金炎

根據(jù)國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》和《國家檔案局關(guān)于貫徹實(shí)施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>的通知》的要求，中國船舶集團(tuán)公司印發(fā)了一系列文件，要求各成員單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

昆明船舶設(shè)備試驗研究中心作為一個綜合性試驗場，在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，除了管理類、科研類、產(chǎn)品類、會計類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類等文件材料外，還有一類特殊文件材料，即試驗類文件材料。以下就試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作開展過程及相關(guān)體會進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、組織準(zhǔn)備

編制試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表是一項系統(tǒng)性復(fù)雜性工作，且在第10號令附表中沒有內(nèi)容可供參考，只能從零摸索。整個過程除了關(guān)聯(lián)本單位多個部門以外，更是涉及諸多外來參試單位，因此良好的對內(nèi)和對外溝通協(xié)調(diào)必不可少。為順利推進(jìn)該項工作，成立了編制工作領(lǐng)導(dǎo)小組和編制工作組，明確組織分工及職責(zé)，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)重視，確保各類資源保障，為有序開展工作鋪平道路。

在組織機(jī)構(gòu)職責(zé)分工中，應(yīng)避免進(jìn)入檔案部門大包大攬的誤區(qū)。檔案部門不產(chǎn)生試驗類等業(yè)務(wù)類文件材料，不掌握文件材料產(chǎn)生情況，因此不具備獨(dú)立編制的能力。檔案部門應(yīng)是抓總組織者，負(fù)責(zé)培訓(xùn)、召集、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、修改、匯總等工作，各業(yè)務(wù)部門才是具體編制者。

正式開始編制前，檔案部門應(yīng)組織對相關(guān)法律法規(guī)、國家和集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)等資料的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，還可組織參觀調(diào)研活動，對部分參試單位進(jìn)行考察學(xué)習(xí)，與其相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行研討交流，并主動邀請上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疫M(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

二、編制過程

（一）試驗類文件材料分類

由于參試產(chǎn)品型號眾多，試驗類型繁雜，規(guī)模大小不一，每次試驗所產(chǎn)生的文件資料不盡相同，按每個試驗項目逐一編制難以實(shí)現(xiàn)。為了盡可能簡化試驗類型并有利于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制，經(jīng)過與試驗管理機(jī)關(guān)、實(shí)施部門和參試單位多次研討，最終將試驗類文件材料主要分為三類，一是由參試單位提供的參試產(chǎn)品文件材料，二是試驗中試驗場方產(chǎn)生的參試產(chǎn)品文件材料，三是試驗場方產(chǎn)品試驗文件材料。

（二）文件起草

1.參試單位提供的文件材料

每一個航次的試驗，需經(jīng)過試驗策劃、裝調(diào)檢測、試驗實(shí)施、試后處理、數(shù)據(jù)分析等環(huán)節(jié)。每一個環(huán)節(jié)的工作開展都需要對應(yīng)的文件材料進(jìn)行支撐，參試單位應(yīng)向試驗場方提供產(chǎn)品試驗所必需的各類技術(shù)文件資料，根據(jù)試驗性質(zhì)及復(fù)雜程度包括但不限于技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)條件、試驗大綱、使用規(guī)程、說明書、設(shè)計圖紙等。其中各類試驗大綱、試驗方案、質(zhì)量和可靠性報告、試驗相關(guān)會議紀(jì)要、產(chǎn)品使用說明書、產(chǎn)品維護(hù)說明書、產(chǎn)品維修規(guī)程等總體性和綜合性文件材料一般定為永久。保障設(shè)備使用說明書、保障設(shè)備維護(hù)說明書、保障設(shè)備維修規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)程、檢修要求、復(fù)驗技術(shù)要求、接口協(xié)議、總技術(shù)條件及總圖、各系統(tǒng)技術(shù)條件及圖紙等維修保障和設(shè)計圖紙定為定期30年。

2.試驗場方產(chǎn)生的參試產(chǎn)品文件材料

試驗實(shí)施過程中，針對每一個工作環(huán)節(jié)，試驗場方都會產(chǎn)生新的不同的文件材料。例如策劃階段會產(chǎn)生試驗策劃報告、實(shí)施方案、試驗質(zhì)量保證大綱、試驗前準(zhǔn)備狀態(tài)檢查報告、試驗任務(wù)書等;產(chǎn)品裝調(diào)檢測、試驗實(shí)施和試后處理階段會產(chǎn)生各類操作檢查表、檢測記錄表、質(zhì)量檢驗記錄表、調(diào)試故障處理表、試驗故障處理表、質(zhì)量信息單等;數(shù)據(jù)分析階段會產(chǎn)生軌跡圖、數(shù)據(jù)處理報告、試驗結(jié)果報告、試驗總結(jié)報告等，該階段為試驗最終結(jié)論性文件均定為永久，其余階段為過程性文件一般定為定期30年。

3.試驗場方產(chǎn)品試驗文件材料

除了外來參試產(chǎn)品各類試驗外，試驗場自研產(chǎn)品試驗也會產(chǎn)生大量文件材料。由于是本單位產(chǎn)品，所以文件材料更多更全，分類也更細(xì)。每型產(chǎn)品一般分為科研試驗、定型試驗和生產(chǎn)驗收試驗等，每種試驗可參照外來參試產(chǎn)品，按試驗實(shí)施階段制定相應(yīng)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。除此以外，還有試驗相關(guān)特殊載體資料，如聲像資料、電子文件資料等，一般定為永久。

（三）修改審核

編制工作組對各業(yè)務(wù)部門提交的材料進(jìn)行匯總，以第10號令附表為基礎(chǔ)架構(gòu)并結(jié)合本單位實(shí)際情況對其進(jìn)行整理，形成初稿。將初稿下發(fā)各部門廣泛征集意見，對與自身相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行修改、補(bǔ)充、說明、確認(rèn)，并反饋問題意見至編制工作組。工作組對問題逐條梳理，形成有效處理意見。出現(xiàn)爭議時，由編制工作領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭組織相關(guān)方開會協(xié)商，面對面現(xiàn)場討論解決。一般需經(jīng)過數(shù)輪反復(fù)征集修改，雖耗時較長，但初稿卻在過程中不斷充實(shí)、完善，更加合理，更具備可操作性，從而形成定稿。正式版以文件形式上報上級機(jī)關(guān)審查，獲批后下發(fā)各部門，并組織宣貫學(xué)習(xí)，確保文件順利執(zhí)行。表1為試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表部分節(jié)選內(nèi)容。

三、編制應(yīng)注意的問題

（一）根據(jù)實(shí)際情況對編制進(jìn)行補(bǔ)充

試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表是屬于單位職責(zé)中有，但第10號令附表中缺少的內(nèi)容，這種情況下要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充編制。此時檔案部門要積極牽頭組織協(xié)調(diào)有關(guān)部門單位，對相關(guān)職責(zé)中的工作流程進(jìn)行細(xì)化，分析工作流程中的各個環(huán)節(jié)，先搭起文件主框架。再梳理每個工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件材料，篩選后擬定保管期限，不斷往主框架中填充內(nèi)容，經(jīng)過反復(fù)討論修改完善，形成完整的文件。

（二）編制過程中使用準(zhǔn)確表達(dá)

試驗專業(yè)性較強(qiáng)，涉及專業(yè)詞匯較多，編制過程中需特別注意用語要規(guī)范、準(zhǔn)確，避免歧義。對于專業(yè)性工作的表述一定要力求規(guī)范，專業(yè)術(shù)語要使用全稱或規(guī)范化簡稱，內(nèi)容盡量具體化，不要使用一些籠統(tǒng)性詞語，以保證文件可操作性，避免在執(zhí)行中出現(xiàn)誤解或障礙。

（三）保管期限的劃定盡量就高不就低

對于第10號令中明確的內(nèi)容，要嚴(yán)格依據(jù)文件規(guī)定執(zhí)行。部分沒有的內(nèi)容要參考文件中類似材料或根據(jù)本單位實(shí)際情況劃定，原則是盡量高劃。特別是一些電子文件，由于電子文件存儲密度高容易存儲，所以保管期限在參照同類型紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上可以適當(dāng)延長，比如試驗中產(chǎn)生的錄像、照片、試驗數(shù)據(jù)等電子文件均劃定為永久。

（四）根據(jù)文件實(shí)施和單位業(yè)務(wù)發(fā)展情況及時修訂

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表不是一旦制定就固定不變的。編制工作組在編制時只能盡量考慮全面，但實(shí)際情況復(fù)雜多變，文件執(zhí)行過程中總會遇到一些之前未考慮到的問題。另外，單位業(yè)務(wù)不斷拓展，特別是近年參試產(chǎn)品和試驗類型不斷增加，一些新的產(chǎn)品或試驗可能會產(chǎn)生新的文件材料，這也要求文件材料歸檔范圍也要相應(yīng)變化。因此，編制工作組應(yīng)注重收集文件執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，并關(guān)注單位新業(yè)務(wù)發(fā)展情況，到一定的程度時，啟動修訂程序，進(jìn)行適應(yīng)性修訂，以不斷適應(yīng)單位發(fā)展?fàn)顩r，滿足文件材料歸檔的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1] 單冰轍. 編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的過程及體會[J].城建檔案，2017（12）：87-89.

[2]張瑜. 企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定編制創(chuàng)新點(diǎn)及經(jīng)驗總結(jié)[J].機(jī)電兵船檔案檔案，2015（4）：20-22.

[3]陳艷. 談如何做好《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》編制工作[J].北京檔案，2011（2）：31-32+37.

作者單位：昆明船舶設(shè)備試驗研究中心