文/福建省閩西日報社 陳京雁

信息時代發(fā)展進程中，檔案管理與以往傳統(tǒng)的保存保管有了本質上的變化。人們對檔案管理的認識也在逐步加深，在此背景下，報紙行業(yè)作為依賴信息資源生存發(fā)展的組織機構，更需要在檔案管理方面進行優(yōu)化，采用更加合理、科學、高效的策略，因此需要進行檔案綜合管理，從而改善當前檔案管理的弊端，使檔案管理更具規(guī)范性、安全性、長遠性。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

與其他行業(yè)相比，報紙行業(yè)的檔案資源數(shù)量更多、范圍更廣，囊括了歷史、政治、人文、科技、教育等多方面的內(nèi)容?？梢暂^為全面地展現(xiàn)當?shù)厝嗣竦纳蠲婷埠蜁r代發(fā)展動態(tài)，因此其檔案資源具有極高的探究價值和意義，保管檔案資源也就變成了十分重要的工作。

隨著信息時代的到來，報紙行業(yè)的檔案資源變得愈發(fā)豐富，除了早期的紙質檔案，又出現(xiàn)了報紙電子檔案，與紙質檔案的保存方式不同，電子檔案的保存需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息設備，建立專業(yè)檔案管理平臺。然而，伴隨著龐大檔案信息而來的卻是傳統(tǒng)檔案管理存在的不足和弊端，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不足以應對新時代背景下報紙行業(yè)對檔案信息的應用、研究和開發(fā)需求。只有發(fā)現(xiàn)問題，才能有效合理地解決。

（一）缺少合理可行的相關制度。檔案管理工作至關重要，但是在傳統(tǒng)的管理方式下，一些報紙行業(yè)并未充分認識到制度對其所起到的積極意義，因此往往只對檔案管理工作提出口頭形式的規(guī)定和建議，沒有形成合理、科學、規(guī)范的書面文件，更沒有對其進行公示。這就導致部分管理工作出現(xiàn)了人員身兼數(shù)職、職能重復、兼職不顧、設置重疊等情況，不僅帶來了人力、財力、物力方面的無端浪費，還導致各個部門之間出現(xiàn)權責糾紛，也弱化了綜合管理的性質，往往事倍功半，不符合“精簡效能”的改革要求。

（二）缺少檔案自動化管理人才。檔案管理工作最核心的內(nèi)容并非保管保存，而是讓保存的檔案資源最大限度地被開發(fā)利用，實現(xiàn)其所具備的探究價值，為此，要對檔案資源做好統(tǒng)籌管理。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，無論是電子檔案還是紙質檔案，都擁有了自動化管理的可能，通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫以及共享共用平臺，更便于檔案資源的整理和查找。然而，傳統(tǒng)檔案管理模式下技術型人才缺失，導致檔案管理難以實現(xiàn)全面自動化，不能高效保質。

（三）缺少綜合管理的有效設置。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理單一籠統(tǒng)，缺少細致的分類、清晰的條理。這就導致在進行檔案應用時常常會由于分類不清、不細而將其效益大打折扣。另外，一些報紙行業(yè)的檔案管理權限設置不合理，導致其他部門在利用檔案時會處處碰壁，難以有效實現(xiàn)信息資源的共享，或部門對檔案保管不當、歸還不勤，造成檔案的損毀、丟失，這都會給檔案管理工作帶來諸多不便。檔案管理工作惠及單位，只有實施統(tǒng)一保管、合理共享、強化設置才能發(fā)揮出優(yōu)勢，提供便利。

二、檔案綜合管理在報紙行業(yè)的具體應用

報紙行業(yè)的檔案的載體形式多種多樣，不僅有紙質稿件、電子文檔，還包括各種圖像影音資料，這些豐富的歷史記錄能夠真實地展現(xiàn)甚至還原不同歷史階段的發(fā)展情況，無論對報紙行業(yè)內(nèi)部還是對單位外部都具有不可或缺的研究價值。傳統(tǒng)檔案管理模式下難以發(fā)揮出檔案的效用，也給報紙行業(yè)的各項工作帶來諸多不便。要想改善這種狀況，必須采用綜合管理形式。

所謂綜合管理即在原有管理模式基礎上，依據(jù)報社檔案屬性進行條框梳理、制度完善、加強體制建設，使其門類更多、設置更細、規(guī)劃更全、效率更高。同時實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、智能化，應用規(guī)范化、合理化。

（一）統(tǒng)一監(jiān)管、分工協(xié)作。首先需要明確的是，報社檔案的綜合管理不是一家獨大，更不是一己全責，而是“為了對報社綜合檔案進行監(jiān)督和保管，需要將每一個單位形成的全部檔案集中在一起統(tǒng)一監(jiān)督、保管與利用?！边@就意味著檔案管理工作雖然由管理部門負責，但需要各個部門之間的配合與協(xié)作。為此，報社各部門之間必須打破原有的隔閡與界定，在統(tǒng)一部門領導下，將檔案信息移交到指定的管理部門統(tǒng)一保管，所有移交的程序必須嚴格遵守相關制度。同樣的，當部門需要借調(diào)檔案來應用時，也必須符合相應的程序規(guī)定，保證借調(diào)有據(jù)、歸還有時，保證檔案的安全性和完整性，使之不會出現(xiàn)任何紕漏。在進行檔案管理時，檔案管理部門也可以將簡單的分類處理、摘要提煉等工作交給相應部門，這種統(tǒng)一監(jiān)管、分工協(xié)作的形式很大程度上減少了對人員精力、時間上的損耗，也讓檔案管理工作變成了制度體制的一部分，更好地維系各部門之間的關系。

（二）加強現(xiàn)代化辦公形式。報社檔案綜合管理的最重要體現(xiàn)便是自動化信息設備的有效應用，報社檔案不僅有利于內(nèi)部利用開發(fā)，也能夠給外界人民提供資源共享服務，在信息化時代發(fā)展進程中，閉塞的檔案管理難以為報社的長遠發(fā)展帶來積極效用，因此各大報社紛紛將視線放得長遠，以網(wǎng)站平臺、報紙APP、微信公眾號等多種方式實現(xiàn)檔案的有效合理化管理。筆者為此檢索了人民日報網(wǎng)、吉林長春日報社、安徽新聞網(wǎng)等多個新聞報社網(wǎng)站，其中人民日報網(wǎng)在檔案信息分類方面以報刊發(fā)行的版面為依據(jù)，分為要聞、評論、國際、視覺等內(nèi)容。安徽新聞網(wǎng)則是以新聞報道內(nèi)容為依據(jù)分類，分為文化、教育、黨政、旅游等。不同的網(wǎng)站平臺設置帶來不同的應用體驗，也為報社檔案綜合管理提供了不同的發(fā)展途徑?，F(xiàn)代化辦公形式另一方面可以為內(nèi)部人員更好地實現(xiàn)共享，也簡化了檔案交管程序，節(jié)約資源、提高效率。

（三）精細分類、合理設置。報社檔案的種類繁多，如果將影音文件、電子文檔或者獎杯獎狀、紙質文稿隨意地保管在一起，在管理上過于籠統(tǒng)，分類不細的話，不僅會加重任務量，導致工作效率低下，更會在后續(xù)檔案利用的過程中帶來消極影響。為此，報社檔案在進行綜合管理時，一定要將檔案分類盡可能做到細化、精準，并按照檔案的等級做好規(guī)劃，可以分為：黨務類、業(yè)務類、政務類等等，在開發(fā)利用時力求一目了然，電子數(shù)據(jù)也可以統(tǒng)一計算。另一方面對人員的工作分配要清晰、合理，對程序的設置要簡化、科學，避免權責的龐雜和程序的繁復，讓檔案管理變得高效高質。

三、加強檔案綜合管理的策略

（一）建立健全合理的檔案管理制度。沒有制度的單位猶如一盤散沙，經(jīng)不起考驗和磨礪，因此要想妥善開展檔案綜合管理工作，就必須制度先行，報紙行業(yè)應該首先建立和完善相關制度，在制度中明確規(guī)定員工的各項職能，使其能夠對自己的工作性質有清晰合理的認識，強化檔案管理意識，在工作中有據(jù)可依、有規(guī)可循，方能盡心盡力，不斷提高自我。制度應對管理部門和各部門之間的權責進行合理、清晰、精準的規(guī)劃，減少職權重疊的情況，避免各部門之間出現(xiàn)矛盾糾紛，真正能夠實現(xiàn)責任落實到個人，加大檔案綜合管理的力度。

（二）引入并培養(yǎng)專業(yè)型現(xiàn)代化人才。信息時代背景下，檔案管理部門對人才的要求也有了更高的標準，以往報社行業(yè)對檔案管理人才的理解不夠全面充分，為此在人才選拔應用上往往不合規(guī)范。檔案管理工作需要豐富的專業(yè)知識和充沛的業(yè)務經(jīng)驗，因此需要專門的管理人才，現(xiàn)代化辦公形式約束下也需要人才熟練掌握各項信息技能，能夠全面適應社會發(fā)展的需求。為此報紙行業(yè)應該大力招攬專業(yè)性現(xiàn)代化人才，并對已有人才進行篩選和培養(yǎng)，力求擁有一支精英團隊，保障檔案管理工作的順利開展。不僅如此，為了與時俱進，報社還應加大現(xiàn)代化辦公設備的投入力度，不斷創(chuàng)新思維，對年代久遠的檔案既要保障安全，又要重新挖掘其深刻的現(xiàn)實價值，做到常用常新，推陳出新。只有科學化的管理才能保障檔案資源不會淪為廢紙或無效數(shù)據(jù)等，給報社和社會的發(fā)展提供依據(jù)。

四、結語

報紙行業(yè)檔案綜合管理是一項對管理技術要求十分嚴謹、過程涉及范圍十分廣且體量較大的工作。對報紙行業(yè)進行檔案綜合管理，一方面是為了提高報紙檔案信息的價值，另一方面是為了加強領導，以便更好地對未來發(fā)展進行布局。為此，報社必須高度重視檔案綜合管理工作，采取有效策略加大管理力度，讓檔案收集、整理、保存、檢索、統(tǒng)計、編輯、研究等工作科學高效，使其真正具有管理的價值意義。