文/山東省五蓮縣檔案館 厲爽

目前，信息技術(shù)應(yīng)用廣泛，數(shù)字經(jīng)濟(jì)、在線政務(wù)服務(wù)等快速發(fā)展，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化。這些變化在為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也使檔案管理利用面臨諸多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案利用方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)和能力與新形勢(shì)新任務(wù)的要求還有差距，專業(yè)人才存在斷層斷檔的現(xiàn)象。為了推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型高質(zhì)量發(fā)展，檔案館要注重加強(qiáng)規(guī)劃創(chuàng)新類型的檔案利用機(jī)制，從而保障人們逐漸提升的檔案利用需求。

一、檔案館傳統(tǒng)利用機(jī)制面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案利用方式單一。根據(jù)黨的十九大要求，現(xiàn)代檔案利用工作中，各級(jí)檔案館有義務(wù)為人民群眾提供相關(guān)的檔案公共服務(wù)。但是，人民群眾往往并不了解檔案館內(nèi)有多少館藏資源可以利用。近年來(lái)，國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)了農(nóng)村部分計(jì)劃生育獎(jiǎng)勵(lì)等一系列民生保障政策，人民群眾對(duì)檔案利用的需求日益增長(zhǎng)。而傳統(tǒng)的檔案利用是“蹲班守候”的被動(dòng)模式，檔案館工作人員在館內(nèi)等待利用者上門查詢檔案，重管理，輕利用。此外，檔案利用信息化程度不高，檔案利用以紙質(zhì)為主，受時(shí)空限制較大，不能充分滿足檔案利用需求。當(dāng)利用者需要查詢異地檔案信息時(shí)，只能親自到當(dāng)?shù)貦n案館查找，或者委托他人查詢，查到還需要將紙質(zhì)檔案證明郵寄給利用者，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，有違檔案工作現(xiàn)代化服務(wù)的要求。

（二）檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)。確保檔案的基本安全與檔案管理機(jī)制的完善是當(dāng)前檔案管理工作中的重要基礎(chǔ)，更是促進(jìn)檔案管理工作順利高效開(kāi)展的基本途徑。傳統(tǒng)層面的紙質(zhì)檔案在利用過(guò)程中需要調(diào)卷、查閱、這將對(duì)檔案的物質(zhì)載體造成磨損，影響檔案的自然壽命。如果檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平有限或安全意識(shí)不強(qiáng)，還可能發(fā)生檔案丟失、損毀等安全事故。對(duì)于信息化檔案管理而言，雖然提高了檔案管理效率，但檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)也更大，安全形勢(shì)嚴(yán)峻。

（三）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有待完善。在信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，數(shù)字傳播方式等現(xiàn)代技術(shù)已經(jīng)深入檔案管理、檔案利用等多方面工作中，并有效提升了工作效率。在檔案管理與運(yùn)用的實(shí)際操作過(guò)程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助已經(jīng)幫助檔案管理工作起到了較強(qiáng)的作用，然而，隨著社會(huì)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中仍然存在可發(fā)展與提升的空間，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)提升自身綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，根據(jù)社會(huì)的實(shí)時(shí)發(fā)展改善檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案利用效率的有效提升。在當(dāng)前檔案利用方面，由于必須依托充足資金和先進(jìn)技術(shù)支持，各地?cái)?shù)字檔案館建設(shè)存在不平衡不充分的問(wèn)題。現(xiàn)階段的檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)滯后，用戶查找某一檔案信息時(shí)，要走訪多家檔案館、不同機(jī)構(gòu)查詢相關(guān)檔案，為用戶帶來(lái)了極大的不便，難以滿足社會(huì)檔案利用需求的新變化。此外，檔案工作人員素質(zhì)和能力有限，依然采取傳統(tǒng)的管理和利用方式，檔案工作面臨著從傳統(tǒng)載體向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的巨大挑戰(zhàn)。

（四）專業(yè)化檔案管理人員不足。長(zhǎng)期以來(lái)，部分領(lǐng)導(dǎo)并未真正對(duì)檔案管理的工作人員引起重視，常常將檔案管理工作人員定位為閑職，進(jìn)而導(dǎo)致很多檔案管理部門在實(shí)際工作中忽視了檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，檔案工作人員年齡性結(jié)構(gòu)和專業(yè)性不足等問(wèn)題突出。另外，檔案工作人員待遇和發(fā)展前景不明確，一旦從事檔案工作，崗位容易被固化，相對(duì)其他部門人員來(lái)說(shuō)，在晉升交流方面比較困難，長(zhǎng)此以往，出現(xiàn)了年輕人不愿意留，年齡大的難以走的年齡斷層、老齡化現(xiàn)象。專業(yè)性是檔案工作區(qū)別于其他社會(huì)性事務(wù)的重要因素，也是檔案工作重要性的直接體現(xiàn)。特別是隨著電子信息文件等形式的迅速發(fā)展，現(xiàn)代檔案信息的傳播方式不斷拓展與增加，對(duì)檔案管理員的要求不斷攀升，檔案管理員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練操作、保存以計(jì)算機(jī)為主的檔案管理操作系統(tǒng)。其次，部分人員工作方式、方法落后，難以適應(yīng)新時(shí)期專業(yè)性更強(qiáng)的檔案信息化管理工作，這也制約了檔案事業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。此外，檔案管理工作人員在工作中缺乏一定的自信心，常常認(rèn)為檔案管理工作并未得到社會(huì)的認(rèn)可以及人們的尊重，進(jìn)而導(dǎo)致檔案工作人員的工作熱情較差等問(wèn)題出現(xiàn)。

二、創(chuàng)新檔案館利用機(jī)制的策略

（一）深化改革，創(chuàng)新利用方式。面對(duì)社會(huì)日益增長(zhǎng)的檔案利用需求，檔案工作人員應(yīng)調(diào)研分析檔案的“供”與“需”，優(yōu)化各個(gè)利用環(huán)節(jié),提供高效的檔案供給，提升檔案公共服務(wù)水平；準(zhǔn)確把握檔案利用需求方向，科學(xué)整合各類檔案資源，尤其是民生檔案，提供“一站式”的便民服務(wù)，提高檔案利用效率。其次，圍繞黨委和政府中心工作，編研各類檔案參考資料，積極為各級(jí)黨委、政府提供檔案資政服務(wù)；“讓歷史說(shuō)話，用史實(shí)發(fā)言”，用好用活檔案資源，積極開(kāi)展、服務(wù)主題宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)檔案利用效果。最后，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，進(jìn)一步方便群眾查閱檔案信息，創(chuàng)新服務(wù)形式，提供多樣化、個(gè)性化的檔案服務(wù)，全面提升檔案公共服務(wù)能力和水平。

（二）注重風(fēng)險(xiǎn)防控工作，強(qiáng)化檔案安全措施。檔案館要時(shí)刻繃緊安全保密這根弦，依照《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估，防控風(fēng)險(xiǎn)隱患，有效降低安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，上級(jí)部門要切實(shí)改善檔案保管條件，繼續(xù)推進(jìn)縣級(jí)檔案館建設(shè)，采用先進(jìn)的安全技術(shù)，配備齊全“九防”設(shè)備并保障正常運(yùn)行，實(shí)行庫(kù)房精細(xì)化管理，確保檔案實(shí)體安全；要積極建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，減少紙質(zhì)版檔案借閱次數(shù)，保護(hù)紙質(zhì)版、原版檔案的安全性；要健全檔案信息管理保護(hù)體系，實(shí)施數(shù)據(jù)備份和遷移策略，保障檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、可用性和安全性。

（三）科學(xué)管理，建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案利用“轉(zhuǎn)型升級(jí)”的核心，檔案館要充分發(fā)揮科技創(chuàng)新在檔案事業(yè)發(fā)展中的支撐作用，加快實(shí)現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。首先，建立需求導(dǎo)向型檔案科技創(chuàng)新模式，健全檔案科技成果轉(zhuǎn)化機(jī)制，切實(shí)把科技成果應(yīng)用作為項(xiàng)目驗(yàn)收和評(píng)獎(jiǎng)的重要條件，讓檔案科技工作成為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐。其次，要推動(dòng)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)電子公文規(guī)范化歸檔管理，擴(kuò)大電子發(fā)票、電子票據(jù)等電子文件歸檔和電子檔案單套管理的試點(diǎn)范圍，探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促使數(shù)字檔案館建設(shè)向智慧化方向發(fā)展。另外，要推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)各級(jí)綜合檔案館互聯(lián)互通，推進(jìn)共享平臺(tái)向機(jī)關(guān)單位延伸，消除檔案利用的時(shí)間限制和空間限制，提高檔案利用成效，讓利用者足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔需求。促成檔案部門接入電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，探索利用電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)開(kāi)展業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檔案利用服務(wù)等工作，以業(yè)務(wù)應(yīng)用驅(qū)動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。

（四）儲(chǔ)備人才，提高創(chuàng)新能力。在檔案管理工作中，人才的儲(chǔ)備與培養(yǎng)是極為重要的基礎(chǔ)條件，根據(jù)當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的檔案管理工作問(wèn)題來(lái)說(shuō)，檔案管理需要采取切實(shí)有效的方法，以建設(shè)專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍。檔案管理應(yīng)健全檔案培訓(xùn)制度，創(chuàng)新繼續(xù)教育模式，全面提高檔案工作人員政治能力、法治意識(shí)和專業(yè)技能。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展對(duì)人才的需求，研究制定中長(zhǎng)期檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)規(guī)劃，著力培養(yǎng)一批有深厚檔案學(xué)術(shù)素養(yǎng)的管理人才和檔案信息化、檔案編研、檔案保護(hù)與修復(fù)等方面的領(lǐng)軍人才是檔案管理工作的重要內(nèi)容。深化檔案專業(yè)技術(shù)人員職稱制度改革，進(jìn)一步破除“唯論文、唯職稱、唯學(xué)歷、唯獎(jiǎng)項(xiàng)”，突出品德能力業(yè)績(jī)，以形成良好的導(dǎo)向。工作人員素質(zhì)培養(yǎng)應(yīng)激勵(lì)引導(dǎo)廣大檔案工作者打破封閉和僵化的思維模式，用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，用改革創(chuàng)新的辦法解決問(wèn)題，以自信、開(kāi)放、包容的心態(tài)，更好地適應(yīng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的新要求，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入持久動(dòng)力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的新形勢(shì)和人民群眾對(duì)檔案利用日益增長(zhǎng)的新需求，各級(jí)檔案館必須優(yōu)化檔案利用服務(wù)體系，健全安全風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，加速數(shù)字檔案館建設(shè)，激發(fā)人才創(chuàng)新活力，彰顯檔案資源價(jià)值，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，從而推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展，建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)。