革提供有價值參考。在開發(fā)科技檔案過程中，必須要保證其能更好地指導(dǎo)實踐，能為員工提供便捷的搜索方式，發(fā)揮檔案價值，同時還要確保文檔的質(zhì)量，提高其服務(wù)價值。另外，通過信息技術(shù)的運用，構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，提高其信息化水平。

四、結(jié)語

綜上所述，科技檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，工作量大，相關(guān)工作人員不僅要做好搜集、整理、移交歸檔、開發(fā)應(yīng)用等工作，還要確保檔案保存和制度建設(shè)的完善性。同時，要借助科技優(yōu)勢，以更先進更系統(tǒng)的手段來開拓檔案管理思路，推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程，開創(chuàng)新局面。