王玉新
(上海尚志家居有限公司,上海 210000)
建材企業(yè)是推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要主體,在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用。長(zhǎng)期以來,受傳統(tǒng)觀念的影響,許多建材企業(yè)在內(nèi)部控制管理方面還存在許多不足,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響,制約了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。建材企業(yè)建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制體系,可以有效規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的風(fēng)險(xiǎn),對(duì)資源進(jìn)行科學(xué)有效的配置,保證企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和及時(shí)性,保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。
內(nèi)部控制管理指的是建材企業(yè)為了企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展,對(duì)其生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理,進(jìn)而進(jìn)行全方位多環(huán)節(jié)的制度設(shè)計(jì)。具體來說,企業(yè)內(nèi)部控制管理包括事前、事中和事后三個(gè)層面。事前內(nèi)部控制管理指對(duì)企業(yè)存在的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行預(yù)防和控制,避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)問題。事中內(nèi)部控制管理指采取有效措施對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中存在的問題進(jìn)行改正和調(diào)整,對(duì)企業(yè)員工的行為進(jìn)行規(guī)范。事后內(nèi)部控制管理指通過構(gòu)建科學(xué)的績(jī)效考核體系和責(zé)任追究制度對(duì)企業(yè)員工的行為進(jìn)行評(píng)價(jià),對(duì)建材企業(yè)內(nèi)部控制管理進(jìn)行全面梳理,及時(shí)識(shí)別存在的問題,以便制定針對(duì)性措施,更好地開展下一步工作[1]。
內(nèi)部控制體系主要分為對(duì)環(huán)境的控制、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估、對(duì)活動(dòng)的控制、信息與溝通,以及內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素。其中,對(duì)環(huán)境的控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ),對(duì)其他因素的運(yùn)行有重大的影響,對(duì)其他因素有定調(diào)作用,包括組織架構(gòu)建設(shè)、人力資源控制以及文化和社會(huì)職責(zé)等方面;對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估主要是指對(duì)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,幫助管理層和員工制定風(fēng)險(xiǎn)防范的政策和措施,授權(quán)審批控制和資產(chǎn)保護(hù)控制等;對(duì)活動(dòng)的控制則是指企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估反饋的結(jié)果,采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧瑢L(fēng)險(xiǎn)控制在企業(yè)可承受的范圍之內(nèi);信息與溝通主要是指對(duì)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)等各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確快速的收集和傳送,保證各級(jí)管理層和內(nèi)外部之間的信息溝通順暢,主要包括投訴舉報(bào)制度、反舞弊制度和內(nèi)外部信息獲取渠道等;內(nèi)部監(jiān)督是指對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行有效的監(jiān)測(cè),及時(shí)優(yōu)化內(nèi)部控制存在的漏洞和缺點(diǎn),保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),內(nèi)部審計(jì)和檢查監(jiān)督是兩個(gè)重要組成部分。
建材企業(yè)通常都建立了內(nèi)部控制制度,但是缺乏保證內(nèi)控執(zhí)行的流程設(shè)計(jì)。作為實(shí)行內(nèi)部控制的保障和基礎(chǔ),內(nèi)部控制環(huán)境不夠完善,會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控流于形式。多數(shù)建材企業(yè)雖然都成立了監(jiān)事會(huì)、董事會(huì),但其在實(shí)際工作中缺乏獨(dú)立性,除了擔(dān)任職務(wù)以外,缺乏對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際參與,無法起到有效的監(jiān)督作用。同時(shí),作為企業(yè)管理的重要手段,內(nèi)部審計(jì)缺乏權(quán)威性和獨(dú)立性,通常接受財(cái)務(wù)部門的管理,審計(jì)部門的工作效率低,企業(yè)審計(jì)人員的能力存在差異,關(guān)注的重點(diǎn)通常是事后監(jiān)督方面,對(duì)于企業(yè)管理流程的優(yōu)化無法提供幫助[2]。
企業(yè)部門設(shè)立的主要依據(jù)是企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃,是企業(yè)職能和權(quán)利分配的外在呈現(xiàn)形式。企業(yè)組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)是經(jīng)營(yíng)目標(biāo),主要依據(jù)是對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的劃分,但當(dāng)前許多建材企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置缺乏合理性,責(zé)任和權(quán)利劃分不夠明確,部門職能存在交叉,員工分工不夠合理,缺乏有效的規(guī)章制度進(jìn)行工作內(nèi)容和權(quán)利的分配,導(dǎo)致員工在工作中隨意性較強(qiáng)。
企業(yè)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)所屬的領(lǐng)域存在差距,且內(nèi)部控制的內(nèi)容和目標(biāo)也存在差別。業(yè)務(wù)部門更重視業(yè)務(wù)目標(biāo)的完成,對(duì)于成本費(fèi)用的使用缺乏考量;而財(cái)務(wù)部門更重視企業(yè)價(jià)值的創(chuàng)造,更關(guān)注成本使用,兩個(gè)部門的工作出發(fā)點(diǎn)不同。此外,兩個(gè)部門的工作內(nèi)容也不同,業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)完成生產(chǎn)任務(wù),財(cái)務(wù)部門主要是對(duì)相關(guān)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行明確,檢查財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對(duì)接情況,這些都造成了兩個(gè)部門的數(shù)據(jù)需求存在差別。許多企業(yè)業(yè)務(wù)部門的項(xiàng)目立項(xiàng)、審核、效益預(yù)估等工作沒有讓財(cái)務(wù)部門參與進(jìn)來,財(cái)務(wù)部門缺乏對(duì)工作流程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)跟蹤和管理。
一些建材企業(yè)沒有構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范措施,不能及時(shí)識(shí)別企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的風(fēng)險(xiǎn),沒有制定周期性的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)容沒有明確的規(guī)定,發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)后也未能及時(shí)采取解決措施。部分企業(yè)未能構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系,無法及時(shí)識(shí)別企業(yè)存在的風(fēng)險(xiǎn),造成風(fēng)險(xiǎn)波及范圍擴(kuò)大。部分企業(yè)缺乏風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜多變,企業(yè)不制定完善的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案,容易造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
建材企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善是內(nèi)部控制的主要問題之一,同時(shí)也是影響企業(yè)內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵因素。在實(shí)際經(jīng)營(yíng)期間,建材企業(yè)因業(yè)務(wù)規(guī)模和員工數(shù)量問題,在內(nèi)部監(jiān)督方面未能設(shè)置獨(dú)立的監(jiān)督機(jī)構(gòu),具體的監(jiān)督形式只有員工自我監(jiān)督,內(nèi)部監(jiān)督存在較強(qiáng)的隨意性,而且企業(yè)內(nèi)部員工之間缺少溝通和理解,無法保障監(jiān)督結(jié)果的準(zhǔn)確性。
近年來,信息技術(shù)快速發(fā)展,各個(gè)領(lǐng)域都因信息技術(shù)發(fā)生了較大的變化。數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,建材企業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展浪潮逐步擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍,企業(yè)的物流管理也在信息技術(shù)的支持下得到優(yōu)化。對(duì)建材企業(yè)來說,物流管理相當(dāng)重要,直接影響企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)速度,但是從目前建材企業(yè)的物流管理來看,企業(yè)還未完全拋棄傳統(tǒng)的物流方法,物流管理效率較低,建材企業(yè)仍需依靠物流公司完成物流業(yè)務(wù),部分建材在運(yùn)輸期間可能出現(xiàn)損壞,導(dǎo)致物流成本不斷增加,企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)成本隨之增加。假使建材企業(yè)可以自主完成物流運(yùn)轉(zhuǎn),則物流成本可顯著減少,進(jìn)而企業(yè)資金利用率將大幅提高。
建材企業(yè)的內(nèi)部控制可以借助現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化,但是建材企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中不重視信息技術(shù)對(duì)內(nèi)部控制的積極作用,并未完全利用信息技術(shù)執(zhí)行內(nèi)部控制,而且企業(yè)現(xiàn)階段的內(nèi)部控制信息化建設(shè)僅僅是使用信息技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的工作,信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用未能凸顯。
建材企業(yè)出現(xiàn)內(nèi)部控制相關(guān)問題或者出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),通常原因都出在企業(yè)財(cái)務(wù)人員身上。一方面,一些財(cái)務(wù)工作人員的整體水平跟企業(yè)的內(nèi)部控制管理需求存在差距,缺乏財(cái)務(wù)、稅務(wù)和法律等各方面的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)素養(yǎng),不能及時(shí)識(shí)別企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),缺乏識(shí)別評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的能力;在工作中未能嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行,缺乏對(duì)內(nèi)控制度的深入了解。另一方面,財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)不高,導(dǎo)致其無法結(jié)合建材企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況分析財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題,財(cái)務(wù)管理工作缺乏根據(jù),數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。
企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系的目標(biāo)是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供保障,其工作的重心是相關(guān)制度的落實(shí)。企業(yè)要將內(nèi)部控制制度與具體工作緊密結(jié)合,利用工作中發(fā)現(xiàn)的實(shí)際問題實(shí)現(xiàn)制度的優(yōu)化和完善,通過制度的執(zhí)行彌補(bǔ)工作流程中的漏洞。建材企業(yè)要建立完善的內(nèi)部控制考核與評(píng)價(jià)體系,對(duì)內(nèi)控的落實(shí)情況進(jìn)行考核,利用內(nèi)部控制的考核結(jié)果實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)控合理性的評(píng)價(jià)。企業(yè)要設(shè)立單獨(dú)的內(nèi)部審計(jì)部門,增強(qiáng)審計(jì)人員的業(yè)務(wù)能力,保證審計(jì)意見的科學(xué)性和可行性。依據(jù)審計(jì)意見對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行梳理,提出有針對(duì)性的整改方案,有關(guān)部門要負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)要從事后監(jiān)督向前端轉(zhuǎn)移,為企業(yè)業(yè)務(wù)提供服務(wù),加強(qiáng)對(duì)日常業(yè)務(wù)的核算和檢查,將審計(jì)工作覆蓋到業(yè)務(wù)一線,為內(nèi)部控制的開展提供保障。
建材企業(yè)重新設(shè)計(jì)自身組織結(jié)構(gòu)需要全面評(píng)估企業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略,結(jié)合企業(yè)面臨的市場(chǎng)環(huán)境變化,保證組織結(jié)構(gòu)與內(nèi)外部環(huán)境匹配,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理配置。企業(yè)要依據(jù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)和調(diào)整,明確各個(gè)部門和崗位人員的權(quán)利和責(zé)任,依據(jù)崗位進(jìn)行責(zé)任手冊(cè)的編制。建材企業(yè)要依據(jù)企業(yè)運(yùn)行狀況對(duì)組織結(jié)構(gòu)和崗位進(jìn)行調(diào)整,完善薪酬工資體系,評(píng)估崗位價(jià)值,從而為員工執(zhí)業(yè)指明方向,保證員工工作積極性的提升。
業(yè)財(cái)融合體系的構(gòu)建能夠有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的全面對(duì)接,在內(nèi)部控制指標(biāo)設(shè)計(jì)中可以把財(cái)務(wù)指標(biāo)與業(yè)務(wù)指標(biāo)有效融合,財(cái)務(wù)部門要為業(yè)務(wù)部門提供輔助和指導(dǎo)。按現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念,財(cái)務(wù)部門要積極參與到企業(yè)業(yè)務(wù)流程中,實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)的有效融合,全面掌握財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后的業(yè)務(wù)開展情況,及時(shí)滿足業(yè)務(wù)部門的需求。建材企業(yè)要積極構(gòu)建信息共享平臺(tái),依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的流程分享和調(diào)用企業(yè)數(shù)據(jù)資料。要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理部門與生產(chǎn)部門、法律部門和采購(gòu)部門之間的交流,利用ERP信息化集成系統(tǒng)將各個(gè)部門連接到一起,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和調(diào)用,健全財(cái)務(wù)管理的流程和內(nèi)容。
首先,企業(yè)要定期開展培訓(xùn),制定責(zé)任落實(shí)制度,促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)觀念的增強(qiáng)。定期舉辦財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的專項(xiàng)講座,不斷提升財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)管控水平和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。其次,建材企業(yè)要構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)系統(tǒng),及時(shí)掌握行業(yè)環(huán)境、政策等的變化,控制企業(yè)潛在的風(fēng)險(xiǎn),保證企業(yè)在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。再次,企業(yè)要立足自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),并采取解決措施,避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。最后,建材企業(yè)要制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案,從而更好地管控風(fēng)險(xiǎn)。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模和經(jīng)營(yíng)狀況,結(jié)合財(cái)務(wù)管理水平,制定符合自身情況的應(yīng)急預(yù)案,保證預(yù)案的可操作性和有效性。
建材企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部控制體系之后,應(yīng)當(dāng)及時(shí)構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際情況的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,確保內(nèi)部控制落到實(shí)處。首先,建材企業(yè)需要設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu),并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)內(nèi)部監(jiān)督工作,同時(shí)也需要將評(píng)價(jià)和考核工作聯(lián)系起來,統(tǒng)一由內(nèi)部監(jiān)督人員負(fù)責(zé),督促企業(yè)員工積極完成內(nèi)部控制任務(wù),落實(shí)內(nèi)部控制措施。其次,逐步完善內(nèi)部監(jiān)督制度,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況更新制度內(nèi)容,在制度中明確監(jiān)督人員的職責(zé)和權(quán)限,確保監(jiān)督工作在嚴(yán)格的制度約束下有序展開。最后,內(nèi)部監(jiān)督人員需要定期向管理層反饋監(jiān)督結(jié)果,指出內(nèi)部控制存在的具體問題并提出整改意見,強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),協(xié)助各部規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
建材企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)物流的內(nèi)部控制,在內(nèi)部控制制度中強(qiáng)調(diào)存貨和物流管理,將物流管理與內(nèi)部控制深度結(jié)合。首先,建材企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)規(guī)模優(yōu)化物流運(yùn)輸方式,如建材企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模較小,且企業(yè)無力自主運(yùn)輸,則可以委托專業(yè)的物流公司,但是與此同時(shí)建材企業(yè)需安排人員密切跟進(jìn)物流公司的運(yùn)輸工作,減少運(yùn)輸途中的建材損耗,加大對(duì)物流運(yùn)輸?shù)墓芸亓Χ?。其次,建材企業(yè)在擴(kuò)張規(guī)模時(shí),需要及時(shí)構(gòu)建物流團(tuán)隊(duì),安排內(nèi)控人員指導(dǎo)物流管理工作,物流團(tuán)隊(duì)則嚴(yán)格按照內(nèi)控制度完成工作。最后,加強(qiáng)存貨管理,提高存貨流轉(zhuǎn)效率。建材企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中要根據(jù)實(shí)際需求存儲(chǔ)貨物,避免庫(kù)存占用過多的資金,同時(shí)合理分配庫(kù)存,做好庫(kù)存清點(diǎn)。
建材企業(yè)應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有信息管理基礎(chǔ)上繼續(xù)加大信息化建設(shè)資金投入力度,根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模和發(fā)展戰(zhàn)略,調(diào)整信息化建設(shè)資金預(yù)算,在企業(yè)實(shí)力范圍內(nèi)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)工具,支持內(nèi)部控制工作。在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中,建材企業(yè)需要注意兩方面工作:一是完善信息公開平臺(tái),確保企業(yè)內(nèi)部所有員工可通過平臺(tái)全面掌握企業(yè)的發(fā)展方向和具體規(guī)劃;二是完善信息反饋平臺(tái),保證企業(yè)員工之間交流順暢,各部門配合良好,針對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)工作踴躍發(fā)言。
為了提升企業(yè)內(nèi)部控制管理能力,保證內(nèi)部控制管理效用的發(fā)揮,建材企業(yè)必須全面提升企業(yè)財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)。首先,建材企業(yè)要組織財(cái)務(wù)人員定期接受培訓(xùn),及時(shí)更新財(cái)務(wù)人員的知識(shí)儲(chǔ)備,使他們?nèi)嬲莆张c財(cái)務(wù)有關(guān)的法律、稅務(wù)等方面的知識(shí)和技能,保證企業(yè)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力可以應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的變化;其次,建材企業(yè)要加強(qiáng)與高等院校和事務(wù)所之間的合作,邀請(qǐng)專家定期舉辦與內(nèi)部控制有關(guān)的講座,并定期讓財(cái)務(wù)人員進(jìn)入高校學(xué)習(xí),為財(cái)務(wù)人員提供學(xué)習(xí)知識(shí)和技能的通道;最后,建材企業(yè)財(cái)務(wù)人員要樹立求變意識(shí),主動(dòng)提升自身專業(yè)能力和職業(yè)水平,提升自身面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的判斷力和識(shí)別能力。
內(nèi)部控制是建材企業(yè)提升管理水平的重要方法,可以對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程進(jìn)行全面的監(jiān)督和評(píng)價(jià),通過完善組織結(jié)構(gòu)、開展內(nèi)部審計(jì)、構(gòu)建財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理體系、提高企業(yè)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)、加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合,將內(nèi)部控制落實(shí)到企業(yè)日常工作流程中,有效降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提升企業(yè)管理水平,為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高提供保障。