文/西藏職業(yè)技術學院 張舒
在職業(yè)院校中,公文屬于一種十分常用的文體。立足于廣義的角度進行分析,公文指的是全部公務文書,只要是對公務活動內(nèi)容進行反映的,可以在公務活動之中展現(xiàn)出一定作用的書面材料,均能夠融入公文概念中。而就狹義方面而言,公文是指《黨政機關公文處理工作條例》中提到的十五種公文。此類公文就內(nèi)容而言,屬于專門為處理公務活動而寫作的,存在著較為固定的體式,屬于程式化較高的一種文體。同時,公文屬于傳達與貫徹黨和國家方針政策,聯(lián)系與處理公務的工具。所以,擁有良好的公文寫作能力,是職業(yè)院校辦公室秘書需要具備的基本素質(zhì)之一。要想促進公文寫作能力的提升,需要將思維能力、經(jīng)驗水平以及綜合素質(zhì)作為立足點,經(jīng)常性進行練習,掌握好公文寫作規(guī)律,如此能達到熟能生巧、妙筆生花的境界。
公文存在著法律效應,通常代表書面命令,和組織機構(gòu)內(nèi)部、行政命令等相關,并包含管理工作,需要管理人員采取公文方式,下達管理命令。就廣義角度進行分析,主要涉及不同層級黨政機構(gòu)、公司階層、事業(yè)單位運用的書面通知。結(jié)合當前管理狀況而言,管理相關組織時,經(jīng)常需要撰寫公文。對公文進行創(chuàng)作時,需要結(jié)合寫作類型,區(qū)別對待,表達支持、反對等觀點。
另外,職業(yè)院校辦公室秘書具體寫作公文的過程中,需要嚴格遵循國家政策方針以及學校相關規(guī)定。同時在寫作前,需要對國家有關政策進行深入的理解,堅定政治立場。對于公文寫作內(nèi)容,需確保真實、可靠,確保寫作內(nèi)容給人一目了然的感受,并條理清晰地對內(nèi)容進行表述。并且,需要明確標記人物、地點和引序等。在文末,需要將寫作時間精確到年月日。
結(jié)合現(xiàn)階段職業(yè)院校辦公室秘書公文寫作現(xiàn)狀進行分析,在公文寫作能力方面主要表現(xiàn)為以下三點:
(一)過于重視格式。部分秘書人員在寫作公文的過程中過于重視格式,甚至將其作為寫作根本,立足于表面進行分析,正確掌握公文格式固然重要,但滿足格式要求屬于較為淺層的寫作能力,更需要關注的是公文內(nèi)容的學習與訓練。
(二)寄望于培訓。部分秘書人員將增強公文寫作能力寄托于培訓活動,但公文寫作最重要的是實踐,想要在短暫的培訓中大幅度提高寫作能力是不現(xiàn)實的,因為寫作能力無法進行直接培訓,需要自身反復進行實踐,才可以逐漸形成與鞏固。
(三)依賴模仿。根據(jù)學校以前發(fā)文的慣例,進行仿造加工,能夠在一定程度上熟悉公文規(guī)范。若單純依賴慣例開展寫作,不對公文有關的規(guī)范性進行了解,極易出現(xiàn)不規(guī)范的情況。
(一)明確各類公文的特征和寫作要點。職業(yè)院校辦公室秘書需要負責的公文類型較多,并且不同部門、業(yè)務等在公文特點與寫作要求方面會存在差異,格式不同的公文在運用范圍上也有差別。所以,創(chuàng)作公文前,需要熟練掌握不同類型公文的特點以及運用范圍,結(jié)合具體狀況選擇適宜的格式進行撰寫。就公文種類而言,主要涉及決議、決定、命定(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等,它們性質(zhì)均不相同,且存在特定適用范圍,秘書需要結(jié)合自己以及受文者來選擇相應的公文類型。具體寫作時,需要將國家相關政策作為基礎,確保整體寫作擁有鮮明、堅定、正確的政治立場,并保證內(nèi)容的真實性、可靠性,對工作狀況進行準確反映。公文中涉及的人物、位置以及數(shù)據(jù)等,均需要真實,并在公文末尾寫明寫作時間,精確到年月日。另外,結(jié)合相關規(guī)格對公文進行寫作,并且過于重視公文的格式,這樣會使得公文寫作出現(xiàn)僵化的情況,導致文章內(nèi)容拘泥于形式之中,不具備實用價值。
(二)積極搜集資料,善于參考借用。公文在寫作的過程中,在時限性方面的要求極高,因此為了能夠在規(guī)定時間內(nèi)創(chuàng)作出良好的公文內(nèi)容,職業(yè)院校辦公室秘書需要在日常工作中不斷積累各類資料,進而夯實公文寫作的基礎。在公文應急寫作的過程中,若平時未積累寫作資料,那么就會出現(xiàn)無從下筆的情況。作為公文的主要撰寫人,辦公室秘書需要形成收集各類資料的習慣,以備不時之需,例如遇到和公文寫作相關的事情與問題時,要留心觀察并記錄,保存好已經(jīng)收集到的資料,做好分類整理,進而建立起一個小型資料庫,久而久之,能夠?qū)膶懽魈峁O大的幫助。做好平時積累只是為公文寫作打好基礎,使其有所保障,而在公文寫作時,還需要進行即時搜集,從而促使公文快速完成。
(三)明確行文目的,確立公文主旨。公文寫作屬于應工作需要,并解決實際問題而制發(fā)的,因此寫作擁有明確的目的性,這也是公文寫作的主要動力所在。因為目的性的存在,讓其能夠自然形成公文主旨,并制約寫作的各個方面。對此,明確公文寫作的目標以及主旨,再去下筆行文,就會容易許多,若倉促成文就會在目的與主旨不明確的前提下,出現(xiàn)無從下筆的情況。對公文寫作主旨進行明確的過程中,和領導意圖之間存在著緊密的聯(lián)系。一般情況下,公文屬于在領導授意的情況下進行寫作的,職業(yè)院校辦公室秘書需要將領導意圖作為寫作的基礎,所以領導在講話的過程中,要認真進行傾聽,做好記錄,并理解和分析領導講話的重點,根據(jù)具體狀況和需求,圍繞這項工作及中心工作、全局工作的相互聯(lián)系,做到心中有數(shù),將領導意圖與實際工作相結(jié)合,從而確定行文的主旨。有效保證主旨的針對性和實用性。
(四)提前構(gòu)建寫作框架,理清文章脈絡。要想流暢自然地對公文進行撰寫,職業(yè)院校辦公室秘書需要在腦海中對基本寫作框架進行提前構(gòu)建,以便于在明確公文類型、主旨之后,理清公文的寫作脈絡。每種類型的公文均屬于結(jié)合相似、固定的思路進行寫作的,所以結(jié)合這些規(guī)定的寫作思路,建立與之相應的寫作框架,方可便捷、高效地開展公文寫作活動。以告知類公文為例,其寫作思路通常為“是什么—為什么—怎么做”,即在具體寫作的過程中,需要先對寫作對象進行明確,然后闡述其存在的相關問題,再分析引起問題的原因,最后提出針對性的解決方式。總結(jié)報告類公文思路為“工作成效—存在的具體問題—解決的具體措施”,即先對本階段工作績效進行總結(jié),并匯報業(yè)績,然后對當前存在的問題進行分析,結(jié)合問題制定相應的解決方式,最后再進行工作部署。由此可見,不同公文的寫作在思路方面均不相同,職業(yè)院校辦公室秘書需要結(jié)合公文寫作類型,在寫作前將思路理清,確保文章能夠按時高效地完成。
(五)靈活運用公文慣用語。要想完成一篇質(zhì)量高的公文,需要在寫作中對公文慣用語進行靈活運用,進而需要辦公室秘書擁有良好的語言表達能力,但公文寫作與創(chuàng)作文章在本質(zhì)上存在著差別,公文寫作時間較短,需要準確進行表述。并且,秘書在具體寫作時,無法對某些語句進行長時間的斟酌,應做到下筆成章,因此對秘書公文寫作能力有著較高的要求,日常寫作積累屬于必不可少的,這樣才可以確保秘書在寫作時可以正確使用公文慣用語。就公文慣用語而言,其屬于具有模式化特點的語言表達方式,出現(xiàn)在其他問題中,會顯得十分突兀,而在公文寫作中,其屬于不可替代的內(nèi)容之一。就公文的主旨、寫作目的、思路和結(jié)構(gòu)模式等相關因素而言,公文寫作中的慣用語,除了能夠簡單明了地對公文意思進行表達之外,還能夠降低秘書寫作公文的難度,增添公文的簡潔性和莊重性。比如,在寫作公文的過程中,運用“敬請批復”“來函收悉”等相關慣用語,盡管其屬于文言詞句,但在我國公文中十分常見,除了讓公文寫作與我國語言進行深度融合之外,還對公文寫作的語言表達進行了簡化,如對其予以變動,就會出現(xiàn)詞不達意的情況。以“特此函復”公文慣用語為例,若通過其他語言進行代替,就難以通過簡潔的語言將其含義表述出來,以上多種情況充分顯示了公文慣用語的特色和優(yōu)勢。
綜上所述,在社會迅速發(fā)展的背景下,公文寫作在實踐工作中發(fā)揮著關鍵作用,公文寫作過程需要實現(xiàn)主題的職能性、表達的簡潔性、材料的真實性、結(jié)構(gòu)的邏輯性、格式的規(guī)范性等,因此研究其寫作技巧與方法,意義重大。就公文寫作技巧與方法而言,是在長期實踐中不斷總結(jié)與歸納出來的,并非憑空想象,其除了存在規(guī)律性之外,還擁有規(guī)則性。對職業(yè)院校辦公室秘書進行適度的指導,使其寫作能力得以提高,有利于更好地完成公文的寫作要求。