文/水發(fā)公用事業(yè)集團 董健

OA辦公系統(tǒng)是Office Automation的簡稱，也被稱為協(xié)同辦公系統(tǒng)。在辦公室管理中應用OA，能夠充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢和作用，提升辦公室管理工作的質量和效率，提升辦公的規(guī)范性與標準化水平，是促進辦公室管理精細化水平的重要措施。隨著企業(yè)的壯大，辦公室業(yè)務隨之增多，對企業(yè)的行政管理提出的要求越來越高，因此加強對OA辦公系統(tǒng)的應用勢在必行。

一、OA辦公系統(tǒng)的主要功能分析

OA辦公系統(tǒng)的功能十分全面，對于辦公室工作能夠起到極大的支持和幫助作用。主要包括以下方面：

（一）人事管理的功能。應用OA辦公系統(tǒng)中的人力資源管理功能，可以為人事檔案管理以及工資統(tǒng)計等工作帶來便利，提高人事管理工作的效率。此外，在辦公室管理工作中，考勤工作是重要內容。應用OA辦公系統(tǒng)中的考勤管理，可以在很大程度上降低工作人員的工作量，同時有助于提升考勤工作的規(guī)范性。應用OA辦公系統(tǒng)，可以直接對員工的出差以及請假情況等進行查詢，進而實現考勤工作的數據化管理，提升了考勤管理工作的質量和效率。另外，OA辦公系統(tǒng)還可以為人事招聘工作提供建議，提升人事招聘工作的科學性。

（二）文檔管理的功能。所謂文檔管理，是指文案的制作、文案的接收、文案的審核以及文案的歸檔等方面的工作，應用OA辦公系統(tǒng)中的文案管理功能，能夠實現辦公室的收文、發(fā)文辦理，同時可以實現在線文案審批以及線下發(fā)通知公告等。

（三）綜合管理的功能。綜合管理內容比較繁雜，而OA辦公系統(tǒng)的綜合管理功能主要是指輔助管理功能，比如辦公室設備的保養(yǎng)維修、辦公用品的方法領取以及會議室使用時間的查詢等。

（四）現代化辦公功能。OA辦公系統(tǒng)是信息技術在辦公室管理中應用的主要體現，應用OA辦公系統(tǒng)，提升了辦公室管理的現代化水平與自動化水平。與此同時，對OA辦公系統(tǒng)的應用，可以使企業(yè)員工認識到現代化辦公的優(yōu)勢和重要作用，有助于將辦公自動化系統(tǒng)推廣應用到企業(yè)工作中，促進企業(yè)的發(fā)展。

（五）信息平臺發(fā)布的功能。在信息化時代，企業(yè)的發(fā)展需要借助信息化技術，因此企業(yè)普遍建立了自己的微信公眾號以及門戶網站，而應用OA辦公系統(tǒng)，有助于實現對門戶網站以及微信公眾號的管理，同時也可以通過OA辦公系統(tǒng)在第一時間發(fā)布企業(yè)的動態(tài)信息與企業(yè)的新聞信息等。除此之外，應用OA辦公系統(tǒng)還可以實現對各種信息發(fā)布與審核的統(tǒng)一管理。

二、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢分析

相較于傳統(tǒng)的辦公室管理方式，應用OA辦公系統(tǒng)具有多方面的優(yōu)勢，主要表現在以下幾個方面：

（一）提升了辦公效率。傳統(tǒng)的辦公方式以人工為主，比如公文的簽收、公文的傳閱等，都需要工作人員將公文直接遞交到相關人員手中。這種方式依靠人工操作，導致工作流程繁瑣，并且受人為因素的影響較大。應用OA辦公系統(tǒng)，可以實現文件在OA辦公系統(tǒng)中的流轉，極大提升了文件流轉的自動化水平。不僅如此，OA辦公系統(tǒng)還可以對公文的流轉進行自動化推進，這樣一來，可以極大提升辦公的規(guī)范性和時效性。在公文的編輯、公文的流轉以及公文的審批等過程中，通過OA辦公系統(tǒng)，實現了無紙化運作，提升工作效率的同時，降低了工作人員的壓力。與此同時，工作人員還可以應用OA辦公系統(tǒng)設置需要催辦的文件，通過OA辦公系統(tǒng)自動催辦文件，并由系統(tǒng)自動跟蹤文件的流轉狀態(tài)。相較于傳統(tǒng)的工作人員電話催辦等方式，OA辦公系統(tǒng)無疑更加便捷高效。OA辦公系統(tǒng)還可以使公文格式更加規(guī)范，能夠自動生成具有標準格式的公文，進而保障公文的質量，有效避免人為操作不當所造成的失誤。

（二）有助于提升信息共享水平。紙質的公文通常只能實現在少數人范圍內傳遞，難以進行廣泛的信息共享。而應用OA辦公系統(tǒng)則可以改變這一狀況。OA辦公系統(tǒng)可以通過電子公文的形式進行信息共享，并且這種共享突破了時間與空間上的桎梏，極大提升了信息共享的水平和范圍。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還為公文的查閱帶來了極大的便利，員工可以通過輸入檢索條件直接搜集所需的內容，實現了對公文文件的快速定位。

（三）有助于降低辦公成本。傳統(tǒng)的公文屬于紙質文檔，紙質文檔不僅儲存條件要求苛刻，而且對紙質文檔的查詢也比較復雜，同時紙質文檔的重復利用率相對較低，會耗費大量的辦公成本。另外，紙質文檔還需要耗費大量的人力進行歸類與管理，進而造成人工成本的提升。而應用OA辦公系統(tǒng)，這些問題將會迎刃而解。OA辦公系統(tǒng)可以實現無紙化辦公，將紙質文檔轉化為電子文檔，這樣不僅儲存管理十分便捷，而且查詢也十分方便，并且避免了紙張的消耗，節(jié)省了人力、物力成本。

三、辦公室管理中OA辦公系統(tǒng)的應用措施

（一）OA辦公系統(tǒng)在文件收發(fā)管理中的應用。在收文管理過程中應用OA辦公系統(tǒng)，可以實現來文等級、分辦、承辦、傳閱以及歸檔等方面的規(guī)范管理。同時在發(fā)文管理過程中，OA辦公系統(tǒng)也發(fā)揮了至關重要的作用。在發(fā)文管理中使用OA辦公系統(tǒng)，可以實現發(fā)文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、分發(fā)以及歸檔等方面的有效管理。此外，應用OA辦公系統(tǒng)，在很大程度上提升了文件辦理以及文件流轉的效率。以發(fā)文管理中的會簽功能為例，文件發(fā)起人可以結合文件的內容來合理選擇會簽方式；再比如針對印制環(huán)節(jié)，在印制過程中，OA辦公系統(tǒng)的文件自動套紅功能，可以提前制定文件的格式，進而能夠自動生成標準格式的公文，保障了公文的規(guī)范性，避免因人為操作而導致的公文格式錯誤。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還可以在文件發(fā)送完成后，自動將文件轉入檔案管理系統(tǒng)進行儲存。有力保障了文件的安全性，同時降低了文件儲存管理的工作量，有助于緩解工作人員的壓力。

（二）OA辦公系統(tǒng)在會議管理中的應用。OA辦公系統(tǒng)在會議管理中的應用，主要體現在能夠實現登記、申請、審核與發(fā)布一體化管理。在會議管理過程中，管理人員可以將會議室的大小、會議室中應用的設備以及會議室使用的具體時間等錄入OA辦公系統(tǒng)之中，這樣一來，企業(yè)所有人員都可以通過該系統(tǒng)來查詢會議室的具體情況，有助于合理安排會議室的使用。與此同時，在OA辦公系統(tǒng)中提出會議室的使用申請，并錄入會議的時間以及參會的人員信息，管理人員可以根據申請內容對會議室的使用進行統(tǒng)一管理和安排，確保會議室的使用效率。在制定完成會議室使用計劃之后，可以將會議安排情況通過OA辦公系統(tǒng)向企業(yè)工作人員進行發(fā)布，同時還可以通過顏色標注的形式幫助會議室使用人員更加清晰地區(qū)分會議室。通過這種方式，既能避免部門之間會議室使用矛盾，確保會議順利進行，也能提升辦公效率。

（三）OA辦公系統(tǒng)在印章管理中的應用。傳統(tǒng)的印章管理，需要通過表格的形式來申請使用印章，同時還要通過審核等手續(xù)，工作程序比較繁瑣，不僅耗時長，而且工作效率較低。除此之外，對申請單的保管也比較麻煩，為印章使用情況查詢工作帶來了較大的難度。而在印章管理中應用OA辦公系統(tǒng)，則可以有效解決以上問題。在用章申請過程中，申請人員可以直接將用章理由填寫到OA辦公系統(tǒng)中，然后通過線上的方式向審批人員提交申請，審批人員直接進行在線審核。這種便捷的方式，提升了印章管理的效率。與此同時，用章審批的過程也會自動保存到OA辦公系統(tǒng)之中，便于后期的查閱，這在很大程度上提升了印章管理的嚴謹性與準確性。

（四）OA辦公系統(tǒng)在辦公用品管理中的應用。辦公用品消耗量較大，管理不嚴格，很容易造成浪費。并且各部門在使用辦公用品之前都需要申領，這導致辦公用品管理更加復雜。同時，不同的部門所需的辦公用品種類和數量也不相同，再加之辦公用品比較零散，因此申請工作以及審批工作比較繁瑣。而辦公用品的管理中應用OA，可以自動對各項物品進行匯總，降低了辦公用品管理工作的難度。工作人員可以直接將申領的物品錄入OA辦公系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以結合部門對辦公用品進行自動匯總，同時清晰標注物品的數量以及規(guī)格等，管理人員結合系統(tǒng)顯示的內容對辦公用品進行發(fā)放，進而提升工作效率，同時還能節(jié)省大量的人力。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還可以對辦公用品的使用情況進行匯總，幫助管理人員掌握各部門對辦公用品的使用情況，避免重復申請與多次申請，造成辦公用品資源的浪費。

四、結語

綜上所述，OA辦公系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢，其各項功能在辦公室管理中的應用，有助于提升辦公室管理的質量和效率，進而提升企業(yè)的管理水平，促進企業(yè)的發(fā)展。