文/上海出版印刷高等專科學校 吳楨

高校學生檔案中真實記載著學生在校學習期間的所有學習成績，屬于人才培養(yǎng)工作實施的依據(jù)與參照，也是儲備人才相關(guān)信息的核心。當學生完成學習任務(wù)走向社會后，檔案信息將伴隨學生的一生。檔案是學生走向社會的“通行證”與“身份證”，是高校管理工作中的核心內(nèi)容，也是學生學習歷史的證明，具備人才市場內(nèi)其他檔案的所有屬性，可作為國家選拔人才或企業(yè)招聘人才的依據(jù)。因此，規(guī)范學生檔案管理工作，可以為高校樹立較高的威信，也是高校在教育市場可持續(xù)發(fā)展的必然性工作。良好且規(guī)范地管理學生檔案信息，是學校管理部門應(yīng)盡的義務(wù)，因此高校應(yīng)重視并關(guān)注與此方面相關(guān)的工作，制定切實可行的檔案管理工作計劃，梳理檔案管理的標準流程，避免學生檔案在校內(nèi)出現(xiàn)丟失或損壞的問題。

一、高校學生檔案信息管理的難點

根據(jù)校方學生檔案信息管理中的實際情況，發(fā)現(xiàn)有以下三個方面的問題。

（一）核心管理人員檔案意識淡薄。高校為了保障其教育教學質(zhì)量，吸引更多的人才到此就讀，通常將核心管理工作置于教學層面，一味對教育教學工作進行投資，卻在一定程度上忽視了檔案信息管理人員也屬于教學中的核心管理人員。校方高層并不重視學生檔案管理，當作是學校教學管理中的附屬項目，導致檔案管理不規(guī)范、檔案信息不夠準確。例如，書寫隨意、檔案記錄格式不規(guī)范、檔案錯別字隨意修改、檔案轉(zhuǎn)接工作的落實不到位等。管理意識的淡薄直接導致了管理工作執(zhí)行的情況，從而影響了檔案管理的質(zhì)量，由此出現(xiàn)的檔案信息不全面、檔案丟失等問題出現(xiàn)。

（二）管理手段與執(zhí)行技術(shù)落后。在對高校的檔案管理工作調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，目前市場內(nèi)許多高校仍在延續(xù)使用傳統(tǒng)的人工記錄檔案的方式，對資料信息進行管理。但隨著高校擴招政策的不斷實施，校內(nèi)學生人數(shù)逐年遞增，學生檔案信息隨之增多，以人工記錄的方式管理檔案極容易出現(xiàn)檔案錯亂的問題，因此檔案信息管理手段急需革新。傳統(tǒng)管理方式不僅無法滿足檔案信息的高效率管理要求，也極易出現(xiàn)對檔案信息管理的遺漏。近年來，信息化技術(shù)在學校內(nèi)的普及，檔案逐步呈現(xiàn)一種無紙化趨勢，但與之對應(yīng)的高校檔案管理室卻沒有配備相應(yīng)的計算機管理設(shè)備。此種現(xiàn)象是高校檔案管理工作與市場發(fā)展呈現(xiàn)背離的現(xiàn)象之一。

（三）校內(nèi)“死檔棄檔”問題突出。學生入學后，其個人檔案便被寄存在學校的檔案室中，無論是院系對應(yīng)的輔導員，還是職業(yè)教師，都很少翻閱學生的個人檔案，也沒有通過檔案來了解學生的過往履歷。在學生完成學業(yè)參與社會工作后，高校需要將學生檔案轉(zhuǎn)接，即將學生的個人檔案郵寄到學生就職的工作單位。但在實際執(zhí)行此方面工作時，校方因以往工作的疏漏，經(jīng)常出現(xiàn)學生檔案丟失，或?qū)W生檔案查找困難等問題，都是由于沒有專人對學生個人檔案進行轉(zhuǎn)接處理。也有部分高校，為了減輕檔案管理壓力，將學生檔案返回學生手中，讓其自行保管，最終導致高校檔案室內(nèi)學生個人檔案出現(xiàn)大量的“死檔棄檔”問題。此外，在對此種現(xiàn)象進行市場調(diào)查時，還發(fā)現(xiàn)此類現(xiàn)象屬于大部分高校檔案管理工作的共性問題，因此針對此類問題提出解決方法，執(zhí)行規(guī)范化的檔案管理工作迫在眉睫。

二、解決辦法

（一）強化核心管理人員檔案意識。針對當前高校學生檔案信息管理當中存在的問題，為實現(xiàn)高校學生檔案信息的精細化管理，首先，需要從強化核心管理人員檔案意識方面入手。高質(zhì)量的高校學生檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)對高校全局工作質(zhì)量的優(yōu)化，并為社會提供更高質(zhì)量的優(yōu)秀人才，還涉及高校小學生未來畢業(yè)、就業(yè)問題。因此，高校檔案管理人員應(yīng)當將管理工作與其他行政工作共同作為其工作過程中的重要任務(wù)。高校領(lǐng)導也應(yīng)當增加對學生檔案信息管理的重視程度，與其他教育工作進行同時部署、同時檢查和同時考核。還應(yīng)當從檔案管理工作、管理人員以及檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展角度出發(fā)，在高校當中形成更加良好的檔案管理體系。其次，應(yīng)當實現(xiàn)對檔案管理人員檔案意識的強化，將其作為處理學生檔案管理工作的重要內(nèi)容，管理人員應(yīng)當深入各項與檔案管理相關(guān)的指導工作當中，督促各個相關(guān)單位及時完成對檔案信息的采集、上交和歸檔等工作。最后，還應(yīng)當強化對檔案形成者的檔案收集意識。學生在檔案管理中以直接形成者的身份存在，因此應(yīng)當要求高校學生充分認識到檔案信息管理的重要性。通過教師或檔案管理人員對學生進行有關(guān)檔案信息管理方面的教育，以此提高學生對填寫各類檔案信息的規(guī)范性和自覺性，從而提高檔案信息在形成階段的質(zhì)量，為后續(xù)檔案信息管理中各項工作的開展提供條件。

（二）提出信息化管理學生檔案措施。除了強化核心管理人員檔案意識之外，還應(yīng)當從檔案信息管理的實施方法方面進行優(yōu)化，結(jié)合高校自身發(fā)展水平和實際需要，實現(xiàn)對管理方法的不斷更新，也可通過引入信息化技術(shù)的方式，實現(xiàn)對檔案信息的可視化、信息化管理。當前大部分高校已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化學生招生形式的普及，因此使得檔案信息管理除了需要對以往紙質(zhì)材料進行保存和管理以外，還需要對電子檔案信息進行存儲和管理。由于學生進入學校之后，更多的檔案信息仍然是以紙質(zhì)形式為主，因此與推動高校實現(xiàn)信息化檔案管理發(fā)展目標之間產(chǎn)生了一定的距離?，F(xiàn)有管理措施并不符合當前國家社會經(jīng)濟發(fā)展的要求。因此，必須在對檔案信息管理的過程中，融入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用云平臺技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實現(xiàn)對學生檔案管理措施的改變。除此之外，高校也可借鑒國外高校已有的信息化檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，并結(jié)合自身實際情況，著力應(yīng)用在對學生檔案的信息化系統(tǒng)管理中，從而在檔案錄入、修改、統(tǒng)計的過程中，實現(xiàn)信息一體化建設(shè)，從而為學生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

（三）健全檔案管理約束條例。檔案管理約束條例是做好高校檔案管理的重要基礎(chǔ)，因此，除了強化核心管理人員檔案意識和提出信息化管理學生檔案措施以外，高校領(lǐng)導應(yīng)當針對這一方面提高重視度，采取更加系統(tǒng)化的措施，實現(xiàn)對檔案管理約束條例的健全，并完善與檔案管理工作相關(guān)的各項規(guī)章制度。對于學生檔案而言，其形成是具有連續(xù)性和周期性的，因此基于這一特點，在健全檔案管理約束條例的過程中，應(yīng)做到如下幾點：首先，應(yīng)當將保證檔案信息的系統(tǒng)性和完整性作為約束條件。其次，根據(jù)學生檔案信息管理工作的各個環(huán)節(jié)，制定一系列監(jiān)督制度，對學生檔案的傳遞進行嚴格的監(jiān)督，防止學生檔案信息丟失，避免學生個人利益受到威脅。對于已經(jīng)畢業(yè)但未就業(yè)的學生，應(yīng)當將其相應(yīng)的檔案暫時存放在學?；?qū)⑵滢D(zhuǎn)至學生所在地組織人事部門，嚴格監(jiān)督學生檔案轉(zhuǎn)遞工作，并對學生檔案轉(zhuǎn)遞方式進一步規(guī)范，為學生提供更加全面且優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，實現(xiàn)高校學生檔案管理的制度化和規(guī)范化，杜絕校內(nèi)“死檔”“棄檔”問題產(chǎn)生。

三、結(jié)語

學生檔案是證明學生身份的文件，也是伴隨著學生入職、走向社會的核心證明，高校作為學生個人檔案信息的核心管理者，應(yīng)充分發(fā)揮單位的管理作用，為學生的個人檔案信息安全性與完整性提供保障。為此，本文以某高校為例，結(jié)合其校內(nèi)現(xiàn)有的檔案規(guī)范化管理方案內(nèi)容，對其開展信息管理難點的分析，并提出了高校核心管理人員檔案意識淡薄、高校檔案管理手段與執(zhí)行技術(shù)落后、校內(nèi)“死檔”“棄檔”顯著等問題，針對提出的問題，高校應(yīng)對其予以足夠的重視。因此，提出強化核心管理人員檔案意識、實現(xiàn)學生個人檔案的信息化管理、健全檔案管理約束條例等解決方法，希望通過此次的研究，真正解決學生檔案丟失的問題。