許國萍

棗莊市市中區(qū)人力資源服務(wù)中心 山東棗莊 277116

1 當(dāng)前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的幾點不足之處1.1 當(dāng)下沿用的檔案管理機制仍然存在著較多問題

從當(dāng)前的實際情況來看，依然存在著事業(yè)單位長期沿用傳統(tǒng)檔案管理方式的情況，這也是其工作效率與實際需求遲遲無法匹配的主要原因。因此，對其管理系統(tǒng)進行革新成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，需要從多方渠道對事業(yè)單位的檔案管理部門進行有效調(diào)整，為找出一套與當(dāng)前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎(chǔ)支持。以檔案管理機制的角度來看，當(dāng)下的檔案管理機制依然存在著諸多不足之處，即使已經(jīng)逐步將新的改革制度逐漸融入到了管理體制中，但由于無法保證落實效果使得改革表現(xiàn)并不明顯。

信息化時代，事業(yè)單位信息資源受到了來自多方的關(guān)注，這就要求檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對象，在此過程中管理互動凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數(shù)事業(yè)單位在機制改革的過程中滯后問題較為嚴重，致使大部分的檔案管理人員即使在推行一段時間的電子信息管理制度后，也沒有接收到專業(yè)的工作培訓(xùn)知識，使得整體的工作效率受到了嚴重影響。

1.2 實用型人才仍處于嚴重缺乏狀態(tài)

作為決定社會生產(chǎn)發(fā)展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事業(yè)單位的檔案管理人員由于其工作的特殊性使得其長期占據(jù)著重要地位，其自身的工作素質(zhì)與能力決定著最終的檔案管理質(zhì)量。為進一步提高檔案管理水平，作為檔案管理者不僅要關(guān)注工作流程，還需就管理信息化水平的提升內(nèi)容進行深入分析。

除了熟練應(yīng)用信息化技術(shù)的方式，更要確保其能夠獨立且熟練的完成設(shè)備操作。但現(xiàn)實情況卻是往往檔案管理人員無法及時獲得有效的信息化管理培訓(xùn)，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員仍然在延續(xù)著紙質(zhì)檔案管理模式，即使存在先進的信息化技術(shù)想要將其融入至實際的檔案管理流程中也較為困難。

1.3 信息化技術(shù)應(yīng)用仍然存在著諸多不足之處

信息化技術(shù)手段的應(yīng)用合理性決定了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，也是優(yōu)化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當(dāng)前的信息化技術(shù)應(yīng)用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術(shù)想要真正推廣與落實仍然需要一定的時間，尤其是一些較為關(guān)鍵的檔案資料，信息化技術(shù)未能合理應(yīng)用使得部分部門仍然保留著紙質(zhì)檔案的查詢與應(yīng)用習(xí)慣。

2 提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的幾點建議

2.1 對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃進行持續(xù)優(yōu)化

保證檔案管理信息化規(guī)劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎(chǔ)上檔案的管理效果也在同時凸顯，長遠的發(fā)展打算與可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢為服務(wù)質(zhì)量的提升奠定了基礎(chǔ)。因此，在對事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)與特征進行深入且全面的分析后，事業(yè)單位才能獲得各個階段對于檔案管理的實際需求，從而達到完善檔案管理體系的目的。

2.2 構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來的工作持續(xù)性，也是有效推進工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。

構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。在為其未來事業(yè)提供支持條件的基礎(chǔ)上，為進一步提升檔案管理社會與經(jīng)濟效益做好鋪墊。

2.3 在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數(shù)字化手段

作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實際情況對檔案管理工作進行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)構(gòu)建完善的檔案管理信息化體系，從而實現(xiàn)各類檔案形式之間的靈活轉(zhuǎn)化，為充分發(fā)揮檔案管理信息化模式的應(yīng)用效果提供支持。在紙質(zhì)檔案信息與數(shù)字化信息相互轉(zhuǎn)化前，需要對所需要轉(zhuǎn)化的資源進行深入分析，標(biāo)出重點內(nèi)容，從而更方便對數(shù)據(jù)進行針對性管理，為進一步提高檔案管理工作質(zhì)量奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.4 強化檔案管理人員培訓(xùn)

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓(xùn)活動是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對計算機技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)下的信息時代下，對于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵因素。學(xué)會利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案管理人員應(yīng)提高對信息理論知識的掌握積極性，以促進事業(yè)單位的良好發(fā)展。