司惠菊周 欣

(中國氣象局資產(chǎn)管理事務(wù)中心,北京 100081)

我國氣象局建設(shè)推廣應(yīng)用的計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng),涵蓋了資產(chǎn)、統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目庫、工資發(fā)放、報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算、會計(jì)檔案、財(cái)務(wù)資金監(jiān)控預(yù)警等主要計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)。數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通,財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)共享,解決了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集約化程度不高、信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息孤島以及資產(chǎn)與財(cái)務(wù)信息不對稱的問題。本文主要對氣象部門資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息互聯(lián)互通、動態(tài)聯(lián)動解決方案進(jìn)行詳細(xì)介紹,通過系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)例展示,為同行提供切實(shí)可行的資產(chǎn)與財(cái)務(wù)協(xié)同動態(tài)管理思路和參考。

一、資產(chǎn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)動態(tài)協(xié)同的思路

(一)系統(tǒng)協(xié)同的運(yùn)行機(jī)制原理

行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是財(cái)政部委托久其公司開發(fā)建設(shè)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),其涵蓋了資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)管理、產(chǎn)權(quán)登記、輔助決策等三大功能,目前在全國各級行政事業(yè)單位運(yùn)行。中國氣象局資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)2014年在財(cái)政部標(biāo)準(zhǔn)版的基礎(chǔ)上,根據(jù)氣象部門的業(yè)務(wù)需要,進(jìn)行了二次開發(fā),增加了部分個(gè)性化功能,但系統(tǒng)框架、功能并沒做大的改變,保留了財(cái)政部標(biāo)準(zhǔn)版功能結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。而財(cái)務(wù)系統(tǒng)全國各單位是不同的,每個(gè)單位或是自行組織開發(fā),或是行業(yè)、部門統(tǒng)一組織開發(fā),涉及的公司、系統(tǒng)構(gòu)架、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)均不同,同時(shí)資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理是不同的兩大類業(yè)務(wù),管理部門、業(yè)務(wù)種類不同。如何從業(yè)務(wù)的角度,利用信息化手段,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)動態(tài)交互,是我們需要考慮的問題。

以氣象部門A事業(yè)單位購置一臺W設(shè)備為例,說明資產(chǎn)與財(cái)務(wù)協(xié)同管理模式的運(yùn)行機(jī)制原理。A單位在預(yù)算范圍內(nèi)購置了一臺W設(shè)備,A單位資產(chǎn)管理部門對W設(shè)備購入價(jià)值、購入時(shí)間、品牌及資金渠道進(jìn)行登記并驗(yàn)收入庫,財(cái)務(wù)管理部門同時(shí)也要對W設(shè)備進(jìn)行會計(jì)入賬處理,同時(shí)按照要求進(jìn)行計(jì)提折舊等會計(jì)核算。一般情況下,A單位資產(chǎn)管理人員按照要求進(jìn)行資產(chǎn)登記入庫,而后經(jīng)辦人拿到資產(chǎn)入庫憑證及發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷,財(cái)務(wù)也要根據(jù)要求進(jìn)行資產(chǎn)的賬務(wù)處理,資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)分別進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,容易造成兩者的金額不一致,導(dǎo)致資產(chǎn)決算與財(cái)務(wù)決算數(shù)據(jù)的差異。在這個(gè)案例中,資產(chǎn)與財(cái)務(wù)是分別進(jìn)行處理,數(shù)據(jù)信息無法實(shí)時(shí)動態(tài)與財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)同步,通過資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的銜接,就可以徹底解決資產(chǎn)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的一致性和唯一性的問題,同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)生命周期全覆蓋管理及數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸集共享。

(二)系統(tǒng)協(xié)同的技術(shù)解決方案

氣象部門為四級垂管的中央預(yù)算單位,全國近3000家單位。實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接,是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的一致性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)。對于如何實(shí)現(xiàn)不同的兩個(gè)系統(tǒng)的銜接,同時(shí)又避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫頻繁調(diào)用帶來的風(fēng)險(xiǎn)這一問題,中國氣象局充分利用現(xiàn)有的計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺,采用中間庫的方式解決資產(chǎn)與財(cái)務(wù)的銜接,通過中間庫解決兩個(gè)系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)交互問題,采取各自互相主動抓取信息的方式,將用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行對接,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)賬與資產(chǎn)賬的賬賬相符,取得了較好的效果。在做系統(tǒng)銜接時(shí)需要解決以下問題:

1.基礎(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)化問題。首先,要保證兩個(gè)系統(tǒng)中的單位基礎(chǔ)信息的一致性,也就是單位樹結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。氣象部門標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)行多年,形成了標(biāo)準(zhǔn)的單位樹形結(jié)構(gòu),所有的系統(tǒng)都用一套單位信息;其次,是財(cái)務(wù)核算科目體系的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一。氣象部門整體的核算體系是一致的,有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的核算體系架構(gòu),為系統(tǒng)銜接、信息交互提供了可能。

2.資產(chǎn)分類與財(cái)務(wù)科目一致性問題。梳理資產(chǎn)分類,按照資產(chǎn)系統(tǒng)中的資產(chǎn)分類進(jìn)行整理,并完成與會計(jì)科目的對應(yīng)關(guān)系,保證數(shù)據(jù)交換后能夠自動記賬。

3.數(shù)據(jù)推送標(biāo)準(zhǔn)問題。將資產(chǎn)業(yè)務(wù)類型整理為八類,即資產(chǎn)新增、減少、處置、報(bào)廢、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、在建工程轉(zhuǎn)固、折舊。按照不同的資產(chǎn)業(yè)務(wù)類型,核對財(cái)務(wù)核算需要的信息,將這些信息作為中間庫推送或抓取的信息,由資產(chǎn)系統(tǒng)主動推送這些信息,財(cái)務(wù)完成核算后將相關(guān)信息反推回中間庫,最終完成數(shù)據(jù)信息的交互。

二、氣象部門資產(chǎn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)動態(tài)協(xié)同實(shí)務(wù)應(yīng)用

(一)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息交互原理

我們將資產(chǎn)業(yè)務(wù)分為兩大類,一類為新增購置,一類為不涉及資金支付的資產(chǎn)業(yè)務(wù)。圖1是資產(chǎn)與財(cái)務(wù)流程圖,從圖中可以看出整個(gè)系統(tǒng)銜接的原理,資產(chǎn)系統(tǒng)將登記入賬的資產(chǎn)卡片相關(guān)信息推送至中間庫,對于新購資產(chǎn),因?yàn)樯婕百Y金支付,報(bào)銷人在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷辦理時(shí),選擇相應(yīng)的資產(chǎn)卡片,進(jìn)行關(guān)聯(lián),經(jīng)過會計(jì)審核、記賬后,將入賬日期、憑證號、金額推送至中間庫,資產(chǎn)系統(tǒng)收到財(cái)務(wù)入賬信息后,會自動進(jìn)行審核,確定后記資產(chǎn)賬;對于不涉及資金支付的資產(chǎn)業(yè)務(wù),系統(tǒng)會將卡片信息推送至中間庫,會計(jì)在憑證箱中選擇相應(yīng)的信息,直接記賬,系統(tǒng)會將賬務(wù)信息自動推送至中間庫。通過中間庫實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)的銜接。

圖1 資產(chǎn)與財(cái)務(wù)流程圖

(二)業(yè)務(wù)應(yīng)用

1.資產(chǎn)新增。新增資產(chǎn)且資產(chǎn)取得方式為新購的業(yè)務(wù),此類業(yè)務(wù)的流程為:資產(chǎn)—報(bào)銷—憑證—資產(chǎn)。業(yè)務(wù)處理方式為:

購入資產(chǎn)時(shí),資產(chǎn)管理部門登記入庫后,將單位、資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)分類、資產(chǎn)大類、卡片金額等信息同步到中間庫中;在用友賬務(wù)系統(tǒng)中,報(bào)銷人錄入報(bào)銷單,選擇資產(chǎn)新增的卡片,報(bào)銷完成會計(jì)記賬后,系統(tǒng)自動將憑證的日期、憑證號、金額、項(xiàng)目、資金來源等信息更新到中間庫對應(yīng)資產(chǎn)卡片的內(nèi)容里;資產(chǎn)系統(tǒng)獲取到財(cái)務(wù)信息后即可對該卡片進(jìn)行審核,憑證反傳到資產(chǎn)的金額作為最終價(jià)值。以某單位為例做實(shí)務(wù)演示:

某單位購買家具,已經(jīng)登記入庫,報(bào)銷人在填寫報(bào)銷單據(jù)時(shí),涉及資產(chǎn)新增業(yè)務(wù),他需要選擇對應(yīng)資產(chǎn)卡片,如圖2所示,進(jìn)行資產(chǎn)卡片選擇。

在彈出的資產(chǎn)卡片窗口中找到對應(yīng)的資產(chǎn)卡片進(jìn)行勾選,根據(jù)實(shí)際情況勾選一條或多條。若顯示的條數(shù)過多不易查找,可在搜索框中按編號或名稱進(jìn)行檢索,系統(tǒng)支持模糊搜索,勾選后點(diǎn)擊右下的確定即可,報(bào)銷業(yè)務(wù)完成后可自動生成資產(chǎn)賬。

2.其他類業(yè)務(wù)。主要是新增資產(chǎn)但取得方式不是新購的,如資產(chǎn)變動、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)報(bào)廢、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)糾錯(cuò)、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)折舊。這類資產(chǎn)不涉及資金支付,不需要經(jīng)辦人報(bào)銷,但需要會計(jì)記賬。這類業(yè)務(wù)流程為:資產(chǎn)—憑證—資產(chǎn)。

業(yè)務(wù)處理為:由于這類資產(chǎn)不涉及資金的流入或流出,因此經(jīng)辦人進(jìn)行資產(chǎn)登記后,會計(jì)直接進(jìn)行賬務(wù)處理;在資產(chǎn)系統(tǒng)錄入卡片后,將單位、資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)分類、資產(chǎn)大類、卡片金額等信息同步到中間庫中,在賬務(wù)系統(tǒng)中根據(jù)卡片信息自動生成記賬憑證,生成后將憑證的日期、憑證號、金額、項(xiàng)目、資金來源信息更新到中間庫對應(yīng)卡片的內(nèi)容里;資產(chǎn)系統(tǒng)獲取到財(cái)務(wù)信息后即可對該卡片進(jìn)行審核,憑證反傳到資產(chǎn)的金額作為最終價(jià)值。具體系統(tǒng)應(yīng)用為:

單位會計(jì)打開總賬平臺—單據(jù)記賬—業(yè)務(wù)單據(jù)記賬,選擇單據(jù)日期,點(diǎn)擊查詢,找到需要記賬的數(shù)據(jù)進(jìn)行勾選,可勾選一條或多條。右上方的憑證日期、憑證類型、科目合并、匯總生成憑證等選項(xiàng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇,點(diǎn)擊直接生成,如圖3所示。

圖3 憑證顯示

資產(chǎn)系統(tǒng)同步卡片信息到中間庫時(shí),涉及價(jià)值增加的業(yè)務(wù)則金額為正數(shù),涉及價(jià)值減少的業(yè)務(wù)則金額為負(fù)數(shù),自動生成的憑證金額也以正數(shù)和負(fù)數(shù)體現(xiàn)。如果資產(chǎn)屬于在建工程,此時(shí)資產(chǎn)系統(tǒng)中的信息不會同步到中間庫,發(fā)生的業(yè)務(wù)由會計(jì)手工錄入憑證進(jìn)行記賬;在之后竣工決算后進(jìn)行在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)時(shí),新增資產(chǎn)的取得方式選擇“在建工程轉(zhuǎn)入”,相關(guān)信息同步到中間庫中,由會計(jì)在記賬平臺中生成憑證。通過資產(chǎn)中間庫將資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)銜接,有效解決了資產(chǎn)與財(cái)務(wù)兩張皮的問題,保證了資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬的一致性。

3.資產(chǎn)折舊。資產(chǎn)管理人員每月計(jì)提折舊后,同步到中間庫,會計(jì)直接在事業(yè)賬中勾選記賬。

(三)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同的優(yōu)勢

1.避免資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬相互獨(dú)立存在,導(dǎo)致管理脫節(jié)。中國氣象局采取的是集中核算模式,財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理職責(zé)均在各單位,財(cái)務(wù)核算集中在核算中心,采用資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同模式,可以將資產(chǎn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)核算有效銜接,數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互,為單位加強(qiáng)管理提供抓手,同時(shí)也避免出現(xiàn)信息不對稱的現(xiàn)象。

2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與利用。通過資產(chǎn)與財(cái)務(wù)的銜接,可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息與財(cái)務(wù)信息的共享與利用,同時(shí)也減輕了業(yè)務(wù)人員對賬的工作量,提高了數(shù)據(jù)信息質(zhì)量和準(zhǔn)確性,特別是可以提高資產(chǎn)管理效率及精細(xì)化程度,保證了年度資產(chǎn)決算數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)年度決算報(bào)告相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性,既可實(shí)現(xiàn)主管部門對事業(yè)單位國有資產(chǎn)實(shí)時(shí)有效的監(jiān)督控制,又能在一定程度上避免重復(fù)建設(shè)信息化系統(tǒng)造成財(cái)力物力的浪費(fèi)。

3.推進(jìn)業(yè)務(wù)與管理的深度融合。資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同強(qiáng)調(diào)全員資產(chǎn)管理,業(yè)務(wù)人員兼具使用者和管理者的雙重身份。單位經(jīng)辦人在進(jìn)行業(yè)務(wù)報(bào)銷辦理時(shí)可以對自己所辦理的資產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行核實(shí),單位資產(chǎn)管理人員也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)賬務(wù)與財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行核實(shí),有效推進(jìn)業(yè)務(wù)與管理的深層次融合,助力氣象事業(yè)發(fā)展。

三、資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同管理模式面臨的問題

(一)單位內(nèi)控管理與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)銜接問題

中國氣象局采取核算中心集中核算模式,即各單位僅保留各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理職責(zé),業(yè)務(wù)核算、監(jiān)督、分析職能由財(cái)務(wù)核算中心承擔(dān)。這帶來的一個(gè)重要問題是,核算中心不參與單位管理,特別是對單位重大事項(xiàng)采購、審批等內(nèi)部業(yè)務(wù)管理不了解,存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。只有將內(nèi)控與財(cái)務(wù)動態(tài)協(xié)同,才能實(shí)現(xiàn)完整的業(yè)務(wù)流程控制管理。而如何將單位內(nèi)控管理與資產(chǎn)、財(cái)務(wù)結(jié)合,是今后一段時(shí)期需要解決的問題。

(二)資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享與利用問題

目前氣象部門資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)經(jīng)過幾年的治理,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、質(zhì)量都有了大幅度的提升。氣象部門是四級垂管的管理體制,管理部門需要對全國的資產(chǎn)進(jìn)行管理與監(jiān)督,如何為管理部門提供數(shù)據(jù)信息,達(dá)到?jīng)Q策支持目標(biāo),需要通過信息化技術(shù)手段,對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理,提供有價(jià)值的信息分析資料。資產(chǎn)輔助決策功能的完善是解決數(shù)據(jù)共享與利用的有效途徑。

(三)單位管理融合問題

目前氣象部門僅對資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行了系統(tǒng)銜接,但對于單位管理層面的融合尚未深入,特別是在核算中心層面無法實(shí)現(xiàn)。同時(shí),受歷史因素和各單位管理方式的影響,行政事業(yè)單位內(nèi)部資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理工作無法實(shí)現(xiàn)有效充分融合,各單位在組織開展國有資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)活動過程中,依然由行政事業(yè)單位內(nèi)部的不同業(yè)務(wù)部門針對不同類型的國有資產(chǎn)要素分別完成管理,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作和資產(chǎn)管理工作缺乏必要的聯(lián)系,未能建構(gòu)形成具備充分統(tǒng)一性和系統(tǒng)性的協(xié)同管理機(jī)制,這也是制約資產(chǎn)管理效益的瓶頸。

四、結(jié)語

氣象部門國有資產(chǎn)是氣象綜合實(shí)力的重要組成部分,資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同管理,有利于優(yōu)化資產(chǎn)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程,提高管理效率,同時(shí)也有利于單位提高管理水平,促進(jìn)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)融合,使財(cái)務(wù)管理工作更加科學(xué)化、高效化。因此,通過信息化手段實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)動態(tài)實(shí)時(shí)交互,對建立氣象部門財(cái)務(wù)管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化體系越來越重要。