文/吉林省公主嶺市機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人技術(shù)等級(jí)崗位考核辦公室 郭家斌

工人檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中起著重要作用，相關(guān)檔案記錄著事業(yè)單位所有工人的人事信息，合理梳理工人檔案信息有助于推進(jìn)單位多項(xiàng)工作順利開展。同時(shí)，結(jié)合工人檔案中的工作履歷、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等信息，可優(yōu)化人員配置，充分發(fā)揮人力資源的重要價(jià)值。而目前事業(yè)單位在對(duì)工人檔案進(jìn)行管理期間還存在諸多不足，需要單位相關(guān)管理部門重視問題分析，并提出有效對(duì)策加以優(yōu)化。

一、事業(yè)單位工人檔案管理的特征

（一）真實(shí)性。在事業(yè)單位持續(xù)改革與發(fā)展過程中，對(duì)工人的檔案信息提出了越來越高的質(zhì)量要求，無論是信息來源，抑或信息形式、信息內(nèi)容等都必須真實(shí)可靠。所以，在對(duì)工人檔案進(jìn)行管理期間，有關(guān)工作者必須對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格、認(rèn)真的審核，檢查檔案資料有無涂改造假情況，資料形成是否和相關(guān)政策規(guī)定相符，是否具備完整的審批手續(xù)，檔案記載情況符不符合常規(guī)邏輯，嚴(yán)禁出現(xiàn)捏造事實(shí)、填報(bào)虛假信息等問題。事業(yè)單位在保證工人檔案高度真實(shí)的基礎(chǔ)上，才能為后續(xù)人才考察及選拔工作提供可靠參考和依據(jù)。

（二）動(dòng)態(tài)性。自改革開放以來，事業(yè)單位中的工人檔案基本都是對(duì)在職員工及干部有關(guān)情況的記錄，而這其中很多人員同時(shí)承擔(dān)著多種社會(huì)活動(dòng)任務(wù)，所以其檔案內(nèi)容會(huì)在人事工作調(diào)整之后同步改變，相關(guān)檔案信息會(huì)出現(xiàn)多次更改，需要經(jīng)常添加新內(nèi)容、新材料。工人檔案不僅在內(nèi)容方面保持動(dòng)態(tài)性特征，檔案管理工作形式也呈現(xiàn)出突出的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)，比如事業(yè)單位會(huì)為了滿足新時(shí)期環(huán)境下工人管理所提的新需求，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，關(guān)注使用和推廣人檔統(tǒng)一的新模式。

（三）機(jī)密性。在事業(yè)單位中，工人檔案資料屬于機(jī)密性文件，相關(guān)管理者在對(duì)工人檔案進(jìn)行管理期間，需嚴(yán)格遵守國(guó)家保密制度，禁止泄露任何檔案內(nèi)容。事業(yè)單位工人檔案會(huì)對(duì)工人的工作經(jīng)歷、年齡、學(xué)歷等情況進(jìn)行記錄，這些內(nèi)容有可能關(guān)系到一些重大事件，這些機(jī)密性內(nèi)容如果泄露出去，除了會(huì)對(duì)個(gè)人發(fā)展產(chǎn)生不利影響外，還可能對(duì)單位甚至社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生消極影響。

二、事業(yè)單位工人檔案管理問題

（一）事業(yè)單位對(duì)工人檔案管理缺乏正確認(rèn)識(shí)。目前很多事業(yè)單位管理者以及檔案管理相關(guān)工作人員不能正確認(rèn)識(shí)到工人檔案管理發(fā)揮的重要意義，日常所開展的檔案管理只是簡(jiǎn)單地保管好各種工人檔案資料，確保檔案不損壞、不丟失即可，這種滯后的管理觀念使得事業(yè)單位工人檔案管理工作相對(duì)被動(dòng)。另外，目前很多事業(yè)單位對(duì)工人檔案進(jìn)行管理的手段都相對(duì)滯后，比如會(huì)通過傳統(tǒng)人工檢索方式進(jìn)行信息查詢，這種現(xiàn)狀使得工人檔案管理效率以及利用價(jià)值均難以得到有效提升。另外，因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)工人檔案管理缺乏足夠重視，未能對(duì)檔案管理工作加大宣傳力度，使得不能在單位中營(yíng)造人人重視檔案管理的氛圍。再者，目前很多單位的工人檔案管理者不是科班出身，平時(shí)只能簡(jiǎn)單地處理一些表面工作，卻不能準(zhǔn)確抓住工人檔案管理相關(guān)的法律憑證、文化傳承、業(yè)務(wù)技能等內(nèi)容宣傳亮點(diǎn)和重點(diǎn)，直接影響著宣傳效果。

（二）缺乏完善的管理制度。在事業(yè)單位內(nèi)做好工人檔案管理工作，要制定完善的相關(guān)管理制度，為各項(xiàng)工作提供有力支撐。目前個(gè)別事業(yè)單位在對(duì)工人檔案進(jìn)行管理期間，缺乏系統(tǒng)、完整的規(guī)范制度。在制度欠缺情況下，檔案管理者在工作開展中無法依據(jù)有關(guān)制度高效、合理地進(jìn)行檔案管理，具體表現(xiàn)是不能根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度對(duì)工人資料進(jìn)行規(guī)范化的收集、歸檔與分類等，長(zhǎng)此以往，就會(huì)使得檔案管理工作雜亂無章、毫無頭緒，難以有效推進(jìn)工人檔案管理工作的制度化、規(guī)范化與法制化。

（三）工人檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)有待提升。在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位工人檔案管理工作越來越關(guān)注信息化建設(shè)，各項(xiàng)管理不斷提高著數(shù)字化與信息化水平。但當(dāng)前我國(guó)很多事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員整體年齡結(jié)構(gòu)偏大，對(duì)新鮮事物不具備較高的接受能力，平時(shí)開展檔案管理工作時(shí)還是想要通過老套、傳統(tǒng)的模式進(jìn)行管理，不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)各種現(xiàn)代化管理手段，比如運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)館藏信息和檔案資源利用情況展開編研，或?qū)w檔電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)收集、格式轉(zhuǎn)換、組織以及儲(chǔ)存歸檔數(shù)據(jù)包等，但這些管理手段正是新時(shí)期檔案管理者急需學(xué)習(xí)與研究的重要課題。另外，一些檔案管理者因?yàn)榉强瓢喑錾?，在綜合素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)方面均有所欠缺，所以在工人檔案收集、保管、整理以及檢索等環(huán)節(jié)，經(jīng)常會(huì)由于專業(yè)知識(shí)欠缺導(dǎo)致較低的工作效率和工作質(zhì)量。

（四）工人檔案管理信息化水平不高。在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位對(duì)工人檔案提出了越來越高的管理要求，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備已很難滿足新時(shí)期工人檔案的管理要求。雖然目前大部分事業(yè)單位都比較關(guān)注對(duì)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，但依舊有一些單位會(huì)在工人檔案管理中使用傳統(tǒng)手工操作方式，不注重建立工人檔案管理相關(guān)的信息化系統(tǒng)，影響工人檔案管理效率與質(zhì)量。另外，一些工人檔案管理者在實(shí)際工作中過于依賴傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，所開展的管理工作缺乏科學(xué)性、技術(shù)性，使得工人檔案在管理和保存中面臨較大難度，工作質(zhì)量與效率一直無法有效提升。

三、事業(yè)單位工人檔案管理對(duì)策

（一）事業(yè)單位要對(duì)工人檔案增加關(guān)注度。要充分提高事業(yè)單位的工人檔案管理質(zhì)量，首先要對(duì)工人檔案管理工作具有正確認(rèn)識(shí)，并在單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員高度重視下對(duì)檔案工作加大宣傳力度，積極通過新媒體、廣播、報(bào)刊、電視等形式加強(qiáng)宣傳。另外，事業(yè)單位還可邀請(qǐng)相關(guān)專家學(xué)者到單位內(nèi)部開展講座，以更鮮活、形象、生動(dòng)的內(nèi)容對(duì)工人講解檔案管理相關(guān)知識(shí)，使單位全員都認(rèn)識(shí)到工人檔案管理的重要意義。同時(shí)，事業(yè)單位要對(duì)工人檔案開發(fā)及利用加強(qiáng)關(guān)注，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求對(duì)工人檔案的收集及保管相關(guān)工作提檔升級(jí)，完善地配備工人檔案管理人員與設(shè)備，促使工人檔案資料可得到更高效、充分的利用，發(fā)揮檔案價(jià)值，進(jìn)而使單位領(lǐng)導(dǎo)及員工都越來越重視檔案管理，并積極配合有關(guān)管理工作。

（二）制定完善的工人檔案管理制度。為有效改善事業(yè)單位工人檔案管理存在的制度不完善、不健全現(xiàn)狀，全面提升檔案管理效率，需要事業(yè)單位結(jié)合實(shí)際情況不斷完善工人檔案相關(guān)管理制度。首先，事業(yè)單位要結(jié)合具體情況對(duì)現(xiàn)有的工人檔案管理制度作出補(bǔ)充與完善，并根據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)對(duì)以往滯后、老舊的制度內(nèi)容作出調(diào)整，以充分發(fā)揮檔案管理制度的重要價(jià)值。其次，要注意針對(duì)工人檔案管理制定相關(guān)監(jiān)督管理制度，在監(jiān)督機(jī)制作用發(fā)揮下進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理制度執(zhí)行力，使檔案管理工作在制度規(guī)范運(yùn)行下不斷提高效率及質(zhì)量。最后，事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理建立有關(guān)協(xié)調(diào)機(jī)制，使檔案管理部門和單位其他部門建立良好的橋梁關(guān)系，通過齊抓共管打造工作合力，為不斷提升工人檔案管理質(zhì)量、推進(jìn)檔案管理效率提升奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

（三）對(duì)檔案管理者加強(qiáng)培訓(xùn)。事業(yè)單位工人檔案管理效率及質(zhì)量在一定程度上取決于相關(guān)管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，而目前事業(yè)單位在對(duì)工人檔案進(jìn)行管理期間，普遍存在專業(yè)人才欠缺、既有檔案管理者綜合素養(yǎng)不高等現(xiàn)象。為有效改變這一現(xiàn)狀，首先，需要事業(yè)單位關(guān)注人才引進(jìn)工作，并優(yōu)選專業(yè)素養(yǎng)高、政治敏銳性強(qiáng)、掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)且黨性意識(shí)高的復(fù)合型、高層次人才，以進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。其次，事業(yè)單位要努力為檔案管理者提供外出考察以及交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使檔案管理者可以及時(shí)學(xué)習(xí)到先進(jìn)的檔案管理方法與管理技術(shù)。最后，事業(yè)單位要積極引導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案管理者自主學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，尤其要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)錄入等信息操作技能，以緊跟時(shí)代發(fā)展步伐推進(jìn)工人檔案管理信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理效率及質(zhì)量。

（四）對(duì)工人檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)。在新時(shí)期環(huán)境下，事業(yè)單位要充分發(fā)揮工人檔案資源的重要作用，就要針對(duì)工人檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，在檔案管理工作中應(yīng)用多種現(xiàn)代化技術(shù)手段，以不斷提升工作質(zhì)量與效率，并使工人檔案使用壽命有效延長(zhǎng)。事業(yè)單位工人檔案管理期間，可對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)合理利用，以更高效、高質(zhì)地開展檔案管理工作。同時(shí)，工人檔案管理可在現(xiàn)代技術(shù)手段利用下，將書面信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，以有效減少檔案管理時(shí)間與工作量，不斷提升工作效率。事業(yè)單位可針對(duì)工人檔案管理建立統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)工人檔案信息統(tǒng)一存儲(chǔ)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫做好更新工作。

四、結(jié)語

為有效提高事業(yè)單位的工人檔案管理質(zhì)量及效率，需要單位相關(guān)管理部門及工作人員全面梳理工人檔案管理工作中存在的不足，及時(shí)采取有效策略加以改進(jìn)。在新時(shí)期環(huán)境下，事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到工人檔案管理發(fā)揮的重要作用，制定完善的相關(guān)管理制度，積極利用現(xiàn)代化、科學(xué)化手段加強(qiáng)檔案管理，并對(duì)檔案管理者加強(qiáng)培訓(xùn)。