文/南通大學(xué) 陳亞利

高校檔案館運(yùn)用電子檔案進(jìn)行管理，提高了收集檔案的效率、質(zhì)量，優(yōu)化了檔案存儲方式，很大程度上加強(qiáng)了學(xué)校進(jìn)行檔案管理的成效。

一、電子檔案的內(nèi)涵

（一）電子檔案的概念。電子檔案是運(yùn)用電子設(shè)備存儲欲保留的信息，將其以文字、圖片、表格、影像等形式記錄在設(shè)備中，形成信息檔案。它是跟隨時代發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)造的存儲形式，由于該技術(shù)簡單容易使用、傳遞速度快、信息量留存大且僅占用小部分內(nèi)存而被廣泛應(yīng)用在學(xué)校管理當(dāng)中，并且逐漸替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式。電子檔案有以下特點(diǎn)：首先，電子檔案節(jié)省人為書寫的過程，通過打字輸入或掃描識別能夠快速進(jìn)行檔案錄入，需要使用電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)查閱或者傳輸。其次，電子檔案有別于紙質(zhì)檔案，能夠運(yùn)用電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息傳遞，解決了紙質(zhì)檔案傳遞繁瑣的問題，突破了空間的局限性。再次，電子檔案存儲管理都在電腦或云端，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲場地的局限性，便于對大量檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息快速傳輸。

（二）電子檔案的應(yīng)用價值。高校運(yùn)用電子檔案進(jìn)行檔案管理，有效提高了檔案信息存儲效率。能夠?yàn)楦咝＿M(jìn)行招生、學(xué)校管理、課程教學(xué)、科研工作等方面提供積極的幫助，形成一系列完整的信息鏈條，達(dá)成信息資源的共享，促進(jìn)學(xué)校工作的展開?？傮w而言，電子檔案有以下幾個優(yōu)點(diǎn)：其一，提高工作效率，計算機(jī)能夠快速對信息進(jìn)行處理，通過計算機(jī)處理電子檔案能夠有效地對存儲信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計，降低人工記錄紙質(zhì)檔案的錯誤率，提高檔案準(zhǔn)確度。并且，因便捷的管理方式而節(jié)省出來的時間、精力，可以很好地運(yùn)用在檔案編輯以及二次信息的開發(fā)，極大程度提高了相關(guān)工作的成效。其二，電子檔案具有嚴(yán)密性、真實(shí)性、可利用性等特性，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案能夠通過檢索關(guān)鍵字或相關(guān)信息快速查找所需檔案內(nèi)容，避免人工尋找檔案耗費(fèi)時間、精力、易出錯等問題，并且通過網(wǎng)絡(luò)還能夠?qū)崿F(xiàn)高速、便捷地傳輸，有效地提高了檔案的可利用性。另外，電子檔案能夠進(jìn)行大量的存儲，且能夠有效地避免檔案非法修改行為，保證檔案的嚴(yán)密性、真實(shí)性。其三，高校運(yùn)用電子檔案進(jìn)行檔案管理能夠節(jié)省管理成本，降低了人力、物力，確保檔案信息的完整性、時效性。

二、電子檔案管理內(nèi)容

（一）正確認(rèn)識電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系。凡事都有兩面性，紙質(zhì)檔案管理雖然沒有電子檔案管理高效，但是仍有重要的作用，紙質(zhì)檔案可以當(dāng)作法律憑證，某種程度上紙質(zhì)檔案是不可代替的。因此，應(yīng)結(jié)合兩種方式進(jìn)行檔案管理，重視紙質(zhì)檔案的性質(zhì)，有效利用其“保存”功能，把握電子檔案可操作性以及可利用性，融合兩種檔案管理方式的特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際管理情況創(chuàng)造全新的管理方式，促進(jìn)高校檔案管理成效。

（二）通過監(jiān)督手段，保證檔案收集質(zhì)量。檔案信息質(zhì)量決定了檔案管理工作質(zhì)量，做好檔案收集工作才能夠有序開展檔案管理工作。有效的監(jiān)督機(jī)制能夠規(guī)范檔案收集工作，嚴(yán)格的監(jiān)督管理部門能夠?yàn)闄n案收集提供保障，確保電子檔案統(tǒng)一性、規(guī)范性。所以，應(yīng)培養(yǎng)監(jiān)督管理人員的超前指導(dǎo)意識，指導(dǎo)檔案管理人員掌握檔案信息收集原則、審核電子文件辦法、分類存儲技能，指導(dǎo)檔案管理人員保證檔案信息的真實(shí)性，能原原本本記錄檔案信息。超前指導(dǎo)，有助于檔案管理者完整地對檔案信息進(jìn)行收集，防止重復(fù)記錄或遺漏信息，確保電子檔案的歸檔質(zhì)量。電子檔案的收集有別于紙質(zhì)檔案：首先，收集檔案信息時應(yīng)注意信息的時效性，隨時對有效信息進(jìn)行存儲，定期完成歸檔。如此操作能夠保障檔案的完整性，避免出現(xiàn)檔案遺漏、損毀等電子存儲常見的問題。其次，采用雙套制進(jìn)行檔案收集管理，將完成的電子檔案進(jìn)行打印做二次歸檔，有效地解決了檔案原始與否的問題，并且避免了由信息存儲失敗導(dǎo)致的信息丟失的問題，保證了檔案的真實(shí)性。另外，應(yīng)注重規(guī)范對檔案收集技術(shù)的要求，電子檔案作為全新的信息集合載體，在檔案信息收集處理上，不論是收集技術(shù)還是管理方法上都應(yīng)該秉持高要求原則，其一，通過光盤進(jìn)行保存前，應(yīng)對其進(jìn)行鑒別保證無誤后再進(jìn)行后續(xù)操作，確保電子檔案安全、完整。其二，歸檔文件一律使用規(guī)范的漢字處理軟件。其三，歸檔文件統(tǒng)一存儲在高質(zhì)量的存儲介質(zhì)上，進(jìn)行一年一存儲，并施行一介質(zhì)一存儲的原則，以此保證檔案收集質(zhì)量。

（三）確保電子檔案質(zhì)量。首先，應(yīng)明晰電子檔案的歸檔范圍，這是保障檔案信息集中統(tǒng)一管理以及確保電子檔案存儲質(zhì)量的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。在參照相關(guān)規(guī)定的同時，根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)，清晰認(rèn)識不同檔案的特殊性，并收集與檔案信息相關(guān)的材料，如在副件完成修改操作，并與定稿一起保存每一份草稿以及修改稿；如完整歸檔文件的過程中產(chǎn)生的鑒定、記錄等信息以及與文件相關(guān)的原始數(shù)據(jù)、相關(guān)紙質(zhì)文件、音像文件、操作系統(tǒng)等，都應(yīng)同樣將其進(jìn)行歸檔并對檔案進(jìn)行合理、有序的劃分。電子檔案歸檔類型繁多，應(yīng)在確保電子檔案準(zhǔn)確性、完整性后，合理進(jìn)行劃分完成檔案分類，并按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行歸檔手續(xù)，配套相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。其次，靈活結(jié)合邏輯歸檔與物理歸檔，邏輯歸檔是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保持原存儲方式以及存儲位置，達(dá)到上交電子檔案管理權(quán)限的過程；物理歸檔是指把電子檔案儲存在脫機(jī)介質(zhì)上，上交給檔案部門的過程。高?？梢酝ㄟ^邏輯歸檔來快速歸檔，再由檔案部門進(jìn)行物理歸檔的方式提高電子檔案歸檔效率與質(zhì)量。另外，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠長期并存，確保檔案質(zhì)量。

（四）強(qiáng)化檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方式。提高高校經(jīng)費(fèi)投入，確保電子檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理，同時強(qiáng)化對電子檔案管理人員的技能操作培訓(xùn)，提升相關(guān)的管理能力以及創(chuàng)新能力，以此促進(jìn)高校電子檔案管理發(fā)展，為學(xué)校工作提供有效支持。具體工作如下：其一，由檔案部門實(shí)現(xiàn)檔案分類，首先根據(jù)機(jī)構(gòu)類型建設(shè)數(shù)個相關(guān)的文件夾，在建設(shè)的文件夾中根據(jù)問題建設(shè)數(shù)個子文件夾，篩選各部門同等類別的文件，按照相應(yīng)的類別分別存儲在相應(yīng)的文件夾之中，便于日后存盤以及進(jìn)行檢索工作。其二，將確定好的電子檔案交由檔案部門存儲在統(tǒng)一準(zhǔn)備好的“一次性”介質(zhì)上，一個電子檔案存儲兩份，一份封存保留，一份留作備用。存儲時應(yīng)做好介質(zhì)檢查，如光盤在刻錄之前必須做好殺毒、終止網(wǎng)上共享等工作，其次確保存儲信息的完整性、避免存儲過程中斷，并且存儲時間不宜過長，避免設(shè)備因物理原因如發(fā)熱引發(fā)存儲失敗等問題。其三，依據(jù)相關(guān)分類法規(guī)定，結(jié)合本單位的分類規(guī)范，應(yīng)用“年度號—分類號—流水號”完成相應(yīng)的存儲介質(zhì)編號，并按照規(guī)定在每份存儲介質(zhì)里附上《機(jī)讀文件目錄》。其四，檔案部門做好存儲介質(zhì)的保存工作，避免因物理原因產(chǎn)生的破壞問題，如光盤應(yīng)避免磁性干擾、避免擠壓等。同時定期做好存儲環(huán)境溫濕度調(diào)節(jié)，關(guān)注氣候變化帶來的影響，并定期檢查存儲的電子檔案、完成檢查記錄。其五，封存的電子檔案以及相關(guān)存儲介質(zhì)不能夠外借，需要對電子檔案進(jìn)行拷貝的，必須獲得檔案負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，方可進(jìn)行。必須依照規(guī)定權(quán)限使用相關(guān)檔案，不得隨意利用。其六，電子檔案管理不適用原有的檔案管理制度，因而不能夠依照原有的制度對電子檔案進(jìn)行管理，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)實(shí)條件，按照電子檔案管理工作的發(fā)展?fàn)顩r與電子檔案本身的特點(diǎn)性質(zhì)，制定與之配套、切合實(shí)際且完整有效的電子檔案管理制度，以此保障電子檔案管理工作有序展開。其七，檔案管理人員的工作水準(zhǔn)決定了電子檔案的質(zhì)量，著重提升檔案管理人員工作水準(zhǔn)，是做好電子檔案管理的關(guān)鍵，隨著檔案信息現(xiàn)代化、數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息量急速上升，電子檔案利用率大幅增長，檔案信息分析工作自然作為重點(diǎn)關(guān)注對象。通過檔案分析實(shí)現(xiàn)對文件的精準(zhǔn)分類，特別是針對專業(yè)性顯著的檔案，更需要達(dá)到精確分析的程度，另外，按照利用者在運(yùn)用過程中提出的要求，能夠?yàn)槠涮峁嫶蟮臄?shù)據(jù)支持，保障了電子檔案的使用質(zhì)量。此外，由于電子檔案介質(zhì)的靈活性，具有規(guī)格差異、形狀差異、材料差異等特點(diǎn)，且要求檔案管理達(dá)到科學(xué)管理利用、檢測和保護(hù)的高標(biāo)準(zhǔn)，以及必須滿足熟練運(yùn)用各類設(shè)備與管理軟件的高要求，決定了如果沒有高素質(zhì)、強(qiáng)技能的現(xiàn)代檔案管理人才，就無法進(jìn)行檔案信息現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案管理人員必須掌握傳統(tǒng)檔案管理能力素養(yǎng)，還須掌握微機(jī)工作、信息收集錄入、數(shù)據(jù)管理等基礎(chǔ)專業(yè)技能，進(jìn)而加強(qiáng)掌握科技信息技術(shù)的素質(zhì)能力。計算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展將帶來大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息將滲透到我們生活的各個領(lǐng)域，高校檔案館只有不斷提高自身的信息技術(shù)管理能力，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，才能夠增強(qiáng)競爭力，才能有效地為國家建設(shè)進(jìn)行服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，要想做好電子檔案管理，必須結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，正確認(rèn)識電子檔案，做好信息收集工作，確保電子檔案質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理工作，緊跟技術(shù)發(fā)展，不斷提升相關(guān)技術(shù)素養(yǎng)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理。