文/中建橋梁有限公司 周楊；重慶人文科技學(xué)院 謝茜

對(duì)于任何一個(gè)單位而言，辦公室都是非常重要的組織機(jī)構(gòu)，在單位運(yùn)行中起到了樞紐的作用。在日常工作中，辦公室常常起到承上啟下，協(xié)調(diào)各方的樞紐作用，賦有服務(wù)、參謀等職能，因此辦公室發(fā)揮著其他部門不可替代的管理作用。

一、辦公室管理概述

（一）辦公室職能。1.服務(wù)職能。單位辦公室的職能主要體現(xiàn)在管理方面，辦公室需要為領(lǐng)導(dǎo)提供各項(xiàng)服務(wù)，同時(shí)也需要服務(wù)好各個(gè)部門，需要服務(wù)好廣大員工。2.協(xié)調(diào)職能。辦公室是行政運(yùn)作的總調(diào)度，因此辦公室需要負(fù)責(zé)好各項(xiàng)日常協(xié)調(diào)工作，同時(shí)也需要協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部的各種關(guān)系。在協(xié)調(diào)日常工作時(shí)，辦公室需要處理公文、協(xié)調(diào)會(huì)議、協(xié)調(diào)應(yīng)急狀況。在協(xié)調(diào)關(guān)系中，辦公室需要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、部門之間的關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)部門之間、與外單位之間的關(guān)系等。3.參謀職能。辦公室需要輔佐領(lǐng)導(dǎo)開展工作，需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠信息，這些都是辦公室參謀管理職能的表現(xiàn)。一般而言，辦公室需要積極收集各項(xiàng)信息，同時(shí)還需要開展調(diào)研工作，以此獲得最新調(diào)研材料，根據(jù)調(diào)研材料預(yù)判未來發(fā)展變化，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。4.督辦職能。督辦主要是辦公室檢查各項(xiàng)工作是否按照計(jì)劃予以落實(shí)，督辦是抓好各項(xiàng)方針政策的重要手段。例如，領(lǐng)導(dǎo)布置工作任務(wù)的決定或決策落實(shí)狀況，同時(shí)也包含一些單位內(nèi)部反應(yīng)強(qiáng)烈、涉及職工利益問題的解決情況。

（二）辦公室管理的特點(diǎn)。第一，政策性。辦公室主要負(fù)責(zé)貫徹上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)部署，處理各種各樣不同文件，因此具有極強(qiáng)的政策性。辦公室把握和研讀政策能力將直接影響到單位領(lǐng)導(dǎo)決策部署狀況，最終會(huì)影響到單位發(fā)展。第二，服務(wù)性。辦公室是工作橋梁，辦公室必須為單位各個(gè)部門做好服務(wù)工作，因此辦公室的各項(xiàng)工作都體現(xiàn)了服務(wù)性質(zhì)。第三，開放性。辦公室是單位的窗口，對(duì)內(nèi)代表領(lǐng)導(dǎo)，需要廣泛聽取各方意見；對(duì)外代表的是單位的形象，言談舉止必須得體，處理工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范有序。

二、辦公室管理問題

（一）體制與制度問題。第一，在管理制度方面。目前，辦公室在長(zhǎng)期實(shí)踐工作中已經(jīng)形成了一套管理制度，涉及辦公室的各項(xiàng)職能，這使得辦公室的各項(xiàng)工作責(zé)任明確、有章可循。隨著單位的快速發(fā)展，單位的各項(xiàng)工作在不斷拓展，對(duì)外交流業(yè)務(wù)范圍也在不斷加大，導(dǎo)致辦公室出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確現(xiàn)象，在實(shí)際工作中出現(xiàn)了制度落實(shí)不到位的情形，有些制度只是為了應(yīng)付檢查，有些制度沒有形成有效約束力，這些都影響著辦公室工作的效率，同時(shí)也影響著辦公室自身形象。第二，缺少激勵(lì)機(jī)制。辦公室是整個(gè)單位的樞紐部門，大部分工作人員是部門的核心力量，如何合理安排工作，成為辦公室必須解決的一個(gè)重要問題。在辦公室內(nèi)部，如果一個(gè)人每天從事重復(fù)性工作，很容易出現(xiàn)倦怠心理，而且辦公室內(nèi)部存在論資排輩現(xiàn)象，導(dǎo)致一些工作人員工作熱情逐步消退，因此引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制成為激發(fā)廣大人員工作積極性的重要方法。第三，缺乏在崗培訓(xùn)。辦公室具有較強(qiáng)的專業(yè)性，辦公室的工作人員在工作之前往往需要接受專業(yè)的技能培訓(xùn)，例如職業(yè)素養(yǎng)和崗位人力培訓(xùn)，掌握溝通技巧和人際關(guān)系處理技巧，同時(shí)還需要具有專業(yè)禮儀和職業(yè)形象，工作人員需要具有公文寫作、日常事務(wù)處理等各項(xiàng)能力，需要做到一專多能。但是，辦公室普遍存在以干代學(xué)的情形，很多工作人員沒有受到在崗培訓(xùn)，導(dǎo)致缺乏工作技巧。

（二）管理職能方面的問題。第一，服務(wù)管理。從總體上看，辦公室能夠基本履行服務(wù)職能，但是辦公室在服務(wù)管理職能方面存在一些問題。在實(shí)際工作之中，辦公室都能夠高效完成領(lǐng)導(dǎo)所交辦的各項(xiàng)工作，但是對(duì)于基層員工所反映的工作卻不夠重視，與基層部門之間的溝通不夠順暢，解決問題的進(jìn)度相對(duì)緩慢，容易引發(fā)矛盾。與此同時(shí)，辦公室對(duì)于組織重要會(huì)議及重要接待總能高質(zhì)量完成，但是對(duì)服務(wù)廣大基層員工的會(huì)議有時(shí)不夠用心。由此可見，辦公室服務(wù)管理缺乏細(xì)致性也缺乏主動(dòng)性，對(duì)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)產(chǎn)生影響。第二，協(xié)調(diào)管理。辦公室需要總攬全局，需要協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。辦公室所協(xié)調(diào)的對(duì)象范圍非常廣，人員結(jié)構(gòu)也異常復(fù)雜，所涉及的問題更是五花八門。當(dāng)前，辦公室對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)工作不夠完善，精力分散，突發(fā)事件得不到有效解決；在對(duì)外協(xié)調(diào)方面，辦公室與其他部門或者單位之間的協(xié)作不夠順暢，不利于單位的快速發(fā)展。第三，參謀管理。目前，一些辦公室工作人員盲目自信，自以為可以掌握全部信息，在調(diào)研方面走馬觀花，對(duì)于單位各項(xiàng)方針政策缺乏了解，在重大問題上論證不足，沒有聽取基層員工意見，導(dǎo)致辦公室對(duì)單位的發(fā)展趨勢(shì)信息收集不準(zhǔn)，給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的建議不夠完善。與此同時(shí)，一些辦公室工作人員收集信息渠道單一，時(shí)效性差，甚至有一些辦公室工作人員涉及錯(cuò)誤信息，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高價(jià)值信息。第四，督辦管理。目前，辦公室建立了完善的督辦制度，但是各項(xiàng)制度最終還是要由人員來落實(shí)。但是，辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力并不強(qiáng)，存在著推諉扯皮現(xiàn)象，督辦不到位影響了正常的辦公秩序，甚至可能產(chǎn)生矛盾。

三、應(yīng)對(duì)辦公室管理問題的對(duì)策

（一）制度完善。第一，完善管理制度，做到責(zé)任到人。辦公室的管理存在著制度不完善的問題，辦公室需要按照中央要求，嚴(yán)格控制“三公”經(jīng)費(fèi)，執(zhí)行政府的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)禁超標(biāo)。與此同時(shí)，辦公室還需要加強(qiáng)制度的組織落實(shí)，督促領(lǐng)導(dǎo)干部做表率，將各項(xiàng)責(zé)任層層落實(shí)到人。除此之外，辦公室還需要完善各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)和監(jiān)督措施，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，對(duì)于違反規(guī)定的行為進(jìn)行查處，以增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，提升工作效率。第二，完善激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)廣大工作人員的工作激情。為了提升辦公室工作質(zhì)量，辦公室需要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在配置人員崗位時(shí)需要按照人才技能配置崗位，實(shí)現(xiàn)人崗匹配，避免論資排輩的情況。與此同時(shí)，辦公室還需要堅(jiān)持物質(zhì)和精神相結(jié)合的激勵(lì)措施，可以通過德能勤績(jī)廉多個(gè)角度考察工作人員的工作表現(xiàn)，為他們量身制定物質(zhì)激勵(lì)制度。同時(shí)，辦公室還需要加強(qiáng)精神激勵(lì)，使工作人員產(chǎn)生進(jìn)取心和榮譽(yù)感。除此之外，辦公室還需要完善淘汰機(jī)制，對(duì)于工作不作為或者表現(xiàn)不佳的員工要敢于淘汰，通過提前退休或者解聘的方式，從現(xiàn)有崗位上離職，這樣既有助于改善工作氛圍，同時(shí)也有助于提升工作效率。第三，建立完善的培訓(xùn)制度。為使工作人員完成工作，辦公室可以為工作人員提供在職培訓(xùn)，同時(shí)也可以加強(qiáng)辦公室與其他部門之間的人員交流，讓工作人員交流工作經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，辦公室還可以收集工作人員培訓(xùn)需求，有針對(duì)性地開展培訓(xùn)活動(dòng)，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，以提升培訓(xùn)的質(zhì)量。

（二）管理職能的完善。第一，提升服務(wù)質(zhì)量。在辦公室管理中，做好服務(wù)是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，為此，辦公室需要提高自身服務(wù)質(zhì)量。在日常工作中，辦公室需要做好信訪、保密、會(huì)議、文件、公務(wù)活動(dòng)等一系列工作，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，簡(jiǎn)化公務(wù)招待，認(rèn)真審核各項(xiàng)會(huì)議內(nèi)容，控制會(huì)議規(guī)模，加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，合理確定會(huì)議形式，簡(jiǎn)化公務(wù)接待活動(dòng)，按照上級(jí)文件要求辦理各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)，嚴(yán)格控制場(chǎng)所標(biāo)準(zhǔn)，勤儉開展各種大型活動(dòng)。與此同時(shí)，辦公室還需要嚴(yán)格控制本部門簡(jiǎn)報(bào)，控制發(fā)文數(shù)量，規(guī)范發(fā)文流程。除此之外，辦公室還需要不斷改善自身服務(wù)態(tài)度，需要堅(jiān)決糾正門難進(jìn)、臉難看的問題，也需要堅(jiān)決糾正推諉扯皮問題，提升自身的管理效率，為廣大基層員工提供主動(dòng)服務(wù)。第二，改進(jìn)調(diào)研方式，積極發(fā)揮自身參謀管理作用。辦公室需要完善調(diào)研制度，積極參與各項(xiàng)調(diào)研活動(dòng)。為此，辦公室可以改進(jìn)調(diào)研方式，可以探討不事先布置、不走預(yù)定路線的調(diào)研活動(dòng)，推動(dòng)隨機(jī)性調(diào)研，改變以往走馬觀花式的調(diào)研方法。除此之外，辦公室還需要設(shè)定定點(diǎn)聯(lián)系制度，加強(qiáng)辦公室與各個(gè)部門之間的溝通，定期深入一線職工群體中了解實(shí)際狀況，加強(qiáng)與一線職工的溝通，切實(shí)解決一線職工的難題，為一線職工辦實(shí)事。第三，提高自身的協(xié)調(diào)能力，維護(hù)單位的穩(wěn)定。辦公室在協(xié)調(diào)問題時(shí)必須立足全局，抓住問題，重點(diǎn)做到靈活與原則相統(tǒng)一。為此，辦公室必須抓好重大活動(dòng)和重要會(huì)議，對(duì)于重大活動(dòng)以及突出問題需要加強(qiáng)聯(lián)系，加強(qiáng)溝通，在召開重要會(huì)議前需要做好銜接工作，充分征求領(lǐng)導(dǎo)及各部門的意見，主動(dòng)協(xié)調(diào)溝通。與此同時(shí)，辦公室還需要認(rèn)真抓好應(yīng)急工作，切實(shí)改善自身的服務(wù)職能，明確自身的工作職責(zé)，及時(shí)準(zhǔn)確地推動(dòng)各項(xiàng)信息，妥善處理突發(fā)事件，杜絕信息謊報(bào)、延報(bào)或者漏報(bào)的情形，提升信息報(bào)告的時(shí)效性。第四，抓好督辦工作。在辦公室管理中，督辦工作屬于管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為此辦公室需要加強(qiáng)對(duì)重要決策的跟蹤督辦，同時(shí)還需要加快公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，健全公文督辦問責(zé)制度。除此之外，辦公室還需要不斷改善自身服務(wù)，樹立窗口意識(shí)，做好解答工作，熱情周到地為所有員工服務(wù)。在督辦過程中，辦公室需要明確督辦的流程，同時(shí)還需要做好督辦的監(jiān)督檢查工作，明確督辦人員的工作職責(zé)，提高督辦效率，以提升督辦的質(zhì)量，有序推動(dòng)辦公室管理工作質(zhì)量上新臺(tái)階。

四、結(jié)語

綜上所述，為提升辦公室管理質(zhì)量，辦公室需要從制度和職能等多角度完善管理水平，提升管理質(zhì)量，以便使辦公室擁有更高的管理效率，提升辦公室的工作技能，為公司發(fā)展提供服務(wù)。